Collection de fichiers comptables “One-Page” (A4, prêts à imprimer)
Recommandés
Le kit malin pour des clôtures nettes, rapides et traçables
Dans un service comptable, le temps se gagne sur la clarté, la standardisation et la traçabilité. La collection “One-Page” répond à cet impératif : seize fiches A4 prêtes à l’emploi, chacune centrée sur un usage précis (facturation, rapprochement, TVA, immobilisations, etc.). Objectif : tout tenir sur une page, avec tableaux tracés, checklists opérationnelles et zones à renseigner. Vous pouvez les utiliser telles quelles, les imprimer pour les dossiers papier ou les intégrer à votre dossier de révision numérique.
Pourquoi des “One-Page” en comptabilité ?
- Standardisation : mêmes rubriques, même logique visuelle — on retrouve immédiatement l’info utile.
- Contrôle interne : chaque page embarque des points de contrôle (cases à cocher, signatures, synthèse).
- Traçabilité : datée, signée, classée — elle documente la diligence exécutée.
- Pilotage : une page = un sujet ; on visualise d’un coup d’œil l’état d’avancement.
Ce que contient la collection (16 modèles)
- Modèle de Facture (FR)
Mentions obligatoires, tableau des lignes (Qté, PU, HT, TVA, TTC), récap TVA par taux, zone signatures. - Note de Frais
Tableau dépenses (date, nature, TVA, TTC, moyen de paiement), récap par nature (transport, hébergement, resto…), circuit de validation. - Bon de Commande (BC)
Lignes d’articles, conditions (Incoterms, délais), espace approbations (achats, budget, direction). - Bon de Livraison (BL)
Contrôle réception (quantités, état, n° série/lot), zone réserves, lien au BC. - Avoir Client
Lignes d’ajustement, motif, impacts TVA ; sert d’annexe à l’écriture d’avoir. - Rapprochement bancaire — Checklist
Étapes import relevé & GL 512, pointages, écart théorique, OD d’ajustement ; tableau synthèse (chèques non débités, virements en transit…). - Balance Âgée — Synthèse
Tranches (À échoir / 0–30 / 31–60 / 61–90 / 91–120 / 121+) et actions associées (relance, plan d’apurement). - Tableau d’Amortissement (linéaire)
Paramètres (valeur brute, durée, MEP), dotation, amort. cumulé, VNC sur une page. - Plan de Trésorerie — 13 semaines
Semaines S1…S13, encaissements, décaissements, solde final, encadré “rituels” (MAJ hebdo, arbitrages). - Journal de Caisse
Ligne-à-ligne avec solde courant, contrôles (pièces, dépôts bancaires). - TVA CA3 — Checklist
Bases ventes/achats, TVA collectée/déductible, contrôles croisés 445x, rubriques de régularisations. - CCA / FAE — Fiche
Période couverte, mensualisation, contre-passation — pour rattachements et étalements. - Clôture Mensuelle — Checklist
Diligences par cycle (achats, ventes, trésorerie, immo, paie, provisions, CCA/FAE, écritures d’inventaire), statut/notes. - FEC — Gabarit Colonnes (PCG)
Rappel des champs usuels (JournalCode, EcritureNum, CompteNum, Debit, Credit…) avec statut obligatoire/conditionnel. - Écritures d’Inventaire — Modèle
Journal type (date, libellé, comptes débit/crédit), rappels de schémas (6811/28x, 6815/15x, 491…). - Lettre de Relance Paiement
Tableau des factures en retard + corps de lettre professionnel (références, échéancier, pénalités).
La collection “One-Page” met l’accent sur l’essentiel : faire bien, vite, et prouvable. Elle structure vos cycles, sécurise vos clôtures et facilite la vie de toute l’équipe — du junior au CAC. Vous pouvez l’utiliser telle quelle, l’adapter à votre identité et, si besoin, la connecter à vos données pour une production semi-automatisée (versions Excel fournies pour les postes à calcul).
Design & ergonomie
- Marge verticale à gauche (bande visuelle) pour repères rapides.
- Tableaux tracés en noir, lisibles à l’écran comme à l’impression N&B.
- Hiérarchie claire : titres, sous-titres, blocs “récap”, signatures.
- Checklists partout où c’est pertinent (contrôles avant émission, contrôles de clôture, etc.).
Mode d’emploi (5 minutes par fiche)
- Renseigner l’en-tête : période, société/BU, préparé/par, revu/par, date.
- Compléter les tableaux : lignes d’articles, montants, dates, références.
- Cocher les contrôles effectués (et commenter si écart).
- Signer (préparateur + relecteur) — c’est la preuve d’exécution.
- Classer dans le dossier de révision (papier ou numérique) sous l’onglet adéquat.
Astuce : vous pouvez convertir chaque One-Page en PDF pour figer la version signée et la joindre en annexe à l’écriture correspondante dans votre ERP.
Où ces One-Page s’insèrent dans le dossier de révision
- Cycle ventes/clients : Modèle de facture, Avoir client, Balance âgée, Lettre de relance.
- Cycle achats/fournisseurs : Bon de commande, Bon de livraison, Balance âgée fournisseurs (varier l’intitulé), CCA/FAE.
- Cycle trésorerie : Rapprochement bancaire, Journal de caisse, Plan de trésorerie.
- Immobilisations : Tableau d’amortissement + fiches d’acquisition (option).
- Fiscalité : TVA CA3, FEC (gabarit).
- Clôture : Checklist mensuelle, Écritures d’inventaire.
Personnalisation (en quelques clics)
- Identité visuelle : logo, couleurs, largeur de la marge verticale (0,8 à 1,5 cm).
- Multi-entités : ajouter un champ Société/BU avec filtre.
- Langues : variantes FR/EN/AR pour vos filiales.
- Version Excel assortie : quand un calcul est utile (TVA, amortissements, balance âgée), un modèle Excel équivalent existe déjà dans le pack (formules + graphiques).
- Contrôles internes : seuils d’alerte (couleurs), liste des pièces justificatives, encadrés “Écart & action”.
Bonnes pratiques d’utilisation
- Datation & signatures systématiques : la fiche devient une preuve d’audit.
- Éviter les zones libres sans cadre : privilégier les tableaux à colonnes définies.
- Nommer les fichiers avec un préfixe horodaté (AAAA-MM) et un cycle (ex.
2025-07_Cloture_Checklist.pdf). - Archiver la version finalisée en PDF : le Word reste le gabarit.
- Mettre à jour les checklists à chaque évolution de votre contrôle interne.
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1) Modèle de Facture (FR)
Élément déterminant
Unicité & conformité de la facture (mentions légales + numérotation continue).
Champs clés
Client, SIREN/RCS, date de vente, lignes (Qté/PU), taux de TVA, conditions de règlement.
Contrôles
Numéro unique, correspondance BC → BL → Facture, taux TVA exacts, pénalités/Escompte.
Preuves à joindre
Devis/BC signé, BL, CGV, échange client (mail).
2) Note de Frais
Élément déterminant
Justificatif probant + respect de la politique interne (plafonds, natures).
Champs clés
Date, nature, TVA, moyen de paiement, centre de coût, approbateur.
Contrôles
TVA récupérable ou non, doublons, dépenses hors politique, kilométriques (barème).
Preuves à joindre
Tickets/factures nominatives, itinéraires, validation manager.
3) Bon de Commande (BC)
Élément déterminant
Engagement ferme & traçable (prix, quantité, délais, approbations).
Champs clés
Réf. fournisseur, Incoterms, prix unitaires, livrable/s, délai.
Contrôles
Budget disponible, circuit d’approbation, clauses pénalités/garanties.
Preuves à joindre
Devis, comparatif fournisseurs, validation achat/finance.
4) Bon de Livraison (BL)
Élément déterminant
Conformité réception (quantité/qualité) + réserves écrites à la livraison.
Champs clés
Qté commandée vs livrée, n° série/lot, état colis, date réception.
Contrôles
Écarts BC/BL, réserves transporteur, délais de contestation.
Preuves à joindre
Photos, BL signé, courriers de réserve.
5) Avoir Client
Élément déterminant
Lien exact avec la facture d’origine et ajustement TVA.
Champs clés
Motif (annulation/retour/remise), références initiales, montants HT/TVA/TTC.
Contrôles
Non-dépassement du TTC d’origine, TVA collectée corrigée, communication client.
Preuves à joindre
Demande/accord client, BL retour, facture initiale.
6) Rapprochement Bancaire — Checklist
Élément déterminant
Écart synthèse = 0 avec justification des montants en transit.
Champs clés
Solde relevé, écritures GL 512, chèques non débités, virements non crédités.
Contrôles
Pointages exhaustifs, coupures de période, OD d’ajustement documentées.
Preuves à joindre
Relevés bancaires, listing 512, états de pointage.
7) Balance Âgée — Synthèse
Élément déterminant
Exactitude des soldes & échéances + plan d’action par tranche.
Champs clés
À échoir, 0–30, 31–60, 61–90, 91–120, 121+, seuils de relance.
Contrôles
Lettrage à jour, avoirs non imputés, litiges, garanties/crédits.
Preuves à joindre
Balance auxiliaire, relances envoyées, accords d’échéancier.
8) Tableau d’Amortissement (linéaire)
Élément déterminant
Base amortissable, durée & MEP correctement paramétrées.
Champs clés
Valeur brute, durée, dotation N, cumulé, VNC.
Contrôles
Prorata temporis, sorties/cessions, cohérence PCG (28x/6811).
Preuves à joindre
Factures immo, PV de mise en service, décisions d’affectation.
9) Plan de Trésorerie — 13 semaines
Élément déterminant
Fiabilité des hypothèses (encaissements/décaissements) et seuil d’alerte.
Champs clés
Semaine S1–S13, solde initial/final, écarts réel vs prévision.
Contrôles
Synchronisation ventes/achats, scénario stress, priorisation paiements.
Preuves à joindre
Échéanciers clients/fournisseurs, pipeline commandes.
10) Journal de Caisse
Élément déterminant
Existence des pièces et cohérence du solde quotidien.
Champs clés
Date, pièce, libellé, entrées/sorties, solde courant.
Contrôles
Plafond caisse, dépôts réguliers, numérotation pièces.
Preuves à joindre
Tickets, bordereaux de dépôt, inventaire physique.
11) TVA CA3 — Checklist
Élément déterminant
Cohérence bases & 445x et rattachement période (cut-off).
Champs clés
Bases ventes/achats par taux, TVA collectée/déductible, régularisations.
Contrôles
Différences 4457/44566, exonérations, pro-rata, encaissements si régime.
Preuves à joindre
Exports ventes/achats, déclarations, justificatifs d’exonération.
12) CCA / FAE — Fiche
Élément déterminant
Juste périodisation (mois couverts) + contre-passation planifiée.
Champs clés
Début/fin, mensualité, comptes 486/487, justificatif (contrat, assurance).
Contrôles
Frontière bilan/P&L, calcul d’étalement, dénouement au bon mois.
Preuves à joindre
Contrats, factures d’abonnements/assurances, tableaux d’étalement.
13) Clôture Mensuelle — Checklist
Élément déterminant
Complétude des cycles et traçabilité des revues (signatures).
Champs clés
Achats, Ventes, Trésorerie, Immo, Paie, Provisions, CCA/FAE, Inventaire.
Contrôles
Cut-off, écritures d’inventaire, justificatifs archivés, anomalies traitées.
Preuves à joindre
Listes de contrôle signées, journaux, balances, rapprochements.
14) FEC — Gabarit Colonnes (PCG)
Élément déterminant
Exhaustivité & format (ordre, types, encodage) + équilibre écritures.
Champs clés
JournalCode/Lib, EcritureNum/Date, CompteNum/Lib, Débit/Crédit, pièces, lettrage.
Contrôles
Pas de ligne avec débit & crédit > 0, dates ISO, auxiliaires 401/411 cohérents.
Preuves à joindre
Extract FEC, rapport de validation, règles d’export.
15) Écritures d’Inventaire — Modèle
Élément déterminant
Justification de chaque OD (méthode & pièce) et schéma PCG correct.
Champs clés
Amortissements 6811/28x, provisions 6815/15x, dépréciations 68174/491, stocks 603/3xx.
Contrôles
Calculs sourcés, signatures préparateur/relecteur, coupures de période.
Preuves à joindre
Tableaux d’amort., évaluations risques, inventaires physiques.
16) Lettre de Relance Paiement
Élément déterminant
Précision factuelle (réfs, montants, dates) + positionnement courtois/ferme.
Champs clés
Factures, échéances, jours de retard, proposition d’échéancier.
Contrôles
Base légale pénalités, historique relances, contraintes client (litige ?).
Preuves à joindre
Courriels, accusés, accords d’échelonnement signés.
Astuce finale (transverse)
Ajoutez un bloc “Écarts & actions” si vous avez des process d’amélioration continue.
“Élément déterminant” = point de bascule : si cet élément est faux/incomplet, la fiche ne prouve plus correctement la diligence.
Conservez toujours pièces & validations sous la One-Page (PDF agrafé au dossier ou hyperlien dans le dossier numérique).
FAQ
Ces modèles couvrent-ils les obligations légales ?
Ils intègrent les mentions usuelles et les diligences de base. Pour des cas spécifiques (TVA à l’encaissement, secteurs réglementés), ajoutez vos clauses internes.
Peut-on les relier à l’ERP ?
Oui, en générant des exports (PDF/Word) rattachés aux pièces comptables ou en version Excel qui consomme un export du journal.
Impression N&B ?
Prévu : contrastes suffisants et bordures noires.
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