Gestion de stocks grâce à Excel : Guide pratique complet + Formules
Une gestion de stock rigoureuse est l’un des piliers du bon fonctionnement d’un commerce, qu’il soit physique ou en ligne. Maîtriser les flux d’entrée et de sortie de vos marchandises permet non seulement de garantir la disponibilité des produits, mais aussi de réduire les coûts liés au surstock ou à la rupture. Si vous recherchez une solution souple, économique et personnalisable, Microsoft Excel s’avère être un excellent outil pour concevoir un système de gestion d’inventaire efficace. Voici un guide détaillé pour créer votre propre modèle de gestion de stock sur Excel.
Pourquoi gérer ses stocks avec Excel ?
Excel est un logiciel accessible à la majorité des professionnels, ne nécessitant aucun investissement logiciel supplémentaire. Sa capacité à manipuler des données sous forme de tableaux, à appliquer des formules, et à générer des graphiques en fait un outil idéal pour la gestion d’un inventaire personnalisé. De plus, vous avez un contrôle total sur la structure et les indicateurs que vous souhaitez suivre.
Étape 1 : Créez votre tableau principal d’inventaire
La première étape consiste à mettre en place un tableau structuré qui centralise toutes les informations relatives à vos articles.
Voici les colonnes de base à inclure :
- Code produit : identifiant unique de l’article.
- Désignation du produit : nom ou description du produit.
- Catégorie : type de produit (électronique, alimentation, textile, etc.).
- Quantité disponible : nombre d’unités actuellement en stock.
- Prix unitaire : coût d’un article.
- Valeur totale : quantité disponible × prix unitaire.
- Seuil de réapprovisionnement (facultatif) : limite en dessous de laquelle il faut réapprovisionner.
Ce tableau constitue le socle de votre gestion de stock. Il est recommandé de figer les en-têtes et d’utiliser un format de tableau Excel pour faciliter le tri et le filtrage des données.
Étape 2 : Automatisez les calculs avec des formules
Pour éviter les erreurs manuelles et suivre automatiquement la valeur financière de votre stock, insérez les formules adéquates :
- Valeur totale du stock : dans la cellule correspondante (par exemple F2), tapez
=D2*E2pour multiplier la quantité par le prix unitaire. - Faites glisser cette formule sur les lignes suivantes pour couvrir tous vos produits.
Il est également judicieux de créer une cellule de somme totale pour connaître la valeur globale de votre stock : utilisez une formule comme =SOMME(F2:F100) (ajustez selon votre nombre de produits).
Étape 3 : Ajoutez un journal des mouvements
Une gestion de stock performante suppose le suivi précis de toutes les entrées et sorties. Créez une deuxième feuille dans votre classeur Excel, appelée par exemple « Mouvements de stock », structurée comme suit :
- Date du mouvement
- Code produit
- Nom du produit
- Type de mouvement (Entrée ou Sortie)
- Quantité
- Prix unitaire
- Montant total
Ce journal vous permettra de documenter chaque livraison, réapprovisionnement ou vente.
Étape 4 : Mettez à jour les quantités en stock automatiquement
Pour automatiser la mise à jour de la quantité restante, utilisez la fonction SOMME.SI.ENS pour calculer les entrées et les sorties :
Dans la cellule de Quantité disponible du tableau principal, insérez une formule comme :
=SOMME.SI.ENS(Mouvements!E:E;Mouvements!B:B;A2;Mouvements!D:D;"Entrée")
-SOMME.SI.ENS(Mouvements!E:E;Mouvements!B:B;A2;Mouvements!D:D;"Sortie")
Cette formule permet de calculer la quantité nette disponible en soustrayant les sorties des entrées, selon le code produit référencé.
Adaptez les noms de feuilles et de plages selon votre organisation. Ainsi, toute mise à jour dans le journal de mouvements ajustera automatiquement le stock.
Étape 5 : Analyser visuellement vos données
Une fois vos données structurées et les calculs mis en place, Excel vous permet d’exploiter la visualisation graphique pour mieux comprendre vos dynamiques de stock.
Vous pouvez par exemple :
- Créer un graphique en colonnes pour visualiser la valeur totale de chaque produit.
- Élaborer un camembert pour analyser la répartition des stocks par catégorie.
- Utiliser des graphiques temporels pour suivre l’évolution de l’inventaire dans le temps.
Utilisez l’onglet Insertion > Graphiques pour configurer ces outils de visualisation.
Étape 6 : Mettez en place des alertes de réapprovisionnement
Afin d’éviter les ruptures de stock, il est crucial d’être averti lorsqu’un produit atteint un niveau critique. Pour cela :
- Ajoutez une colonne « Seuil minimum » dans le tableau principal.
- Appliquez une mise en forme conditionnelle pour identifier les articles en dessous du seuil : Sélectionnez la colonne des quantités disponibles, puis :
- Allez dans Accueil > Mise en forme conditionnelle > Nouvelle règle
- Choisissez « Utiliser une formule »
- Entrez une formule telle que
=D2<=G2(où G contient les seuils) - Choisissez un format visuel d’alerte (par exemple, fond rouge ou texte en gras)
Cette méthode visuelle permet d’agir rapidement en cas de besoin de réapprovisionnement.
Étape 7 : Ajoutez des fonctionnalités avancées (facultatif)
Une fois votre système de base en place, vous pouvez l’enrichir selon vos besoins :
- Filtres dynamiques avec des tableaux croisés dynamiques pour suivre les mouvements par période ou par catégorie.
- Tableaux de bord synthétiques avec indicateurs clés : stock moyen, produits les plus écoulés, coût de stockage.
- Menus déroulants pour sélectionner le type de mouvement ou la catégorie produit via Validation des données.
Ces fonctionnalités rendent le système plus interactif et agréable à utiliser, même pour des utilisateurs non experts.
Étape 8 : Sauvegarde et sécurité des données
N’oubliez pas d’effectuer des sauvegardes régulières de votre fichier Excel. Vous pouvez également :
- Activer le suivi des modifications pour retracer les ajustements.
- Protéger certaines cellules (formules) ou feuilles avec des mot de passe pour éviter les suppressions accidentelles.
Pensez aussi à enregistrer une copie de votre fichier sur un cloud (OneDrive, Google Drive) pour plus de sécurité.
Avec un peu de rigueur et une bonne structuration, Excel peut devenir un véritable outil de gestion de stock performant. Bien entendu, à mesure que votre activité grandit, vous pouvez migrer vers des solutions plus avancées, comme les logiciels de gestion d’inventaire ou les systèmes de caisse connectés. Mais pour débuter ou piloter une petite entreprise, Excel reste un outil précieux, souple et personnalisable.
Les 10 Meilleures Formules Excel pour une Gestion de Stock Efficace et Automatisée
Découvrez une liste des meilleures formules Excel pour une gestion de stock efficace, avec une explication claire de chaque formule et son utilité dans le contexte de l’inventaire :
🔢 1. Calculer la valeur totale du stock
=Quantité * Prix_unitaire
Exemple : =D2*E2
Permet de connaître la valeur monétaire de chaque ligne de produit (utile pour les bilans).
➕➖ 2. Suivre les mouvements (entrées – sorties)
=SOMME.SI.ENS(Plage_Quantité; Plage_Produit; ID; Plage_Type; "Entrée") - SOMME.SI.ENS(Plage_Quantité; Plage_Produit; ID; Plage_Type; "Sortie")
Exemple :
=SOMME.SI.ENS(Mouvements!E:E; Mouvements!B:B; A2; Mouvements!D:D; "Entrée")
- SOMME.SI.ENS(Mouvements!E:E; Mouvements!B:B; A2; Mouvements!D:D; "Sortie")
Cette formule donne la quantité disponible en fonction des mouvements enregistrés dans une autre feuille.
🟠 3. Alerte de seuil de stock
=SI(Quantité_Stock <= Seuil; "Alerte"; "OK")
Exemple : =SI(D2<=G2; "Alerte"; "OK")
Affiche une alerte textuelle si le stock est inférieur au seuil défini.
🎨 4. Mise en forme conditionnelle
Formule personnalisée dans la mise en forme conditionnelle :
=D2<=G2
Utilisée pour colorer automatiquement les lignes où le stock est bas.
🧮 5. Stock initial + entrées – sorties (stock final)
=Stock_initial + Entrées - Sorties
Exemple :
=C2 + SOMME.SI.ENS(Mouvements!E:E; Mouvements!B:B; A2; Mouvements!D:D; "Entrée")
- SOMME.SI.ENS(Mouvements!E:E; Mouvements!B:B; A2; Mouvements!D:D; "Sortie")
Permet de recalculer le stock actuel à partir du stock initial et des transactions.
📊 6. Calcul du stock moyen
=(Stock_initial + Stock_final) / 2
Mesure la valeur moyenne de stock disponible sur une période.
📅 7. Filtrer les mouvements sur une période donnée
=SOMME.SI.ENS(Plage; Date; ">="&DateDébut; Date; "<="&DateFin)
Exemple :
=SOMME.SI.ENS(Mouvements!E:E; Mouvements!A:A; ">=01/01/2025"; Mouvements!A:A; "<=31/01/2025")
Utile pour faire des bilans mensuels ou hebdomadaires.
🔍 8. Rechercher un produit spécifique
=RECHERCHEV(ID; TableProduits; Colonne; FAUX)
Exemple : =RECHERCHEV(A2; Feuil1!A:F; 3; FAUX)
Permet de retrouver une description ou une catégorie à partir d’un code produit.
🟢 9. Suivi de l’historique par produit
=NB.SI(Plage_Produits; ID)
Exemple : =NB.SI(Mouvements!B:B; A2)
Compte combien de fois un produit a été mouvementé (entrées/sorties cumulées).
🧾 10. Total de la valeur du stock
=SOMME(Colonne_Valeur_Totale)
Exemple : =SOMME(F2:F100)
Donne la valeur globale du stock actuel.
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