Fiche de suivi – multi-domaines : modèles Word à télécharger – un pack “prêt à l’emploi”
Recommandés
Une fiche de suivi bien élaboré fait gagner du temps, sécurise l’information et aligne les équipes. Le pack que tu as sous la main réunit deux familles complémentaires : des modèles abstraits (polyvalents, design épuré, sections modulaires) et des modèles “officiels” (tableaux à bordures nettes, entêtes grises, rendu administratif). L’ensemble couvre les usages clés en entreprise : opérations, maintenance, IT, RH, achats, qualité, projets, finance, réunions.
Ce que ces fiches apportent concrètement
- Lisibilité immédiate : bandeaux de tête colorés, sections nommées (objectifs, journal, actions, validations), tableaux structurés.
- Traçabilité : dates, références, responsables, signatures/visa, SLA, jalons, risques, NC…
- Polyvalence : mêmes gabarits réutilisables sur plusieurs métiers sans tout redessiner.
- Prêt à imprimer : format A4, marges soignées, typographies lisibles, cases à cocher, lignes d’écriture.
Les modèles créés — Pack « Abstraits »
Fiche de suivi — Standard (Essentiel)
Usage : tout contexte. Contient infos générales, objectifs/KPI, journal d’observation, plan d’actions, validation/diffusion.
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Fiche de suivi — Intervention (Maintenance/Service)
Usage : interventions préventives/correctives, tickets de service. Horodatages, ressources, opérations, sécurité/qualité.
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Fiche de suivi — Projet
Usage : pilotage projet. Cadre, jalons/livrables, tâches, risques et plans de réponse, décisions/PV.
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Fiche de suivi — Client / Incident (SLA)
Usage : tickets, réclamations, incidents IT/produit. Description, diagnostic, cause racine, correctif/contournement, satisfaction.
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Fiche de suivi — Activités / Période (Hebdo/Mensuel)
Usage : journal d’activités d’équipe. Tableau jour par jour, KPI de période, priorités du cycle suivant.
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Pack — Abstraits :
Les modèles créés — Pack « Officiels » (tableaux nets, allure administrative)
Fiche de suivi — Audit Qualité (ISO/IATF)
Usage : audits internes/fournisseurs. Constats, preuves, NC, actions correctives, vérification.
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Fiche de suivi — RH / Employé
Usage : objectifs/évaluations, absences/retards, formations, preuves et plans d’action.
Fiche de suivi — Fournisseur / Commande
Usage : réceptions & contrôles, incidents/réclamations, scoring fournisseur sur la période.
Fiche de suivi — Stock / Inventaire
Usage : inventaires tournants/annuels, écarts et causes, synthèse valorisée.
Fiche de suivi — Trésorerie
Usage : encaissements/décaissements, solde courant, rapprochement simple.
Fiche de suivi — Réunion / PV
Usage : ordre du jour, décisions, plan d’actions assigné et daté.
Pack — Officiels :
Comment choisir le bon modèle ?
- Suivi transversal & polyvalent → Standard (Essentiel)
- Tickets, SAV, maintenance → Intervention ou Client/Incident
- Pilotage projet → Projet
- Rituels d’équipe → Activités/Période + Réunion/PV
- Conformité & performance → Audit Qualité + Fournisseur/Commande
- Flux physiques & financiers → Stock/Inventaire + Trésorerie
- People & carrière → RH/Employé
Bonnes pratiques de remplissage
- Ancrer la référence : compléter “Réf.” et la période dès l’en-tête pour tout retrouver en DMS/Drive.
- Objectiver : lier chaque action à un KPI, un responsable et une échéance.
- Tracer les décisions : date, participants, diffusion ; éviter les notes orales non consignées.
- Clore proprement : coche “clôturé”, renseigne la date de clôture et ajoute la preuve (lien, n° ticket).
- Archiver en PDF après signature/visa, tout en conservant le DOCX pour itérations.
Personnalisation rapide
- Palette : pastel corporate, bleu foncé “admin”, ou dégradé léger selon la charte.
- Champs métiers : ajoute un “SLA”, “Incoterm”, “Échantillonnage”, “Impact HSE”… selon le domaine.
- Pictos / cachets : intégration possible pour un rendu “cachet administratif” (barre verticale, tampon).
- Bilingue : duplication FR/EN des entêtes pour les équipes internationales.
Contextes & applications : comment ces fiches travaillent pour vous
1) Cartographie express des usages
| Situation | Modèle conseillé | Cadence typique | Point clé de preuve |
|---|---|---|---|
| Suivi quotidien d’équipe | Activités / Période | Quotidienne / Hebdo | Liste d’activités + KPI de période |
| Ticket client / incident IT | Client / Incident (SLA) | À l’événement | Cause racine + date de clôture |
| Intervention maintenance | Intervention | À l’ordre de travail | Horodatages + conformité sécurité |
| Revue projet | Projet | Hebdo / Sprint | Jalons + risques + décisions |
| Audit ISO / IATF | Audit Qualité | Trimestriel / Annuel | NC tracées + plan d’actions |
| Réunion formelle | Réunion / PV | À chaque réunion | Décisions + diffusion |
| Appro / réception | Fournisseur / Commande | À chaque livraison | Contrôle quanti/qualitatif |
| Stock / inventaire | Stock / Inventaire | Tournant / Annuel | Écarts + causes + valorisation |
| Trésorerie | Trésorerie | Hebdo / Mensuel | Rapprochement + écarts |
2) Vignettes terrain (6 cas concrets)
- Atelier mécanique (PME) : les chefs d’équipe remplissent Activités/Période chaque soir (charge, résultats). Les écarts récurrents remontent en Réunion/PV, puis certains deviennent “actions” dans Projet. Les pièces défaillantes alimentent Fournisseur/Commande (réclamation) et Audit Qualité (preuve d’amélioration continue).
- Support logiciel (SaaS) : chaque ticket démarre sur Client/Incident. Les incidents “majeurs” créent un post-mortem dans Réunion/PV et une user story suivie via Projet. Le SLA est audité trimestriellement avec Audit Qualité (échantillonnage + preuves).
- Site logistique : les écarts de comptage passent par Stock/Inventaire. Au-delà d’un seuil, on ouvre Projet “Zéro écart A-01” (5S + inventaires tournants). Les réceptions litigieuses enclenchent Fournisseur/Commande. Résultats partagés en Réunion/PV.
- Centre de services RH : objectifs trimestriels en RH/Employé (indicateurs qualitatifs et quantitatifs), rituels hebdo avec Activités/Période, bilans mensuels en Réunion/PV. Les axes d’amélioration RH deviennent “sous-projets” dans Projet (onboarding, formation).
- Bureau d’études : revues de jalons en Projet, arbitrages et décisions formalisés en Réunion/PV. Les non-conformités documentaires sont tracées dans Audit Qualité (revue de conception).
- TPE multi-sites : Trésorerie suit le cash de chaque compte ; Activités/Période cadre le planning des tournées ; les litiges clients basculent sur Client/Incident et, selon gravité, passent en Réunion/PV pour décision commerciale.
3) Rituels gagnants (sans lourdeur)
- Daily 10’ (atelier / support) : Activités/Période projetée au mur, trois couleurs de statut, 1 décision max → consignation express dans Réunion/PV.
- Hebdo performance : 20’ KPI puis 10’ “causes & actions”. Si une action > 2 semaines, elle bascule dans Projet (échéance + responsable).
- Mensuel conformité : échantillonner 3 à 5 preuves par processus (Audit Qualité), clôturer les NC et publier la synthèse PDF.
4) Personnaliser sans casser la structure
- Intervention : ajouter “Numéro d’OT / N° série équipement”, “Mesures avant/après”, “Visa sécurité”.
- Client/Incident : insérer “Client touchés (#)”, “Temps de restauration (TTR)”, “Lien correctif”.
- Fournisseur/Commande : champs “Incoterm”, “OTD (On-Time Delivery)”, “PPM” pour objectiver.
- Stock/Inventaire : “Cycle count ID”, “Catégorie ABC”, “Localisation”.
- Trésorerie : “Centre de coûts”, “Mode de paiement”, “Prévision M+1”.
5) Indicateurs utiles par contexte (piliers simples)
- Maintenance : MTTR, MTBF, % interventions dans le délai, % conformité sécurité.
- Qualité : NC ouvertes/fermées, délai moyen de clôture, taux de conformité audit, PPM.
- Achats/Logistique : OTD, OQD (qualité à la réception), litiges/100 livraisons, coûts de non-qualité fournisseur.
- RH : réalisation objectifs, absentéisme, heures de formation, progression compétences.
- Projet : avancement jalons, tâches en retard, risques “rouges”, décisions prises/non diffusées.
- Finance (trésorerie) : solde de clôture, DSO/encours, variance prévision vs réalisé.
6) Chaîne papier ↔ digital qui tient la route
- Remplir au stylo (atelier/terrain) →
- Scanner au fil de l’eau (smartphone) →
- Renommer
YYYYMMDD_FICHE_Type_Ref_v1.docx/pdf→ - Classer
/Fiches/2025/05/→ - Tracer le lien (URL/chemin réseau) dans le champ “Pièce jointe / Réf.” de la fiche mère.
Astuce : garder DOCX comme “original modifiable” et archiver PDF signé pour la preuve.
7) Anti-patterns (à éviter)
- Empiler les décisions dans le compte-rendu sans responsable ni date.
- Remplir Activités/Période sans résultat (sortie concrète).
- Clore un incident sans preuve (capture, lien, ticket).
- Oublier la diffusion (qui doit savoir quoi, quand).
- Ajouter trop de champs “exotiques” : la fiche devient illisible.
8) Mise en service en 15 minutes
- Choisir 2 modèles maximum pour démarrer (ex. Activités/Période + Réunion/PV).
- Poser la cadence (daily + hebdo).
- Geler un convention de nommage (date-type-réf-version).
- Préparer une légende de statuts (OK / En cours / Bloqué).
- Faire un premier cycle complet (remplissage → scan → diffusion → archivage).
- À J+15, retirer 1 champ qui ne sert pas et ajouter 1 preuve “clé”.
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