Pack : 8 modèles Word Comptabilité/Achats pour formaliser le cycle P2P sur papier

Télécharger 8 modèles Word : Facture, Bon de commande, Demande d’achat (DA), Devis / Proforma (Ventes), Bon de réception (BR), Avoir / Note de crédit⬇️

Contexte — pourquoi des modèles « officiels » imprimables ?

Dans beaucoup d’organisations, le cycle Procure-to-Pay (P2P) mêle outils numériques et documents qui circulent physiquement : demandes d’achat signées, bons de commande envoyés au fournisseur, bons de réception tamponnés au quai, ordres de paiement visés par la direction… Résultat : on a besoin de feuilles A4 lisibles, homogènes et « officielles », tout en gardant la donnée scannable pour réconciliation, archivage et reporting.
Le pack Comptabilité/Achats V2 répond exactement à ce besoin : 8 modèles Word, prêts à imprimer, structurés, avec emplacements code-barres/QR (placeholders) pour relier le papier à votre SI.

Les 8 modèles inclus (et à quoi ils servent)

Facture — (Ventes)
Colonnes Remise %, TVA %, totaux HT/TVA/TTC, encadré RIB et échéancier. Idéal pour une facture claire et payée à l’heure.

FACTURE_Comptable_A4_V2 Download

Bon de commande — (Achats)
Champs Incoterm + Lieu, mention livraisons partielles, contact logistique. Le bon de commande qui évite 90 % des malentendus.

BON_DE_COMMANDE_A4_V2 Download

Demande d’achat (DA)
Formulaire interne (demandeur, budget, urgence, fournisseur pressenti, justification). Filtre les achats impulsifs, trace les validations.

DEMANDE_ACHAT_DA_A4 Download

Devis / Proforma (Ventes)
Offre avant facture : validité, conditions (délais, garantie, paiement). « Bon pour accord » intégré pour sécuriser l’engagement

Bon de réception (BR)
Comparaison PO vs. livré (Qté PO / Qté reçue / Écart), état emballage, réserves, signature quai. Base du rapprochement 3-voies.

BON_DE_RECEPTION_A4 Download

Avoir / Note de crédit
Lien explicite avec la facture d’origine (numéro + date), lignes corrigées, motif. Clé pour des comptes nets.

AVOIR_Note_de_Credit_A4 Download

Bon de retour fournisseur (BRF)
RMA, motif de retour, état, lots/SN, observations. Évite les litiges et accélère les remplacements/avoirs.

ORDRE_DE_PAIEMENT_FOURNISSEUR_A4 Download

Ordre de paiement fournisseur (OPF)
Mode de règlement, IBAN/BIC, justificatifs, visa Demandeur/DAF/Direction. Dernière étape contrôlée avant sortie de trésorerie.

ORDRE_DE_PAIEMENT_FOURNISSEUR_A4 Download

Le flux cible (P2P) en 7 étapes

DA → la demande formalisée, cadrée par budget/justification.
BC → le contrat opérationnel : prix, quantités, incoterm, délais.
BR → ce qui a réellement été livré (et dans quel état).
Facture → ce qui est facturé (doit matcher BC + BR).
Avoir/BRF → la correction maîtrisée quand il y a écart/retour.
OPF → paiement validé avec pièces jointes et visas.
Devis/Proforma → en amont côté ventes (ou pour formaliser un accord avant facture).

Cette trame permet le rapprochement 3-voies (BC ↔ BR ↔ Facture) : si ça colle, on paie ; sinon on corrige (Avoir/BRF).

Où interviennent codes-barres et QR (et pourquoi) ?

Code-barres (Code 128) en en-tête : identifiant court et unique (ex. BC-2025-001234). Un scan = une fiche dans le SI.
QR (optionnel) : payload minimal pour retrouver/attacher le bon document (évitez d’y mettre des données sensibles).

Exemple de payload QR (à adapter) :

{
  "doc": "bon_commande",
  "version": "1.0",
  "id": "BC-2025-001234",
  "fournisseur_id": "F-00871",
  "montant_ttc": 15420.50,
  "devise": "EUR"
}

Bénéfices : zéro ressaisie, traçabilité fiable, archivage intelligent, réconciliation rapide (scan au quai, à la compta, au paiement).

Ce qui fait gagner du temps (détails de mise en page)

En-têtes bleutés pour les libellés (Entreprise, Client, Référence, Date) → les yeux trouvent tout de suite.
Tableaux standard (réf., désignation, Qté, PU, taxes, totaux) → finies les colonnes inventées au cas par cas.
Zones signatures/visas toujours au même endroit → moins de retours « il manque la signature ».
Emplacements QR / code-barres réservés → scan fiable (quiet zone, contraste, taille suffisante).
A4 sur 1 page autant que possible → moins de feuilles perdues, lecture plus rapide.

Astuce impression : noir sur blanc, 300 dpi, éviter le papier trop brillant, ne jamais étirer l’image d’un code-barres (déforme les barres).

Contrôles clés par document

DA : budget existant, urgence justifiée, fournisseur pressenti si connu.
BC : prix/quantités, incoterm + lieu, pénalités, délai, conditions de paiement.
BR : écarts (PO vs. réception), réserves circonstanciées, signature quai.
Facture : correspondance 3-voies, TVA correcte, RIB bancaire connu et valide.
Avoir/BRF : lien à la facture/BC, motifs documentés, quantités retournées.
OPF : visas requis, IBAN/BIC cohérents, pièces jointes présentes (BC, BR, facture/avoir).

Gouvernance documentaire & conformité

Nommage standard des PDF :
YYYY-MM-DD__<TYPE>__<ID>__<FOURNISSEUR>__<MONTANT>.pdf
Ex. 2025-10-08__BC__BC-2025-001234__Dupont_SAS__15420-50.pdf
Indexation minimale : type, ID, fournisseur, montant, devise, statut (brouillon/validé/payé).
Séparation des rôles (qui crée, qui valide, qui paie) : moins de risques d’erreur/fraude.
Archivage : PDF signé/visé + scans de tampon quai (BR), durées légales selon votre juridiction.

Mise en œuvre — check-list express

Logos & mentions légales : ajoutez votre identité (RCS/SIREN, TVA, CGV/CGA).
Numérotation : adoptez des formats uniques (BC-YYYY-#####, INV-YYYY-#####).
Codes/QR réels : remplacez les placeholders par des visuels générés depuis votre ERP/compta.
SOP P2P : une page A4 affichée (qui remplit quoi, qui signe quoi, à quel moment).
Pilotez 2 à 4 semaines puis figez la V2 (verrouillage des zones sensibles, masque d’impression).

Indicateurs utiles (suivis mensuels)

Délai DA → BC (efficacité du processus achats).
Taux de réception “sans écart” (qualité fournisseurs).
Taux de factures bloquées (écarts vs. BC/BR) et délai de résolution.
DSO côté ventes / DPO côté achats (équilibre trésorerie).
Part des paiements en double validation (contrôle interne).

FAQ

Faut-il tout numériser ?
Non : ces modèles sont pensés pour l’impression et la signature manuscrite, mais chaque feuille peut être scannée et retrouvée grâce au code/QR.

Que mettre dans le QR ?
Le strict nécessaire pour retrouver l’objet dans votre SI (type, ID, montant, fournisseur). Évitez les données sensibles.

Et si un fournisseur impose son modèle ?
Conservez votre BC/BR interne pour le contrôle. Votre modèle reste la référence en cas de litige.

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Avec ce pack, vous standardisez le P2P de bout en bout : mêmes colonnes, mêmes champs, mêmes réflexes.
Sur le terrain, les équipes gagnent du temps ; en back-office, la réconciliation (BC-BR-FACTURE) devient factuelle ; en direction, les risques (erreurs, doublons, paiements indus) diminuent.

Ci-dessous un cycle Procure-to-Pay (P2P) clair, actionnable et aligné sur tes modèles (DA, BC, BR, BRF/Avoir, Facture, OPF).
Pour chaque étape : But → Entrées → Sorties/Livrables → Documents → Contrôles clés → KPI.

1) Expression du besoin (Demande d’Achat – DA)

But : formaliser quoi acheter, pourquoi et pour quel budget.
Entrées : besoin opérationnel, budget, spécifications.
Sorties : DA complétée et routée en validation.
Documents : DA (formulaire interne).
Contrôles : centre de coût, budget disponible, urgence justifiée.
KPI : délai création→validation DA ; % DA refusées.

2) Validation & conformité

But : s’assurer que l’achat est légitime et finançable.
Entrées : DA soumise.
Sorties : DA approuvée (ou refus argumenté).
Documents : DA signée/visée.
Contrôles : pouvoirs de signature, seuils, conformité interne.
KPI : temps moyen d’approbation ; taux de contournement (achats sans DA).

3) Sourcing / consultation / devis

But : choisir le meilleur fournisseur (coût, délai, qualité, risque).
Entrées : DA approuvée, cahier des charges.
Sorties : choix fournisseur, offre retenue.
Documents : Devis/Proforma, grille de comparaison.
Contrôles : nombre d’offres, clauses clés (garantie, incoterm, pénalités).
KPI : % achats multi-devis ; écart vs budget.

4) Onboarding fournisseur (si nouveau)

But : créer/mettre à jour la fiche tiers et sécuriser le paiement.
Entrées : KYC, RIB/IBAN, CGA/CGV, références.
Sorties : fournisseur actif dans l’ERP/compta.
Documents : fiche fournisseur, RIB validé.
Contrôles : vérification IBAN/BIC, doublons, listes de sanctions si applicable.
KPI : délai création fiche ; taux de fiches complètes.

5) Commande (émission du BC)

But : contractualiser prix, quantités, délais, incoterm.
Entrées : DA approuvée, devis accepté.
Sorties : Bon de commande (BC) communiqué au fournisseur.
Documents : BC V2 (incoterm+lieu, livraisons partielles, contact).
Contrôles : numérotation unique, conditions de paiement, taxes.
KPI : délai DA→BC ; % BC modifiés après émission.

💡 Scan : code-barres/QR sur BC pour rattacher automatiquement la réception/BR.

6) Réception & contrôle (quai / magasin)

But : constater ce qui est livré vs. ce qui était commandé.
Entrées : BC, livraison physique, BL transporteur.
Sorties : Bon de Réception (BR) + réserves si écart.
Documents : BR (Qté PO, Qté reçue, Écart, état emballage, réserves).
Contrôles : 3 checks — quantité, qualité/emballage, références/lot.
KPI : % réceptions « sans écart » ; délai réception→mise en stock.

💡 Scan : QR/CB du BC/BR pour pointer la réception en 1 bip.

7) Écarts & retours (si besoin)

But : traiter non-conformités (manquant, abîmé, erreur).
Entrées : BR avec écarts/réserves.
Sorties : BRF (retour) et/ou Avoir fournisseur.
Documents : BRF (RMA, motif, lots/SN), Avoir/Note de crédit.
Contrôles : lien à la facture d’origine, justification, autorisation retour.
KPI : taux d’écarts ; délai résolution litiges.

8) Facture fournisseur (réception & pré-contrôle)

But : enregistrer la facture et vérifier sa conformité formelle.
Entrées : facture (papier/PDF/EDI), BC, BR.
Sorties : facture qualifiée, prête au rapprochement.
Documents : Facture, BC, BR.
Contrôles : mentions légales, RIB connu, TVA, date, devises.
KPI : % factures rejetées en pré-contrôle ; délai réception→mise en traitement.

9) Rapprochement 3-voies (3-way match)

But : payer uniquement ce qui a été commandé et reçu.
Entrées : BC, BR, Facture.
Sorties : facture validée (ou litige).
Documents : Journal de rapprochement (outil/feuille).
Contrôles : prix/Qté/TVA identiques ; tolérances définies.
KPI : % factures auto-approuvées ; temps de cycle du match.

10) Paiement (exécution & visas)

But : régler à l’échéance, en sécurité.
Entrées : factures validées, échéancier.
Sorties : Ordre de Paiement Fournisseur (OPF), paiement exécuté.
Documents : OPF (mode, IBAN/BIC, visas demandeur/DAF/direction).
Contrôles : séparation des rôles, contrôle IBAN, seuils de double signature.
KPI : DPO, escomptes obtenus, paiements en retard.

11) Archivage & clôture

But : tracer et retrouver en 2 clics ; préparer la clôture.
Entrées : DA, BC, BR, BRF/Avoir, Facture, OPF.
Sorties : dossier d’achat complet, pièces comptabilisées.
Documents : PDFs nommés standard (YYYY-MM-DD__TYPE__ID__FOURNISSEUR__MONTANT.pdf).
Contrôles : complétude du dossier, piste d’audit, durées légales.
KPI : taux de dossiers complets ; temps de recherche moyen.

12) Suivi fournisseurs & amélioration continue

But : réduire coûts/risques, améliorer la qualité et les délais.
Entrées : KPIs P2P, incidents, litiges.
Sorties : plan d’action, panel fournisseurs ajusté.
Documents : fiches d’évaluation fournisseur, CR réunions.
Contrôles : SLA, pénalités, conformité sécurité/RSE si applicable.
KPI : taux d’écarts par fournisseur ; respect délais ; fiabilité facture.

Points de scan recommandés

BC (émission) → QR/CB pour pointer la commande.
BR (réception) → scan pour lier la livraison au BC.
Facture → QR/CB pour retrouver instantanément le dossier.
OPF → QR interne pour tracer la chaîne des visas.

Variantes utiles

Services/Capex : pas de BR physique → PV de service fait ou PV de recette à la place.
Achats récurrents : BC ouvert avec plafond et périodes.
Petites dépenses : carte achat + NDF cadrée.

DA → Validation → BC → Réception (BR) → Écarts (BRF/Avoir) → Facture → 3-Way Match → OPF (Paiement) → Archivage/Reporting → Évaluation fournisseurs