🏠Modèle Excel : Classification des Charges Récupérables Non Récupérées au départ du locataire

En tant que propriétaire ou gestionnaire, on sait que le départ d’un locataire ne se limite pas à lui rendre les clés. Entre l’état des lieux de sortie, la restitution du dépôt de garantie et la clôture des derniers loyers, les démarches sont nombreuses.
Mais une question revient souvent, parfois un peu en retard :
👉 Que faire si certaines charges locatives récupérables n’ont pas été régularisées avant son départ ?

📌 Rappel : qu’est-ce qu’une charge récupérable ?

Les charges locatives récupérables sont des frais avancés par le bailleur pour le compte du locataire. Elles concernent l’usage courant du logement ou de l’immeuble (entretien, ascenseur, eau, ordures ménagères…).
Elles sont fixées par le décret n°87-713 du 26 août 1987.

Dans un bail à provisions sur charges, une régularisation annuelle est obligatoire. Cela permet d’ajuster la différence entre :

Ce que le locataire a effectivement versé chaque mois,
Et les charges réellement supportées par le bailleur.

Les charges récupérables ne disparaissent pas avec le départ du locataire. Elles doivent être régularisées même après coup, tant que le bailleur peut en justifier le montant. La communication, la transparence et la bonne documentation sont les clés pour éviter les litiges.

❗ Que se passe-t-il si le locataire quitte le logement avant la régularisation ?

Il est très courant que le solde des charges d’une année ne soit connu qu’après la clôture de l’exercice comptable (notamment en copropriété). Résultat : au moment de son départ, le locataire peut avoir :

Trop payé (le bailleur doit rembourser),
Pas assez payé (il reste un solde dû).

💡 Exemple : le locataire quitte le logement en juin, mais les charges définitives de l’année ne sont arrêtées qu’en novembre. Impossible donc de faire une régularisation complète au moment du départ.

🧾 Que dit la loi ?

Le bailleur conserve le droit de régulariser les charges après le départ du locataire, dans un délai de 3 ans (article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989).

👉 Pour cela, il doit :

Justifier le calcul des charges (factures, appels de fonds, etc.),
Envoyer une lettre ou un mail clair précisant le solde à régler,
Fournir un détail des calculs sur la période concernée.

📬 Comment récupérer les charges après le départ ?

Étapes pratiques :

✅ Mentionner dans le bail que les charges feront l’objet d’une régularisation annuelle, même après la fin du contrat.
📆 Conserver les coordonnées du locataire (email, adresse postale de réexpédition).
📤 Envoyer un relevé clair avec :
- Le total des provisions versées,
- Le montant des charges réelles,
- Le solde dû ou à rembourser,
- Une demande de paiement avec délai raisonnable (15 à 30 jours).

💸 Peut-on prélever sur le dépôt de garantie ?

Non, sauf si la régularisation est déjà disponible au moment du départ.
Le dépôt de garantie couvre uniquement :

Les loyers impayés,
Les dégradations constatées à l’état des lieux.

⚠️ Le bailleur ne peut pas anticiper une régularisation future en retenant une somme « au cas où ».

⚖️ Et en cas de refus du locataire de payer ?

Si le locataire conteste ou ne répond pas, plusieurs solutions s’offrent au bailleur :

✉️ Lettre de mise en demeure avec AR,
⚖️ Saisine du juge de proximité pour créance locative (jusqu’à 10 000 €),
💼 Possibilité de passer par un huissier ou un recouvrement amiable.

📊 Conseils pratiques pour les bailleurs

Garder un tableau de suivi annuel des provisions et charges (par locataire),
Prévoir dans le contrat une clause d’information sur la régularisation post-départ,
Fournir des régularisations intermédiaires en cours de bail si possible (ex : tous les 6 mois).

📍 Lettre de régularisation des charges après le départ du locataire

[Votre prénom et nom]
[Adresse]
[Téléphone] – [Email]

À l’attention de
[Nom du locataire]
[Adresse connue ou ancienne adresse]

Fait à [Ville], le [Date]

Objet : Régularisation des charges locatives – logement situé au [Adresse du logement]

Madame, Monsieur,

Suite à votre départ du logement situé au [adresse complète], que vous avez occupé du [date d’entrée] au [date de sortie], je reviens vers vous au sujet de la régularisation des charges locatives pour la période concernée.

Comme prévu dans le contrat de location, et conformément à la législation (article 23 de la loi du 6 juillet 1989), les charges sont régularisées chaque année sur la base des dépenses réelles constatées.

🔍 Voici les éléments de régularisation :

Période concernée : [ex. du 1er janvier 2024 au 30 juin 2024]
Montant total des provisions versées : [ex. 600 €]
Montant réel des charges constatées : [ex. 720 €]
Solde à régulariser : [ex. 120 € à votre charge]

Vous trouverez ci-joint un détail du calcul ainsi que les principaux justificatifs (relevés du syndic, factures, etc.).

💳 Modalités de paiement

Je vous remercie de bien vouloir régler le montant de [montant] € dans un délai de [15 ou 30 jours] à compter de la réception de ce courrier.

Vous pouvez effectuer le règlement :
• par virement bancaire (coordonnées ci-dessous),
• ou par chèque à l’ordre de [Votre nom].

Bien entendu, si vous avez des questions ou si certains éléments vous semblent peu clairs, n’hésitez pas à me contacter pour en discuter et faire, si besoin, une vérification commune.

En vous remerciant pour votre réactivité, je vous adresse mes salutations les plus sincères.

[Signature]

📎 Documents joints :

Extrait du bail (si nécessaire)
Détail du calcul des charges
Copie des appels de charges

Voici une description complète et claire du modèle Classification des Charges Récupérables Non Récupérées au Départ du Locataire, conçu pour un usage pratique et professionnel :

📊 Modèle Excel : Classification des Charges Récupérables Non Récupérées

Ce fichier a pour but d’aider les propriétaires, gestionnaires ou bailleurs à identifier, justifier et suivre les charges locatives récupérables non perçues au moment du départ d’un locataire, en vue d’une régularisation ultérieure.

📁 Contenu du fichier

Le fichier comporte une seule feuille intitulée :

➤ « Charges Non Récupérées »

✅ 1. Tableau principal

Ce tableau structuré avec filtres comprend les colonnes suivantes :

Colonne	Utilité
Catégorie de charge	Type de charge concernée (eau, TEOM, entretien…)
Description	Contexte ou raison liée à cette charge
Montant TTC (€)	Montant total de la charge non récupérée
Période concernée	Mois ou année correspondant à la charge
Motif non récupéré	Pourquoi cette charge n’a pas été régularisée avant le départ
Prévu à la régularisation ?	Indique si cette charge est planifiée pour être régularisée (Oui / Non)

Le tableau est formaté avec des filtres automatiques pour permettre de trier ou filtrer facilement les données.

📈 2. Synthèse automatique

En bas du fichier, une section de synthèse calcule automatiquement :

🔢 Le nombre total de charges enregistrées
💰 Le montant total des charges non récupérées
📋 Le nombre de charges prévues à la régularisation

Cela permet d’avoir un aperçu rapide de la situation globale, utile pour le suivi comptable ou la préparation d’un courrier au locataire sortant.

🎨 3. Design et mise en forme

Un titre clair et coloré en haut du tableau,
Des en-têtes colorés et centrés pour une meilleure lisibilité,
Une section de synthèse encadrée et visuellement mise en évidence,
Colonnes ajustées automatiquement pour une lecture fluide.

🛠️ Utilisation recommandée

Pour les régularisations différées à envoyer à l’ancien locataire,
Pour tenir à jour un journal de charges non encore récupérées,
Pour préparer les documents justificatifs (lettres de relance, comptabilité annuelle, etc.).