Bordereau d’envoi dans Word : la feuille de route du colis (utile, lisible, traçable)
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L’explosion du e-commerce et la fluidité des échanges ont compressé les distances : des millions de colis circulent chaque jour, de l’envoi intra-ville à la traversée intercontinentale. Au cœur de cette mécanique, un document discret aligne tout le monde et évite les malentendus : le bordereau d’envoi. Il synthétise l’essentiel, accélère les contrôles, protège l’expéditeur et le destinataire, et sert de fil d’Ariane en cas d’aléas.
Cet article sert de guide clair, enrichi d’idées pratiques, pour comprendre les étapes de l’acheminement, les pièces à joindre, le contenu d’un bon bordereau, et les risques logistiques à anticiper.
Pourquoi un bordereau d’envoi change vraiment la donne ?
Dans un monde où des dizaines de milliards de colis circulent chaque année (plus de 22 milliards rien qu’aux États-Unis en 2024), la moindre imprécision fait dérailler la promesse de livraison. Le dernier kilomètre concentre à lui seul environ 53 % du coût total d’acheminement : chaque incident à cette étape pèse donc lourdement sur la marge.
Or les causes sont souvent banales : adresses imprécises (environ 19–25 % des échecs y sont liés), première présentation manquée qui oblige à repasser, dossiers douaniers incomplets qui bloquent en frontière. Résultat : un échec de livraison peut coûter ≈ 14–17 € l’unité en Europe (et bien plus selon contexte), sans compter l’assistance client, le stockage et la perte de fidélité. Près d’un tiers des acteurs déclare aussi des retards fréquents en douane pour cause de mauvaise classification/documentation.
Le bordereau d’envoi est précisément la réponse opérationnelle à cette équation : un document pivot qui fixe l’identité du colis (références, poids/dimensions, consignes), sécurise l’exactitude des adresses (contacts, fenêtres horaires), et consolide la conformité douanière (description claire, code marchandises, valeur, origine). Bien rempli et rendu lisible/scan-able (code-barres, QR vers le suivi), il réduit les échecs, accélère les contrôles et évite des coûts unitaires évitables à grande échelle.
Le parcours type d’un colis : de la remise à la preuve de livraison
- Remise et enregistrement
Dépôt en agence, collecte à domicile, relais commerçant ou consigne automatique : les options se multiplient. Dès la prise en charge, le colis est horodaté et doté d’un identifiant unique (numéro de suivi) qui sera le sésame de toutes les opérations ultérieures. - Tri & consolidation (hub-and-spoke)
Les centres de tri regroupent par zones, codes postaux et circuits. Les colis « Fragile », « Haute valeur » ou « Température dirigée » suivent des voies dédiées. Le scannage code-barres rythme chaque passage de main. - Liaison principale (line-haul)
Camion longue distance, rail, avion : on optimise la charge et le délai. Les systèmes TMS/WMS orchestrent la rotation pour limiter les ruptures de charge. - Tri d’arrivée & dernier kilomètre
Au dépôt terminal, on prépare la tournée selon les fenêtres de livraison, l’accessibilité (ascenseur, zone piétonne), et les options (remise contre signature, point relais, boîte à colis). - Distribution & preuve
Le livreur remet, encaisse si contre-remboursement, fait signer (POD électronique), photographie l’installation si demandé. En cas d’absence, réacheminement vers un relais ou seconde présentation.
Les documents qui accompagnent une expédition
- Bordereau d’envoi : fiche d’identité opérationnelle du colis (vous, le destinataire, le contenu, les consignes).
- Lettre de transport (LT/CMR/AWB selon le mode) : pièce interne du transporteur garantissant traçabilité et responsabilités.
- Facture commerciale ou bon de livraison : base comptable et preuve de transaction (B2B/B2C).
- Douanes (si international) : déclaration simplifiée (ex. CN22/CN23 pour le postal) ou documents spécifiques selon la marchandise : description, code marchandises (HS), valeur, pays d’origine, licences éventuelles, justificatifs de non-dangerosité, etc.
- Assurance (option) : mention de la valeur déclarée et des conditions de couverture.
Pourquoi le bordereau d’envoi est incontournable
- Traçabilité sans ambiguïté
Il relie l’objet au dossier d’expédition : si l’étiquette extérieure est abîmée, le bordereau — placé en pochette plastifiée — permet de reconstituer l’itinéraire et de contacter la bonne personne. - Accélérateur de contrôles
Une description claire, un poids cohérent et une valeur déclarée évitent les blocages (douane, sûreté, assurance) et réduisent les demandes de compléments. - Référence en cas de litige
Avarie, retard, perte partielle : le bordereau documente le contenu réel, les conditions demandées (fragile, sens de pose, température), les coordonnées, et facilite la réclamation. - Facilitateur de retours
Ajoutez un RMA/numéro de retour et une adresse de réexpédition : vous fluidifiez la reprise, limitez les échanges d’e-mails et accélérez le remboursement ou l’échange.
Les informations essentielles à faire figurer
Colis & contenu
- Date et référence de commande / PO interne
- Description précise (désignation, quantité), poids et dimensions (utile pour le poids volumétrique)
- Valeur déclarée / assurance (si applicable)
- Indications de manutention : FRAGILE, « Ne pas empiler », « Haut/Bas », température
Expéditeur
- Raison sociale / nom, adresse complète
- Personne de contact, e-mail, téléphone
- Adresse de retour (peut différer du lieu d’expédition)
- Identifiant fiscal/entreprise (si B2B)
Destinataire
- Société/nom, adresse normalisée (bâtiment, étage, interphone, code porte)
- Téléphone et e-mail pour les notifications
- Option relais/consigne si préférence
Transport & suivi
- Nom du transporteur, numéro de suivi, code-barres (ex. Code 128)
- Lien de suivi / référence tournées
- Mode & délai (express/standard), fenêtre de livraison
- Incoterm (si B2B international), consignes de remise (signature, COD)
Douane (si export)
- Description en clair, code HS, pays d’origine
- Valeur, devise, motif (vente, échantillon, retour)
- Numéros/licences si requis par la catégorie de produits
Créer et utiliser un bordereau efficace : mode d’emploi
- Renseigner avec précision
Évitez les génériques (« pièces diverses ») : préférez la désignation exacte. La normalisation d’adresse réduit 90 % des NPAI (n’habite pas à l’adresse indiquée). Vérifiez le numéro, le complément, le code postal. - Anticiper le poids volumétrique
Beaucoup de transporteurs facturent au poids dimensionnel :
L × l × h / facteur (ex. 5000 ou 6000).
Optimisez les emballages (moins de vide, calage léger mais protecteur).
- Protéger le document
Glissez le bordereau dans une pochette transparente collée à l’extérieur. Laissez un duplicata à l’intérieur du colis en dernier recours. - Rendre le suivi simple
Intégrez clairement le numéro de suivi, un QR code vers la page de tracking, et mentionnez l’e-mail/SMS de notifications. - Préparer le dernier kilomètre
Indiquez la fenêtre horaire, les contraintes d’accès (gardien, code, ascenseur), l’option relais ou consigne si absence. - Penser au retour dès l’aller
Incluez une étiquette retour / RMA, les consignes de réexpédition, et les conditions de prise en charge (délais, état des produits).
Les risques logistiques à maîtriser (et comment les réduire)
- Coûts qui dérapent
Le volumétrique, les surcharges de saison, les zones éloignées peuvent alourdir la facture. Parade : dimensionner au plus juste, négocier un palier de poids, activer lissage/abonnements, définir des cut-off clairs. - Casse & avaries
Rupture de charge, chute, empilement excessif. Parade : emballage normé (tests type ISTA), calage adapté, marquages « Fragile », scellés inviolabilité, photos avant départ, assurance adaptée. - Perte, vol, erreurs d’adresse
Un seul caractère erroné suffit. Parade : validation automatique des adresses, double contact (tél./e-mail), suivi proactif, procédure de claim standardisée, POD électronique. - Retards douaniers
Description floue, valeur manquante, code HS inexact. Parade : données complètes sur le bordereau, facture claire, justificatifs joints, assistance douanière si volumes réguliers. - Échecs de livraison
Absence, contraintes horaires, accès complexe. Parade : fenêtres de livraison, options relais, consignes, replanification instantanée via lien de suivi. - Conformité & données personnelles
Le bordereau expose des coordonnées. Parade : limiter au nécessaire, masquer le surplus, respecter les règles de protection des données.
In fine 😉
Le bordereau d’envoi n’est pas un simple papier d’accompagnement : c’est la feuille de route du colis, utilisable par tous les maillons — expéditeur, opérateurs, douane, livreur, destinataire. Un bordereau précis, lisible et protégé accélère les flux, sécurise les transactions et sert de base ferme en cas de litige. Ajoutez-y une adresse validée, un suivi accessible, des consignes claires et, si besoin, les mentions douanières : vous gagnerez du temps, de l’argent… et la satisfaction d’une livraison sans surprise.
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Rendre vos Code-128 et QR opérationnels sur le bordereau d’envoi
1) Choisir la “réf.” unique
- Exemple :
TRK2025-000123 - Une seule clé, sans données perso, utilisée partout (étiquette, SI, URL du QR).
2) Dans Word : mettre de vrais codes
A. Le plus simple (remplacer le texte puis mettre à jour)
- Remplace
TRK-EXEMPLE-0001par ta vraie réf. (ex.TRK2025-000123). - Remplace l’URL du QR par ton lien réel, ex.
https://suivi.tondomaine.com/trace?trk=TRK2025-000123 - Tape Ctrl+A → F9 pour régénérer tous les codes (Code-128 + QR).
B. Si tu dois insérer un code à la main
- Insertion → Quick Parts → Champ → DISPLAYBARCODE
- Code-128 (avec texte sous le code) :
DISPLAYBARCODE "TRK2025-000123" CODE128 \h 1300 \t - QR (ouvre la page de suivi) :
DISPLAYBARCODE "https://suivi.tondomaine.com/trace?trk=TRK2025-000123" QR \h 900
- Code-128 (avec texte sous le code) :
Option (pratique pour changer la réf. en 1 fois)
- Crée une Propriété de document
TRACKING_ID=TRK2025-000123 - Utilise :
DISPLAYBARCODE "{ DOCPROPERTY TRACKING_ID }" CODE128 \h 1300 \t DISPLAYBARCODE "https://suivi.tondomaine.com/trace?trk={ DOCPROPERTY TRACKING_ID }" QR \h 900 - Puis Ctrl+A → F9 pour tout mettre à jour.
3) Réglages de la douchette (1 minute)
- Mode HID (clavier).
- Suffixe “Enter/CR” activé (le scan appuie “Entrée” tout seul).
- Garder Code-128 (et QR/DataMatrix si besoin).
- Test rapide : ouvre le Bloc-notes → scanne → l’ID s’écrit et passe à la ligne.
4) Impression lisible (sinon le scan rate)
- 100 % (pas “Adapter à la page”), ≥ 300 dpi, noir sur blanc mat.
- Laisse 2–3 mm de zone calme autour du code et du QR.
5) Test 30 secondes
- Scanne le Code-128 : ton appli doit trouver la réf.
- Scanne le QR (téléphone pro) : la page de suivi s’ouvre avec la bonne
trk. - Essaie à 20–40 cm, sous lumière forte/faible.
Besoin d’une série automatique (Excel → Word) ? On branche la colonne
TrackingdansDISPLAYBARCODEvia Publipostage, et c’est parti.
Du bordereau « propre » au flux sans frictions
1) Transformer le bordereau en chef d’orchestre opérationnel
Un bordereau utile ne se contente pas d’identifier un colis ; il cadre l’exécution à chaque étape.
- Préparation : rapprochement commande ↔ contenu, contrôle poids/dimensions, photo horodatée avant fermeture.
- Emballage : calage adapté, marquages (FRAGILE / Haut–Bas), scellé d’inviolabilité si valeur.
- Pose documentaire : bordereau en pochette transparente à l’extérieur + duplicata à l’intérieur.
- Handover : scan de prise en charge, signature numérique si disponible.
- Suivi : lien QR vers la page de tracking, notifications e-mail/SMS activées.
- Preuve de livraison (POD) : signature, photo si requis, annotation d’incident immédiate.
Encart “gain rapide” : normalisez le format d’adresse (nom, n°, voie, complément, code postal, localité, pays). Une adresse propre = moins de retours NPAI.
2) Check-lists prêtes à l’emploi (imprimables A4)
Avant expédition
- Référence commande et PO interne concordantes
- Désignation précise des articles (sans “divers”)
- Quantités, poids et dimensions vérifiés
- Valeur déclarée / assurance (si nécessaire)
- Adresse normalisée + 2 moyens de contact (tél., e-mail)
- Fenêtre de livraison / option relais si absence
- Bordereau rempli, lisible, scannable (Code-128 + QR)
- Pièces douanières (si export) : description, code marchandises, valeur, origine
- Photo du colis fermé + numéro de suivi visible
Au départ / à la remise transport
- Scan de départ réussi
- Pochette bordereau collée, intacte
- Marquages de manutention visibles (≥ 2 faces)
- Cut-off respecté (heure limite de ramasse)
À la réception (contrôle interne ou client)
- Emballage intact / réserves si avarie
- Concordance contenu ↔ bordereau ↔ bon de livraison
- POD conservé (PDF/photo)
3) Champs “must-have” — gabarit minimal
- Bloc expéditeur : nom/raison sociale, adresse complète, contact (tél., e-mail), adresse de retour.
- Bloc destinataire : nom/raison sociale, adresse normalisée (bâtiment/étage/interphone), contact, préférence relais/consigne.
- Bloc colis : date, référence commande, désignation/quantité, poids (kg), dimensions (cm), valeur déclarée (devise), consignes de manutention.
- Transport & suivi : mode (standard/express), fenêtre de livraison, numéro de suivi, code-barres 1D (Code-128), QR (URL de suivi).
- Douane (si export) : description claire, code marchandises (HS), pays d’origine, valeur & motif (vente/retour/échantillon), licences/attestations s’il y a lieu.
4) Rendre le bordereau “machine-readable” (fonctionnel)
Code-barres (1D, type Code-128)
- Prévoir une zone silencieuse (≥ 5 mm) autour.
- Hauteur des barres ≥ 15 mm pour une bonne lecture.
- Impression nette (≥ 300 dpi), contraste élevé.
QR pour le suivi
- Encodez l’URL de tracking + la référence interne.
- Taille imprimée ≥ 20 mm par côté, zone silencieuse incluse.
- Position : coin supérieur droit du bordereau, non plié.
Structure conseillée de la donnée
REF=CMD-2025-00456;SKU=AB12-3;QTY=4;WT=7.4;DIM=40x30x25;DESTZIP=75011
- Le Code-128 porte la chaîne structurée (lecture rapide en entrepôt).
- Le QR renvoie à la page de suivi publique.
5) Anticiper le coût : volumétrique & emballage
Beaucoup de grilles tarifaires retiennent le poids volumétrique :
Poids_volumétrique (kg) = (L × l × h en cm) / 5000 # exemple courant
- Réduisez le vide, choisissez une caisse ajustée, privilégiez un calage léger mais protecteur.
- Standardisez 3–4 formats de colis pour optimiser achats d’emballages et calculs.
6) Litiges : protocole express et preuves
En cas d’avarie/perte :
- Émettre des réserves précises à la livraison (ou sous 24 h selon contrat).
- Joindre : photos, bordereau, bon de livraison, facture, preuve d’emballage.
- Déclarer via le canal prévu, conserver l’emballage jusqu’à clôture.
- Suivre l’échéancier : accusé de réception, expertise, proposition, indemnisation.
Prévention
- Photothèque des colis avant départ, scellés d’inviolabilité numérotés, traçabilité des scans.
7) KPI pour piloter la qualité d’expédition
- OTD (On-Time Delivery) = livraisons dans la fenêtre / livraisons totales
- First Attempt Success = livraisons au 1er passage / livraisons totales
- Dossier incomplet = expéditions bloquées pour info manquante / expéditions totales
- Claims rate = dossiers litiges / expéditions
- Lead time « prise en charge → POD » (médiane)
- Échecs d’adresse = retours NPAI / expéditions
Astuce : suivez ces KPI par transport, code postal, format colis. Les plans d’action deviennent évidents.
8) Cas particuliers à prévoir dans le bordereau
- Multi-colis / palettes : numéro de lot + X/Y (ex. 2/5) sur chaque unité.
- Température dirigée : plage autorisée (+2/+8 °C, +15/+25 °C), durée max hors froid.
- Articles fragiles/encombrants : marquages sur 2 faces, consignes de non-empilage.
- Contre-remboursement (COD) : montant exact, moyen d’encaissement, consignes de remise.
- Retour : RMA + étiquette retour incluse dès l’aller, adresse et délai de réexpédition.
9) Erreurs fréquentes
- Descriptions vagues → utilisez la désignation exacte ; bannissez “accessoires divers”.
- Adresses incomplètes → imposez les champs “complément” et “code d’accès”.
- QR illisible → taille trop petite ou contraste faible ; repassez en ≥ 20 mm.
- Poids incohérent → pesez après emballage, consignez le volumétrique.
- Pochette mal placée → éviter arêtes/pliures ; surface plane uniquement.
10) Modèle de bordereau — trame « quasi-officielle »
Vous pouvez bâtir un gabarit propre en reprenant ces blocs dans votre outil favori :
En-tête : logo/identité, date, Réf. bordereau
Expéditeur : adresse + contact
Destinataire : adresse normalisée + contact
Détail colis : désignation, quantité, poids, dimensions, valeur, consignes
Transport : mode, fenêtre, n° de suivi, code-barres 1D, QR suivi
Douane (si besoin) : description claire, code marchandises, origine, valeur, motif
Retour : RMA, adresse retour, conditions
Signature & réserves : zone POD / observations
11) FAQ éclair
Faut-il un bordereau pour un envoi local ?
Oui : traçabilité, preuve et retour restent nécessaires, même à courte distance.
Où placer le bordereau ?
En pochette transparente à l’extérieur, duplicata à l’intérieur.
Dois-je afficher la valeur ?
Affichez la valeur déclarée si assurance ou douane ; sinon, gardez-la dans le système interne et sur la facture.
Combien de temps conserver les preuves ?
Selon vos politiques : souvent 12 à 24 mois pour litiges et audits.
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