CAPEX vs OPEX : modéliser et piloter dans Excel sans se tromper
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Pourquoi cet article ? Parce qu’on confond souvent coûts d’investissement (CAPEX) et coûts d’exploitation (OPEX), et qu’un mauvais modèle brouille instantanément le cash, le P&L et les décisions d’arbitrage. Voici une méthode claire, opérationnelle et 100 % Excel pour structurer, prévoir et gouverner vos dépenses sur 24 mois et plus.
1) CAPEX / OPEX : les bases utiles au pilotage
- CAPEX : immobilisations (serveurs, machines, ERP, aménagements…).
- Impact cash : paiements TTC aux dates prévues.
- Impact P&L : via amortissements (HT) étalés sur la durée de vie (linéaire le plus souvent).
- OPEX : charges courantes (salaires d’ops, maintenance, énergie, cloud à l’usage, marketing).
- Impact cash & P&L : au fil de l’eau (souvent mensuel).
Règle d’or : ne mélangez jamais cash TTC et P&L HT. Le pilotage est lisible si vous séparez clairement flux de trésorerie (TTC) et charges en résultats (HT + amortissements).
2) Architecture d’un modèle Excel robuste
- Paramètres
Devise, TVA, WACC (pour NPV), date de départ, horizon, catalogue durées de vie par catégorie (IT, machines, véhicules…). - Projets / centres de coût
Référentiel commun (ID, nom, owner). Tout y fait référence pour agréger. - CAPEX
Par actif : projet, description, catégorie (→ durée auto), mise en service, coût HT, valeur résiduelle, planning de paiements M1..M24 (HT).
Calculs : TVA, TTC, index début, amortissement mensuel. - Amortissements
Tableau M1..M24 : si le mois m ∈ [mise en service ; mise en service + durée] → amortissement mensuel, sinon 0. - OPEX
Lignes fixes/variables : montant mensuel TTC qui se répète, avec possibilité d’écraser certains mois (pics, contrats). Totaux par ligne et par projet. - Synthèse
Par mois :- Cash CAPEX (TTC) + Cash OPEX (TTC) → Cash total
- Amortissements (HT)
- P&L charges = OPEX HT + amortissements
- NPV des coûts (avec WACC).
- Dashboard
Histogramme empilé CAPEX vs OPEX (cash) + courbe des amortissements.
3) Hypothèses & formules (prêtes à copier)
- TVA € (CAPEX) :
=SI(Coût_HT<>""; Coût_HT * TVA; 0) - TTC (CAPEX) :
=Coût_HT + TVA_€ - Durée (mois) :
=Durée_ans * 12 - Amort. mensuel (HT) :
=(Coût_HT - Valeur_résiduelle) / Durée_mois - Index début (mois) :
=DATEDIF(DEBUT_CAL; Date_Mise_en_Service; "m")+1 - Amort. au mois m :
=SI(ET(m>=Index_début; m<=Index_début+Durée_mois-1); Amort_mensuel; 0) - OPEX HT (approx) :
=OPEX_TTC / (1+TVA) - P&L charges :
=OPEX_HT + Amortissements - NPV des coûts TTC (WACC) :
=VAN(WACC; Plage_Cash_Total_TTC)
Astuce : encodez les paiements CAPEX en HT par mois (M1..M24), calculez TTC via
(1+TVA)dans la Synthèse. Vous évitez les doubles comptages et gardez un diagramme cash propre.
4) Lecture managériale (ce qu’il faut regarder)
- Cash total mensuel : profile-t-il des pics (p. ex. M3, M7) ? Anticiper la trésorerie ou lisser les paiements fournisseurs.
- Mix CAPEX/OPEX : une montée de CAPEX implique des amortissements futurs ; assurez-vous que les OPEX ne « mangent » pas la marge.
- P&L charges : intègre bien OPEX HT et amortissements ; utile pour voir l’effet réel sur le résultat.
- NPV : compare coûts (cash out) entre scénarios ou projets avec un taux d’actualisation cohérent (WACC).
- Payback & ROI (si vous avez des économies/recettes en face) : ajoutez une colonne « bénéfices mensuels » et calculez délai de retour + TRI.
5) Gouvernance : éviter les pièges courants
- Confusion cash/P&L : toujours séparer TTC (cash) et HT (P&L).
- Durée de vie incohérente : figez un catalogue (IT 3 ans, véhicules 5, machines 7, bâtiments 20…).
- Mélange CAPEX vs OPEX : un coût d’abonnement logiciel récurrent est OPEX (sauf achat licence perpétuelle capitalisée). Documentez la politique.
- Pics non modélisés : plan d’acomptes CAPEX, maintenance annuelle, assurances, taxes : mettez-les dans Mx.
- Pas de propriétaire : affectez un owner par projet (CTO, CIO, Plant Manager…) pour la réalité des chiffres.
RACI type : Finance (modèle et synthèse), Métiers (besoins CAPEX), Achats (planning & paiements), IT/Prod (durées de vie/maintenance).
6) Scénarios & décisions
- Scénarios :
- Base : planning actuel.
- Optimiste : étalement des paiements, remise fournisseur, OPEX -10 %.
- Pessimiste : +10 % CAPEX (surcoûts), OPEX +15 %, TVA remboursée en retard.
- Décisions typiques :
- Lisser un CAPEX sur 3 acomptes.
- Renégocier un contrat OPEX (cloud, maintenance).
- Décaler une mise en service (glisse l’amortissement et les services associés).
- Arbitrer entre deux projets via NPV : on choisit celui qui coûte le moins en valeur actualisée pour un impact business équivalent.
7) Mise en œuvre (pas à pas)
- Paramètres & catalogue : taux de TVA, WACC, durées de vie standard.
- Projets : créez les IDs (PRJ-001…).
- CAPEX : saisissez vos actifs, répartissez les paiements M1..M24, vérifiez écart vs coût.
- OPEX : encodez montants récurrents, écrasez les mois avec pics.
- Amortissements : validez que la somme sur la durée = Coût HT – Valeur résiduelle.
- Synthèse/Dashboard : lisez cash, P&L charges, NPV.
- Scénarios : dupliquez les feuilles CAPEX/OPEX, comparez NPV et pics de cash.
8) Variantes utiles
- Multi-entités / multi-devises : ajoutez une table FX (EUR pivot), puis
Montant_EUR = Montant_Devise × Taux. Consolidez par entité et groupe (éliminations intercos). - Payback/ROI par projet : ajoutez « Bénéfices mensuels » (économies d’énergie, gains de productivité, revenus incrémentaux) → calculez Payback, NPV, TRI.
9) Check-list qualité (à chaque clôture)
- CAPEX : 100 % saisis avec mise en service, durée, paiements Mx, écart = 0.
- OPEX : récurrents OK, pics identifiés (maintenance, taxes, assurances).
- Amortissements : total = coût HT – valeur résiduelle.
- Synthèse : cash CAPEX/OPEX réaliste, P&L charges propre.
- NPV recalculée avec WACC à jour.
- Décisions listées (lissage, décalage, renégociation) + owners/échéances.
Un bon modèle CAPEX/OPEX raconte votre futur cash, explique l’effet P&L et outille l’arbitrage.
En Excel, la recette tient en 3 idées : 1) séparez cash TTC / P&L HT, 2) cadrez les durées de vie et amortissements, 3) scénarisez pour décider (NPV, pics, lissages). Avec cette rigueur, vous gagnez en visibilité, en crédibilité… et en marge de manœuvre.
Étude de cas — Plan CAPEX/OPEX (24 mois) et impacts Cash & P&L
1) Contexte & périmètre
Trois projets structurants et complémentaires :
- PRJ-001 — Infrastructure datacenter (IT) : baies serveurs/UPS, réseau (switchs & firewalls).
- PRJ-002 — ERP & licences (IT) : licences perpétuelles + serveurs applicatifs.
- PRJ-003 — Modernisation atelier (Industrie) : machine CNC + aménagements.
Hypothèses clés (paramètres) : EUR, TVA 20 %, WACC 10 %, départ janvier 2025, horizon 24 mois.
Amortissements linéaires selon catalogue (IT 3 ans, réseau 5 ans, machines 7 ans, mobilier 7 ans).
2) Chiffres synthétiques (24 mois)
| Projet | CAPEX HT | CAPEX TTC | OPEX TTC | Commentaire clé |
|---|---|---|---|---|
| PRJ-001 Datacenter | 180 000 € | 216 000 € | 65 000 € | CAPEX en M1–M3 (fort pic M2) ; OPEX récurrents (maintenance) + assurance annuelle M1 |
| PRJ-002 ERP & licences | 170 000 € | 204 000 € | 68 200 € | CAPEX en M2–M5 ; pics OPEX de consulting M3–M4 |
| PRJ-003 Atelier | 350 000 € | 420 000 € | 53 900 € | CAPEX étalé M5–M9 (pics M6 & M8) ; OPEX énergie plus élevés en M7–M8 |
| Total | 700 000 € | 840 000 € | 187 100 € |
Amortissements HT cumulés (24 mois) ≈ 274 786 €
(OPEX HT ≈ 155 917 €), donc P&L charges (OPEX HT + amort.) ≈ 430 702 € sur 24 mois.
3) Profil de trésorerie (pics & creux)
CAPEX (TTC) – mois saillants
- M2 ~ 158,4 k€, M6 ~ 144 k€, M8 ~ 144 k€, M5 ~ 110,4 k€.
Autres : M3 ~ 98,4 k€, M4 ~ 81,6 k€, M1 ~ 43,2 k€, M7/M9 ~ 30 k€ ; M10–M24 = 0 € (pas de paiements CAPEX prévus).
OPEX (TTC) – base 6,3 k€/mois, avec hausses :
- M1 ~ 11,3 k€ (assurance datacenter), M3 ~ 21,3 k€ (consulting ERP), M4 ~ 16,3 k€, M7 ~ 9,5 k€, M8 ~ 9,0 k€ (énergie atelier).
Lecture : la tension trésorerie vient d’un triptyque M2–M6–M8 (CAPEX élevés), relayé par M3–M4 côté OPEX (consulting). La pente s’apaise après M9.
4) Effet P&L (amortissements) — « rampe » de charges
L’amortissement démarre à la mise en service (index mois) et monte par paliers :
- M1 ~ 3,33 k€ (serveurs/UPS)
- M2 ~ 6,55 k€ (ajout réseau + ERP)
- M3 ~ 8,78 k€ (ajout serveurs applicatifs)
- M6 ~ 11,99 k€ (ajout machine CNC)
- M7 → M24 ~ 12,59 k€/mois (ajout aménagements) — plateau stable
Cette rampe explique la hausse progressive des charges P&L indépendamment des paiements cash passés.
5) Points d’attention & risques
- Pics CAPEX concentrés (M2/M6/M8) : risque de trou de trésorerie si l’exploitation ne suit pas.
- OPEX consulting M3–M4 : à confirmer (calage planning/portée) ; possibilité d’étaler.
- Énergie atelier M7–M8 : saisonnalité à isoler pour le budget 2026.
- Politique d’amortissement : vérifier l’alignement avec la doctrine comptable (logiciels perpétuels vs SaaS).
- NPV sensible au WACC : tester ±2 pts pour classer les projets à la marge.
6) Décisions recommandées (comité)
- Lissage CAPEX : négocier acomptes plus fins (ex. 20–40–40 → 20–30–30–20) sur PRJ-003 pour abaisser M6/M8.
- Étaler le consulting ERP (M3–M4) : passer en M3–M5, réduisant le pic OPEX de ~5–10 k€/mois.
- Seuil de confort cash : garantir ≥ 2× paie en trésorerie libre sur M2–M8 (ligne de crédit ou décalage non essentiels).
- Revue catalogue durées de vie : valider IT=3 ans, réseau=5 ans, machines/mobilier=7 ans ; documenter les exceptions.
- Suivi énergétique : mettre en place un contrat d’énergie (plafonnement/effacement) pour l’été.
7) Lecture « investissement » (NPV / priorisation rapide)
À périmètre business équivalent, PRJ-003 concentre le plus gros CAPEX (420 k€ TTC) et crée la majorité des pics. Si le business case (économies/rendements) n’est pas supérieur à PRJ-001/002, alors :
- soit on lisse ses paiements,
- soit on décale la mise en service (glisse amortissements),
- soit on compare NPV projets et on réordonne.
8) Plan d’exécution (prochain mois)
- Fournisseurs : table de négociation des acomptes (cibles mois M2–M8).
- ERP : replanifier consulting en M3–M5 (+ jalons).
- Énergie : contrat été + suivi hebdo M6–M9.
- Finance : bloquer WACC et valider la politique d’amortissement (mémo de principe).
- Reporting : publier le one-pager mensuel + variance, avec responsables/échéances.
- Cash : attention aux pics M2/M6/M8 ; actions de lissage recommandées.
- P&L : rampe d’amortissements jusqu’à ~12,6 k€/mois puis plateau.
- Décisions : lisser/décaler PRJ-003, étaler consulting ERP, sécuriser seuil de trésorerie, figer durées de vie & WACC.
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