TMS logistique : tracker Excel étendu

Un TMS (Transport Management System) oriente les décisions quotidiennes, arbitre les priorités, fiabilise la promesse de livraison et révèle le coût réel d’un trajet. Cet article détaille les briques fonctionnelles clés, les indicateurs qui comptent, l’organisation cible et un plan de déploiement pragmatique, sans recourir aux tics de langage qui réduisent l’outil à un simple tableur ou qui dramatisent artificiellement le contexte.

1) Ce qu’un TMS doit vraiment apporter

Visibilité bout-à-bout : origine, hub, douane, distribution finale, preuve de livraison (POD).
Maîtrise des engagements : comparaison automatique promesse vs réalisé (fenêtre de livraison).
Pilotage des coûts : tarifs par lane/mode/transporteur, suppléments (fuel, frais fixes), conversions devises.
Régulation des risques : incidents, retards, blocages, aléas de douane, adresses litigieuses.
Décisions opérationnelles : priorisation, réallocation, escalade, rebooking.

2) Modèle de données minimaliste… mais complet

Un TMS n’a pas besoin d’être verbeux ; il doit être juste. Les champs suivants couvrent 95 % des usages :

2.1 Expédition (entité centrale)

Identifiants : ShipmentID, OrderID, Client.
Itinéraire : Origine (UN/LOCODE), Destination (UN/LOCODE), Lane auto (Orig→Dest), Mode (Route/Air/Mer/Rail).
Promesse : Pickup_Promise, Delivery_Promise_Start/End (fenêtre).
Réalités : Pickup_Actual, Delivery_Actual, ETA_Current.
Service & prestataire : Incoterm, Carrier, ServiceLevel (STANDARD/EXPRESS/Next-Day).
Charge : Weight_kg, Volume_m3, Units.
Coûts : Base, Fuel %, Other, Devise, Total calculé + conversion vers devise pivot.
Qualité : DeliveredFull (Yes/No), POD (Yes/No), Status.
Calculs : OTIF/DIFOT, TransitDays, DelayHours, SLA_Breach (O/N), LateBucket (0–6h/6–24h/>24h), ETA_Risk, Aging_Days, Risk (LOW/MED/HIGH).

2.2 Jalons (milestones)

PICKED, DEPART_ORIGIN, ARRIVE_HUB, CUSTOMS_CLR, OUT_FOR_DEL, DELIVERED
Chaque jalon est horodaté, localisé, avec preuve (scan, référence). C’est la chaîne d’évidence.

2.3 Incidents

Typologie (retard, avarie, manquant, douane, adresse, autre), sévérité (mineur/majeur), statut (ouvert/en cours/clos), responsable, due date, impact coût.
Alerte automatique si échéance dépassée et incident non clos.

2.4 Tarifs & transporteurs

Rates : Lane + Mode + Carrier → RateType (par kg / par expédition), BaseRate, Fuel%, OtherCost, Devise, validité.
Carriers : contacts, taux de ponctualité, taux de litige (complétés à mesure).

2.5 Devises (FX)

Table des taux vers la devise pivot (ex. MAD) pour objectiver la dépense.

3) Les indicateurs qui font gagner du temps (et de l’argent)

OTIF (On-Time In-Full) : 1 si livré dans la fenêtre promise et en quantité complète ; 0 sinon.
DIFOT : variante orientée distribution (peut refléter d’autres règles métier).
TransitDays : réalisé ou estimé (ETA).
DelayHours : dépassement vs fin de fenêtre.
SLA_Breach : alerte Oui/Non, base pour pénalités et plans d’action.
LateBucket : classification lisible (OK, 0–6h, 6–24h, >24h).
ETA_Risk : avertit avant rupture de promesse.
Aging_Days : ancienneté en transit (pratique pour purger les “dossiers dormants”).
Coût total & coût converti : Total + Total en devise pivot pour agréger.
KPIs par transporteur : volume, OTIF moyen, retard moyen (h), incidents.

👉 Seuils lisibles : adoptez une grille de couleurs homogène (vert = OK, ambre = risque court, orange = risque structurant, rouge = rupture) sur les pourcentages et les écarts horaires. Le cerveau lit d’abord la couleur, ensuite le chiffre.

4) Orchestration quotidienne : comment piloter sans bruit

Matin (15 min)
- Vue triée par priorité puis par échéance.
- Blocants et ETA_Risk en premier, replanifier si besoin (rebooking, autre mode, split).
Milieu de journée (10 min)
- Contrôle statut des en-cours, incidents “ouvert/en cours” : relancer owners, confirmer créneaux.
Fin de journée (15 min)
- Mettre à jour POD, statuts livrés, clôturer incidents résolus, documenter écarts > 24h.
Hebdomadaire (30–45 min)
- Revue OTIF moyen, retard moyen, SLA breach et top 5 transporteurs.
- Décider : plan d’action chez le prestataire, réglage des fenêtres trop serrées, ajustement des lanes.

5) Couche analytique : faire parler les données, pas les hypothèses

Dashboards :
- Expéditions par statut (vue charge & goulots).
- Répartition OTIF 1/0 (fiabilité instantanée).
- Retard moyen par transporteur (ciblage des démarches d’amélioration).
Segments utiles : mode, service level, client majeur, lane critique, hub.
Tableaux croisés : OTIF × (Transporteur, ServiceLevel, Lane).
Benchmarks internes : avant/après changement de prestataire, saisonnalité, effet météo/ruptures d’infrastructures.

6) Gouvernance & responsabilités (RACI clair)

Transport Planning : promesses réalistes (fenêtres), booking, consolidation.
Operations : jalons, preuves, mise à jour des statuts en temps utile.
Customer Service : communication proactive sur les risques, adresses litigieuses.
Procurement/Finance : contrôle tarifs, litiges, coûts convertis en devise pivot.
Qualité : incidents, causes racines, plans d’actions.
Data Owner TMS : intégrité des listes (transporteurs, rates, codes), audits de saisie.

7) Intégrations et automatisations utiles

Imports : commandes, allocations, picking lists ; fichiers de suivi transporteur (tracking events, POD, statuts).
Exports : mouvements, incidents, table de coûts consolidée pour finance/BI.
Lookups : tarifs auto par Lane/Mode/Carrier ; mise à jour FX hebdomadaire.
Alertes : e-mail/Teams/Slack sur ETA_Risk, SLA_Breach, incidents en retard de traitement.
Qualité des données : listes contrôlées (pas de texte libre), colonnes protégées, audits spot hebdo.

8) Déploiement : un plan simple, jalonné, mesurable

Semaine 1 — Cadrer & préparer

Finaliser les listes (transporteurs, modes, incoterms, services).
Charger rates (top 10 lanes prioritaires), mettre en place la devise pivot.
Définir les fenêtres de promesse (non fantaisistes), statuts et règles.

Semaine 2 — Brancher & tester

Import d’un échantillon d’expéditions ; injection de jalons tests.
Vérifier calculs : OTIF, DelayHours, SLA, coûts, FX.
Calibrer la grammaire des couleurs (seuils partagés avec l’équipe).

Semaine 3 — Exploiter & ancrer

Rituels courts (matin/midi/soir).
Traquer ETA_Risk au fil de l’eau, fermer les incidents dans les délais.
Produire la revue hebdo (OTIF, retards, transporteurs).

Semaine 4 — Étendre & verrouiller

Couvrir 100 % des lanes actives, ajout du POD obligatoire.
Sécuriser : protections de colonnes, sauvegardes, journal des modifications.
Lancer un plan d’amélioration transporteur basé sur les données.

9) Points d’attention (retours du terrain)

Fenêtres irréalistes = OTIF artificiellement bas → régler la cible, pas seulement l’opérationnel.
Données non structurées (valeurs libres, codes variables) = KPIs illisibles → listes et validations.
Devise non maîtrisée = budgets trompeurs → conversion systématique en pivot.
Incidents non clôturés = bruit persistant → due dates + ownership + rappel automatique.
Trop de priorité “High” = plus de priorité du tout → limite stricte + arbitrage quotidien.

10) Indicateurs de succès (objectifs réalistes)

OTIF moyen ≥ 95 % (phase stabilisée).
Retard moyen < 6 h sur les expéditions critiques.
SLA_Breach < 2 % sur le périmètre prioritaire.
Incidents ouverts > 7 jours = 0.
Écart coût vs tarif de référence < 1 % (hors cas de force majeure).

Un TMS performant structure l’information utile et la met au service de décisions rapides : choix du transporteur, arbitrage d’itinéraire, alerte client, clôture d’incident, consolidation budgétaire. La force de l’outil n’est pas dans la surenchère de fonctionnalités mais dans l’exactitude des données, la cohérence des règles, la lisibilité (couleurs, seuils, fenêtres) et la discipline d’exploitation.

TMS_Tracker_Multicolor Download

cas d’usage, playbook, modèles et roadmap

11) Étude de cas (compacte) — OTIF +6 pts en 8 semaines

Contexte. Un distributeur B2B multi-sites, 4 transporteurs, 3 modes (Route/Air/Mer), 1 200 expéditions/mois. OTIF de départ : 88 %.

Actions.

Fenêtres réalistes : révision des promesses (±2 h urbain, ±6 h inter-villes, ±24 h overseas).
Rates & FX fiabilisés : lane+mode+carrier complets, conversion pivot MAD.
Vue priorisée : tri Priority → Échéance + alerte ETA_Risk.
Incidentologie : due date, owner, fermeture < 72 h.
Plan transporteur : revue hebdo “retard moyen (h), OTIF, incidents”.

Résultat. Semaine 8 : OTIF 94 % (+6 pts), retard moyen −3,2 h, incidents ouverts > 7 jours = 0.
Apprentissage. 50 % du gain vient du réglage des fenêtres (cible) et 50 % de l’exécution (jalons + escalade).

12) Playbook d’exploitation — 5 cadrans à surveiller chaque jour

Promesse vs Réalité : cartes “OTIF, LateBucket, DelayHours”.
Risques immédiats : lignes ETA_Risk + On-Hold (escalade).
Charge par statut : “In-Transit / Delivered / Booked” (équilibrage).
Incidents : ouvert/en cours, due dépassée en rouge (action).
Coûts : dérive TotalCost_MAD vs budget (par client, par mode).

Règle d’or : traiter d’abord Blocants + ETA en retard, puis High priority, puis le reste.

13) Modèles de messages (copier/coller)

Alerte client (ETA en risque)

Objet : [Shipment {{id}}] fenêtre menacée – nouvelle ETA {{hh:mm / J+N}}
Bonjour {{nom}},
Un aléa impacte l’ETA de votre expédition {{id}}. Nouvelle estimation : {{ETA}} (fenêtre initiale {{start–end}}).
Action en cours : {{rebooking / seconde présentation / cut-off hub}}.
Nous confirmons le prochain jalon à {{heure}}.
Cordialement, {{signature}}.

Escalade transporteur (SLA breach)

Objet : SLA breach – Lane {{Orig→Dest}}, {{date}} – Action demandée 24 h
Bonjour {{carrier}},
Livraison {{id}} hors fenêtre (+{{h}} h). Merci de :
fournir la cause racine ; 2) valider le plan correctif et prochaine ETA ; 3) confirmer le POD.
Cordialement, {{signature}}.

14) Gouvernance étendue — qui décide quoi (en 1 ligne)

Planif. transport : promesse, booking, consolidation, rebooking.
Ops transport : jalons/ETA, preuves, synchronisation hubs.
Service client : information proactive (risques/retards).
Achat/Finance : tarifs, litiges, contrôle TotalCost_MAD.
Qualité : incidents, causes, plans d’action.
Data Owner TMS : listes, codes, audits de saisie, sauvegardes.

Comités.

Daily 15’ : risques + arbitrages.
Hebdo 45’ : KPIs (OTIF, retards, incidents, transporteurs).
Mensuel : budget, renégociation, roadmap.

15) Checklist d’audit (10 points rapides)

Fenêtres de promesse documentées et réalistes.
100 % des expéditions avec Pickup_Actual ou ETA_Current.
POD saisi pour tout Delivered.
Rates présents pour >90 % des lanes actives.
FX mis à jour (hebdo ou mensuel).
Incidents avec owner + due (pas d’“orphelins”).
ETA_Risk monitoré (zéro ligne “jaune” ignorée).
SLA_Breach suivi et adressé sous 24–48 h.
Conversion coût pivot utilisée en reporting.
Sauvegardes/versioning testés.

16) Roadmap d’évolution (v1 → v3)

v1 — Pilotage opérationnel

Données de base, jalons, OTIF/DIFOT, couleurs, incidents, rates/FX.
Dashboard : statuts, OTIF 1/0, retard moyen.

v2 — Maîtrise financière & collaboration

Auto-cost complet (lookup rates), comparatif devis vs réalisé, alerte écart > X %.
Export finance (table coûts normalisée), connecteurs incidents (mail/Teams).

v3 — Intelligence & optimisation

Score transporteur (OTIF, retard moyen, incidents/100 expé).
Recommandation lane/mode (historique + contraintes).
Pré-allocation capacité, simulation “what-if” (fenêtres/transporteur).

17) Foire aux questions (FAQ)

Q1. OTIF chute mais rien n’a changé : commencer par quoi ?
Vérifier les fenêtres : si l’équipe a raffermi la promesse sans revoir l’ops, OTIF tombera mécaniquement.

Q2. On mélange les devises, comment reporter ?
Fixer une devise pivot (ex. MAD) et convertir systématiquement pour tout reporting consolidé.

Q3. Pourquoi deux indicateurs (OTIF/DIFOT) ?
Les cultures métier diffèrent ; conservez les deux si nécessaire, mais publiez un indicateur maître pour trancher.

Q4. Faut-il tout automatiser d’un coup ?
Non. Stabiliser v1, ancrer les rituels, puis ajouter v2 (coûts) et v3 (scores/reco). L’automatisation suit la maturité.

18) Lexique minimal

OTIF : livré à l’heure et complet par rapport à la promesse.
ETA : heure/datum estimé(e) d’arrivée.
POD : preuve de livraison.
Lane : couple Origine→Destination.
SLA : niveau de service contractuel.
LateBucket : classe de retard (0–6h / 6–24h / >24h).
FX : taux de change vers devise pivot.

19) Conclusion opérationnelle

Un TMS utile raccourcit le temps de décision : il met en évidence les risques, explicite les coûts et orchestre les priorités. La différence ne vient pas d’un foisonnement d’écrans, mais de règles claires, données propres, alertes lisibles et un rituel court qui s’applique tous les jours.
Avec ce cadre, vous gagnez en fiabilité de promesse, en maîtrise budgétaire et en crédibilité client — trois effets qui, cumulés, valent bien plus que n’importe quel slogan.