Procès-verbal d’élection du Bureau d’association : Exemples + modèles Word
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L’élection du Bureau marque un tournant dans la vie d’une association. Les responsabilités changent de mains, les projets se réorganisent, les partenaires observent la continuité de la gouvernance. Le procès-verbal d’élection du Bureau garde la mémoire de ce moment : il atteste que l’assemblée s’est tenue régulièrement, que le quorum était atteint et que chaque membre élu dispose d’une légitimité claire.
L’objectif de ce texte est d’accompagner les associations dans la rédaction d’un procès-verbal solide, exploitable et compréhensible par tous, à partir de modèles prêts à personnaliser.
Le rôle stratégique du procès-verbal d’élection du Bureau
Un bon procès-verbal ne se contente pas de recopier l’ordre du jour. Il éclaire la façon dont la décision collective s’est construite.
Il sert notamment à :
- garder la trace de la présence des membres, des pouvoirs et du respect du quorum ;
- offrir au Bureau une preuve écrite en cas de contestation interne ou de désaccord sur le déroulement de l’assemblée ;
- rassurer les partenaires extérieurs (banque, mairie, fédération, bailleurs de fonds) qui doivent vérifier qui représente l’association ;
- faciliter les démarches administratives : déclaration modificative en préfecture, mise à jour du registre spécial, ajustement des mandats bancaires, renouvellement d’agréments ou de subventions.
Plus le document est clair, daté, signé et précis, plus la gouvernance de l’association gagne en crédibilité.
Préparer l’assemblée d’élection pour simplifier la rédaction du PV
Un procès-verbal se rédige beaucoup plus facilement lorsque le terrain a été préparé avec soin.
La convocation joue un rôle central. Elle doit mentionner la date, l’heure, le lieu de l’assemblée, ainsi que le point “Élection du Bureau” dans l’ordre du jour. En fonction des statuts, elle peut être envoyée par courrier, par courriel ou affichée dans les locaux. L’essentiel reste la traçabilité : conserver un exemplaire de la convocation permet ensuite de l’annexer au PV.
Quelques documents simplifient grandement le travail du secrétaire de séance :
- une feuille de présence à faire signer à l’arrivée,
- les rapports moral et financier si le renouvellement du Bureau intervient après l’approbation des comptes,
- un projet de procès-verbal déjà structuré, que l’on complète pendant la réunion ou juste après.
Avec ce socle, la rédaction devient un travail de mise au propre, pas une reconstitution laborieuse.
Dérouler l’assemblée d’élection du Bureau de manière lisible
Le modèle détaillé de procès-verbal d’élection du Bureau suit le fil naturel de la réunion.
La séance s’ouvre par un rappel des modalités de convocation et par la vérification du quorum, à partir de la feuille de présence. L’association constate le nombre de membres à jour de cotisation, le nombre de présents et de représentés, puis indique noir sur blanc que le quorum prévu par les statuts est atteint.
L’assemblée désigne ensuite le bureau de séance : un président de séance, un ou une secrétaire, parfois des scrutateurs. Ces personnes pilotent les échanges, prennent les notes, surveillent la bonne tenue du vote.
L’ordre du jour est lu à voix haute : rapports, éventuel quitus au Bureau sortant, puis élection du nouveau Bureau. Son adoption par l’assemblée donne un cadre clair au procès-verbal.
Vient alors le moment des candidatures. Le président de séance invite les volontaires à se présenter pour les fonctions de Président(e), Secrétaire, Trésorier(ère) et, si l’association le souhaite, pour des postes de vice-présidence ou d’adjoints. Le modèle prévoit des espaces pour inscrire chaque nom et sa fonction visée.
Le mode de scrutin est décidé avec les membres : vote à main levée dans un climat serein, ou bulletin secret lorsque les enjeux sont sensibles ou les candidatures nombreuses. Le procès-verbal décrira le choix retenu, le nombre de votants, les bulletins éventuellement blancs ou nuls et les voix obtenues par chaque candidat.
Une fois les résultats proclamés, le document présente la composition du nouveau Bureau dans une formule simple et exploitable :
“Le Bureau de l’association est désormais composé comme suit : Président(e) : … ; Vice-président(e) : … ; Secrétaire : … ; Trésorier(ère) : … ; etc. Le Bureau entre en fonction à compter du [date].”
Cette phrase deviendra la référence pour la banque, la préfecture, les financeurs et les partenaires.
Utiliser un modèle de PV sans alourdir la vie de l’association
Un modèle bien pensé n’impose pas une usine à gaz administrative. Il fonctionne comme une grille de lecture : tout ce qui s’est déroulé en séance trouve sa place dans le texte.
Les zones entre crochets invitent à personnaliser les informations essentielles : nom de l’association, date, ville, noms des membres, résultats du vote, date d’entrée en fonction du Bureau. Les tableaux simplifient la présentation des résultats du scrutin et la liste des dirigeants élus.
Dans la pratique, beaucoup d’associations remplissent le modèle à chaud, juste après la réunion, pendant que les informations sont encore fraîches. Le procès-verbal est ensuite relu, corrigé si nécessaire, puis signé par le président de séance et le secrétaire. Il est archivé avec la convocation, la feuille de présence et, lorsque c’est utile, une copie des bulletins ou un relevé des résultats détaillés.
Cette méthode réduit le risque d’oubli et donne un dossier complet en cas de contrôle ou de demande de justificatif.
Un regard venu du terrain associatif
La trame proposée pour le procès-verbal d’élection du Bureau ne sort pas de nulle part. Elle s’inspire de situations concrètes rencontrées dans la vie associative : clubs sportifs qui renouvellent leurs dirigeants tous les deux ou trois ans, associations culturelles qui changent de trésorier au moment d’un gros projet, comités de parents d’élèves confrontés à des démissions en cours d’année.
Dans ces contextes, les mêmes besoins reviennent : prouver que l’assemblée a été régulièrement convoquée, démontrer que les décisions ont été prises avec le bon quorum, montrer aux partenaires qui parle au nom de l’association. Le modèle détaillé reprend ces exigences et les traduit en rubriques simples : convocation, feuille de présence, quorum, candidatures, modalités de vote, résultats, composition du Bureau, annexes.
Le texte reste volontairement lisible pour que n’importe quel secrétaire débutant puisse s’en emparer. En parallèle, il offre un niveau de précision suffisant pour dialoguer sans difficulté avec un banquier, un agent de préfecture ou un service de subventions.
Les bons réflexes avant de signer le procès-verbal
Juste avant de signer, le président de séance et le secrétaire gagnent à faire une dernière relecture “à froid”. L’idée est simple : vérifier que le procès-verbal raconte vraiment la réunion telle qu’elle s’est déroulée, clairement, sans flou ni zone grise.
Quelques questions guident cette relecture :
- La convocation, le lieu, la date et les horaires apparaissent-ils clairement ?
- La composition de l’assemblée, le quorum et les modalités de vote sont-ils décrits de façon précise ?
- Les noms et fonctions du Bureau élu sont-ils rédigés sans ambiguïté ?
- Les pièces utiles (convocation, feuille de présence, relevé des résultats) sont-elles identifiables comme annexes ?
Une fois ces points vérifiés, la signature donne au document toute sa portée. Le procès-verbal d’élection du Bureau devient alors un appui durable pour le projet associatif : une mémoire écrite, une preuve de sérieux et un outil de dialogue apaisé avec les adhérents comme avec les partenaires.
Modèle – PV élection du Bureau (AG simple)
(À copier dans Word, ajouter ton logo / en-tête si besoin)
ASSOCIATION : [Nom complet de l’association]
Loi 1901
Siège social : [Adresse complète]
<br> PROCÈS-VERBAL DE L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE
D’ÉLECTION DU BUREAU
Réunie à [Ville], le [Date]
1. Réunion de l’assemblée
L’assemblée générale ordinaire de l’association [Nom de l’association] se réunit le [Date] à [Heure], au [Lieu], sur convocation adressée aux membres le [Date d’envoi] par [courriel / courrier / autre].
La feuille de présence, signée par les membres, est annexée au présent procès-verbal.
2. Présence et quorum
Sont recensés :
Membres présents : [Nombre]
Membres représentés : [Nombre]
Total de voix : [Nombre] sur [Nombre total] membres à jour de cotisation
Le quorum prévu par les statuts est [atteint / non atteint]. L’assemblée peut donc valablement délibérer.
3. Bureau de séance
L’assemblée désigne :
Président de séance : [Nom Prénom]
Secrétaire de séance : [Nom Prénom]
Ces désignations sont adoptées [à main levée / à l’unanimité / à la majorité].
4. Élection du Bureau
Le président de séance rappelle que l’ordre du jour porte sur l’élection du Bureau.
Après présentation des candidatures, l’assemblée procède au vote [à main levée / à bulletin secret].
Les résultats sont les suivants :
Fonction
Nom et prénom élu(e)
Résultat du vote (ex. : élu(e) à l’unanimité)
Président(e)
[Nom Prénom]
[Texte]
Secrétaire
[Nom Prénom]
[Texte]
Trésorier(ère)
[Nom Prénom]
[Texte]
Le Bureau ainsi élu entre en fonction à compter du [Date].
(Ajouter lignes « Vice-président(e) », « Secrétaire adjoint(e) », « Trésorier adjoint(e) » si besoin.)
5. Pouvoirs pour formalités
L’assemblée donne tous pouvoirs au Président(e), [Nom Prénom], pour accomplir les formalités nécessaires liées à ce renouvellement de Bureau (mise à jour des registres, déclaration en préfecture le cas échéant, information des partenaires).
6. Clôture de séance
Plus aucune question n’étant soulevée, la séance est levée à [Heure].
Fait à [Ville], le [Date].
<br> Le Président de séance
[Nom Prénom]
Signature : _______________________
<br> Le Secrétaire de séance
[Nom Prénom]
Signature : _______________________
Une association de quartier qui structure sa gouvernance
Association Solidarité Quartier des Tilleuls agit dans un quartier urbain de Lyon, avec une finalité claire : soutenir les habitants les plus fragiles à travers des actions de solidarité, d’accompagnement scolaire et de lien social. Elle compte 64 membres à jour de cotisation et fonctionne avec un Bureau élu, qui porte la responsabilité du projet associatif et du dialogue avec les partenaires (mairie, centre social, bailleurs, donateurs…).
L’Assemblée générale ordinaire du 25 mars 2025 devient un moment clé : le mandat du Bureau arrive à échéance, et l’association doit désigner une nouvelle équipe pour trois ans.
Une assemblée régulière, convoquée selon les règles
La convocation est envoyée le 5 mars 2025, par courriel et par affichage, dans le respect du délai prévu par les statuts. Le soir de l’Assemblée, 31 membres sont présents ou représentés. Ce chiffre n’est pas anodin : il permet d’atteindre le quorum, condition indispensable pour que l’AG puisse délibérer et élire le Bureau en toute sécurité juridique.
Dès l’ouverture de séance, la présidente sortante, Claire Martin, fait vérifier la feuille de présence, rappelle l’objet principal de la réunion et propose de désigner un bureau de séance : elle-même comme présidente de séance, et Samira Beldi comme secrétaire de séance. Le procès-verbal que tu as en Word reflète cette mise en place très classique, mais importante : elle sécurise les décisions et clarifie “qui fait quoi” pendant l’AG.
Un cadre statutaire respecté et expliqué aux membres
Avant de voter, la présidente relit les articles des statuts qui traitent :
de la composition du Bureau (président(e), vice-président(e), trésorier(ère), secrétaire, membres adjoints),
de la durée du mandat (trois ans),
des modalités d’élection (Bureau désigné par l’Assemblée générale).
Elle annonce que l’élection aura lieu à bulletin secret, poste par poste, et vérifie qu’aucun membre ne s’y oppose. Ce passage n’est pas seulement formel : il montre une gouvernance transparente, respectueuse de la parole des membres, et donne au PV une vraie crédibilité vis-à-vis des autorités (préfecture, financeurs…).
Des candidatures claires, un vote organisé et tracé
Le cas que tu illustres avec ce modèle montre une situation fréquente : une équipe sortante qui souhaite poursuivre son action. Les candidatures sont les suivantes :
Claire Martin à la présidence,
Nadia El Amrani à la vice-présidence,
Marc Dupuis à la trésorerie,
Samira Beldi au secrétariat,
Léa Morin et Thomas Leroy comme membres adjoints.
La présidente de séance vérifie que toutes et tous sont à jour de cotisation et qu’ils acceptent leur candidature. Aucun autre membre ne se présente : l’AG consacre donc une continuité de gouvernance, avec un Bureau qui connaît déjà le terrain.
Le vote se déroule à bulletin secret, sous le contrôle de deux scrutateurs, et les résultats sont détaillés dans le PV (nombre de voix pour, contre, abstentions, bulletins blancs). Ce niveau de précision permet de montrer que le Bureau n’est pas seulement “nommé”, mais réellement élu.
Un Bureau élu, légitime et officiellement mandaté
Au terme du dépouillement, le procès-verbal consigne la composition définitive du Bureau :
Présidente : Claire Martin,
Vice-présidente : Nadia El Amrani,
Trésorier : Marc Dupuis,
Secrétaire : Samira Beldi,
Membres du Bureau : Léa Morin et Thomas Leroy.
L’Assemblée constate que les intéressés acceptent leur mandat, et donne ensuite tous pouvoirs à la présidente pour accomplir les formalités nécessaires : déclaration éventuelle en préfecture, mise à jour des documents internes, information des partenaires.
Ce passage est central : il transforme le résultat du vote en capacité d’agir (signer, représenter, déclarer au nom de l’association). Le PV devient alors une pièce justificative que l’on joint facilement à un dossier de subvention, à une demande de partenariat ou à une actualisation en préfecture.
Un cas “type” pour illustrer un PV d’élection bien tenu
Ce cas illustre un scénario idéal :
convocation régulière, quorum atteint,
bureau de séance désigné,
règles statutaires rappelées,
candidatures claires, vote organisé,
résultats chiffrés, composition du Bureau explicitement énoncée,
pouvoirs donnés pour les formalités.
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