Fiche « Leçon Apprise (REX) » — 4 Quadrants + Roadmap : Modèle Word et Excel

Objectif : transformer un vécu de projet (succès, incident, lancement, arrêt de ligne, sprint…) en décisions actionnables. Cette fiche REX formalise ce que l’équipe a appris, pourquoi, et comment capitaliser rapidement — sans chercher des coupables, mais des leviers.

Pourquoi formaliser un REX, maintenant ?

Vous avez livré, réparé, ou raté un jalon. L’expérience est fraîche, les signaux faibles sont encore audibles, et les décisions à court terme peuvent éviter qu’un incident ponctuel devienne un schéma. Une fiche REX structurée sépare les faits des interprétations, révèle les causes systémique, priorise les remèdes et aligne les métiers (technique, qualité, achat, commerce, RH). Elle devient un actif réutilisable : on évite de « réapprendre » au prochain cycle.

Le cadre en 4 Quadrants (2×2) : simple, précis, actionnable

Imaginez une matrice A4/A3, lisible au mur ou dans votre outil. Chaque quadrant répond à une question, en phrases courtes et vérifiables.

Ce qui a bien fonctionné
Micro-victoires, pratiques à standardiser, conditions de réussite.
Ex. « Check-list de démarrage machine adoptée par 100 % des équipes », « Pair review sur devis → 0 erreurs de taxe ».
Ce qui n’a pas bien fonctionné
Irritants, gaspillages, défauts de coordination — sans blâme.
Ex. « Données fournisseurs hétérogènes → délai d’analyse +2 jours », « Versioning des plans non maîtrisé ».
Causes et signaux faibles
Raisons racines (5 Why, Ishikawa) + indices précoces à monitorer.
Ex. « Cause racine : absence de standard de nommage », « Signal faible : 3 tickets “fichier introuvable” la semaine -2 ».
Décisions et expériences à mener (backlog d’amélioration)
Actions testables (qui/quoi/quand/mesure), jalons rapides, lot pilote.
Ex. « Mettre en place un schéma de versioning », « Pilote 2 semaines sur projet X, KPI : -30 % temps perdu recherche doc ».

Règles d’or

Une ligne = une idée → verbe d’action + métrique.
Éviter le « on », noter un responsable (RACI : Responsible/Accountable).
Lier chaque décision à une mesure et un jalon (D+7, D+30, D+90).

Mode d’emploi pas à pas (60–90 min)

Avant (10 min)

Préparez la timeline factuelle (dates, volumes, incidents), les KPI clés (délai, qualité, coût, satisfaction), et 2–3 échantillons de données (tickets, pareto, journaux de lot).
Annoncez la posture : apprentissage psychologiquement sûr, pas d’enquête disciplinaire.

Pendant (40–60 min)

5 min — Faits : ce qui s’est passé (chronologie) sans jugement.
10 min — Quadrants 1 & 2 : tour de table rapide (stickies, Miro/ FigJam/ tableau blanc) → regrouper les doublons.
15 min — Quadrant 3 : 5 Why/Ishikawa sur 2 causes majeures + signaux faibles.
15 min — Quadrant 4 : formuler 5–8 actions SMART, choisir 2 « quick wins » et 1 expérimentation (pilote).
5 min — Validation : responsables, dates, indicateurs, risque résiduel.

Après (10–15 min)

Diffusez la fiche (PDF/Confluence/SharePoint), loguez-la dans le registre REX et reliez-la aux standards (SOP, checklists, formations).
Planifiez la revue D+30 (voir Roadmap).

La Roadmap d’ancrage (D+7 / D+30 / D+90)

D+7 : sécuriser les acquis

Appliquer 1–2 quick wins (low-cost/high-impact).
Mettre à jour le standard (SOP, gabarits, nomenclatures).
Onboard express les équipes affectées (10–15 min de micro-formation).
KPI flash : voit-on déjà un effet (ex. -20 % de rework) ?

D+30 : vérifier, étendre, industrialiser

Mesurer l’effet sur 3–4 indicateurs (qualité, délai, coût, satisfaction).
Étendre le changement à 1 périmètre adjacent (une autre équipe/ligne).
Décider de généraliser ou de retirer l’expérimentation (kill fast si non concluant).
Capitaliser : créer une fiche standard ou un module e-learning si pertinent.

D+90 : intégrer au système

Auditer l’adhérence au nouveau standard (LPA/Layered Process Audit, mini-audit 15 min).
Aligner processus amont/aval (achats, qualité, IT, finance).
Fermer la boucle : REX du REX (qu’est-ce qui a marché dans votre démarche d’apprentissage ?).
Ajouter la leçon dans la base de connaissances avec tags (métier, cause, solution).

Trame de fiche (copiable/collable)

En-tête

Projet/Processus : … | Période : … | Équipe : …
Responsable REX : … | Participants : …
Indicateurs observés : (Qualité, Délai, Coût, Satisfaction, Sécurité/HSE)

Quadrant 1 — Ce qui a bien fonctionné

Quadrant 2 — Ce qui n’a pas bien fonctionné

Quadrant 3 — Causes & signaux faibles

Cause racine 1 (5 Why : …)
Cause racine 2 (Ishikawa : …)
Signaux faibles à suivre : …

Quadrant 4 — Décisions & expériences (backlog)

Action A — Responsable — Échéance — KPI — Risque résiduel — Jalon (D+7/D+30/D+90)
Action B — …

Roadmap de suivi

D+7 : … (résultat & evidence)
D+30 : …
D+90 : …

Pièces jointes / Références

SOP mis à jour, modèles, captures KPI, registres.

Exemple (industrie/maintenance)

Contexte : arrêt imprévu d’une ligne d’assemblage (4h) suite à un capteur mal paramétré, semaine 36.

KPI : OEE -6 pts jour J, 3 livraisons en retard, 2 reprises qualité mineures.

Q1 — Bien fonctionné

Escalade immédiate via canal #incident, décision en 12 min.
Bypass sécuritaire validé HSE, redémarrage progressif.

Q2 — Moins bien

Capteur paramétré par défaut ; guide d’installation obsolète.
Duplicata de nomenclatures (IT/terrain) → confusion de version.

Q3 — Causes / signaux

5 Why → absence de « golden template » pour capteurs + pas de check de version avant mise en service.
Signal faible (semaine 35) : 2 tickets « incohérence de nomenclature » non traités.

Q4 — Décisions / expériences

Créer template de paramétrage (Responsible : Méthodes, D+7). KPI : 0 capteur « default ».
Mettre en place un contrôle de version unique (MDM) (IT, D+30). KPI : 100 % fiches signées.
Expérimentation : check « pré-démarrage capteurs » (15 points) sur 2 lignes pendant 2 semaines. KPI : temps de démarrage -25 %.

Roadmap

D+7 : template en place, mini-formation 10 min/équipe.
D+30 : MDM live sur capteurs, audit rapide → conformité 92 % (plan d’action +8 %).
D+90 : intégration SOP globale, LPA trimestriel, partage REX aux sites jumeaux.

Indicateurs à suivre (choisir 3–5)

Récurrence : nb d’incidents similaires / période.
Temps de résolution : MTTR, délai d’escalade.
Adhérence au standard : % checklists complètes, % versions conformes.
Impact business : retards évités, rework évité (heures/€).
Satisfaction : score équipe/clients internes post-changement.

Gouvernance & rituel

Qui porte le REX ? Un facilitateur neutre (Qualité/PMO) qui cadence et protège la parole.
Quand ? À la fin d’un jalon clé, d’un sprint, ou après incident (T+48–72 h).
Où trace-t-on ? Registre REX central (tags, moteur de recherche, liens SOP).
Comment diffuse-t-on ? 1 slide « lessons learned » en revue de direction + newsletter interne « Ce mois-ci, on a appris… ».

Anti-patterns à éviter

Le blâme : on cherche des causes, pas des coupables.
Le bavardage : limiter à 8–10 items forts, le reste va en backlog.
Le flou : pas d’action sans KPI ni échéance ni responsable.
La bibliothèque morte : un REX non relié aux SOP ne vit pas.

Adapter la fiche selon les contextes

Agile/produit : remplacez Q1/Q2 par « A apporté de la valeur » / « N’a pas apporté la valeur attendue », et ajoutez un KPI usage (activation, NPS, churn).
Qualité/Réglementaire : documentez Q3 avec références (ISO 9001/13485/IATF 16949, etc.) et preuves d’adhérence.
Commercial/Go-to-Market : liez Q4 à des expériences de terrain (A/B pitch, offre test, seuils de remise, playbook).
HSE : incluez systématiquement « risque résiduel » et « barrières de prévention/protection ».

Mini-checklist « prêt à l’emploi »

Timeline factuelle préparée
Données minimales (KPI, pièces) disponibles
Participants multi-métiers confirmés (≤ 8)
Facilitation et time-boxing cadrés
2 quick wins + 1 expérimentation validés
Roadmap D+7/D+30/D+90 assignée
SOP / checklists mis à jour et diffusés
Registre REX complété (tags, liens)

OnePage_Fiche_Lecon_Apprise_REX_Quadrants_Roadmap_A4_v1.0 Download

OnePage_Fiche_Lecon_Apprise_REX_Canvas_A4_v1.0 Download

⬇️⬇️ La Pratique

Poursuivons avec une suite opérationnelle orientée outils, variantes métiers, et ancrage durable. Vous pouvez copier-coller ces trames telles quelles dans Word/Excel/Confluence.

1) Design prêt-à-imprimer (A4/A3) — 4 quadrants + Roadmap

Recommandations de mise en page

Orientation : A3 paysage pour atelier, A4 portrait pour archiver.
Grille : marges 15 mm ; gouttière 8 mm entre quadrants ; titres H2 à 14–16 pt.
Hiérarchie : Titre (20 pt, gras) → sous-titres (12–14 pt) → puces (10–11 pt).
Couleurs (contrastées, sobres) :
- Q1 Vert (succès), Q2 Ambre/Rouge doux (écarts), Q3 Bleu (analyse), Q4 Violet (décision).
Icônes utiles : ✓ réussite, ⚠️ alerte, 🔍 analyse, ▶️ action/pilote.
Footer : version du document, auteur, date de mise à jour, lien interne (ex. base REX).
(Si vous le souhaitez, ajoutez un discret « lecoursgratuit.com » en pied de page pour vos packs.)

Trame compacte (A4)

[FICHE LEÇON APPRISE — REX] Version : v1.0 Date : __/__/__
Projet/Processus : ______ Période : ______ Équipe : ______ Responsable REX : ______
KPI observés : Qualité __ / Délai __ / Coût __ / Satisfaction __ / Sécurité __

Q1. CE QUI A BIEN FONCTIONNÉ (à standardiser)
– …
– …

Q2. CE QUI N’A PAS BIEN FONCTIONNÉ (sans blâme)
– …
– …

Q3. CAUSES & SIGNAUX FAIBLES (5 Why / Ishikawa)
– Cause racine A : …
– Cause racine B : …
– Signaux faibles à monitorer : …

Q4. DÉCISIONS & EXPÉRIENCES (backlog actionnable)
| Action | Responsable | Échéance | KPI-cible | Risque résiduel | Jalon D+7/D+30/D+90 |
|——–|————-|———-|———–|——————|———————|
| | | | | | |

ROADMAP
– D+7 : …
– D+30 : …
– D+90 : …

Pièces jointes / Références : SOP, checklists, captures KPI, tickets, etc.

REX_Fiche_A4 Download

REX_Fiche_A3_Landscape Download

2) Registre REX (Excel/Sheet) — colonnes, types, exemple

Colonnes essentielles

ID_REX (texte court), Titre, Domaine (Prod/IT/HSE/Commercial…), Contexte (100–200 car.),
Date_Atelier, Site/Ligne/Produit, Sponsor, Facilitateur, Participants (8 max),
Causes_Racines (liste), Actions (Top 5), Responsables, D+7_Status, D+30_Status, D+90_Status,
KPI_Base (avant), KPI_Après_D+30, Gain_estimé (€ / h), SOP_Liés (liens), Tags.

Exemple (3 lignes)

ID_REX	Titre	Domaine	Date	Ligne/Site	Causes_Racines	Actions (Top 2)	D+30_Status	KPI_Base → D+30	Gain_estimé
REX-2025-036	Capteur mal paramétré	Maintenance	2025-09-03	Ligne A / Site Nord	Absence de template; contrôle version manquant	Template capteurs; check pré-démarrage	1/2 done	MTTR 95→62 min	+3 pts OEE
REX-2025-041	Devis erronés TVA	Commercial	2025-09-10	BU France	Règles TVA obsolètes	Pair review devis; MAJ guide TVA	2/2 done	Erreurs 5%→0,6%	12 k€/trim
REX-2025-052	Rupture pièce C	Supply	2025-09-15	Atelier 3	Stock mini irréaliste	Recalibrage min/max; double sourcing	1/2 done	Jours rupture 6→1	18 k€ évités

Formules utiles

État jalon : =IF([%Actions_Clés_Faites]>=1;"OK D+7";"À risque")
Gain estimé (€) : =Heures_Rework_évitées*Coût_horaire + Pénalités_évitées

REX_Registre_v1 Download

3) KPI & tableau de bord « REX en vie »

Taux de clôture D+30 = REX clôturés D+30 / REX total (objectif ≥ 80 %).
Taux de standardisation = % REX ayant modifié un SOP/fiche (objectif ≥ 50 %).
Récurrence incidents (avant/après) = nb cas similaires / 30 jours.
Lead time décision = temps du fait → décision (cible : < 7 jours).
Adhérence = % checklists conformes post-REX (audit éclair 15 min, type LPA).

Mini-Pareto “causes racines” (mensuel)
Regroupez vos causes en familles (Méthodes/Matière/Main d’œuvre/Milieu/Mesures/Machines/IT/Processus amont-aval) pour cibler la famille majoritaire du mois.

4) Variantes par métier (exemples prêts à l’emploi)

a) IT / Produit

Q1 : “Smoke tests post-déploiement 100 % passés”, “Alerting PagerDuty en < 5 min”.
Q2 : “Backlog grooming incomplet → scope creep”.
Q3 : 5 Why → « user stories sans critères d’acceptation SMART ».
Q4 : Mettre un Definition of Ready ; expérimenter un canary release 10 %.

b) HSE

Q1 : “Brief sécurité 3 min avant démarrage → 0 quasi-accident”.
Q2 : “Étiquetage chimique non conforme CLP sur lot B”.
Q3 : Absence de re-brief après rotation intérim.
Q4 : Micro-formation 7 min en début de shift ; audit LPA hebdo.

c) Commercial / Go-to-Market

Q1 : “Pitch sectorisé a augmenté le taux de rendez-vous qualifiés”.
Q2 : “Promesse de délai non alignée production → 2 annulations”.
Q3 : Silos CRM/Planification.
Q4 : SLA interne Ventes-Ops ; A/B test script découverte.

d) Supply / Achats

Q1 : “Tableau min/max révisé mensuellement”.
Q2 : “Pas de plan B sur référence critique”.
Q3 : Revu fournisseur annuelle insuffisante.
Q4 : Double-sourcing pilote; Kanban visuel pour pièces C.

5) Gouvernance & RACI (modèle court)

Livrable	R	A	C	I
Animation atelier REX	Facilitateur Qualité/PMO	Sponsor de périmètre	Managers concernés	Équipe élargie
Validation Roadmap	Managers métiers	Sponsor	Finance/Contrôle	Participants
Mise à jour SOP	Pilote de processus	Responsable Qualité	Opérations	Tous
Audit D+90	Auditeur interne	Direction Opérations	Managers	Équipe

6) Anti-biais cognitifs (check micro-rituel)

Biais de résultat : ne jugez pas uniquement à l’issue (succès/échec), regardez le processus.
Biais de confirmation : demandez une contre-hypothèse dans Q3.
Hindsight bias : bannir “on savait…” ; dater les informations disponibles au moment T.
Biais d’attribution : privilégiez les conditions systémiques aux individus.

7) Mesurer le ROI d’une démarche REX

Équation simple
ROI = (heures de rework évitées + retards évités + défauts évités + pénalités évitées) × coûts unitaires – (temps ateliers + temps MAJ SOP + temps formation).

Piste rapide

Capitalisez 3 REX « structurants »/mois → ciblez 1 standard modifié par REX.
Mettez un compteur “défauts évités” sur 90 jours.

8) Script d’animation (facilitateur)

Cadre (2 min) : “On cherche des leviers, pas des coupables.”
Faits (5 min) : frise chronologique, pas d’interprétation.
Q1/Q2 (10 min) : collecte silencieuse (stickies), puis dédoublonnage.
Q3 (15 min) : 5 Why sur 2 items majeurs ; signal faible.
Q4 (15 min) : 5–8 actions SMART, prioriser 2 quick wins + 1 pilote.
Clôture (5 min) : qui fait quoi d’ici D+7 ; publier la fiche.

Questions utiles

“Quelle preuve avons-nous ?”
“Quelle est l’option la plus réversible à tester en 2 semaines ?”
“Quel signal faible signalerait que le problème revient ?”

9) Lier le REX aux référentiels (qualité & sécurité)

ISO 9001 : §8.5.1/8.5.6 (maîtrise des modifications), §10 (amélioration).
IATF 16949 : leçons apprises → mise à jour FMEA/plan de contrôle.
ISO 45001 (HSE) : incidents/quasi-accidents → actions correctives, compétence.
GxP/ISO 13485 : traçabilité des déviations, CAPA.
ITSM (ITIL) : Post-Incident Review / Problem Management.

(Astuce : ajoutez un champ “Clause ISO impactée” dans le registre.)

10) Modèle de notification (mail/Slack/Teams)

Objet : REX « » — Actions D+7/D+30/D+90
Bonjour,
Suite à l’atelier REX du sur <processus/projet>, nous avons retenu :

2 quick wins à réaliser d’ici D+7 : <Action 1> / <Action 2> (R: )
1 expérimentation sur 2 semaines : <Intitulé>, KPI : <…>
Mises à jour prévues : SOP <réf>, check de version
Le suivi est visible ici : .
Merci de confirmer vos jalons d’ici .
Cordialement,
<Facilitateur / Sponsor>

11) Exemple “prérempli” (commercial B2B — 8 lignes prêtes)

Q1 — Bien fonctionné

Qualification en 3 niveaux → pipeline plus propre
Script d’ouverture sectorisé → +25 % taux de RDV
Tableau d’objections partagé Sales/Support

Q2 — Moins bien

Promesses de délai non synchronisées avec capacité réelle
Confusion sur zones de remise (2 barèmes dans CRM)

Q3 — Causes & signaux faibles

5 Why → absence d’SLA Ventes-Ops + guide des délais
Signal faible : 4 tickets “remise incohérente” S-2

Q4 — Décisions & expériences

SLA Ventes-Ops (R: Ops) — D+7 — KPI : 0 promesse hors SLA
Nettoyage barèmes + verrou CRM (R: RevenueOps) — D+30
Pilote offre « délai réaliste + bonus livraison » sur 10 comptes — 2 semaines

Roadmap

D+7 : SLA publié + briefing 15 min
D+30 : audit 20 opportunités → 95 % promesses conformes
D+90 : modèle d’offre standardisé, formation onboarding

12) Taxonomie de tags (pour retrouver vite)

Domaine : Prod, Maintenance, Qualité, HSE, IT, Data, Supply, Achats, Finance, RH, Commercial.
Type d’événement : Incident, Lancement, Changement, Sprint Review, Audit, Client Voice.
Méthode : 5Why, Ishikawa, FMEA, LPA, A/B, DoE, Kanban, Kaizen.
Impact : Qualité, Délai, Coût, Sécurité, Satisfaction, Conformité.
Statut : Draft, D+7 ok, D+30 ok, D+90 ok, Standardisé.

13) Mini-checklist publication & cycle de vie

REX publié sous 72 h après l’événement
2 quick wins assignés, une expérimentation datée
Lien vers SOP modifiés et vers KPI
Revue D+30 calée, auditeur D+90 identifié
Taggé et versionné (ID_REX unique)

FAQ

Quelle différence entre REX et rétrospective ?
La rétrospective est un rituel d’équipe (souvent agile). Le REX formalise l’apprentissage inter-métiers et documente pour réutilisation, avec une roadmap traçable.

Combien de temps garder un REX ?
Au moins la durée de vie du standard associé. Les REX « structurants » doivent rester référencés dans la base de connaissances.

Peut-on faire un REX sur un succès ?
Oui : le quadrant 1 sert à standardiser la réussite (recettes, conditions, garde-fous).

Combien d’actions par REX ?
Ciblez 5–8 max, dont 2 quick wins et 1 pilote court. Le reste va dans le backlog d’amélioration continue.

Qui doit participer ?
Les acteurs du flux (amont/aval), pas uniquement l’équipe locale. Limitez à 8 personnes pour préserver la vitesse.

Et si rien “d’énorme” n’en sort ?
Un REX peut surtout confirmer un standard qui marche. La valeur est dans la preuve et la non-récurrence.