5 concepts de fiches de stock automatisés dans Excel

La fiche de stock est ce document pivot où l’opérationnel et la gestion se serrent la main. Elle sert d’abord à décrire un article, à enregistrer ses mouvements (entrées/sorties, transferts), puis à calculer ce qui compte : stock actuel, valorisation, seuils d’alerte. Sur le terrain, c’est un outil visuel, simple, qui doit se lire en quelques secondes — au bureau, c’est une source fiable pour expliquer une valorisation, justifier un réappro ou passer un audit.

Le déclic

Le point de départ a été très concret : des équipes confrontées aux mêmes irritants — bons papier hétérogènes, écarts d’inventaire, ruptures surprises, lots à DLC proche qu’on découvre trop tard, et une difficulté à raconter l’historique d’un stock quand on n’a pas de WMS complet. Une seule fiche « universelle » ne suffisait pas. D’où l’idée de concevoir plusieurs concepts complémentaires, chacun centré sur un angle de gestion (chronologie, péremption, flux tiré, assemblage, usage général), mais avec un tronc commun : mise en page imprimable, calculs automatisés et codes couleurs pour décider vite.

Le contexte d’utilisation

Ces fiches sont pensées pour des TPE/PME industrielles, des ateliers, des magasins de maintenance, des logistiques de proximité — bref, des environnements où l’on travaille souvent en hybride : Excel + impression, parfois avec un ERP partiel, parfois sans. Elles servent :

à la réception (fiabiliser les entrées et la traçabilité),
à la préparation (standardiser les sorties et les priorités),
au quotidien magasin (surveiller ROP/SS, éviter les à-coups),
en inventaire tournant (contrôler, expliquer les écarts),
en audit (remonter l’historique, justifier la valeur).

Dans cette logique, nous présentons cinq approches qui se combinent selon vos enjeux : KARDEX pour la narration et la valorisation continue, FEFO GUARD pour la maîtrise des dates de péremption, KANBAN FLOW pour un réapprovisionnement tiré et visuel, KITTING pour sécuriser l’assemblage depuis la nomenclature, et CLEAN comme base générique, claire et efficace. Ensemble, elles forment une boîte à outils cohérente : imprimables, prêtes à l’action, et suffisamment structurées pour évoluer vers le digital (QR prêt à intégrer à un WMS/ERP) sans perdre la lisibilité terrain.

KARDEX — le “grand-livre” (valorisation en continu)

Idée centrale : chaque mouvement met à jour le solde et le coût unitaire courant (PMP), comme un compte bancaire.

Règles de calcul

Entrée de qE unités à un prix pE

Solde

Sortie de qS unités
- Valeur sortie

Solde

PMP inchangé

Réappro (au-dessus du tableau)

Ce qu’on lit instantanément : l’historique linéaire, la valeur cumulée, et le moment exact où il faut recommander.

KARDEX_Stock_Ledger Download

FEFO GUARD — vieillissement par lot (First-Expire-First-Out)

Pipeline opérationnel :

Article choisi → filtre les lots « Libres » avec leurs DLC/DPF.
Âge = DLC − Aujourd’hui → classe du plus urgent au moins urgent.
Cumul des quantités par ordre d’expiration jusqu’à couvrir la demande.
Pour chaque lot : À prélever = MIN(qté_lot ; demande − cumul_avant)
Bon de sortie FEFO généré (lignes déjà triées + valeurs).

Signaux visuels

Âge ≤ 0 → périmé (rouge)
0 < Âge ≤ Seuil → alerte (jaune)

Résultat : le magasinier sait quels lots prendre et combien, sans arbitrage subjectif.

FEFO_GUARD_FEFO_Expiry_Pick Download

KANBAN FLOW — réappro tiré par cartes

Dimensionnement (à froid)

Nombre de cartes

Jeu au quotidien

Une carte passe Plein → Vide quand le conteneur est consommé ⇒ signal d’appro.
État En transit pendant le réassort ; retour à Plein à la réception.
Le board affiche toutes les cartes : on voit les goulots d’étranglement d’un coup d’œil.

Pourquoi ça marche :

On limite le stock au nécessaire (conteneurs × cartes).
On supprime les saisies superflues : la carte est l’ordre de travail.

KANBAN_FLOW_Replenishment Download

KITTING — de la nomenclature à la picklist

Calculs automatiques

Pour un Produit et une Quantité à fabriquer QF :
- Par composant (i) :

Décision

Si toutes les ruptures = 0 → go préparation (picklist imprimable).
Sinon : liste des manquants valorisée pour prioriser les achats.

Effet terrain : on ne lance plus un ordre qui s’arrête à mi-chemin ; la préparation est complète du premier coup.

KITTING_Assembly_Picklist Download

CLEAN — le socle pragmatique

Check rapide

Ai-je : Code, Désignation, Unité, Statut, Emplacement ? ✅
Ai-je : Conso/j, LT, (z), (\sigma/\mu) → alors SS/ROP se calculent. ✅
Le journal BE/BS signe automatiquement les quantités (+/−). ✅

Règles utiles

Lecture visuelle

BE vert | BS rouge ; pastille de statut qualité (Libre/Quarantaine/Bloqué).
Tout tient sur une page A4, prêt à être affiché ou archivé.

Usage type : démarrage rapide, standard commun pour tous, puis spécialisation vers KARDEX/FEFO/KANBAN/KITTING selon les besoins.

Modele_Stock_CLEAN Download

⬇️⬇️ En Détail

1) KARDEX — le grand-livre qui raconte toute l’histoire

Le concept KARDEX remet la traçabilité chronologique au centre. Chaque ligne de mouvement met à jour le solde quantité, le PMP courant (prix moyen pondéré) et la valeur. Entrées et sorties sont séparées, la valeur de sortie s’applique au PMP avant le mouvement, ce qui garantit une valorisation propre et auditable. Au-dessus du tableau, les paramètres de réapprovisionnement (consommation/jour, délai, niveau de service z, variabilité σ/μ) calculent automatiquement SS (stock de sécurité) et ROP (point de commande). L’alerte se déclenche visuellement dès que le solde tombe sous le ROP, signe qu’il faut agir.
À l’impression, la fiche sort en A4 « allure officielle » : bandeau de titre, en-têtes soignés, grilles tracées, lisibilité nette. C’est la fiche idéale pour les environnements où l’on doit expliquer une valorisation et rejouer un historique.

Pour qui ?

Pour les responsables magasin et contrôleurs de gestion qui veulent suivre, valoriser et justifier le stock au fil de l’eau, sans boîte noire.

2) FEFO GUARD — la fiche qui voit le temps passer

FEFO GUARD change d’axe : ici, on gère par lot et par date. Chaque lot porte sa DLC/DPF, sa quantité et son statut qualité. La fiche calcule les jours restants, signale l’urgence selon un seuil paramétrable, puis génère une liste de prélèvement FEFO (First-Expire-First-Out) par article demandé. La quantité « à prélever » se répartit automatiquement du lot le plus urgent au moins urgent, jusqu’à couvrir le besoin, avec la valeur associée.
C’est une fiche pensée pour sécuriser la rotation et éviter les pertes. Visuellement, les lots périmés ressortent en rouge, ceux en zone d’alerte en jaune ; le bon de sortie FEFO imprimable porte les informations clés pour le magasinier.

Pour qui ?

Pour l’agro, la pharma, la cosmétique, ou toute activité sensible à l’expiry. On gagne en sérénité et on standardise la décision de prélèvement.

3) KANBAN FLOW — tirer le flux, pas le pousser

KANBAN FLOW met en place un réapprovisionnement tiré. À partir de la consommation, du délai et d’une marge de sécurité, la fiche dimensionne la taille de conteneur et le nombre de cartes. Un tableau « board » suit l’état des cartes (Plein, Vide, En transit) ; des cartes imprimables au format propre portent le code, l’emplacement, la taille de conteneur et un QR texte.
L’intérêt pratique est double : d’un côté, le dimensionnement est chiffré (on ne gère pas « au doigt mouillé »), de l’autre, la routine quotidienne devient visuelle, quasi sans clavier. À la sortie imprimée, les cartes ont un rendu uniforme et robuste.

Pour qui ?

Pour les ateliers et magasins où la simplicité d’exécution prime : réassort rapide, moins d’erreurs, flux plus lisses.

4) KITTING — préparer l’assemblage sans mauvaise surprise

Le concept KITTING part de la nomenclature (BOM) : on choisit un produit, on saisit la quantité à fabriquer, et la fiche calcule instantanément les besoins par composant. Elle confronte ensuite ces besoins au stock disponible, signale la rupture (et sa valeur), et génère une picklist imprimable pour la préparation.
L’enjeu est d’éclairer la faisabilité avant de lancer : on évite les ordres de fabrication qui se bloquent à mi-chemin. En plus, la valeur du manque permet de prioriser les achats.

Pour qui ?

Pour les environnements d’assemblage et de kits, où l’on doit sécuriser le « tout y est » avant de toucher la visseuse.

5) CLEAN — la fiche universelle, lisible et efficace

CLEAN est la fiche générique pensée pour 90 % des cas. Elle regroupe l’identification (code, désignation, unité, statut, méthode de sortie), un bloc de paramètres qui calcule SS/ROP, stock actuel, valeur et couverture, ainsi qu’un petit historique BE/BS avec quantités signées automatiques. Les couleurs ne sont pas décoratives : elles signalent les sorties, les entrées et l’alerte ROP.
À l’impression, elle tient sur une page, en noir/graphite très lisible, avec un tracé régulier des tableaux. C’est votre couteau suisse pour démarrer vite sans renoncer aux bases (calculs fiables, validations de saisie, QR texte standardisé).

Pour qui ?

Pour toute équipe qui veut structurer sa gestion de stock dès maintenant, sans choisir un cadre trop spécialisé.

Ce que tous partagent… et ce qui les différencie

Les cinq concepts ont un socle commun : formulaires imprimables A4 soignés, calculs automatiques (SS/ROP, valorisation, quantités signées), codes couleur pertinents, listes déroulantes anti-erreurs et un QR texte pour relier au WMS/ERP. La différence vient de l’angle de gestion :

KARDEX éclaire l’histoire et la valorisation au fil du temps.
FEFO GUARD pilote le temps biologique des produits.
KANBAN FLOW installe un système tiré visuel.
KITTING sécurise l’assemblage par la disponibilité réelle.
CLEAN offre un équilibre « simple mais sérieux ».

Comment choisir (et combiner) intelligemment

Commencez par CLEAN si vous partez de zéro ; ajoutez KARDEX là où la justification financière est critique. Activez FEFO GUARD dès qu’il y a des dates de péremption. Passez à KANBAN FLOW sur les articles à consommation régulière pour réduire les à-coups. Enfin, déployez KITTING autour de vos produits finis pour que chaque ordre de fabrication démarre sans rupture.
Ces fiches ne s’excluent pas : elles sont complémentaires. Ensemble, elles forment une boîte à outils cohérente qui relie terrain, finance et qualité, tout en restant imprimables et prêtes à l’action.