Tutoriel -Comment émettre une facture d’achat électronique ?

La facture d’achat est utilisée lorsque l’acheteur émet ce document à l’administration fiscale. Preuve à l’appui, une facture d’achat consolide les charges d’une entreprise et aide à optimiser ce qui est dû en termes d’impôt.

La création d’une facture d’achat en ligne implique d’avoir un reçu fiscal pour vos dépenses, de sorte que si l’administration fiscale demande ultérieurement cette information, vous pouvez avoir le droit de déduire le montant de ladite facture de vos taxes correspondantes, si elle est liée à l’activité de votre entreprise et conforme aux règles.

Définition de la facture d’achat / vente électronique

Une facture est un document commercial qui contient les détails d’une transaction entre un acheteur et un vendeur. Parmi ces transactions, les achats effectués au comptant ou à crédit nécessitent une facture comme preuve de la transaction. Par exemple, si vous avez effectué un achat à crédit, la facture détaillera tous les termes et accords qui ont été conclus pour fournir des informations sur les différents paiements disponibles.

Traditionnellement, une facture était perçue de par sa forme physique car elle est généralement obtenue à partir de plusieurs exemplaires pour l’acheteur et le vendeur.

De nos jours, plusieurs entreprises choisissent d’utiliser des factures qui sont déjà sous forme électronique. Encore plus, les factures peuvent toujours être imprimées sur papier à la demande des parties impliquées dans la transaction.

 Facture de vente VS Facture d’achat

La facture d’achat est un document commercial délivré pour chaque commande ou achat effectué par l’acheteur. Cette facture est générée après la passation du bon de commande (PO) et la confirmation de la vente par les deux parties ( acheteur et vendeur).

Les factures d’achat présentent de nombreux avantages :

Elle est une preuve de la valeur de l’effet de paiement et d’information lors de la facturation.

Une facture d’achat est un document utile pour la tenue de comptabilité ==> Pour les entreprises, l’existence de factures est nécessaire à la préparation des livres comptables et des rapports financiers.

La facture de vente est un document fourni par les fournisseurs  aux acheteurs lors de la vente et de l’expédition de leurs produits. A la différence d’une facture d’achat, une facture de vente contient des informations sur le type de marchandises achetées, la quantité, le prix, la remise accordée par le vendeur à l’acheteur et le coût total à payer par l’acheteur.

L’objectif principal d’une facture de vente est d’enregistrer les transactions de vente de l’entreprise. Les factures de vente sont un moyen de connaître les ventes qui ont eu lieu en fonction de la date à laquelle les marchandises ont été vendues (pour chaque période). Elle est aussi une preuve, si une erreur survient dans la livraison des marchandises par le vendeur et pour que l’acheteur puisse effectuer des réparations au vendeur

 Comment créer une facture d’achat en ligne ? 

 Les factures d’achat ou de dépenses doivent comporter pratiquement les mêmes données que n’importe quelle autre facture, sauf qu’à travers celle-ci vous enregistrez une dépense dans votre comptabilité.

Les éléments que vous devez inclure sont :

• Vos données fiscales
• Les données fiscales de l’émetteur
• Le numéro de facture
• Date
• Liste des produits ou services que vous avez achetés
• L’assiette fiscale
• TVA ventilée et taux de TVA en pourcentage
• Montant total de l’opération

 Maintenant, la question est de savoir quel est le moyen le plus efficace de la créer. 

Nous vous recommandons toujours d’établir les factures d’achat via un logiciel de facturation en ligne ( gratuit ou payant). En effet, un logiciel de facturation en ligne vous permet d’effectuer une meilleure gestion des factures de dépenses, que si vous le faisiez de l’une des autres manières.

Avec un logiciel de facturation en ligne, vous allez :

• Gagner du temps en scannant les factures.
• Réduire les risques d’erreurs en devant créer des factures dans Excel.
• Pas de documents à stocker dans votre bureau
• Éviter le risque de perdre des informations car elles sont stockées dans votre logiciel de facturation.

Ainsi, vous pouvez créer une facture électronique de tout type, qu’il s’agisse d’une facture ordinaire, rectificative ou récapitulative.

Les dimensions comptables vous permettent d’étiqueter les transactions en fonction d’un territoire, d’une succursale, d’un client, etc. spécifique. Cela permet d’afficher les états financiers séparément en fonction des critères sélectionnés. Pour en savoir plus, visitez la page Dimensions comptables.

Simulation des étapes sur un logiciel de facture en ligne

Étape 1 :

Sur une interface intuitive, vous allez découvrir un bouton de type “ Ajouter une facture”

Vous allez cliquer sur ce bouton, puis un modèle standard s’affiche. 

Étape 2 :

Remplir les données de la facture d’achat, le système chargera automatiquement les données associées (Raison Sociale, Adresse, Commune, Ville   pays) si le système a enregistré ces données ; Sinon, ces données doivent être tapé.

Sélectionner le produit dans la liste déroulante qui fonctionne avec le changement de sujet en fonction de la réglementation fiscale. Lors du choix du produit, les champs “Code Produit” et “Code Changer Sujet » sont remplis de codes prédéfinis.

 Vous pouvez entrer la description du produit qui est la vente, qui est soumise à la retenue de TVA pour changement d’objet.

Remplissez Quantité et Prix (unité). Le sous-total est calculé automatiquement.

Le montant net, la TVA, la TVA retenue et le total sont généralement calculés automatiquement.

Une fois les données saisies, appuyez sur un bouton de type « Valider et visualiser ».

Liens utiles : logiciel de facturation en ligne

Zervant

Sage

Bon à savoir :

Lorsque vous recevez une facture d'achat de votre fournisseur, vérifiez attentivement les détails pour vous assurer qu'il n'y a pas d'erreurs. Il est beaucoup plus facile de corriger une facture avant que le paiement ne soit dû. Les erreurs peuvent inclure un montant ou une quantité erronés, un numéro de bon de commande manquant ou un nom de contact manquant.
Essayez de payer vos factures fournisseurs à temps, si vous êtes à court d'argent, suggérez un plan de paiement à court terme. Si vous refusez toujours de prendre les appels des fournisseurs, ils peuvent prendre d'autres mesures. Le dernier recours consiste à réclamer l'argent auprès des tribunaux de comté. Si cela devait se produire, vous devrez payer tous les frais et intérêts encourus par le fournisseur.

Vous pouvez également saisir une date d'échéance pour le chèque : par exemple, une fois par semaine ou une fois par mois. Une fois que vous aurez mis en place un système, celui-ci vous permettra de mieux contrôler vos finances. De cette façon, les fournisseurs sauront quand ils seront payés et n'auront pas à attendre un chèque le jour même de votre appel téléphonique.