Modèles et formulaires

Exemple d’une facture d’achat sous Excel

Dans cette page, vous allez découvrir un modèle d’une facture d’achat sous Excel.

Lire aussi : Modèle d’une facture Québec sur Excel 

Contexte : 

Les transactions entre vendeurs et acheteurs sont généralement régies par des factures de vente ou de factures d’achat. En effet, ces deux termes ont le même sens, car les factures de vente sont des factures émises par le vendeur, tandis que les factures d’achat sont des factures reçues par l’acheteur.

 facture d'achat sur Excel
Modèle facture d’achat sur Excel

Pourquoi établir une facture d’achat ?

Si vous êtes chef d’une petite entreprise ou simplement que vous êtes engagé dans une profession libérale, il est très important que vous sachiez comment et quand établir une facture d’achat. De cette façon, vous pourrez tenir vos factures à jour de manière correcte comme l’exige l’administration fiscale. Ainsi, il est très important de ne pas commettre d’erreurs comptables qui pourraient nuire à votre l’état de votre comptabilité vis-à-vis le “trésor”.

En effet, une facture d’achat est très importante et à plusieurs finalités, à savoir :

Une facture d’achat est généralement dans un format similaire à tout autre type de facture que vous pouvez recevoir. La facture d’achat décrit les produits qui ont été achetés, le nombre de chaque article et le prix des produits. Elle inclut également généralement des conditions de paiement.

Le processus typique commence par une demande de devis, qui une fois approuvée est transformée en bon de commande approuvé, et se termine finalement par la réception des marchandises et de la facture du fournisseur.une facture d’achat est la preuve matérielle que les biens ou services achetés sont conformes aux souhaits de l’acheteur. Habituellement, cette facture d’achat contient les détails des articles achetés et leurs prix.

Si l’article a été acheté à crédit ou payé ultérieurement, cette facture d’achat sert d’un justificatif de la valeur des marchandises et le montant facturé.

Une facture d’achat est également un document qui peut être légalement enregistré dans les livres comptables.

Pour les marchandises qui ne sont pas récupérées immédiatement par l’acheteur après l’achat mais qui sont envoyées ultérieurement par le vendeur, une facture d’achat est requise lors de la réclamation en cas d’anomalie.

Bon à savoir :

Il y a toujours de bonnes raison de conserver les factures d’achat après les transactions. Si ce document n’est pas disponible ou perdu, il se peut que vous ayez plus de difficultés à traiter les réclamations ou même que vous ne puissiez pas le faire du tout.

Si une facture est reçue du fournisseur avant la date de commande, cela peut être vu comme un non-respect de ce processus ou anti-réglementation. Dans le cas des vérifications, on compare la date de la facture (la date sur la facture, pas la date de saisie du système) avec la date d’approbation du bon de commande et génère une liste des transactions pour lesquelles la date de la facture est antérieure à la date d’approbation du bon de commande.

 La composition et les donnés obligatoire d’une facture d’achat

La partie qui émet la facture est l’entreprise ou le magasin qui a vendu l’article. Ce document doit être fourni lors d’une transaction officielle de vente et d’achat. Par conséquent, vous devez apprendre comment établir une facture d’achat pour vos clients. Il y a plusieurs informations qui doivent y être contenus, à savoir :

Identité de l’entreprise

L’un des éléments importants de celui-ci est l’information sur l’identité de l’entreprise qui vend les marchandises. L’identité en question comprend le nom de l’entreprise, le logo de l’entreprise, l’adresse de l’entreprise et le numéro de téléphone qui peut être contacté. Grâce à ces informations, l’entreprise peut être contactée en cas de problème avec le produit.

Nom de l’acheteur

Le nom de l’acheteur doit être clairement indiqué. Cela montre que la transaction a bien eu lieu entre le vendeur et l’acheteur. Pour être plus complet, écrivez le nom et l’adresse de l’acheteur dans le document de facturation.

Code ou numéro de transaction

Le code ou le numéro de transaction est déterminé par le vendeur en fonction du nombre d’articles émis. Avec ce code, le suivi peut être effectué facilement en cas de problème ultérieur.

Date de la transaction

Il ne faut pas l’oublier, les informations concernant la date de la transaction doivent également figurer sur la facture d’achat. En plus de suivre les temps de transaction, cela est fait pour faciliter la classification des transactions dans les registres comptables. Si cette information, la note est également vulnérable à une utilisation abusive à d’autres fins.

Détails de la transaction

Le composant principal d’une facture d’achat est le détail de la transaction. Ces détails comprennent le type de marchandises, le type de marchandises, la taille des marchandises, la quantité de marchandises et le prix des marchandises. Des informations peuvent également être incluses concernant les remises sur les biens fournis par le vendeur.

Paiement total

A la fin de la facture, il y a le prix total des articles achetés en même temps. Auparavant, vous pouviez inclure le montant de la TVA que l’acheteur devait payer sur la transaction.

Nom et Signature

À la fin, vous devez inclure un espace pour le nom et la signature de la personne qui a émis la facture de vente. Elle serait plus complète si cette rubrique était également accompagnée d’un cachet de l’entreprise. Dans une section différente, l’acheteur peut signer une signature comme preuve d’approbation de la transaction.

les autres informations

S’il y a des choses que l’acheteur doit savoir après avoir effectué une transaction, il est préférable de les écrire au bas de la facture. Par exemple, si un article ne peut pas être échangé ou retourné après son achat. Ceci afin d’éviter des problèmes si l’acheteur regrette la transaction.

Exemples de factures d’achats sous Excel 

 La gestion des factures fait certainement partie du quotidien des responsables de magasins, les entrepreneurs en négoce, ou autres. La facture d’achat est un document répertoriant l’expédition des marchandises accompagnée d’un relevé du nom, du montant et du prix émis par le vendeur et doit être payée par l’acheteur ou le client. Habituellement, cette facture d’achat est établie en trois exemplaires et chacun est destiné à l’acheteur si la facture a été payée, une feuille pour les archives et l’autre pour le rapport financier.

Le choix des types et des exemples de factures eux-mêmes varie également et est conforme au type de transaction commerciale effectuée. Peut-être que certains d’entre vous comprennent et connaissent déjà la forme des factures, mais parfois les nombreux exemples de factures qui circulent vous mettent parfois dans des situations douteuses.

Composants dans la facture

L’existence de cette facture est certainement très utile et facilite la gestion des biens et services achetés par les clients. Surtout encore une fois dans le calcul des bénéfices d’une entreprise.

Ainsi, selon ce dont nous avons discuté ci-dessus, les types, formats et exemples de factures eux-mêmes sont ajustés aux transactions et aux activités en cours. Toutefois, certains composants de la facture doivent y être complets. Les composants qui doivent être présents incluent :

  • Numéro de commande de la facture
  • Bon de commande/numéro de commande
  • Numéro de code de transaction  
  • Détails de l’article
  • Total
  • Remise (le cas échéant)
  • Frais de port (le cas échéant)
  • Frais de TVA
  • Coût total

L’importance d’utiliser un bon exemple de facture d’achat

L’une des raisons pour lesquelles les factures doivent être établies correctement et correctement est que la facture sert de preuve valable et sera ensuite utilisée comme référence dans le processus de comptabilité. Sans informations précises, le processus de comptabilité peut ne pas fonctionner correctement, il peut donc ne pas fonctionner correctement, ce qui nous oblige à le remplir correctement et complètement.

Cependant, cette facture n’est pas seulement utile pour la comptabilité, car la facture d’achat peut être utilisée comme preuve en cas de problème dans le processus de livraison ou dans le calcul du nominal existant. Il est également important que chacun connaisse le formulaire approprié.

Par conséquent, si vous rencontrez des problèmes pour créer des factures ou avez besoin d’exemples de factures utilisées pour gérer votre entreprise ou votre entreprise. Vous pouvez voir la facture ci-dessous à titre d’exemple.

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