Le tableau de bord suivi des coûts de la maintenance

Ce tutoriel se penchera sur l’analyse du tableau Excel dédié à la gestion des coûts de maintenance.

Excel est un outil précieux dans la gestion logistique. De plus en plus d’entreprises évitent les logiciels pour optimiser leurs opérations avec Excel. Maîtriser Excel est essentiel pour les nouveaux employés dans la maintenance industrielle. Nous offrons un modèle de suivi des coûts de maintenance.

En quoi consiste la gestion des dépenses en maintenance ?

Dans le cadre des opérations de production, la répartition des coûts est essentielle pour atteindre la rentabilité. Les bénéfices résultent de la différence entre le coût des produits et leur prix de vente. L’intensification de la concurrence dans le secteur industriel pousse les entreprises à améliorer constamment leurs produits et services pour rester compétitives. Parallèlement, la maîtrise des coûts demeure une préoccupation majeure.

Exemple : Vous pourrez contrôler vos coûts de maintenance et augmenter l’efficacité des ressources de votre entreprise grâce à l’optimisation et à la planification efficace de votre flotte. Vous pourrez ordonner les flux de maintenance et planifier efficacement leurs révisions, en utiliser les coûts et le nombre de maintenance corrective.

La maintenance implique différents coûts : directs, indirects et généraux.

Coûts directs :

Ces coûts sont directement liés à l’efficacité de l’unité industrielle et diminuent en cas de meilleure préservation des équipements. La durée d’utilisation de l’équipement et la fréquence des soins apportés ont une influence significative. Ils se déterminent en fonction du nombre de révisions, d’inspections et d’autres activités de maintenance réalisées sur les équipements, y compris :

• Coûts de main-d’œuvre directe et salariée
• Coûts directs et contractuels des matériaux et pièces de rechange
• Coûts d’utilisation d’outils et d’équipements, à la fois directs et contractuels
• Coûts contractuels liés à l’exécution des interventions

Coûts indirects :

Ce sont des coûts qui ne peuvent pas être directement attribués à une opération ou à un travail spécifique. En maintenance, il s’agit des coûts qui ne sont pas spécifiquement liés à un travail particulier. Ils englobent généralement des éléments tels que la supervision, les entrepôts, les installations, les ateliers, les accessoires divers, l’administration, les services publics, etc.

• Frais généraux : Ces coûts concernent les domaines ou les fonctions de support non directement productifs, mais qui soutiennent les secteurs directement liés à l’activité de l’entreprise.

Comment concevoir un tableau de suivi des coûts de la maintenance ?

Ici, on mentionne les systèmes de maintenance les plus innovants, qui sont souvent.

utilisés :

Maintenance Préventive par diagnostic (Selon Etat) - Maintenance prédictive- Maintenance corrective.

Le suivi des coûts de maintenance vise à :

• Évaluer techniquement l’organisation de la maintenance des équipements industriels.
• Présenter et valider la procédure de détermination du coût de maintenance des systèmes de l’entreprise.

Définir des KPI’s en fonction des outputs que vous souhaitez obtenir : 

Lien utile : comment créer un tableau de bord sur Excel avec PowerPivot

Avec ce modèle Excel, analysez les coûts de maintenance par machine, service et groupe, favorisant des comparaisons entre la maintenance corrective et préventive. De plus, vous aurez accès à une ventilation des coûts selon la date, les tâches de service, les fournisseurs, ainsi que les coûts par unité.

==> Tout cela repose sur la notion du KPI’s ( Key Performance Indicators) ou simplement les indicateurs de performance.

L’importance des indicateurs dans le suivi des coûts de maintenance

Les indicateurs dans un tableau de suivi des coûts de maintenance assurent une gestion précise des dépenses et fournissent des informations opportunes pour évaluer les coûts associés aux mesures correctives.

Bon à savoir

Les indicateurs de la maintenance s’intéressent à mesurer les côtés RH, Qualité, Service, Maintenance, Coût et ils configurables sur Excel ( Voir : comment configurer les KPI’s d’un tableau de bord Excel)

En ce qui concerne les durées de fiabilités des machines dans la période d’examen, vous aurez immédiatement accès au temps moyen passé en atelier pour chaque unité, ainsi qu’au délai de livraison de chaque fournisseur. Enfin, vous pourrez calculer le coût des prestations en cours pour fournir des budgets.

Grâce à cet outil Excel, vous pourrez :

• Identifier les coûts totaux pour chaque opération de maintenance par machine.
• Obtenir un récapitulatif global basé sur la segmentation que vous avez définie dans la rubrique “Groupe”, vous permettant de visualiser la part de dépenses de chaque zone, région ou centre de coûts.
• Accéder à des informations détaillées concernant le type de service (correctif/préventif) qui représente le plus grand volume.
• Analyser les coûts de maintenance sur une période donnée, révélant les tendances de service, les tâches fréquentes et les principaux prestataires.

Pour calculer les données essentielles concernant les services effectués sur vos unités, suivez les étapes suivantes dans le modèle Excel :

Saisie d’informations : 

La première étape : Saisir les données des services via l’onglet ‘DATA’. Dans cette section, il vous suffit de remplir les colonnes en bleu avec les informations requises, notamment :

Machine : Les informations à intégrer comprennent le numéro de référence économique, le numéro de série, ou toute autre donnée d’identification de l’équipement.

Demande de service : le numéro de l’ordre de service ou de l’ordre de travail affecté à la maintenance. 

Date de début : la date à laquelle la machine a été livré au magasin.

Catégorie de maintenance : Cette section indique si la maintenance a été effectuée dans le cadre du plan de maintenance préventive ou suite à une intervention corrective.

La situation actuelle de la maintenance

Tâches de service :  la partie ou le type de tâche qui a été effectuée sur l’unité.

Total : le coût, hors TVA, de la tâche ou de la pièce examinée.

TVA facturé.

Date de livraison de l’unité. Date de paiement, indiquant quand le paiement a été effectué au fournisseur.

Fournisseur :  Avec les informations du fournisseur du service effectué, vous pourrez connaître le coût mensuel qui lui est adressé.

Modèle :  Il est utile de détecter quel modèle a le plus de services et de savoir s’il est adapté au fonctionnement des équipements.

Référence : Numéro de facture Cette valeur est une donnée à consulter dans ce tableau.

Technicien utilisateur de la machine : Nom et prénom ou certaines données de différenciation de vos utilisateurs.

Synthèse :

 permet d’obtenir des informations sur les dépenses de manière segmentée. Si vous divisez les dysfonctionnements par types de machines, centres de coûts, ou d’autres critères, vous pouvez appliquer cette différenciation.

Les colonnes calculées automatiquement sont :

• Calcul de la TVA. 
• Calcul du coût total, TVA comprise.
• Calcul du temps passé dans l’atelier en jours.
• Nombre des heures des interventions 
• Coût des interventions (jour/homme ou prestataires externes)

Une fois les informations obligatoires renseignées comme précisé précédemment, accédez au menu supérieur et sélectionnez “Données”. cela, vous devez cliquer sur ‘Tout mettre à jour’.

Résultats de la requête

Après avoir saisi les données et demandé la mise à jour dans le modèle Excel, consultez les résultats. Trois onglets de rapport sont disponibles dans le document qui permettent d’évaluer les coûts d’entretien, les temps d’atelier et même de prévoir une partie des budgets alloués à l’entretien du parc des machines.

Dans l’onglet “Temps”, vous accédez aux données sur le temps d’atelier des unités, le temps moyen par machine / délais de livraison.

Enfin, un tableau de bord sur Excel avec des indicateurs clairs et configurés, vous permet de suivre le coût de la maintenance en cours de réalisation, et ce en fonction des autres paramètres comme le RH, le service,…

Pour estimer le coût prévisionnel qu’il faudra budgétiser dans les jours, semaines ou mois à venir. Pour obtenir ces données, le coût par tâche de service rapporté par le fournisseur doit être indiqué.

Plan d’action après l’utilisation de ce tableau de bord des coûts de la maintenance

Définir des critères de classification

Pour établir des critères de classification, il est plus commode de regrouper les équipements de l’usine par systèmes, selon la catégorie analysée pour ordonner les données nécessaires, afin de faciliter la viabilité de la procédure, car les systèmes comprennent plusieurs équipements qui effectuent des opérations de maintenance et subir des pannes similaires.

Coûts de la maintenance de votre unité industrielle 

Des indicateurs et un tableau de bord des coûts de maintenance permettent une présentation concise à l’unité industrielle. Dans le même cadre, vous interprétez les coûts liés aux processus de maintenance des équipements. L’optimisation des coûts de maintenance pour augmenter la rentabilité reste un moteur essentiel dans l’entreprise.

Les ratios des coûts de la maintenance

• Coût de maintenance, autonome / Coût total de l’entretien =  Fournit des indications sur le degré d’indice de comparaison développement de la maintenance productive.
• L’évaluation Coût des services tiers / Coût total de l’entretien évalue l’efficacité des services de tiers en fonction des volumes confiés.
• Coût des matériaux / Coût total de l’entretien = Explique la bonne maintenance (remplacement ou réparation de matériel), la gestion efficace des installations et la réussite des interventions.