Tableau de Suivi des Achats dans Excel : Concept, Rôle et Importance + Modèle
Dans cet article, nous explorerons le concept, le rôle et l’importance d’un modèle de tableau de suivi des achats dans Excel.
La gestion des achats est cruciale pour toute entreprise, quelle que soit sa taille ou son secteur d’activité. Un suivi précis des dépenses liées aux achats permet de maintenir un contrôle financier efficace et de prendre des décisions éclairées. L’utilisation d’un tableau de suivi des achats dans Excel est un outil essentiel pour gérer ces processus de manière optimale.
Le Contexte de la Fonction Achats : Défis et Contraintes
La fonction achats est un élément essentiel de toute entreprise, quelle que soit sa taille ou son secteur d’activité. Elle englobe l’ensemble des activités liées à l’acquisition de biens et de services nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise. Cependant, cette fonction est souvent confrontée à de nombreux défis et contraintes qui peuvent avoir un impact significatif sur la performance globale de l’entreprise.
Les Défis de la Fonction Achats
1. Coûts élevés
L’un des défis majeurs auxquels la fonction achats est confrontée est la pression pour réduire les coûts. Les entreprises cherchent constamment à optimiser leurs dépenses, ce qui oblige les professionnels des achats à négocier des accords avantageux avec les fournisseurs tout en maintenant la qualité des produits ou des services.
2. Gestion des Fournisseurs
La gestion des fournisseurs peut être complexe, en particulier pour les entreprises qui travaillent avec un grand nombre de fournisseurs. Il est essentiel de maintenir des relations efficaces avec les fournisseurs, de surveiller leur performance et de gérer les risques liés à leur solvabilité ou à leur fiabilité.
3. Complexité des Achats
Les achats peuvent être très diversifiés, allant des matières premières aux services professionnels. La complexité des achats exige une compréhension approfondie des produits et services achetés, ainsi qu’une expertise en matière de négociation et de gestion des contrats.
4. Gestion des Stocks
Pour les entreprises qui gèrent des stocks, il est crucial de maintenir un équilibre entre le coût du stockage et la disponibilité des produits. Une mauvaise gestion des stocks peut entraîner des coûts supplémentaires et des retards de livraison.
5. Innovation et Durabilité
Les achats responsables et durables sont de plus en plus importants dans le contexte actuel. Les entreprises sont confrontées à la nécessité de trouver des fournisseurs respectueux de l’environnement et de promouvoir des pratiques d’achat éthiques.
Les Contraintes de la Fonction Achats
1. Contraintes Budgétaires
Les départements des achats sont souvent soumis à des contraintes budgétaires strictes. Ils doivent travailler dans les limites des budgets alloués, ce qui peut parfois limiter leur capacité à négocier des accords avantageux.
2. Conformité Réglementaire
Les réglementations gouvernementales et industrielles jouent un rôle essentiel dans la fonction achats. Les entreprises doivent respecter les lois en matière de contrats, de licences, de droits d’auteur, de confidentialité des données, etc., ce qui ajoute une contrainte supplémentaire à la fonction achats.
3. Gestion des Risques
La gestion des risques est une préoccupation majeure pour les professionnels des achats. Les entreprises doivent évaluer et minimiser les risques liés aux fournisseurs, à la qualité des produits, à la chaîne d’approvisionnement, et plus encore.
4. Pression Temporelle
Les délais de livraison et les besoins urgents peuvent exercer une pression significative sur la fonction achats. Les professionnels des achats doivent être en mesure de prendre des décisions rapides tout en respectant les procédures établies.
Synthèse 😉
La fonction achats est une partie vitale de toute entreprise, mais elle est confrontée à de nombreux défis et contraintes. Pour réussir, les professionnels des achats doivent être compétents, flexibles et capables de s’adapter à un environnement en constante évolution. En surmontant ces défis et en gérant efficacement ces contraintes, la fonction achats peut jouer un rôle clé dans la réduction des coûts, l’amélioration de la qualité et la promotion de la durabilité au sein de l’entreprise.
Suivi des Achats : Modèles Excel 💡👇
Comment Réussir la Politique d’Achat ?
La réussite d’une politique d’achat au sein d’une entreprise repose sur plusieurs facteurs clés. Voici quelques conseils pour réussir la mise en place d’une politique d’achat efficace :
Définissez des objectifs clairs
Avant tout, identifiez les objectifs que vous souhaitez atteindre avec votre politique d’achat. Ces objectifs peuvent inclure la réduction des coûts, l’amélioration de la qualité des produits ou services, la réduction des risques ou la promotion de la durabilité.
Impliquez la haute direction
L’engagement de la direction est essentiel pour réussir une politique d’achat. La direction doit soutenir activement les initiatives d’achat et reconnaître leur importance pour l’entreprise.
Établissez des procédures et des normes
Mettez en place des procédures d’achat claires et des normes de qualité pour guider les décisions d’achat. Assurez-vous que ces procédures sont accessibles à tous les employés impliqués dans le processus d’achat.
Sélectionnez des fournisseurs fiables
Identifiez et choisissez des fournisseurs qui sont réputés pour leur fiabilité, leur qualité et leur respect des délais de livraison. Établissez des relations solides avec ces fournisseurs.
Mettez en place une équipe d’achats compétente : Recrutez ou formez une équipe d’achats compétente qui comprend des professionnels ayant une expertise dans le domaine. Ils doivent être capables de négocier efficacement et de gérer les fournisseurs.
Utilisez la technologie
Les outils de gestion des achats, tels que les logiciels de gestion des fournisseurs et les systèmes de gestion des contrats, peuvent considérablement améliorer l’efficacité de vos processus d’achat.
Établissez un processus de suivi et d’évaluation
Mettez en place un système de suivi des performances des fournisseurs et évaluez régulièrement leur conformité aux normes de qualité et aux termes du contrat.
Négociez avec intelligence
Les négociations avec les fournisseurs sont cruciales. Cherchez des opportunités pour négocier des prix, des conditions de paiement et des avantages supplémentaires, mais veillez à maintenir des relations positives avec vos fournisseurs.
Soyez flexible et adaptable
Les marchés et les conditions peuvent évoluer rapidement. Soyez prêt à ajuster votre politique d’achat en fonction des changements économiques, technologiques et réglementaires.
Promouvez la responsabilité sociale des entreprises (RSE)
Intégrez des critères de RSE dans votre politique d’achat en favorisant des fournisseurs respectueux de l’environnement et des normes de travail éthiques.
Communiquez efficacement
Assurez-vous que tous les employés concernés comprennent et respectent la politique d’achat de l’entreprise. La communication interne est essentielle pour garantir l’adhésion à la politique.
Effectuez des audits internes
Réalisez régulièrement des audits internes pour évaluer l’efficacité de votre politique d’achat et identifier les domaines nécessitant des améliorations.
En suivant ces conseils et en adaptant votre politique d’achat aux besoins spécifiques de votre entreprise, vous pouvez améliorer la gestion de vos dépenses, renforcer vos relations avec les fournisseurs et contribuer à la réussite globale de votre organisation.
L’Impact d’un Tableau de Suivi sur l’Optimisation de la Politique d’Achat
Un tableau de suivi peut jouer un rôle crucial dans la rationalisation de la politique d’achat d’une entreprise en apportant plusieurs avantages significatifs. Voici comment un tableau de suivi peut contribuer à cette rationalisation :
Visibilité complète des dépenses
Un tableau de suivi des achats permet de recueillir et de consolider toutes les données relatives aux achats, offrant ainsi une vue d’ensemble complète des dépenses de l’entreprise. Cela permet à la direction de mieux comprendre où vont les fonds et d’identifier les domaines où des économies peuvent être réalisées.
Analyse des tendances de dépenses
En utilisant un tableau de suivi sur une période prolongée, vous pouvez identifier les tendances de dépenses, les variations saisonnières et les fluctuations de prix. Cela permet de mieux anticiper les besoins futurs et d’ajuster la politique d’achat en conséquence.
Identification des fournisseurs clés
Le suivi des achats permet d’identifier les fournisseurs les plus importants en termes de dépenses. Cela peut aider à renforcer les relations avec ces fournisseurs clés et à négocier des accords avantageux.
Gestion de la performance des fournisseurs
Un tableau de suivi peut inclure des critères pour évaluer la performance des fournisseurs, tels que la qualité des produits, les délais de livraison et la conformité aux termes du contrat. Cette évaluation objective peut aider à prendre des décisions éclairées concernant la poursuite ou la cessation de la collaboration avec certains fournisseurs.
Optimisation des coûts
En identifiant les opportunités d’économies, un tableau de suivi peut contribuer à l’optimisation des coûts. Il permet de négocier des tarifs préférentiels, de rationaliser les achats en regroupant des commandes ou en éliminant des achats redondants.
Amélioration de la conformité aux politiques internes
Un tableau de suivi peut aider à garantir que les politiques d’achat de l’entreprise sont respectées. Les responsables des achats peuvent vérifier si les procédures et les budgets sont respectés et prendre des mesures correctives en cas de non-conformité.
Réduction des erreurs humaines
L’automatisation des calculs et la saisie de données dans un tableau de suivi réduisent les risques d’erreurs humaines dans les calculs des montants et des totaux.
Prise de décision éclairée
Les données collectées dans le tableau de suivi permettent à la direction de prendre des décisions éclairées en matière d’achats. Les informations fournies peuvent être utilisées pour élaborer des stratégies d’achat plus efficaces.
Gestion des budgets
Un tableau de suivi peut être un outil précieux pour la gestion des budgets d’achat. Il permet de suivre les dépenses par rapport aux allocations budgétaires et d’ajuster les priorités en conséquence.
Reporting et transparence
En utilisant un tableau de suivi, les informations sur les achats deviennent plus transparentes et facilement accessibles. Cela renforce la responsabilisation des employés et favorise la conformité aux politiques d’achat.
En somme, un tableau de suivi des achats joue un rôle essentiel dans la rationalisation de la politique d’achat en fournissant des données pertinentes et en facilitant la prise de décision basée sur des preuves. Il permet à l’entreprise de mieux gérer ses dépenses, d’améliorer ses relations avec les fournisseurs et d’optimiser ses processus d’achat pour une plus grande efficacité opérationnelle.
Concept du Tableau de Suivi des Achats dans Excel
Un tableau de suivi des achats dans Excel est un document électronique qui enregistre de manière systématique et organisée toutes les transactions d’achat effectuées par une entreprise. Il peut prendre la forme d’une feuille de calcul Excel, ce qui en facilite la création et la gestion. Ce tableau répertorie diverses informations telles que la date de l’achat, le fournisseur, la description du produit ou du service, la quantité, le prix unitaire, le montant total de la transaction, et d’autres détails pertinents.
Rôle du Tableau de Suivi des Achats dans Excel
1. Enregistrement des transactions
Le principal rôle d’un tableau de suivi des achats est d’enregistrer toutes les transactions d’achat de manière précise et organisée. Cela permet de maintenir un historique complet des achats effectués par l’entreprise.
2. Contrôle financier
Le tableau permet de suivre de près les dépenses liées aux achats. Il aide à identifier les tendances de dépenses, les coûts excessifs et les économies potentielles, contribuant ainsi à un meilleur contrôle financier.
3. Gestion des fournisseurs
En enregistrant les informations sur les fournisseurs, le tableau facilite la gestion des relations avec ces derniers. Il permet de suivre les performances des fournisseurs, de comparer les prix et de négocier des accords plus avantageux.
4. Prévision budgétaire
En analysant les données du tableau, les entreprises peuvent établir des prévisions budgétaires plus précises pour les achats futurs. Cela aide à éviter les dépassements budgétaires et à planifier les investissements avec soin.
5. Rapports et analyses
Les données contenues dans le tableau peuvent être utilisées pour générer des rapports et des analyses détaillées. Cela aide la direction à prendre des décisions éclairées et à identifier des opportunités d’amélioration.
Importance du Tableau de Suivi des Achats dans Excel
L’importance d’un tableau de suivi des achats dans Excel ne peut être surestimée, notamment pour les raisons suivantes :
1. Précision
Excel permet d’effectuer des calculs automatiques, minimisant ainsi les erreurs humaines dans les calculs des montants et des totaux.
2. Accessibilité
Les feuilles de calcul Excel sont faciles à partager et à mettre à jour, ce qui favorise la collaboration au sein de l’entreprise.
3. Personnalisable
Les tableaux Excel peuvent être adaptés aux besoins spécifiques de chaque entreprise. Ils peuvent être enrichis en fonction des informations requises.
4. Analyse des données
Excel offre des outils puissants pour l’analyse des données, permettant aux entreprises de tirer des informations utiles de leur tableau de suivi des achats.
5. Historique des transactions
Un tableau de suivi des achats crée un historique complet des transactions, ce qui est précieux pour l’audit, la conformité fiscale et la prise de décision.
Modèle simple de tableau de suivi des achats dans Excel
| Date de l’achat | Fournisseur | Description du produit/service | Quantité | Prix unitaire | Montant total |
|---|---|---|---|---|---|
| 01/02/2024 | Fournisseur A | Produit A | 50 | 10.00 € | 500.00 € |
| 02/02/2024 | Fournisseur B | Produit B | 25 | 15.50 € | 387.50 € |
| 05/02/2024 | Fournisseur A | Produit C | 30 | 8.75 € | 262.50 € |
| 07/02/2024 | Fournisseur C | Service X | 5 | 75.00 € | 375.00 € |
| 10/02/2024 | Fournisseur B | Produit D | 40 | 22.00 € | 880.00 € |
| —————- | ———— | ——————————- | ———- | ————– | ————— |
| Total des achats | 150 | 2405.00 € |
Ce tableau comprend les colonnes suivantes :
- Date de l’achat : La date à laquelle l’achat a été effectué.
- Fournisseur : Le nom du fournisseur auprès duquel l’achat a été effectué.
- Description du produit/service : Une brève description du produit ou du service acheté.
- Quantité : Le nombre d’unités achetées.
- Prix unitaire : Le prix par unité du produit ou du service.
- Montant total : Le montant total de l’achat, calculé en multipliant la quantité par le prix unitaire.
Vous pouvez ajouter des colonnes supplémentaires en fonction de vos besoins, telles que des colonnes pour la TVA, les numéros de facture, les codes de catégorie, etc. N’oubliez pas de mettre à jour régulièrement ce tableau à mesure que de nouvelles transactions d’achat sont effectuées pour avoir une vue précise de vos dépenses.
Créer un tableau de suivi des achats dans Excel
Suivez ces étapes :
Préparation des Données :
Commencez par définir les données que vous souhaitez suivre. Par exemple :
- Date d’achat
- Fournisseur
- Article
- Quantité
- Prix unitaire
- Montant total (Prix unitaire * Quantité)
- Catégorie de dépense
- Notes
Création du Tableau :
- Ouvrez Excel et créez un nouveau classeur.
- Dans la première feuille, saisissez les en-têtes des colonnes en fonction des données choisies.
- Sous chaque en-tête, saisissez les données de vos achats.
Formules et Calculs :
- Pour le montant total, utilisez une formule. Par exemple, si le prix unitaire est dans la colonne C et la quantité dans la colonne D, la formule pour le montant total en E2 serait
=C2*D2. - Copiez cette formule sur toute la colonne.
Mise en Forme du Tableau :
- Sélectionnez vos données, puis allez dans l’onglet « Insertion » et choisissez « Tableau » pour convertir vos données en tableau Excel. Cela facilite le filtrage et la gestion des données.
Analyse des Données :
- Utilisez des fonctions telles que
SOMME.SI,MOYENNE,NB.SIpour analyser vos données. Par exemple,=SOMME.SI(E:E, D:D, "Fournisseur X")pour calculer le total des achats chez « Fournisseur X ». - Vous pouvez également utiliser des tableaux croisés dynamiques pour une analyse plus poussée.
Graphiques :
- Pour visualiser les données, créez des graphiques. Par exemple, un graphique en barres pour comparer les dépenses par catégorie.
Mise à jour et Maintenance :
- Mettez régulièrement à jour le tableau avec de nouvelles données d’achat.
- Utilisez des filtres pour trier ou afficher certaines catégories de données.
Ce processus vous aidera à créer un tableau de suivi des achats robuste et facile à mettre à jour. Si vous avez des questions spécifiques ou si vous souhaitez automatiser certaines parties du processus, n’hésitez pas à demander.
En sommme, un tableau de suivi des achats dans Excel est un outil indispensable pour toute entreprise cherchant à gérer efficacement ses dépenses et à améliorer sa gestion des achats. Il facilite l’enregistrement des transactions, le contrôle financier, la gestion des fournisseurs, la prévision budgétaire et l’analyse des données. Sa flexibilité et sa capacité à fournir des informations précises en font un atout inestimable pour les entreprises de toutes tailles. Il est donc essentiel d’intégrer cet outil dans la gestion quotidienne des achats de votre entreprise pour garantir sa croissance et son succès à long terme. N’hésitez pas à explorer les nombreuses fonctionnalités d’Excel pour créer un tableau de suivi des achats adapté à vos besoins spécifiques.
Les indicateurs KPI indispensables dans un tableau de suivi des achats
Un tableau de suivi des achats efficace ne se limite pas à enregistrer des commandes. Il doit permettre de mesurer les dépenses, les délais, la performance des fournisseurs, les écarts budgétaires et les risques de rupture ou de retard.
Les indicateurs de performance des achats, aussi appelés KPI achats, transforment une simple liste de commandes en véritable outil de pilotage. Ils apportent une vision synthétique de l’activité et aident le responsable achats, le dirigeant ou le contrôleur de gestion à repérer rapidement les anomalies.
Leur choix dépend de la taille de l’entreprise, du volume de commandes et du niveau de contrôle recherché. Toutefois, certains indicateurs restent utiles dans presque toutes les organisations, qu’il s’agisse d’une PME, d’un commerce, d’une association, d’un chantier ou d’un service administratif.
Tableau récapitulatif des principaux KPI achats
| Indicateur | Objectif | Méthode de calcul | Formule Excel possible | Interprétation |
|---|---|---|---|---|
| Montant total des achats | Mesurer la dépense globale sur une période. | Somme des montants de toutes les commandes. | =SOMME(TableauAchats[Montant TTC]) | Une hausse doit être rapprochée de l’activité, du budget et des volumes achetés. |
| Budget consommé | Connaître la part du budget déjà engagée. | Montant des achats ÷ budget prévu × 100. | =Montant_Achats/Budget_Prevu | Un taux élevé en début de période peut annoncer un futur dépassement. |
| Budget restant | Identifier la somme encore disponible. | Budget prévu moins achats engagés. | =Budget_Prevu-Montant_Achats | Un résultat négatif signale un dépassement budgétaire. |
| Nombre de commandes | Mesurer le volume administratif traité. | Comptage des numéros de commande. | =NBVAL(TableauAchats[Numero commande]) | Un grand nombre de petites commandes peut générer des coûts administratifs inutiles. |
| Montant moyen par commande | Évaluer la valeur moyenne des commandes passées. | Montant total ÷ nombre de commandes. | =MOYENNE(TableauAchats[Montant TTC]) | Une valeur très faible peut révéler un manque de regroupement des besoins. |
| Délai moyen de livraison | Mesurer la rapidité des fournisseurs. | Moyenne entre date de commande et date de réception. | =MOYENNE(TableauAchats[Date reception]-TableauAchats[Date commande]) | Une augmentation du délai moyen peut perturber les stocks ou la production. |
| Taux de livraison à temps | Mesurer le respect des dates promises. | Livraisons dans les délais ÷ livraisons totales × 100. | =NB.SI(StatutDelai; »A temps »)/NBVAL(StatutDelai) | Plus le taux est proche de 100 %, plus la fiabilité logistique est élevée. |
| Taux de retard fournisseur | Repérer les problèmes récurrents de livraison. | Commandes en retard ÷ commandes livrées × 100. | =NB.SI(StatutDelai; »En retard »)/NBVAL(StatutDelai) | Il doit être analysé par fournisseur, famille d’achat et période. |
| Taux de commandes réceptionnées | Suivre l’avancement des achats ouverts. | Commandes reçues ÷ commandes passées × 100. | =NB.SI(Statut; »Receptionnee »)/NBVAL(Statut) | Un taux faible peut indiquer une accumulation de commandes non clôturées. |
| Taux de conformité | Mesurer la qualité des produits ou services reçus. | Réceptions conformes ÷ réceptions totales × 100. | =NB.SI(Conformite; »Conforme »)/NBVAL(Conformite) | Un taux faible justifie une évaluation ou une action corrective fournisseur. |
| Écart entre montant commandé et facturé | Détecter les erreurs de facturation. | Montant facturé moins montant commandé. | =Montant_Facture-Montant_Commande | Tout écart doit être expliqué par des frais, une modification ou une erreur. |
| Factures en attente de paiement | Suivre les engagements financiers non réglés. | Somme des factures dont le statut est non payé. | =SOMME.SI.ENS(Montant;StatutPaiement; »A payer ») | Ce KPI aide à anticiper les sorties de trésorerie. |
| Part des achats par fournisseur | Mesurer la dépendance vis-à-vis d’un fournisseur. | Achats du fournisseur ÷ achats totaux × 100. | =SOMME.SI.ENS(Montant;Fournisseur;A2)/SOMME(Montant) | Une concentration excessive peut créer un risque d’approvisionnement. |
| Économies réalisées | Mesurer les gains obtenus par négociation. | Prix initial moins prix négocié, multiplié par la quantité. | =(Prix_Initial-Prix_Negocie)*Quantite | Il convient de distinguer les économies réelles des simples baisses de prix théoriques. |
Les KPI financiers pour maîtriser les dépenses
Montant total des achats
Cet indicateur représente la valeur cumulée des commandes enregistrées pendant une semaine, un mois, un trimestre ou une année. Il peut être suivi en montant hors taxes ou toutes taxes comprises, à condition de conserver la même règle dans l’ensemble du fichier.
La lecture devient plus pertinente lorsque les dépenses sont ventilées par fournisseur, service demandeur, catégorie de produit, centre de coût ou projet.
Taux de consommation du budget
Ce ratio compare les dépenses engagées au budget autorisé. Il permet de détecter un dérapage avant la fin de la période et d’arbitrer les commandes qui peuvent être reportées.
Montant engagé, réceptionné et payé
Ces trois valeurs ne doivent pas être confondues. Le montant engagé correspond aux commandes validées. Le montant réceptionné représente les biens ou prestations déjà obtenus. Le montant payé correspond aux factures effectivement réglées.
Leur comparaison apporte une vision beaucoup plus fidèle des engagements à venir.
Écart budgétaire
L’écart budgétaire correspond à la différence entre le budget prévu et le montant réellement consommé. Il peut être exprimé en euros ou en pourcentage.
Un écart défavorable doit être expliqué : hausse des prix, volumes supérieurs, achat exceptionnel, erreur de prévision ou modification du besoin.
Les KPI liés aux délais et aux commandes
Le prix d’achat ne suffit pas à évaluer un fournisseur. Une commande moins chère peut finalement coûter davantage si elle arrive trop tard, bloque une intervention ou provoque un arrêt de production. Les indicateurs de délai complètent donc l’analyse financière.
Dans Excel, une colonne intitulée Écart de délai peut calculer la différence entre la date de réception prévue et la date de réception réelle. Une mise en forme conditionnelle permet ensuite d’afficher les retards en rouge, les livraisons proches de l’échéance en orange et les commandes reçues à temps en vert.
Les KPI de performance fournisseur
Une évaluation fournisseur utile doit reposer sur plusieurs critères. Le prix reste important, mais il doit être rapproché du respect des délais, de la conformité des produits, de la réactivité commerciale et du nombre de litiges.
Le tableau de suivi des achats peut attribuer une note à chaque fournisseur. Par exemple, la note globale peut combiner 35 % pour la qualité, 30 % pour le respect des délais, 20 % pour le prix et 15 % pour la réactivité. Cette pondération doit naturellement être adaptée aux priorités de l’entreprise.
Quels KPI afficher dans un tableau de bord achats Excel ?
La feuille de tableau de bord doit présenter un nombre limité d’indicateurs, directement lisibles par le responsable. Une sélection pertinente peut comprendre :
- le montant total des achats du mois ;
- le budget consommé et le budget restant ;
- le nombre de commandes ouvertes ;
- le montant des factures à payer ;
- le délai moyen de livraison ;
- le taux de commandes livrées à temps ;
- le taux de conformité des réceptions ;
- les cinq principaux fournisseurs ;
- la répartition des dépenses par catégorie ;
- les commandes présentant une anomalie ou un retard.
À quelle fréquence mettre à jour les indicateurs achats ?
La fréquence dépend du volume d’activité. Dans une petite structure, une mise à jour hebdomadaire peut suffire. Un service achats gérant de nombreuses commandes peut actualiser les données chaque jour et produire un reporting synthétique à la fin de chaque semaine.
Les indicateurs budgétaires sont généralement analysés chaque mois, tandis que les retards, les commandes urgentes et les réceptions non conformes nécessitent un suivi plus fréquent. Le fichier doit également conserver un historique afin de comparer les périodes et de repérer les évolutions durables.
Comment choisir les bons indicateurs sans surcharger le fichier ?
Un tableau contenant trop de KPI devient difficile à exploiter. Le choix doit rester lié aux décisions réellement prises par l’entreprise. Un indicateur qui n’entraîne aucune analyse, aucune alerte et aucune action corrective apporte peu de valeur.
Une organisation peut commencer avec six indicateurs essentiels : montant des achats, budget consommé, commandes ouvertes, taux de retard, taux de conformité et factures en attente. Des indicateurs plus avancés peuvent ensuite être ajoutés selon les besoins, notamment les économies réalisées, la dépendance fournisseur ou le coût moyen par commande.
Cycle complet d’un achat : du besoin au paiement
Les huit étapes du processus d’achat
1. Identifier et formaliser le besoin
Le cycle commence lorsqu’un service détecte un besoin : fournitures, matières premières, prestation, équipement, logiciel ou intervention extérieure. La demande doit préciser la nature de l’achat, la quantité, le niveau d’urgence et la date souhaitée.
- désignation du produit ou du service ;
- quantité demandée ;
- service ou projet concerné ;
- budget estimé ;
- date de livraison souhaitée.
2. Créer la demande d’achat
La demande d’achat formalise le besoin avant toute commande. Elle constitue une première trace interne et permet d’éviter les achats non autorisés, les doublons et les dépenses sans rattachement budgétaire.
- numéro de demande ;
- nom du demandeur ;
- date de création ;
- centre de coût ;
- niveau de priorité.
3. Valider la dépense
Le responsable hiérarchique ou budgétaire vérifie que l’achat est justifié, que le budget est disponible et que la demande respecte les règles internes. Une validation supplémentaire peut être exigée au-delà d’un certain montant.
- contrôle du budget disponible ;
- vérification du seuil d’autorisation ;
- validation ou refus motivé ;
- enregistrement de la date de décision.
4. Consulter et sélectionner le fournisseur
Plusieurs fournisseurs peuvent être consultés afin de comparer les prix, les délais, les conditions de paiement, la qualité proposée et les garanties. Le choix ne doit donc pas reposer uniquement sur le tarif le plus bas.
- collecte des devis ;
- comparaison technique et financière ;
- vérification des délais ;
- analyse des conditions contractuelles.
5. Émettre le bon de commande
Le bon de commande confirme l’engagement de l’entreprise. Il reprend les références, les quantités, les prix négociés, l’adresse de livraison, le délai attendu et les modalités de paiement.
- numéro de commande unique ;
- coordonnées du fournisseur ;
- montant HT, TVA et TTC ;
- date de livraison prévue ;
- conditions de règlement.
6. Réceptionner et contrôler
La réception confirme que le produit ou le service a bien été livré. Le contrôle porte sur la quantité, l’état, la conformité aux spécifications et le respect des délais. Toute anomalie doit être enregistrée sans attendre.
- quantité reçue ;
- date de réception réelle ;
- écart par rapport à la commande ;
- conformité ou non-conformité ;
- réserve ou réclamation fournisseur.
7. Rapprocher la facture
La facture doit être comparée au bon de commande et au document de réception. Ce contrôle, parfois appelé rapprochement à trois pièces, permet de vérifier que l’entreprise paie uniquement ce qui a été commandé et réellement reçu.
- prix facturé conforme au prix commandé ;
- quantité facturée conforme à la réception ;
- TVA correctement appliquée ;
- frais supplémentaires justifiés ;
- coordonnées bancaires vérifiées.
8. Payer, clôturer et archiver
Une fois la facture validée, elle est intégrée au calendrier de paiement. La commande peut ensuite être clôturée lorsque la réception est complète, que les éventuels litiges sont résolus et que le règlement a été effectué.
- date d’échéance ;
- statut du paiement ;
- date de règlement ;
- référence comptable ;
- archivage des justificatifs.
Documents et contrôles associés à chaque étape
| Étape | Document principal | Contrôle à réaliser | Information à suivre dans Excel |
|---|---|---|---|
| Expression du besoin | Fiche de besoin | Vérifier la justification et la quantité demandée. | Demandeur, service, article, quantité, priorité. |
| Demande d’achat | Demande d’achat interne | Éviter les doublons et identifier le budget concerné. | Numéro de demande, date, centre de coût, budget. |
| Validation | Visa ou accord interne | Contrôler le seuil d’autorisation et le budget disponible. | Validateur, décision, date de validation, commentaire. |
| Consultation | Devis et tableau comparatif | Comparer le prix, le délai, la qualité et les conditions. | Fournisseurs consultés, montant proposé, fournisseur retenu. |
| Commande | Bon de commande | Vérifier les références, les quantités, le prix et le délai. | Numéro de commande, montant, date prévue, statut. |
| Réception | Bon de livraison ou procès-verbal | Contrôler la quantité, la qualité et la conformité. | Date réelle, quantité reçue, écart, conformité. |
| Facturation | Facture fournisseur | Rapprocher la facture, la commande et la réception. | Numéro de facture, montant facturé, écart, échéance. |
| Paiement | Ordre de paiement ou relevé bancaire | Vérifier l’échéance, le bénéficiaire et le montant réglé. | Statut, date de paiement, mode de règlement, référence. |
Rôle du tableau Excel dans le cycle d’achat
Le tableau de suivi centralise les informations dispersées entre le service demandeur, l’acheteur, le fournisseur, la réception, la comptabilité et la direction. Il permet notamment de :
- retrouver immédiatement l’état d’une commande ;
- identifier les validations encore manquantes ;
- repérer les livraisons en retard ;
- contrôler les écarts entre commande, réception et facture ;
- suivre les montants engagés, réceptionnés, facturés et payés ;
- conserver un historique par fournisseur, service ou projet ;
- produire des indicateurs sur les délais, les dépenses et la conformité.
Comment auditer rapidement un tableau de suivi des achats ?
Un audit rapide peut être réalisé directement dans Excel à l’aide de filtres, de formules de contrôle, de mises en forme conditionnelles et de quelques vérifications ciblées. Cette méthode permet d’identifier les lignes incomplètes, les doublons, les écarts de montant et les commandes qui restent ouvertes sans justification.
Les six contrôles prioritaires
Vérifier les champs obligatoires
Commencez par filtrer les cellules vides dans les colonnes indispensables au suivi. Une commande sans numéro, sans fournisseur ou sans montant ne peut pas être rapprochée correctement.
- numéro de commande ;
- date de commande ;
- fournisseur ;
- montant HT ou TTC ;
- date de livraison prévue ;
- statut de la commande.
Rechercher les doublons
Les doublons peuvent concerner un numéro de commande, une facture ou une ligne importée deux fois. Ils augmentent artificiellement les dépenses et peuvent provoquer un double paiement.
- numéro de commande répété ;
- même numéro de facture pour un fournisseur ;
- même montant enregistré à la même date ;
- commande dupliquée lors d’un copier-coller.
Contrôler les écarts de montant
Le montant commandé, le montant réceptionné et le montant facturé doivent être comparés. Tout écart doit pouvoir être expliqué par une livraison partielle, un avoir, des frais supplémentaires ou une modification validée.
- prix unitaire différent ;
- quantité facturée supérieure ;
- frais de transport ajoutés ;
- TVA incorrecte ;
- remise non appliquée.
Identifier les retards de livraison
Comparez la date de livraison prévue à la date réelle. Pour les commandes non réceptionnées, utilisez la date du jour afin de repérer les échéances dépassées.
- commandes échues non reçues ;
- livraisons reçues après la date promise ;
- retards récurrents chez un fournisseur ;
- absence de date prévue.
Examiner les statuts incohérents
Certaines lignes peuvent indiquer qu’une commande est clôturée alors que la facture ou le paiement manque encore. Le statut doit refléter la situation réelle de la commande.
- commande payée sans facture ;
- commande clôturée sans réception ;
- facture enregistrée sans numéro de commande ;
- réception complète avec statut encore « en cours ».
Contrôler la cohérence des fournisseurs
Les noms de fournisseurs doivent provenir d’une base commune. Les variantes d’écriture divisent les dépenses et faussent les tableaux croisés dynamiques.
- abréviations différentes ;
- raison sociale et nom commercial mélangés ;
- accents ou espaces supplémentaires ;
- fournisseur inactif toujours utilisé.
Tableau d’audit rapide des achats
| Point à contrôler | Question d’audit | Anomalie recherchée | Action corrective | Niveau de priorité |
|---|---|---|---|---|
| Numéro de commande | Chaque achat possède-t-il une référence unique ? | Cellule vide ou numéro utilisé plusieurs fois | Attribuer une référence et supprimer les doublons | Élevé |
| Fournisseur | Les noms sont-ils normalisés ? | Plusieurs orthographes pour la même entreprise | Créer une base fournisseurs et une liste déroulante | Moyen |
| Montants | Les montants commandés et facturés correspondent-ils ? | Écart injustifié ou frais non prévus | Rapprocher commande, réception et facture | Élevé |
| Dates | Les dates prévues et réelles sont-elles renseignées ? | Retard non visible ou date manquante | Compléter les dates et créer une alerte | Élevé |
| Statut | Le statut correspond-il à la situation réelle ? | Commande clôturée trop tôt ou toujours ouverte | Revoir la règle de passage d’un statut à l’autre | Élevé |
| Facture | Chaque facture est-elle unique et rattachée à une commande ? | Doublon ou facture sans référence | Bloquer les doublons et compléter la référence | Élevé |
| Paiement | Les dates et montants payés sont-ils renseignés ? | Facture indiquée comme payée sans preuve | Ajouter la date, le mode et la référence de règlement | Moyen |
| Formules | Les colonnes calculées contiennent-elles encore des formules ? | Valeur saisie à la place d’une formule | Restaurer les formules et protéger les cellules | Moyen |
| Budget | Les dépenses sont-elles rattachées au bon budget ? | Centre de coût vide ou mauvaise catégorie | Corriger l’imputation et rendre le champ obligatoire | Élevé |
| Mise à jour | Le fichier reflète-t-il la situation actuelle ? | Données anciennes ou commandes non actualisées | Définir un responsable et une fréquence de mise à jour | Moyen |
Checklist express avant validation du reporting
- Toutes les commandes possèdent un numéro unique.
- Chaque ligne indique un fournisseur identifié.
- Les montants HT, TVA et TTC sont cohérents.
- Les commandes en retard sont clairement signalées.
- Les factures en double ont été recherchées.
- Les écarts entre commande et facture sont justifiés.
- Les commandes clôturées sont réceptionnées et facturées.
- Les paiements disposent d’une date et d’une référence.
- Les formules n’ont pas été remplacées par des valeurs.
- Les tableaux croisés dynamiques ont été actualisés.
- Le budget restant correspond aux dépenses engagées.
- La date de dernière mise à jour est récente.
Attribuer un score simple à la qualité du tableau
Chaque famille de contrôle peut être notée sur 25 points. Le total donne une appréciation rapide de la fiabilité globale du fichier.
Un score supérieur à 85 indique un tableau globalement fiable. Entre 65 et 85, plusieurs corrections restent nécessaires. En dessous de 65, le reporting doit être vérifié avant toute décision budgétaire ou financière.
Méthode d’audit en sept étapes
- Créer une copie du fichier avant toute correction.
- Activer les filtres sur toutes les colonnes.
- Rechercher les cellules vides dans les champs obligatoires.
- Détecter les numéros de commande et de facture en double.
- Comparer les montants commandés, facturés et payés.
- Filtrer les commandes en retard, ouvertes ou incohérentes.
- Actualiser le tableau de bord puis vérifier les principaux KPI.
10 formules Excel qui font gagner du temps au service achats
Les exemples ci-dessous utilisent un tableau Excel nommé TableauAchats. Chaque ligne représente une commande ou un article commandé. Les intitulés de colonnes peuvent être adaptés à la structure réelle du fichier.
Colonnes utilisées dans les exemples
Les dix formules essentielles pour le suivi des achats
SOMME.SI.ENS : totaliser les achats selon plusieurs critères
SOMME.SI.ENS calcule le montant des achats correspondant à un fournisseur, une catégorie, un statut ou une période précise.
=SOMME.SI.ENS(TableauAchats[Montant HT];TableauAchats[Fournisseur];A2)Cette formule additionne tous les montants HT associés au fournisseur indiqué dans la cellule A2.
NB.SI.ENS : compter les commandes selon plusieurs conditions
NB.SI.ENS permet de compter les commandes répondant à plusieurs critères simultanément.
=NB.SI.ENS(TableauAchats[Fournisseur];A2;TableauAchats[Statut];"En retard")Le résultat indique le nombre de commandes en retard pour le fournisseur renseigné en A2.
RECHERCHEX : récupérer automatiquement une donnée fournisseur
RECHERCHEX recherche une valeur dans une base et renvoie l’information correspondante. Elle peut récupérer les conditions de paiement, le contact, la catégorie ou le délai contractuel.
=RECHERCHEX([@Fournisseur];BaseFournisseurs[Nom];BaseFournisseurs[Delai paiement];"Non trouvé")Dès que le fournisseur est choisi, Excel affiche automatiquement son délai de paiement.
SI : créer un statut ou une alerte automatique
La fonction SI affiche un résultat différent selon qu’une condition est vraie ou fausse.
=SI([@[Date de réception]]<>"";"Réceptionnée";SI(AUJOURDHUI()>[@[Date prévue]];"En retard";"En cours"))La formule classe automatiquement la commande comme réceptionnée, en retard ou en cours.
SIERREUR : remplacer les messages d’erreur
SIERREUR évite l’affichage de messages tels que #N/A, #DIV/0! ou #VALEUR!.
=SIERREUR(RECHERCHEX([@Fournisseur];BaseFournisseurs[Nom];BaseFournisseurs[Contact]);"À compléter")Lorsqu’un fournisseur manque dans la base, la cellule affiche « À compléter ».
AUJOURDHUI : calculer les retards en temps réel
AUJOURDHUI renvoie automatiquement la date du jour. Elle peut être comparée à la date de livraison prévue.
=SI(ET([@[Date de réception]]="";AUJOURDHUI()>[@[Date prévue]]);AUJOURDHUI()-[@[Date prévue]];0)Le résultat correspond au nombre de jours de retard d’une commande encore non réceptionnée.
FILTRE : afficher uniquement les commandes à traiter
FILTRE extrait automatiquement les lignes correspondant à une condition.
=FILTRE(TableauAchats;TableauAchats[Statut]="En retard";"Aucune commande en retard")Excel génère une liste dynamique de toutes les commandes actuellement en retard.
UNIQUE : obtenir la liste des fournisseurs sans doublon
UNIQUE extrait chaque fournisseur une seule fois, même s’il apparaît dans de nombreuses commandes.
=TRIER(UNIQUE(TableauAchats[Fournisseur]))La fonction TRIER classe ensuite la liste par ordre alphabétique.
NB.SI : détecter les numéros en double
NB.SI compte le nombre d’apparitions d’un numéro de commande ou de facture.
=SI(NB.SI(TableauAchats[Numéro de commande];[@[Numéro de commande]])>1;"Doublon";"")Dès qu’une référence apparaît plusieurs fois, Excel affiche une alerte.
LET : simplifier une formule complexe
LET attribue des noms temporaires aux éléments d’une formule. Elle rend les calculs plus courts, plus lisibles et parfois plus rapides.
=LET(Commande;[@[Montant HT]];Facture;[@[Montant facturé]];Ecart;Facture-Commande;SI(Ecart=0;"Conforme";Ecart))Cette formule compare le montant commandé au montant facturé et affiche soit « Conforme », soit la valeur de l’écart.
Tableau récapitulatif des formules achats
| Fonction | Application dans le service achats | Exemple de résultat | Niveau |
|---|---|---|---|
| SOMME.SI.ENS | Totaliser les dépenses par fournisseur, catégorie ou période | 32 450 € achetés auprès d’un fournisseur | Intermédiaire |
| NB.SI.ENS | Compter les commandes en retard selon plusieurs critères | 6 commandes en retard pour une catégorie | Intermédiaire |
| RECHERCHEX | Récupérer les données d’une base fournisseurs | Délai de paiement : 30 jours | Intermédiaire |
| SI | Créer un statut automatique | En cours, En retard ou Réceptionnée | Débutant |
| SIERREUR | Masquer les erreurs de recherche ou de calcul | « À compléter » à la place de #N/A | Débutant |
| AUJOURDHUI | Mesurer les jours de retard en temps réel | 8 jours de retard | Débutant |
| FILTRE | Extraire les commandes nécessitant une action | Liste dynamique des commandes à relancer | Intermédiaire |
| UNIQUE | Créer une liste fournisseurs sans doublon | 42 fournisseurs actifs distincts | Débutant |
| NB.SI | Détecter les références dupliquées | Alerte « Doublon » | Débutant |
| LET | Clarifier les formules de contrôle complexes | Écart entre commande et facture | Avancé |
Trois formules complémentaires très utiles
Calculer le délai réel de livraison
=SI([@[Date de réception]]="";"";[@[Date de réception]]-[@[Date de commande]])Le résultat correspond au nombre de jours écoulés entre la commande et sa réception.
Calculer l’écart budgétaire
=Budget_Prevu-SOMME(TableauAchats[Montant HT])Un résultat positif indique le budget restant. Un résultat négatif révèle un dépassement.
Calculer le taux de livraison à temps
=SIERREUR(NB.SI(TableauAchats[Respect délai];"Oui")/NBVAL(TableauAchats[Respect délai]);0)La cellule doit être affichée au format pourcentage.
Calculer la part d’un fournisseur
=SOMME.SI.ENS(TableauAchats[Montant HT];TableauAchats[Fournisseur];A2)/SOMME(TableauAchats[Montant HT])Ce ratio aide à repérer une dépendance excessive envers un fournisseur.
Bonnes pratiques pour sécuriser les formules
- Transformer la plage de données en tableau structuré Excel.
- Attribuer des noms clairs aux colonnes et aux feuilles.
- Éviter les cellules fusionnées dans la base de données.
- Utiliser des listes déroulantes pour les statuts.
- Protéger les colonnes contenant des formules.
- Tester les formules sur plusieurs cas réels.
- Prévoir un résultat lorsque la cellule source est vide.
- Conserver une copie du fichier avant une modification importante.
- Actualiser les tableaux croisés dynamiques après chaque import.
- Documenter les formules complexes dans une feuille dédiée.
Simulateur : une journée d’un acheteur utilisant Excel
Prenez les commandes d’un service achats, analysez les données du tableau Excel, gérez les urgences fournisseurs et découvrez votre score de pilotage en fin de journée.
Ouverture du tableau de suivi
Votre journée d’acheteur est terminée
Tableau de suivi des achats ou ERP : quelle solution choisir ?
« `Le bon choix dépend moins de la taille de l’entreprise que du nombre d’utilisateurs, du volume de commandes, du besoin de traçabilité et de la complexité du circuit d’achat. Une petite structure peut avoir besoin d’un ERP si ses flux sont complexes, tandis qu’une entreprise plus importante peut encore utiliser Excel pour des analyses ponctuelles.
Souple, accessible et rapide à personnaliser
Excel permet de construire un suivi adapté aux méthodes de l’entreprise sans engager immédiatement un projet informatique. Les colonnes, les formules, les tableaux croisés dynamiques et les indicateurs peuvent évoluer rapidement.
- mise en place rapide ;
- coût limité lorsque Microsoft Excel est déjà utilisé ;
- forte liberté de personnalisation ;
- création facile de KPI et de graphiques ;
- adapté à un service ou à un périmètre restreint ;
- utile pour tester un futur processus achats.
Centralisé, sécurisé et connecté aux autres services
Un ERP enregistre les achats dans un système commun. La demande, la validation, la commande, la réception, la facture, le stock et le paiement peuvent être reliés sans ressaisie entre plusieurs fichiers.
- base de données centralisée ;
- gestion des droits et des validations ;
- historique détaillé des opérations ;
- connexion avec la comptabilité et les stocks ;
- réduction des doubles saisies ;
- meilleure gestion des achats multisites.
Comparatif entre Excel et un ERP achats
| Critère | Tableau Excel | ERP | Solution la plus adaptée |
|---|---|---|---|
| Mise en place | Rapide, parfois réalisable en quelques heures | Projet nécessitant paramétrage, tests et formation | Excel pour démarrer rapidement |
| Coût initial | Faible si Excel est déjà disponible | Licences, intégration, maintenance et accompagnement | Excel pour un budget limité |
| Personnalisation | Très flexible pour les colonnes, formules et tableaux | Possible, mais dépend du paramétrage et de l’éditeur | Excel pour les besoins spécifiques |
| Travail à plusieurs | Possible, mais risque de conflits de versions | Conçu pour plusieurs utilisateurs simultanés | ERP |
| Volume de données | Correct pour un volume faible ou modéré | Plus adapté aux volumes importants et continus | ERP |
| Traçabilité | Dépend de la rigueur des utilisateurs | Historique des actions, validations et modifications | ERP |
| Gestion des validations | Possible avec des colonnes et des statuts manuels | Circuits automatisés selon les montants et les rôles | ERP |
| Connexion aux stocks | Importations ou rapprochements manuels | Mouvements de stock intégrés à la réception | ERP |
| Connexion comptable | Export ou saisie complémentaire nécessaire | Factures et imputations reliées à la comptabilité | ERP |
| Analyse personnalisée | Très rapide avec formules et tableaux croisés | Dépend des rapports disponibles dans le logiciel | Excel |
| Sécurité | Protection limitée si le fichier circule librement | Droits utilisateurs, journalisation et accès contrôlés | ERP |
| Maintenance | Formules et fichiers à contrôler régulièrement | Maintenance organisée par l’entreprise ou l’éditeur | Selon les ressources disponibles |
À partir de quel moment Excel atteint-il ses limites ?
Chaque service possède sa propre version du tableau. Les montants, les statuts et les fournisseurs diffèrent d’un fichier à l’autre.
Les mêmes informations sont saisies dans Excel, la comptabilité, le logiciel de stock et les outils de paiement.
Les accords sont transmis par courriel ou oralement, sans preuve centralisée dans le dossier de la commande.
Plusieurs personnes modifient simultanément les données, avec des risques d’écrasement, de suppression ou de mauvaise version.
Le lien entre la demande, le bon de commande, la réception, la facture et le paiement repose sur des contrôles manuels.
Les données doivent être nettoyées et consolidées plusieurs jours avant chaque réunion de pilotage.
Quelle solution selon la situation de l’entreprise ?
- Moins de 100 commandes par mois : un tableau Excel bien structuré peut suffire si une seule équipe gère le fichier.
- Achats ponctuels ou projet temporaire : Excel reste pratique pour suivre un chantier, un événement ou un investissement.
- Plusieurs services demandeurs : un ERP ou un outil collaboratif devient utile pour organiser les validations.
- Achats liés aux stocks : l’ERP apporte une meilleure cohérence entre commande, réception et niveau de stock.
- Entreprise multisite : une base centralisée limite les doublons, les fournisseurs créés plusieurs fois et les écarts de procédure.
- Besoin de reporting sur mesure : Excel peut rester complémentaire, même après le déploiement d’un ERP.
Excel reste-t-il utile après l’installation d’un ERP ?
Oui. L’ERP devient généralement la source officielle des données, tandis qu’Excel conserve un rôle important pour l’analyse, la simulation et la préparation de décisions. Les acheteurs peuvent exporter les données de l’ERP afin de construire des comparaisons fournisseurs, des scénarios budgétaires ou des tableaux de bord spécifiques.
La solution hybride : ERP pour enregistrer, Excel pour analyser
Cette organisation combine la fiabilité d’une base centralisée avec la souplesse d’Excel. Les commandes, réceptions et factures sont enregistrées dans l’ERP. Les données sont ensuite exportées vers Excel ou Power Query pour produire des analyses plus détaillées.
- L’ERP conserve la donnée officielle.
- Excel calcule les KPI personnalisés.
- Power Query automatise les imports.
- Les tableaux croisés synthétisent les dépenses.
- Les acheteurs testent différents scénarios.
- La direction dispose d’un reporting adapté.
Test rapide pour choisir entre Excel et un ERP
- Une seule personne utilise le tableau.
- Le volume de commandes reste maîtrisable manuellement.
- Les données de stock ne doivent pas être actualisées en temps réel.
- Les validations sont simples et peu nombreuses.
- Le fichier possède un responsable clairement identifié.
- Les sauvegardes et les droits d’accès sont organisés.
Si la majorité de ces affirmations correspond à votre situation, Excel peut encore répondre efficacement au besoin. Dans le cas contraire, l’entreprise doit envisager un ERP, un logiciel achats spécialisé ou une solution intermédiaire connectée à la comptabilité.
