SUIVI EXPÉDITION — FICHE UTILE (4 modèles opérationnels Excel et Word + check-list)

Une Fiche de Suivi Expédition utile est courte, normée, équipée de dates et de preuves. Elle aligne entrepôt, transporteur, douane et client autour d’une seule vérité du flux. Avec ses check-lists, ses statuts EDI, ses documents référencés et ses KPIs (OTIF, transit time), elle devient l’outil qui évite les pertes d’information, accélère les décisions et réduit les coûts cachés (attentes, litiges, re-livraisons).

Pourquoi une “fiche de suivi expédition” change tout

Dans la logistique, l’événement n’existe que s’il est horodaté, documenté, opposable. La Fiche de Suivi Expédition est la page unique qui réunit :

l’identité de l’envoi (référence, volumes, Incoterm),
les jalons de transit (statuts EDI normalisés),
les documents (BL/AWB/CMR, facture, packing list),
les alertes & écarts (retards, avaries, douane),
la preuve de livraison (POD),
et les KPIs pour piloter la performance (OTIF, DIFOT, délai porte-à-porte).

Résultat : un flux lisible, auditable, et une équipe qui sait quoi faire maintenant.

La fiche — trame A4 imprimable (à coller sur le colis ou en chemise dossier)

En-tête

N° expédition (Shipment ID) — N° commande/OT — Client destinataire — Site d’expédition
Incoterm & Lieu — Mode (Route / Air / Mer) — Transporteur / N° tracking — Référence booking
Date promesse départ — Date promesse livraison — Fenêtre de livraison (jour/heure)

Colisage & douane

Nb colis — Poids brut/net — Volume (m³) — Dimensions — Type palette (EUR/IND)
HS code — Origine — Valeur commerciale — Régime douanier — N° licence / autorisation (si applicable)

Jalons & statuts (horodatés)

PICKED/READY FOR PICKUP → GATE-OUT / DEPART ORIGIN → LOADED → DEPARTED → ARRIVED HUB/PORT → CUSTOMS CLEARED → OUT FOR DELIVERY → DELIVERED / POD
(Pour maritime : ajouter “Loaded on Vessel”, “Vessel Departed”, “Vessel Arrived”, “Gate-in/-out Port”).
Chacun avec : Date/heure, Lieu, Preuve (scan, cachet, code événement).

Documents joints (références)

BL (Bill of Lading) / AWB / CMR — Invoice — Packing list — Certificats (origine, conformité) — Assurance — Photos scellés

Incidents & actions

Type (retard, avarie, manquant, douane, adresse erronée) — Détecté le — Gravité (mineur/majeur) — Action & responsable — Échéance — Statut

Livraison & preuve

Date & heure d’arrivée — Nom signataire — Cachet — Réserves (si dommages) — Photos réception — Bon de livraison signé (POD)

Synthèse KPI expédition

OTIF (On-Time In-Full) — Écart délai (h) — Transit time réel (j) — Taux d’incident — Raison retard principale

Couleurs recommandées : bandeau en-tête bleu, jalons gris clair, incidents ambre/rouge, POD vert.

Check-list “Avant / Pendant / Après” (anti-oubli)

Avant (pré-expédition)

Commande verrouillée (quantités, adresses, fenêtre)
Incoterm confirmé + lieu (EXW, FCA, CIP, DAP, DDP…)
Documents disponibles (invoice, packing list, licences, certificats)
Colisage (poids/volume/dimensions) & HS code validés
Booking transport confirmé + n° tracking
Assurance (si valeur/risque)
Douane : code EORI, régime, schéma incoterm cohérent
Scellés posés / n° scellé enregistré (si conteneur)

Pendant (en transit)

Statuts EDI reçus (au moins à chaque jalon critique)
Écart ETA suivi (ETA <–> promesse)
Douane : dédouané / documents transmis en temps utile
Escalade si dérive > X heures (voir plan)

Après (livraison)

POD collecté (signature/tampon + photos si doute)
Réserves formulées dans les délais légaux (avarie, manquant)
Clôture dossier : archives numériques (docs, photos, échanges)
Mise à jour KPI : OTIF, transit time, causes de retard
Facturation : transport, droits & taxes, refacturations internes

Statuts EDI — lexique minimal par mode

Routier (CMR) : PICKED → DEPART ORIGIN → ARRIVED HUB → OUT FOR DELIVERY → DELIVERED/POD
Aérien (AWB) : Booked → Freight received (RCS) → Departed flight → Arrived → Delivered
Maritime (BL) : Gate-in → Loaded on vessel → Vessel departed → Vessel arrived → Gate-out/Delivery

Chaque statut doit comporter : horodatage, code lieu (UN/LOCODE), référence document.

Documents & preuves — ce qui est “opposable”

BL / AWB / CMR signés (originaux ou copies certifiées)
Invoice + Packing list concordantes (quantités, poids, HS, valeur)
Certificats (origine, conformité), licences (si contrôles export)
POD (signature, cachet, réserves) + photos
Échanges structurés (email/système) avec horodatage

Astuce : numérotez chaque pièce (EXP-2025-0919-001_DOC-05) et indexez-la sur la fiche.

KPIs & formules utiles (à suivre sur la fiche ou un tableau Excel)

OTIF = (# livraisons à la date promise ET complètes) / (# livraisons totales)

DIFOT (Delivered In Full On Time) ≈ OTIF, selon votre définition interne.

Transit Time (jours) = Date/heure POD – Date/heure départ réel

Écart délai (heures) = Date/heure POD – Date/heure promesse

Taux d’incident = # expéditions avec incident / # expéditions totales

Seuils de pilotage suggérés

OTIF ≥ 95 % (B2B industriel), Transit time stable ± 10 % vs. historique, Incidents < 3 % (mineurs), 0 % (majeurs).

Gestion des écarts — plan d’escalade simple

Seuil d’écart	Qui alerter	Délai	Action
ETA dérive > 6 h	Exploit. + Transporteur	Immédiat	Replanifier créneau, prévenir client
Douane bloquée > 12 h	Douane + Courtier + Client	2 h	Fournir docs manquants, arbitrer régime
Avarie / manquant	Qualité + Assurance + Transporteur	4 h	Constater, photos, réserves CMR/BL, dossier sinistre
No-show camion / conteneur	Transporteur + Planif	Immédiat	Rebooking express, prioriser quai

Règle d’or : un écart = une alerte + un responsable + une heure cible de résolution.

Incoterms & responsabilités — mémo express

EXW/FCA : charge early sur l’acheteur ; soyez précis sur le point de transfert.
CIP/CPT : vendeur organise transport (+ assurance pour CIP).
DAP/DDP : vendeur jusqu’au site client (DDP inclut droits & taxes).

Indiquez l’Incoterm + lieu exact sur la fiche : DAP — Usine Client, Tanger.

Variantes de la fiche selon le mode

Routier : ajouter fenêtres/heures de quai, n° quai, consignes sécurité site.
Aérien : n° MAWB/HAWB, cut-off export, screening sécurité, flight & leg.
Maritime : n° conteneur, type (20/40/HC), n° scellé, cut-off VGM/Docs, ETD/ETA port, free time, demurrage/detention.

Bonnes pratiques de design (lisibles par tous)

Titres courts + codes couleurs sobres (bleu/gris/ambre/vert).
Dates/heures en format JJ/MM HH:MM (TZ).
Pictos utiles : camion 🚚, avion ✈️, navire 🚢, douane 🛃, POD ✅.
Zone “Actions aujourd’hui” en haut à droite (3 puces).
QR code (option) vers le tracking transporteur ou votre TMS.

Exemple de “Fiche utile” — texte prêt à copier (Word/Excel)

Bandeau : EXP-2025-0919-001 | Client: Helios Foods | Mode: ROUTE | Incoterm: DAP (Casablanca)
Colisage : 8 colis — 1,22 t — 3,4 m³ — EUR-pal — HS 843890
Jalons :

PICKED — 19/09 08:15 — Depot Marrakech — Scan WMS #8451
DEPART ORIGIN — 19/09 09:05 — Marrakech — CMR signé
ARRIVED HUB — 19/09 15:40 — Settat — Photo scellé
OUT FOR DELIVERY — 20/09 08:05 — Casablanca — ETA 10:00–12:00
DELIVERED/POD — 20/09 10:38 — Casablanca Usine B — POD signé M. Idrissi (réserve : carton #3 froissé)
Documents : CMR-2025-0919-001, INV-HF-1542, PL-HF-1542, Cert-Orig.
Incidents : Avarie mineure carton #3 → Ouverture sinistre photo + réserve (Resp. Qualité, délai 24 h).
KPIs : OTIF = 1 (livré à l’heure et complet) ; Transit time = 1,1 j ; Écart délai = +38 min.

Mise en place en 30 minutes (mini-plan)

Fixez la trame (champs + couleurs) → A4 portrait.
Ajoutez le lexique statuts (routier/air/mer) sur la 2ᵉ page.
Définissez les seuils d’alerte (6 h / 12 h / no-show) et les responsables.
Créez un dossier numérique par expédition (mêmes noms de fichiers).
Formez l’équipe : 10 minutes de briefing → où mettre quoi, quand alerter.

Fiche_Suivi_Expedition_A4 Download

Suivi d’expéditions — la feuille qui fait parler vos flux

Dans ce classeur, chaque onglet raconte une facette du voyage d’un colis. Expeditions décrit le réel, KPIs prend le pouls, Dashboard met en scène, Lists fixe la grammaire.

I. Expeditions — le journal de bord

C’est la table vivante où l’on pose des faits et où les chiffres se calculent d’eux-mêmes.

1) La ligne bleue

Une première rangée bleu nuit ouvre la marche : des en-têtes nets, des filtres prêts, des lignes zébrées qui guident l’œil.
On y lit l’identité du voyage (ShipmentID, Client, Incoterm, Mode, Transporteur), le temps promis (départ, fenêtre de livraison, promesse d’arrivée) et le temps vécu (départ réel, livraison réelle, ETA courant).

2) Les lieux qui parlent

Deux UN/LOCODE (origine, destination) donnent des racines et un horizon à chaque expédition. Un code, une ville, un monde.

3) Les vérités automatiques

Des colonnes calculées s’éclairent seules :

OTIF et DIFOT (1 en vert, 0 en rouge),
TransitTime (j), Écart délai (h) (barres qui s’allongent à mesure du retard),
Aging depuis le départ (du vert à l’orange puis au rouge),
SLA_Breach (O/N) qui jaunit quand la promesse vacille,
LateBucket qui classe le retard : OK, 0–6h, 6–24h, >24h.

4) Les accrocs et ceux qui les réparent

L’incident a une nature (retard, manquant, douane…), une gravité (mineur/majeur), un statut (ouvert/en cours/clos), un responsable, une échéance, parfois un coût.
Si l’échéance passe et que le dossier n’est pas clos, la cellule rougit — discrète alarme qui évite l’oubli.

II. KPIs — le souffle des chiffres

Un feuillet calme, didactique.

1) La météo du moment

Nombre d’expéditions, OTIF moyen, DIFOT moyen, % d’incidents, retard moyen, aging moyen : quelques mesures simples, immédiatement lisibles.

2) Les couleurs par mode

Route, Air, Mer : trois lignes, trois moyennes OTIF. On voit vite quel mode tient sa promesse — et lequel demande soin.

III. Dashboard — la scène et le regard

L’onglet qui s’affiche en réunion, sans s’excuser.

1) Trois tuiles, une histoire

Nb d’expéditions,
OTIF moyen,
Incidents (%).
Des cartes claires, prêtes à être projetées.

2) Deux graphes qui suffisent

Un histogramme montre la répartition des expéditions par mode.
Un camembert découpe l’OTIF (à l’heure / en retard) en parts nettes et silencieuses.

IV. Lists — la grammaire commune

Ici résident les listes déroulantes : Modes, Incoterms, Livré complet, Gravité, Statut.
Modifier une valeur, c’est enseigner un nouveau mot à tout le classeur. La cohérence s’y cultive.