Modèles PowerPoint SIPOC, Exemple de Processus et Fiches Word à remplir
Recommandés
Le SIPOC (Suppliers–Inputs–Process–Outputs–Customers) est un cadre visuel qui résume, sur une seule page, les entrées, sorties et frontières d’un processus. Il sert de langage commun au lancement d’un projet (DMAIC/Lean), à l’alignement des équipes et à la préparation d’analyses plus fines (VOC/CTQ, VSM, AMDEC, SPC). Bien utilisé, il évite les quiproquos, accélère la collecte d’informations et met rapidement en évidence les dépendances critiques.
À quoi sert un SIPOC ?
- Cadrer un processus avant de l’auditer : où commence-t-il, où s’arrête-t-il, quel est le “client” et ce qu’il attend vraiment.
- Aligner les acteurs (exploitation, qualité, achats, IT, finance…) sur des définitions identiques.
- Préparer la voix du client (VOC) et les CTQ (Critical To Quality) : ce qui compte pour le client, mesurable et vérifiable.
- Lister les dépendances (fournisseurs internes/externes, données, équipements, réglementations) et les risques de rupture.
- Créer une base de travail pour la cartographie détaillée (VSM), l’AMDEC ou la standardisation (SOP).
Décomposer les 5 colonnes : questions utiles
S — Suppliers (Fournisseurs)
Qui fournit les entrées nécessaires ? Pensez aux services internes (IT, Achats, Qualité), aux partenaires et aux systèmes.
Exemples : fournisseur de pièces, base de données produits, laboratoire d’essais.
I — Inputs (Entrées)
Qu’apporte chaque fournisseur ? Données, matières, formulaires, autorisations, outillages.
Exemples : commande signée, matière première référencée, dossier d’habilitation.
P — Process (Étapes)
En 5–7 étapes macro (pas des tâches micro), que se passe-t-il entre le début et la fin ?
Exemples : “Recevoir demande → Qualifier → Produire → Contrôler → Livrer”.
O — Outputs (Sorties)
Qu’est livré ou produit ? Inclure les sorties indésirables (rebuts, délais, écarts).
Exemples : produit conforme, rapport d’essais, ticket résolu, rejet documenté.
C — Customers (Clients)
Qui utilise l’output ? Client externe, client interne, régulateur, système aval.
Exemples : client final, service logistique, organisme de contrôle.
Comment animer un atelier SIPOC (60–90 min)
- Préparation : définir le périmètre “de… à…”, inviter 6–10 personnes (process owner, opérationnels, amont/aval, qualité, IT si besoin).
- Règles de jeu : parler en termes processus, pas en organigramme ; viser le macro-niveau ; écrire des noms d’objets (“commande validée”) plutôt que des verbes vagues (“gérer”).
- Temps 1 – Process (15 min) : tracer 5–7 étapes clés.
- Temps 2 – Outputs & Customers (15 min) : ce qui sort, pour qui, avec quels critères d’acceptation (CTQ).
- Temps 3 – Inputs & Suppliers (20 min) : ce qu’il faut pour produire l’output, qui le fournit, contraintes d’entrée.
- Temps 4 – Consolidation (10–15 min) : supprimer les doublons, clarifier les frontières, noter les zones d’ombre et risques.
- Clôture : lister les actions (manques de données, règles floues, KPI à préciser) et nommer un responsable du document.
Choisir une mise en page : 4 concepts de design
Concept A — “Horizontal Cards Timeline”
Cinq grandes cartes colorées S-I-P-O-C alignées, avec puces à remplir.
À privilégier : kick-off projet, communication visuelle simple, affichage A3/A4.
Concept B — “Vertical Swimlanes”
Cinq couloirs verticaux avec pastilles S/I/P/O/C ; connecteurs entre colonnes (ex. fournisseurs → entrées).
Atout : montre les flux et les dépendances entre acteurs.
Concept C — “Matrix Board (5×2)”
Deux rangées par colonne (ligne 1 = essentiels, ligne 2 = variantes/notes).
Idéal : ateliers rapides, prise de notes pendant l’exploration du périmètre.
Concept D — “Sidebar + Central Flow”
Fournisseurs/Entrées en volet gauche, Process au centre (enchaînement vertical), Sorties/Clients à droite.
Utile : narration pas-à-pas, préparation à une SOP ou à un mode opératoire.
Astuce : gardez la palette cohérente (ex. bleu pour S/I, blanc pour P, vert/orange pour O/C). Les formes “pilule” améliorent la lisibilité sur écran et à l’impression.
Exemple guidé (service IT — gestion d’un ticket)
- S : Utilisateur, Superviseur, Outil de monitoring, Annuaire RH
- I : Ticket ouvert, Description du bug, Priorité, Logs
- P : Recevoir → Qualifier → Diagnostiquer → Corriger → Tester → Clore
- O : Ticket résolu, Compte-rendu, Connaissance (KB) mise à jour
- C : Utilisateur, Équipe support L2, Responsable applicatif
- CTQ : délai de résolution, taux de réouverture, satisfaction (CSAT)
- KPI possibles : TTR médian, % tickets réouverts, backlog > 7 jours
Bon niveau de détail : la “bonne focale”
- 5–7 étapes maximum : si vous en avez 12, vous êtes au niveau procédure. Regroupez par macro-étapes.
- Noms d’objets plutôt que verbes génériques : “Commande validée” > “Gérer commande”.
- Clients explicites : distinguer client interne (logistique) et externe (client final).
- Sorties non conformes visibles : elles existent… mettez-les dans O (rebuts, retouches, délais).
De SIPOC à l’amélioration concrète
- VOC → CTQ : à partir des clients et sorties, traduisez les attentes en CTQ mesurables (définition d’acceptation).
- KPI & données : validez la source (qui mesure, où, quand) et la fréquence (hebdo, mensuelle, par lot).
- Risques & contrôles : les dépendances critiques repérées dans S et I nourrissent l’AMDEC et le plan de contrôle.
- Standardisation : transformez les étapes P en SOP (standard operating procedures) ou en “one-point lessons”.
- Flux cible : utilisez le SIPOC pour préparer un VSM (value stream mapping) et définir le processus cible.
Pièges fréquents et parades
- Confondre SIPOC et organigramme : le SIPOC décrit un processus, pas qui commande qui.
- Sur-détailler le “P” : gardez le macro-niveau ; la procédure viendra ensuite.
- Oublier les clients internes : un service aval est un client ; captez ses CTQ.
- Entrées non qualifiées : si l’input n’a pas de critères d’acceptation, c’est une source de variations.
- Document figé : versionnez (date, propriétaire) et mettez à jour après chaque changement de périmètre.
Intégration avec DMAIC (Lean Six Sigma)
- Define : le SIPOC fixe le périmètre et aligne les parties prenantes ; il révèle les CTQ et les premières hypothèses de gain.
- Measure : il oriente le plan de mesure (quoi mesurer, où, par qui).
- Analyze : il met en lumière les points de coupure (matériaux, données, décisions) propices aux causes racines.
- Improve : il aide à prioriser les leviers (réduction Muda, poka-yoke, 5S/SMED).
- Control : il sert d’affiche standard pour diffuser le processus cible et ses KPI.
Conseils de facilitation & diffusion
- Pré-remplir deux colonnes (souvent O et C) pour démarrer plus vite et cadrer la discussion.
- Timebox chaque séquence (10–15 min) et notez les sujets “parking lot” pour éviter les digressions.
- Rendre visible : affiche A3/A4 près de l’équipe + version numérique éditable (PPTX/Word).
- Accessibilité : utilisez des formes claires, contraste suffisant, police ≥ 12 pt à l’impression.
- Propriété : un process owner identifié, une version (v1.2) et une date de mise à jour.
Check-list de validation (rapide)
- Périmètre “de… à…” clair, étapes P au bon niveau ?
- Outputs définis avec critères CTQ et clients identifiés ?
- Inputs et fournisseurs complets, avec exigences d’entrée ?
- KPI de suivi décidés (définitions, formule, fréquence, source) ?
- Actions ouvertes (risques, données manquantes, règles floues), responsables et échéances notés ?
Le SIPOC est un accélérateur d’alignement. Choisissez la mise en page qui sert votre contexte (timeline, couloirs, matrice, sidebar), remplissez-le en atelier, traduisez immédiatement les constats en CTQ, KPI et actions. Vous obtenez une base solide pour analyser, améliorer et maîtriser vos processus — sans vous perdre dans les détails prématurément.
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Modèles PowerPoint SIPOC
SIPOC – Production (Manufacturing)
Cartographie express d’une ligne ou d’un atelier : matières, outillages et gammes en Inputs, enchaînement des opérations en Process, produits conformes et rebuts en Outputs, avec CTQ/KPI (capabilité, taux de défauts, TRS). Parfait pour cadrer un flux avant VSM ou AMDEC.
Services / Back-office
Idéal pour clarifier qui fait quoi entre équipes support : formulaires, demandes et validations en Inputs, étapes macro de traitement en Process, livrables (contrats, dossiers) en Outputs, clients internes et SLA explicités. Utile pour aligner règles et délais.
SIPOC – IT & DevOps
Pensé pour incidents, changements et déploiements : tickets, logs, branches et environnements en Inputs ; pipeline Process (qualifier → corriger → tester → livrer) ; Outputs (release, KB). KPI suggérés : MTTR, taux de réouverture, réussite des déploiements.
Santé / Hôpital
Vue d’ensemble d’un parcours patient ou d’un circuit médicament : prescriptions, examens et identitovigilance en Inputs, étapes cliniques en Process, comptes-rendus et délivrables en Outputs. Met l’accent sur sécurité/qualité, traçabilité et délais critiques.
SIPOC – Chantier / Construction
Pour cadrer un lot de travaux : plans, permis, approvisionnements et habilitations en Inputs, séquence d’exécution en Process, Outputs (ouvrages réalisés, DOE, PV). Intègre CTQ/KPI (qualité, sécurité, délais) et une zone risques/contrôles à compléter.
Chaque modèle inclut : Cadrage & périmètre, grand tableau SIPOC, étapes détaillées, KPI/CTQ, risques & contrôles et visas — le tout prêt à imprimer et à remplir.
Exemple de Processus SIPOC – Cadrage initial VOC/CTQ + mini-SIPOC — étapes concrètes et livrables
Objectif : en ½ journée, traduire la Voix du Client en CTQ mesurables, poser les limites du processus et produire un mini-SIPOC qui sécurise le périmètre de la phase Define et alimente le plan de mesure.
1) Préparer l’atelier (30 min)
But : réunir les bons acteurs et cadrer la cible.
- Participants : sponsor, pilote, 1–2 opérationnels clés, qualité/méthodes, éventuellement un client interne.
- Inputs : brief métier, irritants, historique réclamations, SLA/contrats, KPI existants.
- Sorties : objectif formulé (problème, population, horizon), ordre du jour, timebox, RACI express.
Checklist
- ☑ Problème formulé (quoi/où/quand/combiens)
- ☑ Périmètre pressenti (in/out)
- ☑ Données disponibles listées (sources & propriétaires)
2) Capturer la Voix du Client (VOC) (60–90 min)
But : collecter besoins, irritants, attentes exprimées/implicites.
- Canaux : réclamations, NPS/CSAT verbatims, tickets, appels, commerciaux, audits, observation terrain.
- Outils : VOC log (table), carte d’empathie, Kanban des irritants, regroupement KJ (affinités).
Livrable : VOC Log
| ID | Source | Citation/Paraphrase | Thème | Impact perçu | Preuve/Lien |
|---|
Tips
- Reformuler en verbes d’action et critères (ex. “livrer en 24h sans erreur”, pas “mieux livrer”).
3) Regrouper en Drivers (besoins) et critères (30 min)
But : structurer la VOC en drivers clairs et testables.
- Méthode : regrouper les verbatims en 4–6 drivers (ex. délai, conformité, disponibilité, information).
- Test de réalité : chaque driver doit pouvoir se traduire en mesure.
Livrable : Tableau Drivers
| Driver | Description | Exemples VOC | Risque si non atteint |
4) Construire l’Arbre CTQ (45–60 min)
But : descendre du besoin → CTQ mesurables.
- Arbre CTQ : Besoin → Caractéristiques → CTQ (+ spécifications).
- Définitions opérationnelles : unité, défaut, opportunité de défaut.
Livrable : CTQ Tree (ex.)
- Besoin : Livrer vite → Caractéristique : Délai → CTQ : OTD ≤ 24h (Y)
- Besoin : Zéro erreur → Caractéristique : Exactitude picking → CTQ : Taux d’erreur ≤ 0,2%
Spécifications & règles
- Limites : USL/LSL, arrondi, exclusions (ex. force majeure).
- Fréquence d’échantillonnage, unité (min, %), fenêtre (rolling 7j/30j).
5) Prioriser les CTQ (20–30 min)
But : choisir ce qui compte tout de suite.
- Méthodes : matrice impact×faisabilité, MoSCoW, vote pondéré.
- Résultat : 3–5 CTQ Must avec cibles provisoires.
Livrable : CTQ Priorisés
| CTQ | Cible provisoire | Justif. client | Faisabilité (H/M/B) | Décision |
6) Définir le périmètre et les limites du processus (20 min)
But : dessiner le gate Start/Stop et éviter l’étirement du périmètre.
- Start : déclencheur concret (ex. commande validée dans l’ERP).
- Stop : résultat observable (ex. colis remis au transporteur + scan).
- In/Out : ce qui est inclus/exclu (ex. SAV hors périmètre).
Livrable : Carte périmètre (3 cases maxi : Start → Process → Stop)
7) Construire le mini-SIPOC (30–40 min)
But : formaliser la chaîne amont/aval au niveau 0 (5–7 étapes).
- Suppliers : rôles/entités qui fournissent (interne/externe).
- Inputs : objets/infos nécessaires (format, seuil, version).
- Process : 5–7 verbes d’action (niveau 0, pas de micro-gestes).
- Outputs : livrables attendus (qualité, délai, format).
- Customers : destinataires et usage.
Livrable : Mini-SIPOC A4
| S (Fournisseurs) | I (Entrées) | P (5–7 étapes) | O (Sorties) | C (Clients) |
|---|---|---|---|---|
| Achats, Client | BL, OF validé | 1. Recevoir → 2. Préparer → 3. Contrôler → 4. Emballer → 5. Expédier | Colis conforme + ASN | Client final, Transporteur |
Ajouts utiles
- Contraintes/Règles (SLA, normes, cut-off)
- Interfaces critiques (SI, transport, qualité)
8) Lier CTQ ↔ SIPOC (15–20 min)
But : montrer où se crée/risque de se dégrader chaque CTQ.
- Table de traçabilité : CTQ ↔ Étapes SIPOC ↔ Mesure possible ↔ Données sources.
Livrable : CTQ × Étapes
| CTQ | Étape(s) P | Mesure proposée | Source | Responsable |
9) Vérifier la mesurabilité et poser les bases MSA (15–20 min)
But : s’assurer que la mesure sera fiable en Measure.
- Questions : instrument ? granularité ? biais ? qui mesure ? à quelle fréquence ?
- Pré-MSA : identifier capteurs/processus de saisie à vérifier (Gage R&R si pertinent).
Livrable : Feuille Mesure Express
| Variable (Y/X) | Définition opé | Instrument | Fréquence | Propriétaire | MSA requis ? |
10) Sceller le cadrage (10–15 min)
But : alignement final et engagement.
- Revue : CTQ priorisés + cibles provisoires + mini-SIPOC + limites Start/Stop.
- Décisions : qui fait quoi d’ici la phase Measure (plan court J+3/J+7).
Pack de sortie
- One-pager Problème & Périmètre
- CTQ Tree + priorisation
- Mini-SIPOC A4
- Table de traçabilité CTQ×Étapes
- Feuille Mesure Express (pré-MSA)
Exemple éclair (préparation de commandes e-commerce)
- VOC : “Livrer J+1 garanti”, “zéro erreur de picking”, “suivi colis en temps réel”.
- CTQ : OTD≥97% (24h), erreurs picking ≤0,2%, envoi tracking <15 min après expédition.
- Limites : Start = commande payée, Stop = colis remis transporteur + tracking envoyé.
- Mini-SIPOC : Achats/Stock → OF/ERP → Picking → Contrôle → Emballage → Expédition → Tracking.
- Traçabilité : Erreur picking ↔ étapes Picking/Contrôle ; mesure = écarts inventaire & retours client.
Anti-patterns à éviter
- CTQ vagues (“qualité OK”) → imposer spécifications.
- Processus tentaculaire → 5–7 étapes max en niveau 0.
- Cibles “magiques” sans faisabilité → passage par priorisation et pré-MSA.
- “En cours” perpétuel → chaque sortie doit être observable et datée.
Résultat attendu : un cadrage testable (CTQ mesurables), un périmètre étanche (Start/Stop), et un mini-SIPOC qui sert de carte commune pour la suite (Measure/Analyze).
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