Feuille de caisse journalière : 4 modèles Word à imprimer + Modèle Excel

La feuille de caisse journalière reste l’outil le plus simple pour sécuriser la vente au comptoir, documenter les encaissements (Espèces, CB, Chèque, Autre) et fiabiliser la remontée des chiffres. Qu’il s’agisse d’un café de quartier, d’un atelier de réparation, d’une boutique multi-caisses ou d’un réseau de points de vente, elle garantit une traçabilité quotidienne, utile au contrôle interne comme à la comptabilité.

À quoi sert concrètement la feuille de caisse ?

Tracer chaque opération encaissée (heure, pièce justificative, client, montant, mode de paiement).
Reconstituer le total théorique en caisse à la clôture (Fonds initial + Total encaissé – Sorties).
Comparer avec le compté réel et mesurer l’écart (positif ou négatif) à expliquer.
Préparer les écritures comptables et les pièces d’audit (journal de caisse, rapprochements, TVA).
Standardiser les pratiques entre équipes, magasins, quarts (matin/soir), ou caisses multiples.

Feuille de caisse : la chronique d’un poste sensible

Derrière le tiroir, une scène de vérité

La caisse ne raconte pas seulement une histoire de chiffres. Elle met en scène des gestes, des réflexes, des hésitations minuscules qui finissent par peser lourd. Un billet froissé égaré sous le tapis, un ticket replié au fond d’un gobelet, une remise CB effectuée trop tard : la feuille de caisse fige ces micro-événements et les transforme en récit vérifiable. Elle n’accuse personne, elle documente.

Le confort d’écriture, premier facteur de fiabilité

On s’étonne parfois de la part d’erreur due… au stylo. Une table bancale, une zone de saisie étroite, un éclairage agressif : autant de détails qui dégradent la qualité des données. Des cases aérées, un contraste suffisant, des libellés lisibles augmentent la justesse des montants et la discipline des équipes. La bonne feuille protège autant le chiffre que le poignet.

L’angle mort des arrondis et pourboires

Cafés, food-trucks, petits commerces : les pièces jaunes continuent de brouiller la piste. L’euro arrondi “pour faire vite”, la monnaie laissée en pourboire, le billet glissé “on réglera après” : trois sources d’écart qui se ressemblent mais ne se traitent pas pareil. La feuille, lorsqu’elle prévoit un espace distinct pour “arrondis” et “gratuits”, désamorce la confusion sans culpabiliser.

Le faux ami de l’automatisation

Le terminal sait compter, pas contextualiser. Une annulation à 17 h 58 peut cacher un avoir légitime… ou un départ précipité. Le journal du TPE ne suffira pas à convaincre un auditeur si la pièce humaine manque. La feuille de caisse introduit ce grain d’explication qui sauve un compte : “annulation ticket 119, client revenu avec justificatif”.

L’épreuve du samedi

Les samedis ne ressemblent à personne. Files serpentines, CB en rafale, espèces de dépannage à la fermeture : la journée la plus rentable est aussi la plus risquée pour la justesse. Les gérants qui s’en sortent ont un rituel court et clair, affiché près de la caisse : micro-clôtures à l’heure du déjeuner, poche dédiée aux sorties, signature à chaud avant le rush du soir. La feuille devient métronome.

Multi-caisses, multi-responsabilités

Quatre tiroirs ouverts n’écrivent pas la même histoire. La feuille “multi-caisses” donne de la profondeur au contrôle : fonds, encaissements par mode, sorties, théorique, compté, écart — dupliquer la structure ne suffit pas, il faut la rendre comparable. Le tableau met les colonnes en compétition douce ; personne n’aime afficher un écart récurrent lorsqu’il est sous les yeux de tous.

Quand l’écart parle d’autre chose

Un écart de deux euros répété chaque soir ne raconte pas une fraude, mais un problème d’horaires de remise ou de rendu de monnaie. Un écart positif peut traduire un arrondi client toléré, un écart négatif une tension en fin de service. La feuille, si elle prévoit une ligne “commentaire d’écart”, protège les salariés autant qu’elle protège la caisse. La remontée d’une cause vaut mieux que la punition d’un chiffre.

TVA : l’illusion de la simplicité

La TVA paraît mécanique, elle ne l’est jamais entièrement. Entre multi-taux, ventes TTC et avoirs en négatif, l’addition devient vite trompeuse. Un récap TVA à part sur la feuille, alimenté par des lignes explicites, renforce la cohérence avec la déclaration mensuelle. Et évite le grand classique : un copier-coller approximatif depuis le POS.

Papier contre pixel, un faux débat

Le commerce adore opposer la feuille imprimée au tableau Excel. Les deux se complètent. La main fixe la mémoire courte du comptoir, le fichier stabilise le long terme et prépare la comptabilité. Une règle claire rassure tout le monde : on remplit au comptoir, on scanne en fin de service, on consolide le mois. Moins d’allers-retours, plus de preuves.

Les petites sorties, grande exposition

Le stylo, l’eau, le rouleau thermique, la livraison express : la petite caisse avale des montants modestes qui finissent par compter. Sans poche dédiée ni justificatif agrafé, la ligne “sorties” devient un puits sans fond. La feuille de caisse n’est pas un chèque en blanc : elle exige le reçu, photo à l’appui si besoin, et clôt la ligne. Cette rigueur évite les soupçons inutiles.

Le visage social de la caisse

La feuille n’a pas seulement une utilité comptable ; elle participe à la vie d’équipe. Un caissier rassuré par des règles simples rend mieux la monnaie, explique davantage au client, assume plus volontiers la signature. À la longue, les écarts baissent parce que le climat s’apaise. Les chiffres suivent quand les regards cessent de se fuir.

Le moment d’après

La clôture n’est pas la fin de la journée, c’est le début de la suivante. La qualité de la feuille d’hier conditionne l’ouverture d’aujourd’hui. Un fonds correctement recomposé, des remises prêtes, des écarts expliqués : le matin démarre propre, et la confiance s’installe. La caisse devient un poste apaisé, non un piège.

Encadré — Trois indices de maturité

Un, la feuille comporte une zone “arrondis/pourboires” distincte. Deux, l’écart du jour est systématiquement commenté, même s’il est nul. Trois, l’archivage mensuel marie papier et scan avec la même exigence. Le reste n’est que conséquence.

La preuve ordinaire

On attend souvent de la feuille qu’elle crie. Elle fait mieux : elle constate. Elle ne dramatise pas l’erreur, elle la date, la décrit, la signe. Dans un univers où tout s’accélère, cette modestie est une force. Au bout de la chaîne, le banquier, l’expert-comptable, l’auditeur lisent la même chose : une organisation qui tient, parce qu’elle écrit ce qu’elle fait.

Feuille de caisse journalière : 4 modèles prêts à imprimer

V1 — Feuille simple (portrait) : saisie rapide des ventes et bloc de totaux.

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V2 — Détail + TVA (paysage) : mêmes lignes que V1, avec taux de TVA et calcul de TVA par ligne (prix TTC → TVA extraite), plus récapitulatif TVA.

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V3 — Multi-caisses (portrait) : 1 tableau pour 4 caisses côte à côte (fonds, encaissements par mode, sorties, théorique, compté, écart), plus un total général.

Feuille_Caisse_Journaliere_V3_Multi_Caisses Download

V4 — Journal mensuel (paysage) : vue 31 jours avec totaux mensuels pour la caisse.

Feuille_Caisse_Journaliere_V4_Journal_Mensuel Download

🔎Les versions Excel effectuent les calculs automatiquement (montants, totaux, écarts, TVA) et les versions Word sont optimisées pour l’impression et la saisie manuelle propre.

Comment remplir correctement (procédure standard)

1) Bloc d’identification

Date (format DD/MM/AAAA), Point de vente/Agence, Nom du caissier/ère, Fonds de caisse initial (€).
Le fonds initial est le float autorisé (ex. 100 €) placé en caisse au début du service.

2) Saisie des encaissements (lignes)

Heure : l’heure de l’encaissement (utile pour recouper avec les tickets CB).
N° pièce : numéro de ticket, facture ou reçu.
Description / Client : nature de la vente, ou nom du client si pertinent.
Qté et PU : le modèle Excel calcule automatiquement Montant = Qté × PU.
Mode : choisir Espèces / CB / Chèque / Autre (en Excel, une liste déroulante évite les erreurs).
TVA (V2) : si vos PU sont TTC, renseignez le taux (ex. 10, 20) ; la feuille calcule la TVA (€) par ligne (méthode d’extraction).

3) Récapitulatif en bas de page

Sommes par mode (Espèces, CB, Chèque, Autre) → Total encaissé (€).
Sorties de caisse (€) : dépenses ponctuelles réglées en espèces (ex. timbres, fournitures). Conservez les justificatifs.
Total théorique = Fonds initial + Total encaissé – Sorties.
Compté fin de journée : total réellement présent (après comptage).
Écart = Compté – Théorique. L’écart doit être expliqué, signé et conservé (traçabilité).

Exemple chiffré (lecture et contrôle)

Fonds initial : 150,00 €
Encaissements : Espèces 238,50 € ; CB 742,00 € ; Chèque 120,00 € ; Autre 0,00 €
Sorties : 85,20 €
Total théorique = 150,00 + 238,50 + 742,00 + 120,00 − 85,20 = 1 165,30 €
Compté : 1 163,30 € → Écart = 1 163,30 − 1 165,30 = −2,00 €

À consigner : cause probable (erreur de rendu, pièce manquante, avoir, oubli de saisie) + visa du responsable.

TVA : rappel opérationnel (modèle V2)

Si vos prix sont TTC, la feuille V2 extrait automatiquement la TVA par ligne à partir du taux renseigné :

Exemple : 12,90 € TTC à 10 % ⇒ TVA ≈ 12,90 − 12,90 / 1,10 = 1,17 €
Exemple : 2 × 5,00 € TTC à 20 % ⇒ Total TTC 10,00 ; TVA ≈ 10,00 − 10,00 / 1,20 = 1,67 €

Le bloc « Récap TVA » additionne les TVA lignes, utile pour le suivi mensuel et la déclaration.

Multi-caisses et équipes (modèle V3)

Pour les magasins avec plusieurs postes de paiements :

1 colonne = 1 caisse : fonds initial, encaissements par mode, sorties, total théorique, compté, écart.
En fin de tableau, un Total général donne la photographie du jour.
Pratique pour ouvrir/fermer des caisses selon les périodes (soldes, week-ends), ou comparer des quarts (matin/soir).

Journal mensuel (modèle V4)

La vue 31 jours consolide les encaissements et sorties jour par jour :

Idéale pour la supervision multi-sites, le suivi de saisonnalité (pics/creux), et l’archivage mensuel.
En fin de mois, la ligne Totaux alimente la comptabilité et le pilotage (trésorerie, cash burn, anomalies).

Bonnes pratiques de contrôle interne

Numérotez vos feuilles (JJMMAA-PointDeVente) et archivez-les avec les pièces (tickets CB, Z-journal du TPE, duplicatas, remises chèques).
Deux signatures : caissier/ère et responsable. En cas d’écart, commentaire obligatoire.
Rapprochez chaque soir :
- Z du TPE CB vs. total CB de la feuille,
- Espèces comptées vs. total espèces théorique,
- Chèques listés vs. remise en banque.
Séparez les sorties de caisse (petite caisse) et gardez les justificatifs agrafés.
Standardisez les horaires de clôture (ex. 18h) pour stabiliser les écarts liés aux remises CB J+1/J+2.
Sauvegardez numériquement (scan PDF) + original papier dans un classeur mensuel.

Pièges fréquents (et comment les éviter)

Dates mal saisies (ex. « 02/13 » en texte) → en Excel, appliquez le format Date (jj/mm/aaaa) et évitez la frappe en texte libre.
Montants TTC avec taux TVA oublié (V2) → la TVA récap sortira fausse. Vérifiez la colonne TVA %.
Sorties de caisse non documentées → créez une pochette justificatifs agrafée à la feuille du jour.
Écarts systématiques (petits mais récurrents) → revalidez la procédure de rendu, la gestion du fonds et la numérotation des pièces.
Multiplication des comptes « Autre » → catégorisez mieux vos encaissements : limiter « Autre » aux cas rares.

Cas particuliers à prévoir

Avoir/annulation : enregistrez la ligne en négatif (Qté ou Montant), rattachez l’avoir au ticket initial.
Consignes/consommables : distinguez les ventes HT et dépôts (selon votre pratique comptable).
Remises CB différées : les flux CB du jour peuvent être crédités J+1 ; votre récap CB doit suivre le Z du TPE (pas la banque).
Chèques non encaissés : listez séparément la remise du jour (banque), conservez la copie.
Multi-TVA : le modèle V2 additionne correctement des lignes 5,5 % / 10 % / 20 %.
Avances/acomptes : distinguez la réception d’acompte (ticket avec mention) et la facture finale.

Intégration comptable (schéma simple)

Journal de caisse (quotidien) → agrégation par mode d’encaissement.
Espèces : alimente le compte de caisse (entrées/sorties), base du versement en banque.
CB/Chèques : suivent la remise (liste et justificatifs), puis le rapprochement bancaire.
TVA : reconstituée via les tickets/factures TTC et/ou la feuille V2 (récap TVA).

Check-list de clôture (à cocher)

Fonds initial renseigné
Toutes les ventes saisies et classées par mode
Sorties de caisse justifiées et agrafées
Totaux calculés (théorique / compté / écart)
Z-journal TPE CB joint + liste remises chèques
Signatures caissier/ère + responsable
Scan PDF + archivage papier (jour → mois → année)

Foire aux questions (FAQ rapide)

Combien de lignes prévoir ?
V1 et V2 incluent 18–24 lignes. En Excel, ajoutez des lignes si besoin (les totaux suivent). En Word, imprimez une 2ᵉ page.

Comment gérer un service en deux quarts ?
Utilisez deux feuilles (matin/soir) ou V3 Multi-caisses en renommant « Caisse 1 = Matin » / « Caisse 2 = Soir ».

Puis-je utiliser la feuille si je facture HT ?
Oui : saisissez vos montants HT et laissez la TVA vide (ou utilisez V2 en renseignant distinctement HT/TTC selon votre process).

Que faire si l’écart est récurrent ?
Audit express : fonds trop élevé/insuffisant, procédure de rendu, pièces non numérotées, paramétrage TPE, erreurs de taux TVA.

Conseils de déploiement et formation

Démarrez petit : une caisse pilote pendant 7 jours avec V1/V2.
Formalisez une procédure affichée près de la caisse (5 étapes, 1 minute de lecture).
Créez un mémo visuel (pictogrammes, codes couleur) pour rappeler « Encaisse → Récap → Comptage → Signature → Archive ».
Mesurez le taux de feuilles conformes (0 écart non justifié, 100 % de pièces jointes) et affichez-le en salle de pause.

Pour aller plus loin

Modèles Excel : calculs automatiques (montants, totaux, écarts, TVA), listes déroulantes, impression A4 calibrée.

Feuille de caisse journalière — Modèle Excel

Ce classeur réunit quatre feuilles complémentaires, pensées pour l’usage quotidien et la preuve documentaire. V1 propose une saisie claire des opérations avec blocs d’identification et de totaux ; V2 ajoute un détail de lignes et un récapitulatif TVA, grâce à l’extraction automatique de la taxe à partir d’un prix TTC et d’un taux renseigné. V3 met en parallèle jusqu’à quatre caisses, afin de comparer fonds, encaissements par mode, sorties, total théorique, compté et écart. V4 déploie un journal mensuel (31 jours) avec synthèse de fin de mois. Chaque onglet est calibré A4 prêt à imprimer, dote les montants et totaux de formules automatiques, propose une liste déroulante pour les modes de paiement, et réserve des zones de signature et commentaire d’écart. L’ensemble privilégie la lisibilité et la rigueur : une mise en page sobre, des en-têtes contrastés, un cheminement logique du comptoir à l’archive, au service d’un contrôle interne apaisé et vérifiable.