Cours Excel gratuit |Leçon numero 7 – Les formats numériques
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Quels sont les formats numériques ?
Chaque fois que vous travaillez avec une feuille de calcul, il est judicieux d’utiliser des formats de nombres appropriés pour vos données. Les formats numériques indiquent exactement à la feuille de calcul le type de données que vous utilisez, telles que les pourcentages (%), la devise ($), les heures, les dates, etc.
Pourquoi utiliser des formats numériques ?
Les formats numériques rendent non seulement la feuille de calcul plus facile à lire, mais facilitent également son utilisation. Lorsque vous appliquez un format numérique, vous indiquez exactement à votre feuille de calcul quels types de valeurs sont stockés dans une cellule. Par exemple, le format de date indique à la feuille de calcul que vous entrez des dates de calendrier spécifiques. Cela permet à la feuille de calcul de mieux comprendre vos données, ce qui peut aider à garantir que vos données restent cohérentes et que vos formules sont calculées correctement.
Si vous n’avez pas besoin d’utiliser un format numérique spécifique, la feuille de calcul applique généralement le format numérique général par défaut. Cependant, le format général peut appliquer quelques modifications de formatage mineures aux données.
Application des formats numériques
Tout comme les autres types de formatage, tels que la modification de la couleur de la police, vous appliquerez les formats numériques en sélectionnant les cellules et en choisissant l’option de formatage souhaitée. Il existe deux manières principales de choisir un format numérique :
Accédez à l’onglet Accueil, cliquez sur le menu déroulant Format de nombre dans le groupe Nombre et sélectionnez le format souhaité.
Cliquez sur l’une des commandes de formatage rapide des nombres sous le menu déroulant.
Vous pouvez également sélectionner les cellules souhaitées et appuyer sur Ctrl + 1 sur votre clavier pour accéder à des options supplémentaires de formatage des nombres.
Dans cet exemple, nous avons appliqué le format de nombre monétaire, qui ajoute des symboles monétaires ($) et affiche deux décimales pour toute valeur numérique
Si vous sélectionnez des cellules avec une mise en forme numérique, vous pouvez voir la valeur réelle de la cellule dans la barre de formule. La feuille de calcul utilisera cette valeur pour les formules et autres calculs.
Utilisation correcte des formats numériques
Le formatage des nombres ne se limite pas à sélectionner des cellules et à appliquer un format. Les feuilles de calcul peuvent en fait appliquer automatiquement la mise en forme des nombres en fonction de la manière dont vous saisissez les données. Cela signifie que vous devrez saisir les données d’une manière compréhensible par le programme, puis vous assurer que les cellules utilisent le format numérique correct. Par exemple, l’image suivante montre comment utiliser correctement les formats numériques pour les dates, les pourcentages et les heures :
Maintenant que vous en savez plus sur le fonctionnement des formats de nombres, nous allons examiner certains formats de nombres en action.
Formats de pourcentage
L’un des formats numériques les plus utiles est le format pourcentage (%). Affiche les valeurs sous forme de pourcentages, tels que 20 % ou 55 %. Ceci est particulièrement utile pour calculer des éléments tels que le coût de la taxe de vente ou un pourboire. Lorsque vous tapez un signe de pourcentage (%) après un nombre, le format de pourcentage sera automatiquement appliqué à cette cellule.
Comme vous vous en souvenez peut-être en cours de mathématiques, un pourcentage peut également être écrit sous forme décimale. Ainsi, 15 % équivaut à 0,15, 7,5 % à 0,075, 20 % à 0,20, 55 % à 0,55, etc.
Il y a de nombreuses fois où le formatage en pourcentage sera utile. Par exemple, dans les images ci-dessous, notez comment le taux de taxe de vente est formaté différemment pour chaque feuille de calcul (5, 5 % et 0,05) :
Comme vous pouvez le voir, le calcul dans la feuille de calcul de gauche n’a pas fonctionné correctement. Sans le format de pourcentage, notre feuille de calcul pense que nous voulons multiplier 22,50 $ par 5, et non par 5 %. Et tandis que la feuille de calcul sur la droite fonctionne toujours sans le formatage en pourcentage, la feuille de calcul au centre est plus facile à lire.
Formats de dates
Chaque fois que vous travaillez avec des dates, nous vous recommandons d’utiliser un format de date pour indiquer à la feuille de calcul que vous faites référence à des dates calendaires spécifiques, telles que le 15 juillet 2014. Les formats de date vous permettent également de travailler avec un ensemble puissant de fonctions de date qui utilisent la date. et des informations de temps pour calculer une réponse.
Les feuilles de calcul n’interprètent pas les informations de la même manière qu’une personne. Par exemple, si vous tapez octobre dans une cellule, la feuille de calcul ne saura pas que vous entrez une date, elle la traitera donc comme n’importe quel autre texte. Au lieu de cela, lors de la saisie d’une date, vous devrez utiliser un format spécifique que votre feuille de calcul comprend, tel que mois / jour / année (ou jour / mois / année selon le pays dans lequel vous vous trouvez). Dans l’exemple suivant, nous allons taper 10/12/2014 pour le 12 octobre 2014. Notre feuille de calcul appliquera alors automatiquement le format de numéro de date pour la cellule.
Maintenant que la date est correctement formatée, nous pouvons faire différentes choses avec ces données. Par exemple, nous pourrions utiliser la poignée de remplissage pour continuer les dates dans la colonne, afin que chaque cellule affiche un jour différent :
Si le formatage de la date n’est pas appliqué automatiquement, la feuille de calcul n’a pas compris les données saisies. Dans l’exemple suivant, nous avons tapé le 15 mars. La feuille de calcul n’a pas compris que nous faisions référence à une date, donc cette cellule utilise toujours le format numérique général.
Par contre, si on tape le 15 mars (sans “je”), le tableur le reconnaîtra comme une date. Comme il n’inclut pas d’année, le tableur ajoutera automatiquement l’année en cours afin que la date contienne toutes les informations nécessaires. Nous pourrions également taper la date de nombreuses autres manières, telles que 15/03, 15/03/2014 ou 15 mars 2014, et la feuille de calcul la reconnaîtrait de toute façon comme une date.
Essayez d’entrer les dates ci-dessous dans une feuille de calcul et voyez si le format de date est appliqué automatiquement :
10/12
octobre
12 octobre
Octobre 2016
10/12/2016
12 octobre 2016
2016
12 octobre
Si vous souhaitez ajouter la date actuelle à une cellule, vous pouvez utiliser Ctrl + ; lien, comme le montre la vidéo ci-dessous.
Autres options de formatage de date
Pour accéder à d’autres options de formatage de date, sélectionnez le menu déroulant Format de nombre et choisissez Plus de formats de nombre. Il s’agit d’options permettant d’afficher la date d’une manière différente, par exemple en incluant le jour de la semaine ou en omettant l’année.
La boîte de dialogue Format de cellule apparaît. De là, vous pouvez choisir l’option de formatage de date souhaitée.
Comme vous pouvez le voir dans la barre de formule, un format de date personnalisé modifie non seulement la date réelle dans notre cellule, mais également la façon dont elle est affichée.
Conseils sur la mise en forme des nombres
Voici quelques conseils pour obtenir les meilleurs résultats avec le formatage des nombres :
Appliquer la mise en forme des nombres à une colonne entière
: Si vous envisagez d’utiliser une colonne pour un certain type de données, telles que des dates ou des pourcentages, vous trouverez peut-être plus facile de sélectionner la colonne entière en cliquant sur la lettre de la colonne et en appliquant le format de nombre souhaité. De cette façon, toutes les données que vous ajouterez à cette colonne à l’avenir auront déjà le format numérique correct. Notez que la ligne d’en-tête ne sera généralement pas affectée par le formatage des nombres.
Revérifiez vos valeurs après avoir appliqué le formatage des nombres
: Si vous appliquez la mise en forme des nombres aux données existantes, des résultats inattendus peuvent se produire. Par exemple, appliquer une mise en forme en pourcentage (%) à une cellule avec une valeur de 5 vous donnera 500 %, et non 5 %. Dans ce cas, vous devrez retaper correctement les valeurs dans chaque cellule.
Si vous faites référence à une cellule au format numérique dans une formule, la feuille de calcul peut appliquer automatiquement le même formatage numérique à la nouvelle cellule. Par exemple, si vous utilisez une valeur avec un format monétaire dans une formule, la valeur calculée utilisera également le format numérique de la devise.
Si vous voulez que vos données apparaissent exactement telles qu’elles ont été saisies, vous devrez utiliser le format numérique du texte. Ce format convient mieux aux nombres avec lesquels vous ne souhaitez pas calculer, tels que les numéros de téléphone, les codes postaux ou les nombres commençant par 0, tels que 02415. Pour de meilleurs résultats, vous pouvez appliquer le format de nombre de texte avant d’entrer des données dans ces cellules.
Augmenter les décimales et diminuer les décimales
Les commandes Augmenter la décimale et Diminuer la décimale vous permettent de contrôler le nombre de décimales affichées dans une cellule. Ces commandes ne modifient pas la valeur de la cellule ; à la place, ils affichent la valeur avec un certain nombre de décimales.
La diminution de la décimale affichera la valeur arrondie à cette décimale, mais la valeur réelle dans la cellule s’affichera toujours dans la barre de formule.
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