Tableaux Excel

Comprendre le tableau Excel et ses différentes utilisations

Dans ce tutoriel, nous allons vous donner une idée générale sur le tableau Excel et son importance pour les étudiants et les professionnels.

Qu’est-ce qu’un tableau Excel ?

Un tableau Excel contient des libellés, des données et des formules qui forment une data structuré: Nom ou ID, Variables, Structure, mise en page et code couleur, des formules mathématiques incluses et des commandes dédiées…

À la différence d’une matrice de données insérée dans une plage d’un tableur, le tableau Excel est une évolution de celui-ci.

Les différences entre un tableau Excel et une plage de données :

Le tableau Excel a un onglet dédié sur le ruban avec des commandes dédiées, qui apparaît quand un utilisateur sélectionne un tableau Excel.

Un tableau Excel se distingue par sa propre mise en page, définie automatiquement lors de la création, souvent avec des lignes mises en surbrillance en alternance pour rendre le tableau plus lisible est muni de filtres automatiques prédéfinis au moment de la création. De cette façon, le tableau Excel peut être reconfiguré rapidement à l’aide de mises en page prédéfinies et d’outils spéciaux.

Il donne à l’utilisateur  la possibilité d’ajouter une ligne de total entièrement configurable : pour les champs souhaités et non seulement des sommes, mais aussi d’autres traitements comme le calcul de la moyenne, les décomptes, etc.

Autres points forts

Un tableau Excel est dynamique et reconnaît les nouveaux enregistrements ajoutés en bas du tableau et les nouveaux champs ajoutés à droite du tableau,propage automatiquement les formules saisies et les modifications relative.

Il  adapte de manière autonome la mise en page aux changements, a un nom attribué automatiquement, mais paramétrable, a une structure définie (rubriques, corps de données, totaux, champs, etc.), dont les éléments sont identifiés et nommés.

Un tableau de bord Excel possède un système de références (ou de noms) différent du traditionnel ColumnRow (ex : J4), de type TableName[Field],

Un dashboard Excel dispose des contrôles configurables spéciaux qui peuvent être placés sur la page pour la filtrer de manière confortable et élégante, avec ses automatisations et “comportements”.

Un tableau Excel dynamise les outils connectés comme les formules, les fonctions, les pivots, etc.

Comment reconnaître un tableau Excel ?

Si vous souhaitez mettre en pratique les caractéristiques décrites ci-dessus,vous devez suivre ces consignes:

Sélectionnez une cellule de tableau, et vous verrez que l’onglet “Conception” apparaît sur le ruban.   Renseignez une cellule en dessous de la dernière ligne ou dans la colonne à droite du tableau, celle-ci s’agrandit, si vous supprimez l’en-tête d’un champ celui-ci sera automatiquement remplacé par un nom standard: colonne1 par exemple

Écrivez une formule avec des références au tableau, les références classiques n’apparaîtront pas. Ce ne sont là que quelques-unes des façons de reconnaître un tableau Excel.

Excel dispose d’outils et d’automatisation qui fonctionnent aussi avec des plages de données. Par exemple si vous écrivez l’en-tête d’un nouveau champ dans la colonne adjacente à droite. Excel répliquera la mise en page, mais pas les filtres définis. De plus, si vous utilisez la commande pour remplir automatiquement les valeurs (cliquez deux fois avec le curseur sur le petit carré en bas à droite du cadre de sélection). Cette commande copiera la valeur ou définit une progression numérique jusqu’à la dernière ligne du cellule adjacente. Mais ce sont des automatismes généraux d’Excel.

Les commandes de la barre d’outils dédiée aux tableaux Excel

L’onglet du ruban dédié au tableau Excel contient plusieurs choix de commandes et d’outils qui vous seront très utiles: 

Nom de la table: affiche le nom de la table et permet sa modification 

Redimensionner le tableau: vous permet de réinitialiser l’extension du tableau, en ajoutant ou en supprimant des lignes et des colonnes.

Tableau croisé dynamique: permet de lancer le processus de création d’un tableau croisé dynamique lié au tableau Excel ; en pratique cela ouvre la fenêtre “Créer un tableau croisé dynamique”, je vous renvoie au guide sur les tableaux croisés dynamiques pour plus de détails sur le sujet.

Supprimer les doublons: permet de supprimer les doublons de valeurs ou d’enregistrements, en pratique il appelle la commande homonyme de l’onglet “Données”,

Convertir en plages, régresser le tableau Excel en une plage de données.

Autres outils

Insérer un filtre de données: vous permet d’ajouter un contrôle interactif, confortable, élégant et configurable, avec lequel vous pouvez filtrer le tableau Excel ; le filtre est un véritable objet avec une carte de commande dédiée qui apparaît sur le ruban avec laquelle vous pouvez configurer la mise en page comme vous le souhaitez.

Ligne d’en-tête: supprimer ou ajouter la ligne d’en-tête du tableau.

Ligne de total: ajouter ou supprimer la ligne de total au tableau sélectionné.

Alternate Rows Selected, la table de couleurs alterne les lignes de la couleur par défaut du style choisi.

Première colonne: met en surbrillance la première colonne à gauche du tableau.

Dernière colonne: met en surbrillance la dernière colonne à droite du tableau.

Colonnes alternatives sélectionnées, couleur par défaut des colonnes alternatives de la table des couleurs du style choisi.

Bouton Filtrer: supprime ou ajoute des filtres automatiques affectés au tableau,

Styles de tableau, propose une série de mises en page prédéfinies au choix, avec prévisualisation automatique, assignables en un clic ; l’outil vous permet également d’insérer des styles personnalisés.

Les outils du groupe “Données externes des tables” permettent d’ exporter les données des tables vers sharepoint ou visio pour partager les données avec d’autres utilisateurs, mettre à jour les tables connectées à des sources externes, gérer la connexion, gérer leurs propriétés, ouvrir la version serveur du table dans le navigateur, déconnectez la table de la source externe, etc.

Des outils utiles sur un tableau Excel

Le filtre automatique configuré au moment de la création, permet de trier et filtrer les données rapidement et facilement.

Les étapes sont les suivants:

Faites un clic sur le bouton dans la cellule d’en-tête de chaque champ appelle la fenêtre de filtre avec laquelle il est également possible de trier les données.

La commande dans le coin inférieur droit du tableau vous permet de développer les lignes et les colonnes à l’aide de la souris. Pour l’utiliser, faites un clic gauche pour le prendre et faites-le glisser dans la direction souhaitée.

La ligne de total permet d’avoir un total pour chaque champ, pour ce faire, sélectionnez simplement la cellule relative pour faire apparaître le contrôle du menu déroulant, cliquez dessus et choisissez le calcul que vous souhaitez attribuer dans le menu; en plus des sommes, moyennes, etc. vous pouvez accéder à la fenêtre « insérer une fonction » et insérer directement des formules et des fonctions.

Structure d’un tableau Excel

 Les tableaux Excel sont des objets avec un nom et une structure. Donc, un tableau Excel a des caractéristiques, des règles et des procédures de gestion des données. Les données contenues dans le tableau sont affichées dans une orientation “verticale”. Ceci dit que les valeurs de chaque champ (variable, paramètre, note, clé, etc.) sont répertoriées dans des colonnes. D’autre part, les données de chaque enregistrement (enregistrement , mesure, etc.) sont affichés horizontalement.

Un tableau Excel est essentiellement un tableau standard dans la ligne d’en-tête. Un filtre automatique est généralement configuré automatiquement à la création pour chaque colonne/champ. En effet, ce filtre permet de filtrer le tableau par valeurs, formules, couleurs, etc. 

Une bonne structure pour un bon fonctionnement d’Excel

La dashboard Excel peut recevoir une rangée inférieure de totaux, qui affiche un total paramétrable pour un ou plusieurs champs. Excel fonctionne avec les fonctions les plus courantes (somme, comptage, moyenne, min, max, etc.). En plus, il est possible de modifier et même de remplacer par une formule personnalisée.

L’outil identifie et distingue ses différentes parties, c’est-à-dire la ligne d’en-têtes, les champs, les totaux, les enregistrements.

Cette structure est garantie un bon fonctionnement du tableau. Si les règles des tableaux Excel ne sont pas respectées, les outils ne seront pas utiles pour vous .

Il  faut souligner que les tableaux Excel sont la base de données idéale pour les tableaux croisés dynamiques et plus généralement pour les principaux outils d’Excel, si aucun forçage n’a été imposé, surtout pour le dynamisme qui les caractérise.

Comment créer un tableau Excel ?

Pour créer un tableau Excel, suivez les étapes suivants:

Sélectionner une cellule ou tout le tableau.

Utiliser l’une des commandes pour la fenêtre créer une table. Si une cellule est sélectionnée Excel étend automatiquement la sélection à toute la plage de données. En plus, il insère les références de la zone dans la fenêtre.

Vérifier les paramètres, modifiez-les si nécessaire, puis validez en cliquant sur ok. Pour appeler la fenêtre “Créer une table”, vous pouvez :

Utilisez la commande “Tableau” de l’onglet Insertion”, appuyez sur Ctrl+T.

Utiliser les commandes

Ouvrir le menu “Formater comme tableau”.

Choisissez l’un des styles prêts et cliquez. La fenêtre homonyme s’ouvrira, similaire ou plutôt identique à la fenêtre “Créer table”.

Une alternative récente consiste à utiliser la commande “Table”, depuis l’onglet “Tables” de l’outil “Quick Analysis”, comme ceci :

Appeler l’outil d’analyse rapide, en appuyant sur Ctrl+Q, ou juste Ctrl si vous avez déjà sélectionné tout le tableau. En cliquant avec le bouton droit de la souris puis sur la commande « Analyse rapide du menu contextuel. Allez dans l’onglet « Tables » avec la souris et cliquez sur la commande “Table”.

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