Guide Didactique et Détaillé sur le Rapprochement Bancaire
Télécharger un Modèle Excel pour la mise en oeuvre d’une procédure de Rapprochement bancaire 👇
Le rapprochement bancaire est une procédure comptable utilisée pour comparer les enregistrements financiers d’une entreprise avec ceux de son relevé bancaire. Ce processus permet de vérifier que les soldes du compte bancaire dans les livres de l’entreprise correspondent aux relevés fournis par la banque. Le rapprochement bancaire aide à détecter des erreurs, des fraudes ou des oublis et assure que les comptes financiers sont corrects et à jour.
Objectif du Rapprochement Bancaire
L’objectif principal du rapprochement bancaire est d’assurer que toutes les transactions, telles que les dépôts, les paiements ou les retraits, ont bien été enregistrées à la fois par l’entreprise et par la banque. Il permet de :
- Vérifier l’exactitude des enregistrements comptables.
- Identifier les erreurs ou les omissions de part et d’autre (banque ou entreprise).
- Repérer les transactions non autorisées ou frauduleuses.
- Assurer une gestion plus rigoureuse de la trésorerie.
Fréquence du Rapprochement Bancaire
Le rapprochement bancaire devrait être effectué régulièrement. Généralement, il est recommandé de le réaliser au moins une fois par mois, après réception du relevé bancaire. Cependant, certaines entreprises préfèrent le faire plus fréquemment, en fonction de la quantité de transactions et de l’importance de la gestion de trésorerie.
Étapes du Rapprochement Bancaire
Voici les étapes à suivre pour effectuer un rapprochement bancaire précis :
4Obtenir le relevé bancaire et les registres comptables
- Relevé bancaire : Il s’agit du document fourni par la banque, détaillant toutes les transactions effectuées sur une période donnée.
- Registres comptables : Ils comprennent le grand livre ou le livre de caisse, où sont enregistrées toutes les transactions bancaires de l’entreprise.
Comparer le solde de départ
Le rapprochement commence par vérifier que le solde de départ sur le relevé bancaire correspond à celui du dernier rapprochement dans les livres comptables de l’entreprise. Si le solde ne correspond pas, il est nécessaire d’en rechercher la cause.
Vérifier les transactions en attente
Les transactions en attente sont des opérations déjà enregistrées dans les livres comptables, mais non encore enregistrées par la banque. Cela peut inclure :
- Chèques non encore encaissés : Les chèques émis par l’entreprise, mais non encore présentés à la banque.
- Dépôts en attente : Les fonds déposés en fin de période et non encore pris en compte par la banque.
Ces transactions doivent être clairement identifiées pour être rapprochées lors des cycles suivants.
Comparer chaque transaction
Examinez chaque transaction inscrite dans le relevé bancaire et vérifiez qu’elle correspond à celles enregistrées dans vos livres. Pour cela :
- Vérifiez les dépôts : Chaque dépôt dans le relevé doit être présent dans vos registres comptables.
- Vérifiez les paiements et retraits : Assurez-vous que tous les paiements et retraits (chèques, virements) ont bien été pris en compte.
Identifier et ajuster les différences
Les différences entre le solde bancaire et celui des registres comptables peuvent provenir de plusieurs causes, telles que :
- Erreurs comptables : Une transaction mal enregistrée ou une erreur de montant.
- Frais bancaires : Certains frais peuvent apparaître dans le relevé bancaire, mais ne sont pas encore enregistrés dans les livres de l’entreprise.
- Chèques impayés ou annulés : Si un chèque émis par un client est annulé ou rejeté, il peut créer une divergence.
Les ajustements nécessaires doivent être effectués dans vos livres pour refléter ces différences.
Calculer le solde ajusté
Une fois toutes les transactions comparées, les erreurs corrigées et les ajustements apportés, le solde ajusté doit être calculé pour vérifier qu’il correspond au solde bancaire. Ce solde ajusté est déterminé en prenant en compte :
- Les transactions en attente.
- Les erreurs découvertes et corrigées.
- Les ajustements tels que les frais bancaires ou les intérêts crédités par la banque.
Résolution des Erreurs et Problèmes Communs
Erreurs de saisie
- Une erreur courante est de mal enregistrer une transaction dans les livres comptables. Ces erreurs peuvent être corrigées dès qu’elles sont identifiées lors du rapprochement.
Omissions
- Parfois, certaines transactions peuvent ne pas être saisies dans les livres comptables. Ces transactions doivent être ajoutées lors du processus de rapprochement.
Transactions en double
- Il est possible que certaines transactions aient été enregistrées deux fois dans les livres. Elles doivent être supprimées.
Frais bancaires ou intérêts
- Si des frais ou des intérêts apparaissent sur le relevé bancaire mais ne figurent pas dans les livres comptables, ils doivent être enregistrés.
Exemple Pratique de Rapprochement Bancaire
Supposons que l’entreprise ait les informations suivantes :
- Solde de départ (dans les livres et le relevé bancaire) : 10 000 €.
- Transactions enregistrées dans les livres :
- Chèque de 2 000 € émis, mais non encaissé.
- Dépôt en espèces de 1 500 €, non encore traité par la banque.
- Transactions figurant sur le relevé bancaire :
- Frais bancaires de 50 €.
- Paiement de 300 € non enregistré dans les livres.
Étapes :
- Commencez avec le solde de départ : 10 000 €.
- Déduisez le chèque de 2 000 € non encore encaissé (solde ajusté : 8 000 €).
- Ajoutez le dépôt en attente de 1 500 € (solde ajusté : 9 500 €).
- Ajoutez les frais bancaires de 50 € et le paiement non enregistré de 300 € dans les livres comptables.
- Le solde ajusté doit maintenant correspondre au solde final du relevé bancaire.
Le rapprochement bancaire est un outil essentiel pour maintenir l’intégrité des finances d’une entreprise. Il permet non seulement d’assurer la précision des comptes, mais aussi d’identifier et de corriger les anomalies à temps. Un rapprochement bancaire régulier est un pilier de la gestion efficace de la trésorerie et contribue à la fiabilité des états financiers.
Voici les étapes pratiques pour réaliser un rapprochement bancaire :
1. Obtenir les documents nécessaires
- Relevé bancaire : Téléchargez ou récupérez le relevé bancaire de la période concernée (généralement mensuel).
- Registre comptable : Préparez les écritures comptables de votre compte bancaire dans vos livres (grand livre ou journal de trésorerie).
2. Vérifier le solde d’ouverture
- Comparez le solde d’ouverture du relevé bancaire avec le solde final du rapprochement précédent dans vos registres comptables. Si les deux ne correspondent pas, vérifiez d’éventuelles erreurs ou omissions dans les relevés précédents.
3. Comparer les dépôts
- Dépôts dans les livres : Assurez-vous que chaque dépôt enregistré dans vos livres comptables (par exemple, des paiements de clients) figure aussi dans le relevé bancaire.
- Dépôts en attente : Notez les dépôts qui apparaissent dans vos livres, mais pas encore dans le relevé bancaire (dépôts effectués après la clôture du relevé).
4. Vérifier les paiements et les retraits
- Paiements/Retraits enregistrés : Vérifiez que tous les chèques émis, paiements par carte, virements, ou retraits figurant dans vos registres apparaissent bien dans le relevé bancaire.
- Chèques en circulation : Identifiez les chèques émis qui ne sont pas encore encaissés ou retirés de votre compte par les bénéficiaires.
5. Identifier les écarts et les ajuster
- Frais bancaires : Enregistrez dans vos livres les frais bancaires (frais de gestion, commissions) qui apparaissent uniquement dans le relevé bancaire.
- Intérêts ou crédits : Inscrivez également les intérêts créditeurs ou autres crédits bancaires dans vos registres si cela n’a pas déjà été fait.
- Erreurs : Corrigez toute erreur d’enregistrement, comme des montants incorrects ou des transactions omises dans vos livres comptables.
6. Établir les transactions en attente
- Dressez une liste des transactions en attente, c’est-à-dire celles qui sont enregistrées dans vos livres mais non encore apparues dans le relevé bancaire (dépôts, chèques non encaissés).
7. Calculer le solde ajusté
- Solde de clôture du relevé bancaire : Prenez le solde final de votre relevé bancaire.
- Ajustements : Ajoutez les dépôts en attente et soustrayez les chèques non encaissés ou autres transactions en attente.
- Solde ajusté : Le solde ajusté doit correspondre au solde comptable final (après corrections des erreurs et enregistrement des frais).
8. Résoudre les écarts restants
- Si les soldes ne correspondent toujours pas, repassez les étapes pour vérifier les erreurs d’enregistrement, omissions ou erreurs dans le relevé bancaire.
9. Conserver les justificatifs
- Archivez tous les documents utilisés pour le rapprochement (relevé bancaire, listes de chèques en circulation, notes de correction) pour assurer une traçabilité et faciliter les audits futurs.
💡 Cas Pratique : Rapprochement Bancaire
Dans cet exemple, nous allons illustrer un cas simple de rapprochement bancaire avec des écritures comptables formatées en YAML.
Données de départ :
- Solde d’ouverture (au 1er août) : 5 000 €
- Relevé bancaire de la période (du 1er au 31 août) :
- Dépôt client : 2 000 €
- Chèque émis : 1 000 €
- Frais bancaires : 50 €
- Chèque non encaissé : 500 € (encore en circulation)
- Écritures comptables de l’entreprise :
- Dépôt client enregistré : 2 000 €
- Chèque émis : 1 000 €
- Aucun enregistrement des frais bancaires (à corriger)
- Transactions en attente :
- Un chèque de 500 € a été émis mais non encore encaissé par le bénéficiaire.
Écritures comptables avant le rapprochement :
- date: 2023-08-01
description: Solde d'ouverture
debit: 5000
credit: 0
solde: 5000
- date: 2023-08-05
description: Dépôt client
debit: 2000
credit: 0
solde: 7000
- date: 2023-08-10
description: Chèque émis (paiement fournisseur)
debit: 0
credit: 1000
solde: 6000
# Aucune mention des frais bancaires pour l'instant
Étapes du rapprochement :
1. Comparer le solde d’ouverture :
- Relevé bancaire : Solde de départ = 5 000 €
- Registre comptable : Solde d’ouverture = 5 000 €
Pas de divergence à ce stade.
2. Vérifier les dépôts :
- Relevé bancaire : Dépôt client de 2 000 € (présent)
- Comptabilité : Enregistré correctement dans les livres
3. Vérifier les paiements et retraits :
- Relevé bancaire : Chèque émis de 1 000 € (présent)
- Comptabilité : Correctement enregistré
4. Identifier les écarts (frais bancaires) :
- Relevé bancaire : Frais bancaires de 50 €
- Comptabilité : Non encore enregistrés (à corriger)
Écritures comptables après ajustement :
- date: 2023-08-01
description: Solde d'ouverture
debit: 5000
credit: 0
solde: 5000
- date: 2023-08-05
description: Dépôt client
debit: 2000
credit: 0
solde: 7000
- date: 2023-08-10
description: Chèque émis (paiement fournisseur)
debit: 0
credit: 1000
solde: 6000
- date: 2023-08-20
description: Frais bancaires
debit: 0
credit: 50
solde: 5950
# Mention du chèque en circulation, non encore encaissé
- date: 2023-08-31
description: Chèque en circulation (non encaissé)
debit: 0
credit: 500
solde: 5950
Rapprochement final :
Solde bancaire (après ajustements) :
- Solde du relevé bancaire = 6 000 € (après frais bancaires et avant encaissement du chèque de 500 €)
Solde ajusté dans les livres comptables :
- Solde ajusté (après frais bancaires et chèque en circulation) = 5 950 €
- Différence expliquée par le chèque non encaissé de 500 €.
Résultat final :
- Le solde ajusté dans les livres (5 950 €) + le chèque en circulation (500 €) = Solde du relevé bancaire (6 000 €).
Après avoir ajusté les frais bancaires et pris en compte le chèque en circulation, le solde ajusté dans les livres correspond au solde du relevé bancaire. Le rapprochement bancaire est donc réussi.
💡 Enregistrement des Frais Bancaires
Les frais bancaires doivent être enregistrés dans la comptabilité de l’entreprise afin de refléter correctement les coûts liés aux services bancaires. Ils sont généralement enregistrés comme une dépense dans les comptes de l’entreprise. Voici un guide pour enregistrer les frais bancaires dans vos écritures comptables.
1. Déterminer la nature des frais bancaires
- Les frais bancaires peuvent inclure des éléments tels que :
- Frais de tenue de compte.
- Commissions sur virements.
- Frais d’encaissement de chèques.
- Frais de découvert.
- Autres frais de services bancaires.
2. Comptes utilisés pour l’enregistrement
- Compte de dépense (Frais bancaires) : C’est un compte de charges (généralement 627 dans les plans comptables français).
- Compte bancaire : Le compte bancaire (512) est crédité pour diminuer le solde de trésorerie disponible.
Exemple d’Écriture Comptable pour les Frais Bancaires
Contexte :
- Le relevé bancaire montre des frais bancaires de 50 €.
- Vous souhaitez enregistrer cette transaction dans vos livres comptables.
- date: 2023-08-20
description: Frais bancaires
compte_debit: 627 (Frais bancaires)
compte_credit: 512 (Banque)
montant: 50
Explication :
- Débit (627 – Frais bancaires) : La charge est enregistrée dans le compte des frais bancaires.
- Crédit (512 – Banque) : La banque est créditée du montant des frais, ce qui diminue le solde du compte bancaire.
Impact de l’enregistrement :
Après cette écriture, les frais bancaires sont comptabilisés en tant que dépense dans les états financiers de l’entreprise, et le solde de trésorerie dans le compte bancaire est réduit du montant des frais. Cela permet d’avoir une vue plus précise des coûts liés aux services bancaires et d’assurer que les livres comptables correspondent au relevé bancaire.
Comptabilisation d’un Découvert Bancaire
Un découvert bancaire se produit lorsque le solde de votre compte bancaire devient négatif, c’est-à-dire que vous avez retiré plus d’argent que ce qui était disponible sur le compte. Un découvert doit être correctement comptabilisé pour refléter la situation financière de l’entreprise, car il représente une dette envers la banque.
Voici les étapes pour comptabiliser un découvert bancaire :
1. Déterminer la nature du découvert
- Le découvert bancaire est une dette à court terme envers la banque. Il doit être enregistré comme tel dans vos livres comptables.
- Si la banque facture des intérêts sur le découvert, ces intérêts devront également être comptabilisés comme une charge.
2. Comptes utilisés pour le découvert
- Compte bancaire (512) : Ce compte sera créditeur (car il présente un solde négatif).
- Compte de dettes bancaires (519 – Dettes bancaires courantes) : Le découvert est une dette et sera enregistré dans ce compte.
3. Enregistrer le découvert
Exemple : Supposons que l’entreprise a un découvert bancaire de 1 000 €.
- date: 2023-09-10
description: Enregistrement du découvert bancaire
compte_debit: 519 (Découvert bancaire)
compte_credit: 512 (Banque)
montant: 1000
Explication :
- Débit (519 – Découvert bancaire) : La dette envers la banque est enregistrée.
- Crédit (512 – Banque) : Le compte bancaire est crédité, ce qui le met en négatif (représentant le découvert).
Comptabilisation des intérêts liés au découvert
Si la banque vous facture des intérêts sur le découvert, vous devez également comptabiliser ces intérêts comme une charge dans vos livres comptables.
Exemple d’écriture pour des intérêts de découvert :
Exemple : La banque facture 20 € d’intérêts sur le découvert.
- date: 2023-09-30
description: Intérêts sur découvert bancaire
compte_debit: 6616 (Intérêts bancaires)
compte_credit: 512 (Banque)
montant: 20
Explication :
- Débit (6616 – Intérêts bancaires) : Les intérêts sur découvert sont enregistrés en charge dans ce compte.
- Crédit (512 – Banque) : Le montant des intérêts est déduit du compte bancaire.
Suivi du découvert dans les états financiers
- Le découvert bancaire apparaît dans les passifs circulants du bilan (compte 519) puisqu’il s’agit d’une dette à court terme.
- Les intérêts de découvert apparaissent dans le compte de résultat sous forme de charges financières (compte 6616).
La comptabilisation d’un découvert bancaire permet de refléter la réalité financière de l’entreprise en enregistrant cette dette envers la banque. Les intérêts sur le découvert doivent également être pris en compte et comptabilisés en tant que charges. Ces opérations garantissent une vue précise des obligations financières à court terme de l’entreprise et une gestion rigoureuse de la trésorerie.
💡 Comptabilisation d’un Dépôt Bancaire
Lorsqu’une entreprise dépose de l’argent sur son compte bancaire, cela correspond à une entrée de trésorerie. Ce dépôt peut provenir de différentes sources, telles que des ventes, des remboursements ou des avances. L’enregistrement de cette opération dans la comptabilité permet de mettre à jour les flux de trésorerie et d’assurer la bonne gestion du compte bancaire.
1. Nature du Dépôt Bancaire
Un dépôt bancaire peut être :
- Un paiement client : Virement, chèque ou espèces reçus pour des services ou des biens.
- Un dépôt personnel (pour les entrepreneurs) : Argent versé par le propriétaire dans l’entreprise.
- Un remboursement ou autre type de rentrée d’argent.
2. Comptes utilisés pour un dépôt bancaire
- Compte bancaire (512) : Ce compte sera débité pour refléter l’augmentation du solde bancaire.
- Compte de produits ou de recettes (ex. 7xx pour les ventes) : Ce compte sera crédité pour enregistrer le produit généré par l’activité de l’entreprise.
3. Exemple d’écriture comptable pour un dépôt bancaire
Contexte :
- Un client effectue un paiement de 2 000 € pour une facture de vente.
Voici comment enregistrer ce dépôt bancaire dans vos livres comptables :
- date: 2023-09-15
description: Dépôt bancaire - paiement client
compte_debit: 512 (Banque)
compte_credit: 707 (Ventes de biens ou services)
montant: 2000
Explication :
- Débit (512 – Banque) : Le compte bancaire est débité de 2 000 €, ce qui augmente le solde bancaire de l’entreprise.
- Crédit (707 – Ventes) : Le compte de ventes est crédité, enregistrant ainsi la recette issue de la vente.
Cas Particuliers
a) Dépôt d’espèces provenant de ventes au comptant
Si le dépôt provient de ventes au comptant (directement en espèces), vous pourriez d’abord enregistrer l’encaissement en caisse avant de déposer l’argent à la banque.
Étape 1 : Enregistrer l’encaissement en caisse :
- date: 2023-09-10
description: Vente au comptant
compte_debit: 530 (Caisse)
compte_credit: 707 (Ventes de biens ou services)
montant: 1000
Étape 2 : Enregistrer le dépôt à la banque lorsque l’argent est déposé :
- date: 2023-09-15
description: Dépôt en banque de la caisse
compte_debit: 512 (Banque)
compte_credit: 530 (Caisse)
montant: 1000
b) Dépôt personnel (pour les entrepreneurs individuels)
Si l’entrepreneur dépose son propre argent dans l’entreprise :
- date: 2023-09-20
description: Dépôt personnel
compte_debit: 512 (Banque)
compte_credit: 108 (Compte de l'exploitant)
montant: 1500
Explication :
- Crédit (108 – Compte de l’exploitant) : Ce compte enregistre les apports de fonds personnels de l’entrepreneur dans l’entreprise.
- Débit (512 – Banque) : Le solde du compte bancaire de l’entreprise augmente de 1 500 €.
La comptabilisation d’un dépôt bancaire dépend de la source de l’argent (paiement client, vente au comptant, dépôt personnel, etc.). L’opération implique généralement de débiter le compte bancaire pour refléter l’augmentation du solde et de créditer le compte correspondant à l’origine du dépôt, comme les ventes ou les apports personnels. Une gestion rigoureuse des dépôts bancaires permet de maintenir des flux de trésorerie précis et fiables dans les livres de l’entreprise.
Descriptif du Fichier : Modèle de Rapprochement Bancaire
Le fichier “Modèle de Rapprochement Bancaire” est conçu pour faciliter le processus de rapprochement bancaire entre les mouvements enregistrés dans les relevés bancaires et les écritures comptables de l’entreprise. Il permet de comparer facilement les entrées et les sorties de trésorerie pour identifier les écarts ou les transactions manquantes. Ce modèle est structuré en plusieurs feuilles pour organiser les informations et automatiser la comparaison.
Structure du Fichier
Mouvements Bancaires :
- Cette feuille contient les transactions telles qu’enregistrées sur le relevé bancaire. Chaque ligne correspond à une transaction avec des colonnes pour la date, la description, et le montant (positif pour les encaissements, négatif pour les paiements).
Écritures Comptables :
- Cette feuille regroupe les écritures comptables correspondant aux mouvements bancaires, enregistrées dans le logiciel de comptabilité de l’entreprise. Chaque écriture est associée à une date, un compte, une description et un montant.
Rapprochement Bancaire :
- Cette feuille compare automatiquement les montants entre les mouvements bancaires et les écritures comptables pour détecter les écarts. Les écarts sont calculés pour identifier les différences entre les montants enregistrés en comptabilité et ceux sur les relevés bancaires.
Guide d’Utilisation
Saisie des Mouvements Bancaires
- Dans la feuille Mouvements Bancaires, renseignez les transactions bancaires extraites du relevé bancaire. Les colonnes à remplir sont :
- Date : La date de la transaction bancaire.
- Description : Un descriptif de la transaction (ex : virement client, paiement fournisseur).
- Montant (€) : Le montant de la transaction. Utilisez un montant positif pour les entrées d’argent (encaissements) et un montant négatif pour les sorties d’argent (paiements).
Saisie des Écritures Comptables
- Dans la feuille Écritures Comptables, saisissez les écritures comptables enregistrées dans le logiciel de comptabilité pour les mouvements correspondants. Remplissez les colonnes :
- Date : La date de l’écriture comptable.
- Numéro de Compte : Le numéro de compte associé à la transaction (ex : 512 pour la banque).
- Libellé : Un descriptif de l’opération comptable (ex : encaissement client, paiement fournisseur).
- Montant (€) : Le montant correspondant à l’écriture comptable.
Comparaison des Montants
- Dans la feuille Rapprochement Bancaire, les transactions des deux premières feuilles sont automatiquement comparées. Voici comment procéder :
- Vérifiez que les montants debit/crédit sont bien appariés.
- Un écart est automatiquement calculé pour chaque ligne. Si l’écart est égal à zéro, cela signifie que l’opération a été correctement enregistrée des deux côtés.
- Si un écart est détecté, vous devez vérifier les transactions pour corriger les erreurs.
Correction des Écarts
- Les écarts peuvent être dus à des erreurs de saisie, des transactions manquantes ou des erreurs de montant. Une fois les écarts identifiés, retournez dans les feuilles Mouvements Bancaires ou Écritures Comptables pour ajuster les transactions en conséquence.
Fonctionnalités Automatisées
- Calcul des Écarts : Le fichier calcule automatiquement les écarts entre les montants des mouvements bancaires et des écritures comptables.
- Vérification d’Équilibre : Il vous permet de savoir si toutes les transactions bancaires ont été correctement enregistrées en comptabilité.
Conseils d’Utilisation
- Mises à Jour Régulières : Mettez régulièrement à jour les mouvements bancaires et les écritures comptables pour vous assurer que le rapprochement bancaire est à jour.
- Contrôle des Écarts : Vérifiez attentivement tous les écarts identifiés et ajustez les écritures comptables ou les mouvements bancaires en conséquence.
Ce modèle vous permet de faciliter le processus de rapprochement bancaire et de garantir que les comptes bancaires de l’entreprise sont à jour et équilibrés.
Télécharger un Modèle Excel pour la mise en oeuvre d’une procédure de Rapprochement bancaire 👇