Fiche Processus RH pour construire un plan de formation de A à Z
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Un plan de formation ne se limite pas à une liste de sessions programmées sur un calendrier. C’est un outil stratégique de gestion des compétences, un levier de performance individuelle et collective, et un marqueur fort de la culture d’entreprise. Pourtant, il est encore trop souvent bâclé, cantonné à une obligation légale, ou piloté uniquement en réaction aux demandes ponctuelles.
Concevoir un plan de formation pertinent, utile et aligné sur les réalités du terrain demande une approche structurée. Cette fiche détaille les grandes étapes du processus, de la phase de diagnostic à la mise en œuvre, avec un niveau de précision opérationnelle adapté aux services RH, responsables de formation et managers de proximité.
Objectifs du plan de formation
Un bon plan de formation poursuit trois objectifs :
- Répondre aux besoins opérationnels à court terme : montée en compétence, adaptation au poste, mise à niveau.
- Accompagner les transformations à moyen terme : digitalisation, nouveaux outils, changement organisationnel.
- Préparer l’avenir : développement des talents, gestion des hauts potentiels, évolution de carrière.
Le plan de formation est donc à la fois réactif, adaptatif et prospectif.
Étape 1 – Analyser les besoins de formation
La première étape, souvent négligée, est la plus stratégique. Il ne s’agit pas de collecter des souhaits individuels, mais de comprendre en profondeur les écarts entre les compétences actuelles et celles attendues dans l’organisation.
Sous-étapes clés :
- Analyse des évolutions internes :
- Projets en cours, transformation digitale, nouvelles offres, changements d’outils ou d’organisation.
- Quels impacts sur les compétences nécessaires demain ?
- Entretiens avec les managers :
- Identifier les dysfonctionnements, les besoins en accompagnement, les lacunes observées.
- Différencier les besoins collectifs (équipe entière) des besoins spécifiques (poste clé).
- Évaluation des collaborateurs :
- Résultats des entretiens annuels ou professionnels.
- Évaluation des compétences via tests ou retours RH.
- Écoute des aspirations individuelles.
- Analyse des données RH :
- Taux de mobilité, absentéisme, erreurs de production, satisfaction collaborateurs.
- Ces indicateurs peuvent révéler un besoin de formation sous-jacent.
Ce diagnostic doit aboutir à un tableau synthétique des écarts de compétences, organisé par métier, service ou niveau de poste.
Étape 2 – Prioriser les actions à engager
Tous les besoins identifiés ne pourront pas être traités en une année. Il faut établir des priorités claires, sur la base de critères objectifs :
- Urgence opérationnelle : formations indispensables au bon fonctionnement immédiat (ex : sécurité, conformité, maîtrise d’outil).
- Impact business : formations dont le retour est direct sur les résultats (ex : relation client, gestion des stocks, conversion commerciale).
- Risques juridiques ou réglementaires : obligations de formation légales (ex : SST, RGPD, HACCP).
- Alignement stratégique : formations alignées sur la vision et les projets à moyen/long terme.
- Visibilité RH : actions visibles, génératrices de mobilisation, utiles pour renforcer la marque employeur.
Cette étape débouche sur une grille de priorisation, sur laquelle seront fondées les décisions de planification et de budgétisation.
Étape 3 – Concevoir le plan de formation
C’est ici que le plan prend forme. Il faut organiser les actions de formation, les inscrire dans un calendrier, choisir les bons formats, et prévoir les modalités de suivi.
Élaboration du plan :
- Structuration par axes :
- Techniques métier
- Soft skills
- Management
- Conformité / obligations légales
- Développement personnel
- Typologie des actions :
- Présentiel interne (formateur interne ou externe sur site)
- Présentiel externe (formations inter-entreprises)
- E-learning (asynchrone ou tutoré)
- Coaching ou mentoring
- Blended learning (mix formats)
- Calendrier prévisionnel :
- Répartition des formations sur l’année, par période, en fonction de la saisonnalité, des pics d’activité ou des projets en cours.
- Ciblage des bénéficiaires :
- Catégorie de salariés concernée
- Nombre de personnes formées par session
- Priorité (obligatoire, recommandée, optionnelle)
- Évaluation des prérequis :
- Certaines formations nécessitent un socle de compétence préalable (ex : Excel avancé après Excel de base).
- Budget prévisionnel :
- Coûts pédagogiques
- Coûts logistiques (déplacement, hébergement, restauration)
- Temps de mobilisation des salariés
Le plan de formation final doit être présenté sous un format lisible pour la direction et les représentants du personnel : tableau, infographie, ou calendrier dynamique.
Étape 4 – Valider, communiquer et contractualiser
Un plan de formation ne peut être efficace s’il reste cantonné à un fichier Excel ou un document RH. Il doit être partagé, compris, et soutenu.
Processus de validation :
- Validation direction générale / DRH :
- Cohérence stratégique
- Budget validé
- Alignement avec la politique RH globale
- Consultation du CSE (Comité Social et Économique) :
- Présentation du plan au CSE pour information ou avis selon la taille de l’entreprise
- Réponse aux questions éventuelles
- Traçabilité des échanges
- Communication aux managers et salariés :
- Réunion d’information
- Mise à disposition du catalogue
- Ouverture d’un formulaire de demande ou d’un intranet formation
- Planification et contractualisation :
- Réservation des sessions
- Signature des conventions de formation
- Organisation logistique
Cette étape est essentielle pour susciter l’adhésion, éviter les désistements, et inscrire la formation dans le quotidien de l’entreprise.
Étape 5 – Déployer et piloter le plan
Une fois validé, le plan entre en phase opérationnelle. Il ne s’agit pas simplement de “faire passer les salariés en formation”, mais de piloter chaque action, suivre les indicateurs, et s’assurer de la qualité de l’expérience apprenante.
Suivi de l’exécution :
- Gestion administrative :
- Feuilles de présence
- Certificats de réalisation
- Enregistrement dans le SIRH
- Suivi budgétaire :
- Comparaison budget prévisionnel / réel
- Justification des écarts
- Évaluation à chaud :
- Questionnaire de satisfaction
- Feedback qualitatif
- Problèmes logistiques ou pédagogiques remontés
- Évaluation à froid (à 3 ou 6 mois) :
- Application des acquis en situation de travail
- Échange avec le manager
- Mesure de l’impact sur la performance ou la qualité
- Reporting et bilan annuel :
- Nombre d’heures de formation
- Nombre de salariés formés
- Répartition par typologie de formation
- Retour d’expérience global
Ce reporting permet d’alimenter l’année suivante, d’objectiver les réussites, et de repérer les points de progrès.
Étape 6 – Capitaliser et améliorer en continu
Le plan de formation n’est jamais figé. Il doit évoluer avec les priorités, les retours du terrain, les besoins non anticipés.
Axes d’amélioration continue :
- Intégrer les retours d’évaluation dans la refonte des futures sessions.
- Identifier les formations à fort impact pour les proposer à d’autres équipes.
- Supprimer les actions peu efficaces ou mal ciblées.
- Anticiper les besoins émergents (nouvelles technologies, métiers en tension).
- Développer des communautés d’apprenants ou de partage entre salariés formés.
Un plan de formation performant est donc un outil évolutif, piloté par des données, enrichi par le terrain, et soutenu par la culture managériale.
Créer un plan de formation pertinent demande rigueur, écoute, méthode et capacité d’anticipation. Il ne s’agit pas d’une formalité RH, mais d’un investissement stratégique dans le capital humain de l’entreprise.
En structurant ce processus autour de 6 étapes – analyse des besoins, priorisation, conception, validation, déploiement, amélioration – on transforme la formation en levier de transformation.
Le véritable enjeu n’est pas d’envoyer les salariés en formation, mais de créer les conditions pour qu’ils montent réellement en compétences, au service de leur performance et de celle de l’organisation.
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