📦 Fiche de réception des marchandises : modèle Word téléchargeable + procédure
Dans un entrepôt, une réserve ou un quai de livraison, la réception des marchandises se joue en quelques minutes. Pourtant, c’est souvent là que tout commence — ou que tout dérape.
La fiche de réception, trop souvent réduite à un simple bon signé à la va-vite, est en réalité le premier maillon d’une chaîne de qualité, de traçabilité et de responsabilité.
Et si on changeait de perspective ? Si cette fiche devenait un véritable levier de fiabilité opérationnelle, au lieu d’un papier formel rangé dans une bannette ?
La fiche de réception des marchandises comme levier de fiabilité opérationnelle, au croisement des achats, de la logistique, de la conformité et du service client.
🧭 Ce que réceptionner veut dire : bien plus que “cocher des cases”
La fiche de réception ne se limite pas à écrire “bon” ou “non conforme”.
Elle doit documenter, vérifier, anticiper les problèmes qui, s’ils ne sont pas détectés à ce moment-là, coûteront du temps, de l’argent et parfois la confiance du client.
Elle doit permettre de répondre à 4 questions simples :
- Est-ce la bonne marchandise ? (article, référence, conditionnement)
- En bonne quantité ? (par rapport au bon de commande)
- En bon état ? (pas de casse, pas de défauts visibles, pas de fuites)
- Avec les bons documents ? (bon de livraison, fiche technique, certificat)
Une fiche bien construite permet de centraliser ces vérifications en une page, avec des critères clairs, répétables, auditables.
🧪 La procédure de réception : là où se joue la rigueur d’un service
Réceptionner ne se fait pas seul, ni au hasard. Une procédure claire et maîtrisée transforme une opération quotidienne en rituel de sécurisation logistique.
Les étapes fondamentales d’une procédure efficace :
- Contrôle documentaire en amont
Vérifier que la livraison correspond à une commande validée et planifiée. - Vérification physique à la réception
- Correspondance entre bon de commande et bon de livraison
- État extérieur des colis
- Mesure de température ou poids si nécessaire
- Prise de photos en cas d’anomalie
- Enregistrement immédiat des écarts
- Quantitatifs : manquants, excédents
- Qualitatifs : avaries, défauts visibles
- Administratifs : absence de documents requis
- Traitement des anomalies
- Isolation de la marchandise litigieuse
- Notification automatique au fournisseur ou au service achats
- Déclenchement d’une fiche d’écart ou de non-conformité
- Archivage et traçabilité
La fiche, une fois signée et scannée, devient une preuve réglementaire et un support de preuve contractuelle.
🧩 Fiche + procédure = système de fiabilité
Trop souvent, les entreprises pensent que les erreurs viennent des fournisseurs. En réalité, les défaillances viennent aussi d’un système interne mal outillé pour réceptionner :
- Pas de fiche claire,
- Pas de procédure formalisée,
- Pas de responsable désigné,
- Pas de traçabilité exploitable.
Mettre en place une fiche standardisée, visuelle, structurée, avec des procédures précises, c’est non seulement éviter les litiges — c’est surtout gagner en cohérence, en crédibilité et en fiabilité.
🎯 formaliser la réception, c’est élever le niveau d’exigence
Une entreprise exigeante ne se limite pas à valider un bon de livraison. Elle formalise, contrôle et consigne chaque réception avec précision. Ce moment, en apparence anodin, devient alors un véritable point de contrôle qualité intégré au processus opérationnel. Ce qui semblait une formalité devient un réflexe structurant.
Dans un environnement logistique sous tension, ce sont justement ces gestes simples, exécutés avec constance et rigueur, qui créent les écarts les plus durables en performance et en fiabilité.
🧾 Décomposition d’une Fiche de Réception des Marchandises
1️⃣ En-tête du document
Contient les informations générales liées à la livraison :
- Titre du document : Fiche de Réception des Marchandises
- Numéro de fiche / référence interne
- Date de réception (date réelle)
- Heure d’arrivée du transport
- Nom du fournisseur
- N° de commande correspondant
- Site / entrepôt / magasin destinataire
- Nom du réceptionnaire
📌 Bonnes pratiques :
Inclure un QR code ou code-barres pour archivage et lien avec ERP.
2️⃣ Détails de la livraison
Synthèse des éléments livrés, dans un tableau clair :
| N° | Référence article | Désignation | Qté commandée | Qté reçue | Écart | Unité | Observations |
|---|
- Permet de comparer avec le bon de commande
- Fait apparaître rapidement tout écart de quantité
📌 Point de vigilance :
Une erreur de saisie ici = erreur de stock + risque de facturation erronée.
3️⃣ Contrôle visuel & conformité
Section pour évaluer l’état des marchandises à l’arrivée :
- 📦 Colis intacts : ☐ Oui ☐ Non
- 🛑 Aucune avarie visible : ☐ Oui ☐ Non
- 📋 Documents accompagnateurs présents :
☐ Bon de livraison ☐ Certificat de conformité ☐ Fiche technique - 🧪 Tests spécifiques (si requis) : température, humidité, pH, etc.
📌 Bonnes pratiques :
Joindre photos si dommage, noter conditions météo ou de transport si doute.
4️⃣ Non-conformités et réserves
Zone libre ou tableau pour noter :
- Produit concerné
- Nature de l’anomalie (quantité, qualité, documentation…)
- Action immédiate : acceptée avec réserve, refusée, isolée
- Décision du responsable logistique ou qualité
📌 À ne pas oublier :
Notifier le service achat + faire une fiche d’écart/NCR si grave.
5️⃣ Décision finale de réception
Synthèse de la décision prise :
- ☐ Réception complète
- ☐ Réception partielle
- ☐ Réception avec réserve
- ☐ Refus total
- Zone pour remarques spécifiques (ex. : en attente de complément, relivraison prévue…)
6️⃣ Signatures
Engage la validation du contrôle :
- Nom + fonction du réceptionnaire
- Signature + date
- Si besoin : visa du responsable qualité ou stock
📌 Bonne pratique :
Sceller l’heure exacte de réception pour activer les délais contractuels (pénalités, relance fournisseur…).
7️⃣ Annexes (facultatives mais recommandées)
- Photographies des marchandises à l’arrivée
- Copie du bon de commande
- PV d’analyse qualité
- Fiches techniques et certificats
✅ Résumé visuel rapide (checklist)
- Informations générales
- Produits vérifiés vs commande
- Contrôle qualitatif effectué
- Non-conformités notées si besoin
- Décision clairement indiquée
- Signatures apposées
📋 Procédure : Fiche de Réception des Marchandises
Garantir que les marchandises livrées correspondent à la commande émise, en quantité et en qualité, et qu’elles sont réceptionnées dans le respect des exigences contractuelles, réglementaires et opérationnelles.
🏢 Champ d’application
Cette procédure s’applique à toute réception de marchandises, sur tous les sites de l’entreprise (entrepôt, magasin, atelier, cuisine, pharmacie…).
👤 Responsables impliqués
- Réceptionnaire / magasinier : vérifie, contrôle, renseigne la fiche.
- Service achats : valide les bons de commande et gère les litiges fournisseurs.
- Responsable qualité ou logistique (si requis) : intervient en cas de non-conformité.
- Fournisseur / transporteur : remet les documents de livraison et signe en cas de litige.
📚 Références documentaires
- Bon de commande (BC)
- Bon de livraison (BL)
- Fiche technique / fiche sécurité (si produit spécifique)
- Certificat de conformité (si requis)
- Fiche de non-conformité (NCR)
🧭 Étapes de la procédure
1. Préparation de la réception
- Vérifier que la livraison est attendue (commande validée).
- Préparer la fiche de réception vierge.
- Identifier un espace de contrôle propre et sécurisé.
2. Accueil du transporteur
- Noter l’heure d’arrivée.
- Demander les documents de transport : bon de livraison, facture pro forma, certificats.
- Vérifier l’identité du fournisseur.
3. Contrôle physique des marchandises
➤ Quantitatif :
- Comparer les quantités livrées avec les quantités commandées.
- Noter les éventuels manquants, excédents ou substitutions.
➤ Qualitatif :
- Vérifier l’état visuel des colis : déchirures, traces de choc, humidité, fuites.
- Mesurer température, poids ou aspect, si applicable (produits frais, matières sensibles).
- Vérifier étiquetage, dates limites, numéros de lot.
📸 Bon réflexe : photographier tout doute ou anomalie.
4. Renseignement de la fiche de réception
- Compléter tous les champs :
- Informations de livraison (date, fournisseur, commande…)
- Détail des articles reçus (référence, désignation, quantités)
- État de conformité (cases à cocher, commentaires)
- Joindre copies des documents remis.
5. Traitement des non-conformités
- Isoler les produits litigieux.
- Noter les réserves ou refus sur la fiche.
- Informer immédiatement le service achats ou qualité.
- Si nécessaire, ouvrir une fiche d’écart (FNC).
6. Décision finale
- Indiquer la décision :
- ☑ Réception complète
- ☑ Réception partielle avec réserve
- ☑ Refus de la livraison
- Faire signer la fiche par le réceptionnaire.
7. Archivage et diffusion
- Scanner la fiche pour archivage numérique.
- Transmettre copie au service achats et à la comptabilité.
- Enregistrer la réception dans le système de gestion (ERP, tableur…).
🧩 Points de vigilance
- Ne jamais réceptionner sans commande validée.
- Ne jamais signer un bon de livraison seul sans vérification physique.
- Ne pas mélanger les articles reçus avant validation de la fiche.
- Bien conserver les documents associés pendant au moins 12 mois (selon secteur).
La fiche de réception constitue un levier essentiel de maîtrise logistique et contractuelle. Elle renforce la traçabilité, encadre la gestion des stocks et sert de garantie en cas de litige avec un fournisseur ou un transporteur.
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📝 Description détaillée de la Fiche de Conformité Réglementaire – Réception des Marchandises
Ce document constitue un support structuré de contrôle et de traçabilité, destiné à garantir que les marchandises réceptionnées respectent l’ensemble des exigences réglementaires, contractuelles et sectorielles. Il s’inscrit pleinement dans les processus qualité, sécurité, logistique et de conformité aux référentiels ISO.
✅ Objectif
- Vérifier la conformité documentaire et réglementaire des marchandises livrées.
- Identifier les écarts potentiels (absence de certificat, défaut d’étiquetage, non-conformité REACH, etc.).
- Faciliter la gestion des non-conformités en réception et structurer le traitement correctif.
🧱 Structure de la fiche
1. Informations générales
Permet d’identifier la livraison concernée :
- Fournisseur
- Date de réception
- Référence de commande et de livraison
- Identité du réceptionnaire
2. Contrôle des documents réglementaires
Checklist à cocher selon les types de documents fournis :
- Bon de livraison
- Certificat de conformité
- Fiche technique ou de sécurité (notamment pour les matières chimiques)
- Attestation sanitaire ou d’origine (notamment en alimentaire ou cosmétique)
- Autres documents spécifiques (douane, déchets, etc.)
3. Vérifications de conformité
Tableau à compléter pour chaque produit :
- Conformité à la commande
- Respect des obligations réglementaires
- Présence des documents justificatifs
- Observations ou anomalies visibles
4. Réglementations spécifiques
Checklist des normes applicables selon la nature du produit :
- REACH / CLP (produits chimiques)
- Paquet hygiène (agroalimentaire)
- RoHS (composants électroniques)
- Autres (textile, dispositifs médicaux, déchets…)
5. Non-conformités & actions correctives
Zone libre à compléter :
- Description des anomalies détectées
- Mesures correctives immédiates
- Notification fournisseur et déclenchement éventuel de fiche d’écart
6. Validation
- Signature du responsable conformité ou réception
- Date de validation
- Preuve d’archivage si besoin
📂 Utilisation recommandée
- En logistique, qualité, achats, production.
- En complément du bon de livraison et de la fiche de réception classique.
- Dans les secteurs à forte contrainte réglementaire : chimie, agro, pharmaceutique, cosmétique, électronique, médical.
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