État des lieux local professionnel Word

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Un état des lieux de local professionnel sert à figer, noir sur blanc, l’état exact des locaux au moment où les clés changent de main. C’est ce document qui évite les discussions floues au départ, puis les conflits coûteux à la sortie. Quand il est clair, daté, signé et illustré, il devient votre meilleure preuve.

Télécharger un modèle Word prêt à remplir (entrée / sortie)
Savoir quoi écrire, où, et comment le faire de manière incontestable
Couvrir les cas particuliers propres aux locaux professionnels (bureaux, cabinet, atelier, dépôt, annexes, équipements, parties communes, clés, badges, etc.)

Pourquoi l’état des lieux est incontournable en local professionnel

Même si on le traite parfois comme une formalité, l’état des lieux joue un rôle très concret

Il cadre l’obligation de restitution à la fin du bail. Quand un état des lieux existe, le principe est que le locataire rend les lieux tels qu’ils ont été reçus, sauf vétusté ou force majeure.
S’il n’y a pas d’état des lieux, le locataire peut se retrouver avec une présomption défavorable, puisqu’il est réputé avoir reçu les lieux “en bon état de réparations locatives”, sauf preuve contraire.

En clair, un bon modèle Word bien rempli protège les deux parties, parce qu’il transforme “on avait dit que…” en “c’est écrit et signé”.

Bail commercial, bail professionnel, local “hors commercial”

Ce que vous devez retenir pour rester sur le modèle “local professionnel”

Bail commercial
Le Code de commerce encadre explicitement l’état des lieux (notamment via l’article L145-40-1) et précise, entre autres, le recours à un huissier/commissaire de justice si l’état des lieux ne peut pas être établi contradictoirement, avec une logique de frais partagés, et le fait que le bailleur qui ne fait pas diligence ne peut pas invoquer la présomption de l’article 1731.
Local professionnel hors bail commercial (bureaux, professions libérales, activités non commerciales, etc.)
La bonne pratique reste la même, et le risque principal reste identique
si vous ne faites pas d’état des lieux, la présomption de l’article 1731 peut peser lourd lors d’une restitution.

Ce qu’un modèle Word État des lieux local professionnel doit conteni

Un état des lieux efficace n’est pas un roman. C’est un document structuré, où chaque élément peut être coché, décrit, mesuré ou photographié.

1) Les informations indispensables

Adresse complète du local + niveau/lot + références utiles (copropriété, accès, portail)
Date et heure, nature du document (entrée / sortie)
Identité des parties et représentants (bailleur, locataire, mandataire)
Référence du bail et date de prise d’effet
Compteurs et relevés (électricité, eau, gaz, sous-compteurs, index)

2) Le cœur du document

Une description pièce par pièce (ou zone par zone) avec, pour chaque zone

Sols, murs, plafonds
Menuiseries (portes, fenêtres, vitrages, volets)
Électricité (prises, tableau, éclairage, BAES si présent, RJ45, baie)
Plomberie (points d’eau, chauffe-eau, WC, évacuations)
Chauffage/clim/ventilation (marques, télécommandes, état de fonctionnement)
Sécurité et accès (alarme, badges, digicode, rideau métallique, interphone)

La règle d’or
décrire ce qu’on voit et pas ce qu’on suppose. Exemple utile
“Trace de choc 3 cm, bas de porte, côté poignée” vaut mieux que “porte abîmée”.

3) Annexes qui font la différence

Inventaire des clés, badges, télécommandes, pass, codes remis
Liste des équipements fournis (mobilier, étagères, cloison, kitchenette)
Relevés photos (numérotées, datées si possible)
Observations et réserves
Signatures (et paraphe de chaque page)

Comment remplir votre état des lieux Word sans rien oublier

Un modèle Word devient puissant quand vous suivez une méthode simple.

Avant la visite

Venez avec le modèle déjà pré-rempli des infos administratives (adresse, parties, bail)
Préparez une checklist “fonctionnement”
lumières, prises, chauffage/clim, eau, chasse, rideau métallique, alarme
Prévoyez un mètre ruban et un téléphone pour les photos

Pendant la visite

Avancez dans le même ordre que le modèle
entrée → circulation → pièce 1 → pièce 2 → sanitaires → réserves/annexes
Pour chaque anomalie, notez
localisation précise + nature + taille + photo associée
Si quelque chose est à vérifier
écrivez une réserve claire (“fonctionnement à tester”, “document d’entretien non remis”)

Après la visite

Relisez ensemble, calmement
Ajoutez les photos en annexe ou conservez-les avec une numérotation cohérente
Signez, paraphez, et gardez chacun un exemplaire

Vétusté, dégradations, travaux

Le trio qui crée 90 % des litiges

Quand il existe un état des lieux d’entrée, le principe est la restitution “selon cet état”, en excluant ce qui relève de la vétusté ou de la force majeure.
Et s’il n’existe pas d’état des lieux, le locataire peut être présumé avoir reçu en bon état de réparations locatives, sauf preuve contraire.

Donc votre modèle Word doit permettre de distinguer clairement

Ce qui est déjà présent à l’entrée (rayures, traces, usure)
Ce qui apparaît pendant l’occupation
Ce qui relève de l’usure normale (vétusté)

Astuce très utile
Ajoutez une ligne “Niveau d’usure à l’entrée” (léger / moyen / marqué) sur les postes sensibles (peinture, sols, sanitaires).

Cas particuliers à prévoir dans un local professionnel “hors commercial”

Si votre contenu vise aussi les locaux pro non commerciaux, voici les rubriques qui apportent une vraie valeur (et que les modèles génériques oublient souvent)

Bureaux partagés / coworking / co-occupation
qui entretient quoi, zones privatives vs communes, inventaire du mobilier par espace
Baie informatique / réseau / contrôle d’accès
état des baies, brassage, onduleur, codes, badges, droits d’accès
Local meublé professionnel
inventaire détaillé et état par article (bureau, chaises, armoires, luminaires)
Parking, cave, réserve, local technique
souvent source de litige car “oubliés” le jour J
Signalétique et aménagements
cloisons, enseignes, adhésifs vitrine, perçages, supports, peinture spécifique

Qui paie l’état des lieux

Ce point dépend du contexte
En location d’habitation, les règles de facturation sont très encadrées, avec des plafonds et des conditions précises.
Pour un local professionnel, le plus sûr est de prévoir clairement la répartition (amiable, agence, commissaire de justice en cas de désaccord) dans le bail ou dans un accord écrit. Et en bail commercial, le Code de commerce prévoit un mécanisme spécifique si l’état des lieux ne peut pas être établi contradictoirement.

FAQ

Peut-on faire un état des lieux sur Word et le signer sur place

Oui. Le plus important est qu’il soit contradictoire (les deux parties présentes ou représentées), signé, et que chacun conserve un exemplaire.

Que se passe-t-il si on ne fait pas d’état des lieux

L’absence d’état des lieux peut déclencher une présomption défavorable au locataire, présumé avoir reçu en bon état de réparations locatives, sauf preuve contraire.

Est-ce que les photos ont une valeur

Oui, surtout si elles sont rattachées à une description écrite (numéro de photo + élément décrit), et conservées par les deux parties.

Définitions à “verrouiller” (pour éviter les malentendus)

Quand quelqu’un tape “état des lieux local professionnel Word”, il ne cherche pas une théorie. Il veut un document Word clair… et surtout des mots qui ne laissent pas place à l’interprétation. Voici les définitions qui stabilisent tout le reste.

État des lieux

Un état des lieux est un constat écrit de l’état du local à un instant précis (en pratique : remise des clés et restitution des clés). Sa valeur vient de deux choses :

la précision (ce qui est décrit peut être retrouvé),
la comparaison (entrée vs sortie).

Et surtout : s’il n’y a pas d’état des lieux, la loi pose une présomption défavorable au preneur : il est présumé avoir reçu les locaux en bon état de réparations locatives, sauf preuve contraire.

Local professionnel

Un local professionnel est un local affecté à une activité non commerciale (souvent professions libérales : cabinet, bureau, conseil…). Juridiquement, il bascule fréquemment vers le bail professionnel (et non le bail commercial).

Bail professionnel

Le bail professionnel (local à usage exclusivement professionnel) est encadré par la loi de 1986 : durée minimale 6 ans et contrat écrit.
Conséquence pratique : l’état des lieux doit être pensé “pro”, avec annexes techniques, inventaire, sécurité, accès… même quand on n’est pas sur un commerce.

Bail commercial

Le bail commercial obéit au statut des baux commerciaux : durée minimale 9 ans, avec une logique triennale (3-6-9) dans les possibilités de congé.
Et il prévoit explicitement l’obligation d’un état des lieux contradictoire et amiable à certains moments clés (prise de possession, restitution, etc.).

Les “VS” qui rendent modèle Word ultra utile

Là, vous “collez” à l’intention : on ne survole pas, on clarifie avec des oppositions simples que l’utilisateur comprend en 10 secondes.

1) État des lieux d’entrée vs état des lieux de sortie

Entrée : on photographie l’instant zéro. L’idée n’est pas de “chercher la petite bête”, mais d’établir la base de comparaison.
Sortie : on rejoue le même parcours, avec la même grille, pour identifier ce qui a changé.

👉 Ce que votre modèle Word doit imposer : mêmes rubriques, même ordre, mêmes critères. C’est la condition pour que la comparaison devienne évidente.

2) Contradictoire vs unilatéral

Contradictoire : les deux parties (ou leurs représentants) constatent et signent ensemble. En bail commercial, l’état des lieux est posé comme un acte contradictoire et amiable (ou via tiers mandaté).
Unilatéral : une seule partie “constate” de son côté. Résultat : le document devient contestable, et il perd l’essentiel de sa force.

3) Amiable vs commissaire de justice

Amiable : rapide, souple, gratuit (ou coût faible si agence). Parfait quand les relations sont fluides.
Commissaire de justice : utile quand il y a tension, doute, absence d’une partie, ou enjeux élevés (travaux, aménagements, matériel). Dans d’autres baux (habitation), les Notaires rappellent cette possibilité en cas de désaccord, ce qui illustre bien l’objectif : obtenir un constat difficilement contestable.

👉 Phrase simple qui “vend” le choix sans dramatiser :
Quand la sortie s’annonce sensible, l’intervention d’un professionnel transforme l’état des lieux en pièce maîtresse, au lieu d’un document discutable.

4) Vétusté vs dégradation

C’est LE nœud des litiges.

Vétusté : usure normale, progressive, cohérente avec le temps et l’usage (sol “cheminé”, peinture ternie, joints fatigués).
Dégradation : dommage anormal, accident, défaut d’entretien, choc, casse, tache durable, perforation abusive, matériel détérioré.

👉 Ce que votre modèle Word doit permettre :

noter l’état initial (même si “imparfait”) ;
préciser la localisation ;
qualifier avec des mots concrets (rayure, trace, choc, fissure, tâche) ;
associer une photo numérotée.

5) Réparations locatives vs grosses réparations

Sans entrer dans un cours, l’utilisateur a besoin d’une boussole :

Réparations locatives : entretien courant, petits remplacements, ce qui relève de l’usage normal du local.
Grosses réparations : structure, éléments lourds, interventions majeures.

Modele_Etat_des_Lieux_Entree_Sortie_Local_Professionnel_lecoursgratuit Télécharger

Spécial “local pro hors commercial” : les rubriques qui changent tout

Le “hors commercial” n’est pas moins sérieux. Il est souvent plus technique.

Un modèle générique pour un local professionnel (bureaux/cabinet/activité libérale), vous gagnez en crédibilité si vous ajoutez des blocs dédiés :

Réseau & IT : baie, prises RJ45, onduleur, cheminement, état apparent, accès.
Sécurité & accès : badges, codes, alarme, interphone, contrôle d’accès, procédures de remise.
Mobilier et aménagements (si local semi-meublé) : inventaire pièce par pièce, état, quantité.
Annexes : parking, cave, réserve, local technique (souvent oubliés… donc litigieux).
Signalétique / cloisons : adhésifs vitrine, supports, perçages, cloisons démontables.