Procès-Verbal de l’Assemblée Générale Ordinaire

📝 Élaboration d’un Canevas Excel Structuré pour le Procès-Verbal d’une Assemblée Générale d’Association

La tenue rigoureuse et organisée des procès-verbaux de l’assemblée générale est une partie essentielle de la bonne gestion associative. Elle garantit la traçabilité de la prise de décision, favorise la transparence auprès des membres, et possède une valeur légale en cas de litiges ou de contrôle administratif. Pour cela, un modèle Excel complexe et automatisé est utilisé pour assurer une prise de procès-verbaux claire, cohérente et efficace ainsi qu’une bonne tenue des dossiers.

Objectifs du Canevas

Le canevas Excel vise à :

Structurer la rédaction du PV selon les normes associatives
Intégrer automatiquement des calculs utiles (quorum, taux de participation, etc.)
Centraliser toutes les données liées à la séance dans un seul document
Faciliter l’édition, le suivi, et l’archivage numérique

Structure Générale du Fichier

Le fichier est réparti en plusieurs sections principales, chacune répondant à une fonction précise du procès-verbal :

1. En-tête : Titre du document

Un titre large et centralisé signale clairement la nature du document :
Procès-verbal de l’Assemblée Générale – Association [Nom]
Celui-ci est mis en forme avec une police renforcée et un alignement centré.

2. Informations générales sur l’assemblée

Cette section recense toutes les données administratives essentielles :

Date et lieu de l’assemblée
Heure de début et de clôture
Nom du président de séance
Nom du secrétaire de séance
Nombre total de membres, quorum requis

Ces champs sont disposés en tableau avec bordures, couleurs douces et grande lisibilité.

3. Tableau des présences

Un tableau extensible recense chaque participant :

Nom complet
Fonction au sein de l’association
Présence effective ou représentation
Coordonnées (e-mail, téléphone)

Les colonnes « Présent » et « Représenté » sont dotées de menus déroulants (« Oui », « Non ») facilitant l’encodage rapide et standardisé.

4. Automatisation des calculs

Des formules automatiques permettent de calculer :

Le nombre total de membres présents
Le taux de participation, utile pour la validation du quorum

Ces résultats sont synthétisés en marge du tableau, dans une section distincte à droite.

5. Tableau des résolutions

Chaque décision soumise au vote est documentée :

Numéro et intitulé
Proposé par
Résultat du vote (avec menu déroulant pour faciliter la saisie)
Observations complémentaires

Cette section permet une traçabilité rigoureuse des décisions prises, conformément aux obligations statutaires.

6. Questions diverses

Une zone réservée aux questions non prévues à l’ordre du jour permet de noter toute intervention complémentaire ou remarque.

7. Clôture de séance et signatures

L’heure de clôture est consignée, suivie des emplacements prévus pour :

La signature du président de séance
La signature du secrétaire

Esthétique et ergonomie

Le canevas se distingue par une mise en forme lisible, professionnelle et sobre, avec :

Des codes couleur pour différencier les sections
Des cellules à largeur ajustée pour un confort de lecture
Des bordures nettes encadrant chaque champ pour une impression claire

Avantages de l’approche Excel

Fonction	Avantage
Automatisation	Calculs intégrés pour gain de temps
Normalisation	Format homogène pour chaque AG
Traçabilité	Archivage structuré et fiable
Accessibilité	Modifiable sans logiciel spécifique complexe
Adaptabilité	Peut être enrichi selon les besoins futurs

Synthèse 😉

Ce canevas Excel de procès-verbal représente bien plus qu’un simple support de rédaction : il s’inscrit comme un outil stratégique de gouvernance associative. Il apporte rigueur, transparence et pérennité dans la gestion des assemblées générales. Facilement réutilisable et adaptable, il constitue un standard de bonne pratique à adopter pour toute structure associative soucieuse de professionnaliser ses procédures internes.

PV_AG_Final_Complete Download

📎 Annexes — Principaux éléments et définitions

1. Assemblée générale (AG)

Instance souveraine de toute organisation associative, l’assemblée générale réunit l’ensemble des membres afin de débattre, d’examiner les bilans moral et financier, et de se prononcer sur les orientations stratégiques de la structure. Elle peut être convoquée à titre ordinaire, selon un rythme généralement annuel, ou à titre extraordinaire, lorsqu’une décision exceptionnelle, telle qu’une modification des statuts, s’impose.

2. Procès-verbal (PV)

Rédigé à l’issue de la réunion, le procès-verbal constitue le document officiel retraçant l’ensemble des échanges et décisions prises lors de l’assemblée. Il a valeur de référence, voire de preuve, en cas de litige ou de contrôle administratif. Pour être valable, il doit être signé par le président et le secrétaire de séance, puis conservé dans les archives de l’association.

3. Quorum

Le quorum désigne le nombre minimal de membres présents ou représentés requis pour que l’assemblée puisse valablement délibérer. Ce seuil, fixé par les statuts, garantit que les décisions prises reposent sur une base de représentativité suffisante. À défaut, l’assemblée peut être ajournée ou convoquée de nouveau selon les modalités prévues.

4. Résolution

Une résolution correspond à une proposition soumise au vote des membres. Qu’il s’agisse de l’approbation d’un budget, de l’élection d’un responsable ou d’un amendement statutaire, la résolution est adoptée, rejetée ou reportée selon le résultat du scrutin.

5. Présence et représentation

La participation des membres à l’assemblée peut s’effectuer en présentiel ou par représentation. Dans ce second cas, un membre absent mandate un autre participant pour voter en son nom. Le nombre de procurations autorisées par personne est généralement limité par les statuts afin d’éviter les déséquilibres de représentation.

6. Ordre du jour

Document préparatoire à l’assemblée, l’ordre du jour énumère les sujets à traiter, dans un ordre défini. Il est communiqué en amont aux membres afin de garantir la transparence des débats. Seuls les points inscrits à l’ordre du jour peuvent, sauf exception, faire l’objet d’un vote.

7. Président de séance

Le président de séance est chargé de conduire les travaux de l’assemblée. Il ouvre et clôt la séance, veille au respect de l’ordre du jour, encadre les prises de parole et supervise les scrutins. Sa légitimité repose sur une désignation claire, souvent prévue par les statuts.

8. Secrétaire de séance

Assurant une fonction à la fois discrète et essentielle, le secrétaire de séance a pour mission de consigner, avec rigueur, l’intégralité des échanges et décisions. Il élabore le procès-verbal, qu’il signe conjointement avec le président de séance.

9. Taux de participation

Indicateur de l’engagement associatif, le taux de participation est calculé en rapportant le nombre de membres présents ou représentés au nombre total d’adhérents. Il permet de vérifier si le quorum est atteint et d’apprécier la mobilisation autour des enjeux de gouvernance.

📄 Procès-Verbal de l’Assemblée Générale Ordinaire

Association : Les Ingénieurs Solidaires du BTP
Date : 15 juin 2025
Lieu : Maison des Associations – Salle 3, 12 rue des Ateliers, 75012 Paris
Président de séance : M. Jean MARTIN
Secrétaire de séance : Mme Sophie DUPUIS

1. Ouverture de la séance

L’Assemblée Générale Ordinaire de l’association Les Ingénieurs Solidaires du BTP s’est tenue le 15 juin 2025 à 18h00, sur convocation du président adressée aux membres par email le 1er juin 2025.

Le quorum étant atteint (23 membres présents sur 35 membres inscrits), l’Assemblée peut valablement délibérer, conformément aux statuts de l’association.

2. Approbation de l’ordre du jour

L’ordre du jour suivant a été proposé et adopté à l’unanimité :

Rapport moral du Président
Rapport d’activités de l’année 2024
Rapport financier et approbation des comptes
Renouvellement partiel du Bureau
Projets pour l’année 2025
Questions diverses

3. Rapport moral

Le président M. Jean MARTIN présente le rapport moral, évoquant les progrès réalisés en 2024 malgré un contexte économique difficile. Il souligne notamment :

La montée en puissance du programme de mentorat jeunes diplômés,
La diversification des partenariats avec les écoles d’ingénieurs,
L’amélioration de la visibilité de l’association sur les réseaux sociaux.

Le rapport moral est soumis au vote :
Adopté à l’unanimité (23 voix pour, 0 contre, 0 abstention).

4. Rapport d’activités

Mme Sophie DUPUIS, secrétaire, présente le rapport d’activités 2024 :

12 événements organisés (dont 3 visites de chantiers, 4 ateliers techniques),
3 conventions de partenariat signées,
Lancement de la plateforme en ligne de ressources collaboratives.

Adopté à l’unanimité.

5. Rapport financier

Le trésorier, M. Karim BOUZID, expose les comptes annuels 2024 :

Produits : 18 200 €
Charges : 16 450 €
Résultat : Excédent de 1 750 €
Les comptes ont été vérifiés et validés par le commissaire aux comptes.

Le rapport financier est soumis au vote :
Adopté à l’unanimité.

6. Renouvellement du Bureau

Conformément aux statuts, le mandat de deux membres du bureau arrive à échéance.

Renouvelés :

M. Jean MARTIN (Président)
Mme Sophie DUPUIS (Secrétaire)

Les deux candidatures ont été proposées et élues à l’unanimité.

7. Projets 2025

Le président expose les axes prioritaires pour l’année à venir :

Création d’un label « Chantier Solidaire » pour les jeunes en insertion,
Organisation d’un congrès inter-associatif en novembre 2025,
Développement d’un module e-learning pour les membres.

8. Questions diverses

Proposition de création d’un groupe de travail sur les risques psychosociaux dans le BTP → validée.
Suggestion de refonte du site internet → sera étudiée par le Bureau.