Créer un modèle de plan de tournée (logistique) dans Excel
Dans cet article, nous explorerons l’importance d’un plan de tournée (logistique) et comment en créer un gratuitement.
💡L’organisation d’une tournée peut être un défi logistique de taille pour de nombreux professionnels, qu’ils soient chauffeurs-livreurs, représentants commerciaux, ou même artistes en tournée. Un plan de tournée efficace peut faire toute la différence en termes de temps, de coûts et de satisfaction client.
Définition et importance d’un plan de tournée
Un plan de tournée est un itinéraire préétabli qui guide les déplacements d’une personne ou d’une équipe professionnelle vers différentes destinations. Que ce soit pour livrer des marchandises, rencontrer des clients, ou se produire lors d’une série de concerts, un plan de tournée permet d’optimiser les déplacements et d’atteindre efficacement les objectifs fixés.
L’importance d’un plan de tournée réside dans sa capacité à rationaliser les déplacements, ce qui se traduit par plusieurs avantages :
- Économie de temps : en planifiant les trajets de manière optimale, on réduit les temps de déplacement inutiles et on maximise le temps consacré à l’activité principale.
- Réduction des coûts de déplacement : en minimisant les distances parcourues et en évitant les détours inutiles, on diminue les dépenses liées au carburant, aux péages et à l’usure des véhicules.
- Meilleure gestion des ressources : en planifiant les tournées de manière efficace, on optimise l’utilisation des véhicules, des équipements et du personnel.
- Satisfaction client accrue : en respectant les délais de livraison ou de rendez-vous, on renforce la confiance et la fidélité des clients.
Étapes pour créer un plan de tournée
Pour créer un plan de tournée efficace sans dépenser d’argent, voici quelques étapes à suivre :
- Établir les objectifs de la tournée : définir clairement les résultats attendus permet de prioriser les destinations et de déterminer les critères d’optimisation.
- Collecte des données : rassembler toutes les informations pertinentes sur les lieux à visiter, y compris les adresses, les horaires d’ouverture, les conditions de circulation, les contraintes de livraison, etc.
- Analyse et priorisation des destinations : en fonction des objectifs de la tournée, évaluer les différentes options et déterminer l’ordre de visite optimal.
- Utilisation d’outils gratuits : profiter des nombreuses applications de cartographie en ligne, de calcul d’itinéraires et de logiciels de planification de tournées disponibles gratuitement sur internet.
Conseils pour optimiser votre plan de tournée
Pour maximiser l’efficacité de votre plan de tournée, voici quelques conseils pratiques :
- Regrouper les destinations par zone géographique afin de réduire les distances parcourues et d’optimiser les temps de déplacement.
- Tenir compte des horaires d’ouverture des lieux à visiter pour éviter les déplacements inutiles et les pertes de temps.
- Éviter les heures de pointe et les embouteillages en planifiant les déplacements aux heures creuses de la journée.
- Intégrer des pauses et des temps de repos pour les conducteurs afin d’assurer leur sécurité et leur bien-être.
- Être flexible et pouvoir ajuster le plan en cas d’imprévus tels que les retards, les annulations ou les changements de dernière minute.
Exemples de logiciels et applications gratuits pour la planification de tournées
Voici quelques exemples d’outils gratuits très utiles pour la planification de tournées :
- Google Maps : un service de cartographie en ligne qui offre un calcul d’itinéraires précis et une optimisation des trajets pour plusieurs destinations.
- OpenStreetMap : une alternative open source à Google Maps qui propose une cartographie détaillée et des fonctionnalités similaires.
- RouteXL : un outil spécifiquement conçu pour l’optimisation des tournées de livraison, avec la possibilité de planifier jusqu’à 20 arrêts gratuitement.
- MyRouteOnline : un logiciel de planification de tournées qui permet de créer des itinéraires pour jusqu’à 350 adresses à la fois, avec plusieurs options d’optimisation disponibles.
Créer un modèle de plan de tournée dans Excel peut être très utile pour organiser et optimiser les déplacements. Voici un modèle simple pour un plan de tournée que vous pouvez utiliser et personnaliser selon vos besoins.
Modèle de Plan de Tournée
1. Feuille de “Plan de Tournée”
Cette feuille contiendra les informations principales de la tournée.
| Date | Heure de Départ | Heure d’Arrivée | Destination | Adresse | Contact | Remarques |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 2024-06-01 | 08:00 | 09:00 | Client A | 123 Rue ABC | M. Dupont | Livraison prioritaire |
| 2024-06-01 | 09:30 | 10:30 | Client B | 456 Rue XYZ | Mme Martin | |
| 2024-06-01 | 11:00 | 12:00 | Client C | 789 Rue DEF | M. Durand | Préparer documents |
2. Feuille de “Résumé de la Journée”
Cette feuille récapitulera les principales données de la journée.
| Date | Total Destinations | Départ | Arrivée | Total Distance | Total Temps |
|---|---|---|---|---|---|
| 2024-06-01 | 3 | 08:00 | 12:00 | 30 km | 4h |
Instructions pour Utilisation :
- Plan de Tournée :
- Remplissez chaque ligne avec les détails de chaque arrêt de la tournée.
- Ajoutez des remarques spécifiques pour chaque destination si nécessaire.
- Résumé de la Journée :
- Complétez les totaux de destinations, le temps de départ et d’arrivée, la distance totale parcourue et le temps total passé sur la tournée.
Pour rendre ce modèle de plan de tournée plus innovant et utile, vous pourriez ajouter les fonctionnalités suivantes :
1. Calcul Automatique des Distances et Durées :
Intégrer des formules pour calculer automatiquement les distances et les temps de trajet entre les destinations en utilisant les adresses. Bien que cela nécessite l’intégration avec une API de géolocalisation comme Google Maps, c’est une amélioration majeure.
2. Indicateur de Priorité :
Ajouter une colonne pour indiquer la priorité des destinations. Cela peut aider à organiser les visites de manière plus efficace.
3. Notification et Alertes :
Intégrer des alertes ou des notifications pour les heures de départ et d’arrivée via des scripts VBA dans Excel ou via une application externe.
4. Suivi en Temps Réel :
Utiliser des outils de suivi GPS pour suivre en temps réel les déplacements et mettre à jour automatiquement le plan de tournée.
5. Analyse et Rapports :
Ajouter une feuille pour des analyses et des rapports sur les tournées, comme les temps de trajet moyens, les distances parcourues, les coûts associés, etc.
6. Interface Utilisateur Personnalisée :
Créer une interface utilisateur conviviale à l’aide de formulaires VBA pour saisir les données de manière plus intuitive.
Exemple de Modèle avec Indicateur de Priorité et Analyse des Rapports
Feuille de “Plan de Tournée”
| Date | Heure de Départ | Heure d’Arrivée | Destination | Adresse | Contact | Remarques | Priorité |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 2024-06-01 | 08:00 | 09:00 | Client A | 123 Rue ABC | M. Dupont | Livraison prioritaire | Haute |
| 2024-06-01 | 09:30 | 10:30 | Client B | 456 Rue XYZ | Mme Martin | Moyenne | |
| 2024-06-01 | 11:00 | 12:00 | Client C | 789 Rue DEF | M. Durand | Préparer documents | Basse |
Feuille de “Analyse des Rapports”
| Date | Total Destinations | Distance Totale | Temps Total | Priorité Haute | Priorité Moyenne | Priorité Basse |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 2024-06-01 | 3 | 30 km | 4h | 1 | 1 | 1 |
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