Planification médicale : planifier le soin sans complexité — 5 modèles Excel gratuits

Dans un service hospitalier, un SSIAD/HAD ou un bloc, la réalité quotidienne se joue à la minute près : qui est présent, quel patient est pris en charge, quelle salle est disponible, où manque-t-on de couverture ? Sans un planning médical fiable, on navigue à vue. Avec un modèle clair et partagé, on gagne du temps, on sécurise la continuité des soins et on aligne l’équipe sur la même information.

Ce pack de 5 modèles Excel gratuits – Planification médicale – a un objectif simple : vous aider à passer immédiatement d’un planning subi à un pilotage maîtrisé, sans outil payant ni usine à gaz. Ils intègrent les spécificités usuelles du contexte français (35 h/semaine, repos légal, jours fériés) et proposent une lecture opérationnelle, centrée sur la couverture et les alertes plutôt que sur la saisie.

Planification médicale – Ce que vous allez trouver

Planning Shifts Hôpital : jour/nuit, gardes, continuité par service, contrôle du repos après la nuit et des heures/semaine.
Planning Soins Infirmiers (service) : affectations patients → IDE/AS avec acuité (N1–N4) et alertes de charge par shift.
Planning SSIAD/HAD : tournées à domicile avec fenêtres horaires et durées, suivi des heures planifiées vs disponibles.
Planning Bloc Opératoire : salles, interventions, préparation et turnover, Gantt d’occupation en pas de 15–30 min.
Planning Astreintes & Gardes : couverture mensuelle par spécialité (nuit, week-end/jour férié), contrôle des minima.

Chaque fichier inclut un Mode d’emploi, un onglet Paramètres et des listes déroulantes pour limiter les erreurs. Les vues Couverture/KPI mettent en évidence les déficits, les dépassements d’heures et les points de vigilance.

Pourquoi ces modèles ?

Gagner du temps : des structures prêtes à l’emploi, aucune mise en forme à refaire.
Voir l’essentiel : lecture couleur sur la couverture et les dépassements (au lieu de fouiller des tableaux).
S’aligner : une trame commune facilite la coordination entre cadres, médecins, IDE/AS et logistique.
S’adapter : seuils, codes et horizons ajustables en 2 minutes.

Ce que ces modèles ont en commun

Paramètres centralisés (date de départ, horizon, codes de shift/slots, seuils).
Données propres (services, ressources, patients) avec validations.
Calculs utiles (heures/sem., charge par acuité, couverture vs minima).
Alertes visuelles (déficit de couverture, dépassements, repos après nuit).
Export facile (mise en page déjà pensée pour le partage).

Comment démarrer (10 minutes)

Ouvrez l’onglet Paramètres et fixez la date de début et l’horizon (semaine/mois).
Collez vos Ressources/Services/Patients dans les onglets dédiés.
Dans Planning, utilisez les listes déroulantes (codes J/N/G, noms, salles, etc.).
Lisez Couverture/KPI : identifiez les déficits et dépassements.
Ajustez : réaffectez, décalez, renforcez jusqu’au zéro déficit critique.

Bonnes pratiques

Figer la semaine en cours + S+1, garder de la flexibilité au-delà.
Standardiser les codes (J, N, G, R) et les minima par service/spécialité.
Tracer les décisions (qui/quoi/quand) pour sécuriser la passation.
Former l’équipe à la lecture des alertes (une grille, un langage commun).

Limites & cadre

Ces modèles facilitent le pilotage opérationnel, mais ne remplacent pas vos accords locaux, protocoles RH ni la réglementation en vigueur. Adaptez les seuils et les règles (repos, amplitudes) à votre contexte.

5 modèles de planning médical gratuits (Excel) prêts à l’emploi

Besoin de planifier les soins, les shifts, les blocs ou les astreintes sans usine à gaz ? Voici 5 modèles Excel gratuits, simples et opérationnels, conçus pour le contexte français (35 h/semaine, repos légal, fériés) et prêts à télécharger.

Aperçu rapide

Modèle	Cas d’usage	Horizon	Granularité	Indicateurs clés
Planning Shifts Hôpital	Couverture Jour/Nuit, gardes, repos, lits	4 sem.	jour × ressource	déficit de couverture, heures/sem., repos après Nuit
Planning Soins Infirmiers (service)	Affectations patients → IDE/AS avec acuité	14 j	shift (Jour/Nuit)	charge par IDE (points), alertes dépassement
Planning SSIAD / HAD	Visites à domicile, fenêtres horaires	14 j	créneau horaire	heures planifiées vs dispo/jour
Planning Bloc Opératoire	Salles, interventions, turnover	1 j (extensible)	15–30 min	Gantt d’occupation, dépassement d’amplitude
Planning Astreintes & Gardes	Couverture par spécialité (mois)	1 mois	jour	minima nuit & WE/JF, alertes déficit

1) Planning Shifts Hôpital — Jour/Nuit, gardes & continuité

Pour qui ? Services d’urgences, médecine, chirurgie, maternité…
Ce que vous planifiez : codes J/M/S (jour), N (nuit), G (garde), R/CONG/ABS.
Automatisation : listes déroulantes, table des codes (durées 8 h/12 h), contrôle repos après nuit, heures/sem.
Couverture : comparaison prévu vs minima par service et par shift (alerte rouge si déficit).

Planning_Shifts_Hopital_FR Download

2) Planning Soins Infirmiers (service d’hospitalisation)

Pour qui ? IDE/AS en unité d’hospitalisation.
Ce que vous planifiez : affectations patients → IDE/AS (jusqu’à 6/perso/shift), acuité N1–N4 paramétrable.
Automatisation : calcul charge en points par IDE, alerte si dépassement de la charge max (Jour/Nuit).
Visibilité : onglet Couverture (effectif vs minima).

Planning_Soins_Infirmiers_Service Download

3) Planning SSIAD / HAD — tournées à domicile

Pour qui ? Équipes SSIAD/HAD, infirmiers libéraux organisés en tournées.
Ce que vous planifiez : fenêtres horaires, durée d’intervention, zone, priorité.
Automatisation : KPI heures planifiées vs heures dispo/jour par intervenant (alerte dépassement).
Souplesse : planning par lignes (Date, Intervenant, Patient, Heure début, Durée).

Planning_SSIAD_HAD Download

4) Planning Bloc Opératoire — salles & interventions

Pour qui ? Cadres de bloc, IADE/IBODE, anesthésie, chirurgiens.
Ce que vous planifiez : Salle, Patient, Équipe, Début, Durée, Préparation, Turnover.
Automatisation : Gantt d’occupation en pas de 15–30 min, coloration auto, alerte dépassement d’amplitude.

Planning_Bloc_Operatoire_Plus Download

5) Planning Astreintes & Gardes — par spécialité (mois)

Pour qui ? Pôles médicaux (Urgences, Anesthésie, Chirurgie, Pédiatrie…).
Ce que vous planifiez : noms par jour et spécialité (mois), minima nuit et WE/JF paramétrés.
Automatisation : compteur de couverture vs minima, alertes déficit.

Planning_Astreintes_Gardes Download

Mode d’emploi commun (5 étapes)

Paramètres : fixez la date de début/horizon (ou le mois), règles de repos et durées de codes/slots.
Ressources/Services/Patients : importez vos listes (copier-coller).
Planning : utilisez les listes déroulantes (zéro faute de saisie).
Contrôle : lisez Couverture/KPI (déficits, heures/sem., repos après nuit).
Décidez : réaffectez, décalez, ajoutez un renfort… jusqu’au zéro déficit.

Personnaliser en 2 minutes

Ajuster minima par service/spécialité, codes (ex. 2×12), seuils d’alerte, horizons (semaine/mois).
Ajouter des rôles (IDE/AS/Médecin/IADE/IBODE) dans la couverture si besoin.

⚠️ Ces modèles assistent le pilotage opérationnel et ne remplacent pas vos règles internes ni la réglementation en vigueur.

Passer du modèle à l’usage : le guide terrain

1) Déploiement express (S0 → S3)

S0 – cadrage (1 h)

Fixez les règles communes : codes (J/M/S/N/G/R/CONG/ABS), horizons (2–4 sem. / 1 mois), minima par service/spécialité.
Choisissez les cycles (2×12 ou 3×8) là où c’est pertinent.

S1 – données de base (2 h)

Renseignez Ressources (noms, rôles, ETP, service), Services (lits, minima), Patients (si modèle soins infirmiers).
Ouvrez Paramètres : date de départ, durées de codes, seuils d’alerte.

S2 – 1er planning pilote (45 min)

Remplissez Planning par listes déroulantes.
Vérifiez Couverture/KPI : corrigez les déficits et dépassements.

S3 – rituel & diffusion

Quotidien 10 min : absents, remplacements, priorités.
Hebdo 30 min : lissage des surcharges, ajustements de minima, export PDF/print.

2) Paramétrages avancés (pour aller plus loin)

Cycles (2×12, 3×8) : utilisez les modèles dédiés (offset par ressource) pour décaler l’entrée dans le motif.
- 2×12 proposé : JJRRNNRR (2 jour, 2 repos, 2 nuit, 2 repos).
- 3×8 proposé : MMSSNNRR (2 matin, 2 soir, 2 nuit, 2 repos).

Planning_Shifts_Hopital_Cycle_3x8 Download

Planning_Shifts_Hopital_Cycle_2x12 Download

Minima par rôle : scindez les colonnes “Min_Jour / Min_Nuit / Min_Garde” par rôle (IDE/AS/Médecin/IADE…) si votre service l’exige.

Repos légal : verrouillez des règles simples (ex. après N, imposer R/CONG/ABS le lendemain) via alerte.
Fenêtres horaires (SSIAD/HAD) : ajustez l’amplitude (début/fin de journée) et surveillez l’écart planifié vs disponible.
Bloc opératoire : adaptez slot (15’/30’) et turnover (min) selon spécialité et complexité des cas.
Astreintes : différenciez nottes/semaine vs week-ends/jours fériés et surlignez tout déficit.

3) Études de cas (mini-scénarios)

Urgences (Shifts Hôpital) : déficit Nuit récurrent le vendredi → augmenter Min_Nuit ou déplacer une garde du samedi si flux.
Service d’hospitalisation (Soins Infirmiers) : 2 IDE Jour dépassent le seuil de points d’acuité → répartir un N3/N4 vers un troisième IDE ou convertir un AS en soutien sur les soins techniques simples.
SSIAD/HAD : l’intervenant Zone A dépasse 7 h/jour → déplacer une perf vers Zone C si distances comparables.
Bloc : Gantt montre un dépassement 18:30 → réduire le turnover ou échanger un cas avec une salle moins dense.
Astreintes : Pédiatrie WE/JF déficitaire → emprunt temporaire d’un praticien polyvalent + renfort d’interne supervisé.

4) Gouvernance & rituels

RACI (exemple)
- Cadre : valide règles, minima, arbitrages inter-services.
- Référent de service : maintient données, publie la version hebdomadaire.
- Équipe : signale contraintes & indispos.
Calendrier
- Lundi matin : publication S & S+1.
- Jeudi : point de lissage (déficits, repos post-nuit, heures/sem).

5) Qualité, sécurité, conformité (France)

Traçabilité : consignez les décisions sensibles (renforts, changements de cycle).
Proportionnalité : limitez les données perso (pas de notes médicales nominatives dans le planning).
Partage : export PDF pour affichage, édition réservée aux référents.
Archivage : snapshot hebdomadaire (utile en audit qualité/CPOM).

6) Trucs & astuces Excel (anti-erreurs)

Listes déroulantes partout (codes, services, ressources).
Plages nommées (ex. Codes_Shift, Liste_Services) pour des formules robustes.
Mise en forme conditionnelle claire :
- Couverture < minima → rouge
- 100–120 % de charge → ambre
- ≤100 % → vert
Verrouillage : protégez cellules calculées, laissez éditables les colonnes de saisie.

7) Checklists prêtes à cocher

Planification médicale – Avant publication hebdomadaire

Zéro case vide sur postes critiques (Nuit, Bloc, Garde)
Repos post-nuit respecté
Heures/sem. conformes (pas de dépassement systémique)
Déficits Couverture = 0 ou plans B posés

En cas d’absence imprévue

Substitution prioritaire même rôle → service voisin
Si échec : abaisser activité non critique (bloc mineur/consultations)
Consigner la décision (date/heure/raison)

8) FAQ rapide

On change de cycle en cours de mois ?
Oui : ajustez l’offset personne par personne et republiez.
Peut-on mélanger 2×12 et 3×8 ?
Oui, par service/équipe ; veillez à des minima séparés.
Comment gérer les formations ?
Code FORM (7 h par défaut) côté Jour ; elles comptent dans la charge.