Plan de tournée — Modèles Word – Guide détaillé

Ce guide accompagne vos modèles Plan de tournée (Conception “Cartes & Board” et A4 N&B imprimable) et vous donne une méthode pas-à-pas, des checklists et des formulations prêtes à copier. L’objectif : sécuriser la préparation, fluidifier l’exécution et capturer les apprentissages. Une tournée réussie repose sur un plan clair, une exécution disciplinée et un retour d’expérience exploité. Avec vos modèles et ce guide, vous avez un système complet pour préparer, piloter et améliorer chaque date.

1) Cadrage : objectifs, périmètre, contraintes

Objectifs mesurables : ex. X dates, Y RDV qualifiés, Z ventes/jour, satisfaction ≥ NPS 60.
Périmètre : zones géographiques, types de lieux, public visé, fenêtres de temps.
Contraintes : budget, calendrier, licences/autorisation, disponibilité équipe, matériel critique.
Hypothèses clés : fréquentation attendue, temps d’installation, météo, circulation.

À saisir dans la carte “Objectifs & KPIs” + section “Informations générales” du modèle.

2) Architecture documentaire (pour ne rien perdre)

Page “Cartes synthèse” : Objectifs & KPIs, Équipe & rôles, Contraintes & risques, Urgences (numéros).
Board Kanban : Préparation → En route → Sur site → Clôture (toutes les tâches y passent).
Planning hebdo : vue compacte Date/Ville/Heure/Activité/Responsable/Statut.
Feuille “Jour J” : timeline heure par heure, incidents, signatures, KPI de fin de journée.

3) Conception de l’itinéraire (efficace et réaliste)

Regrouper par zones (clusters) pour limiter les kilomètres.
Ordonnancer : privilégier boucles (A→B→C→A) plutôt que allers-retours.
Buffer temps : ajoutez +15–20 % au temps GPS pour chargement, parking, imprévus.
Fenêtres de service : intégrez heures d’accès/site et contraintes bruit/voisinage.
Plan B : alternative en cas de fermeture, panne, aléa météo (déjà prévu dans la table “Plan B”).

Petit pense-bête

Temps d’installation (TI) + Test (TT) + Brief (TB) = Slot site.
Arrivée recommandée = Début animation – (TI + TT + TB + marge 15 %).

4) Ressources & rôles (RACI éclair)

Chef de tournée (R) : plan, arbitrages, sécurité, feuille “Jour J”.
Logistique (A) : véhicules, trajets, hôtels, repas, chargement.
Technique (C) : matériel, tests, plan B technique.
Relation site/Client (I/R) : confirmations, brief local, validation clôture.

Renseignez Équipe & rôles et ajoutez les contacts dans “Contacts clés” (nom, rôle, tel, disponibilité).

5) Budget & coûts (formules simples)

Coût km = distance totale × tarif/km (incl. carburant + usure).
Hébergement = (nb. chambres × nuits) × tarif moyen.
Repas & per diem = (nb. personnes × jours) × forfait.
Frais voies = péages + parkings.
Technique = location + consommables + assurances.
Imprévus = 5–10 % du total.

Suivez Prévu vs Réel vs Écart dans la table “Budget & coûts”. Décidez en amont l’unité d’œuvre (€/km, €/date).

6) Logistique clef en main

Véhicules : check assurance/CT, triangle/gilets, diable chariot, sangles.
Matériel : inventaire, numérotation bacs, consommables (gaffer, multi-prises, batteries).
Hôtels : parking sécurisé, late check-in, petit-déjeuner tôt, facture au bon entête.
Repas : allergies, créneaux, plan B nocturne (épiceries tardives).
Stock & SAV : un bac “secours” (adaptateurs, chargeurs, ampoules, fusibles).

7) Relation sites & confirmations

Mail de confirmation (copiable) Objet : [Tournée] — Passage du [date], créneau [hh:mm–hh:mm]
Bonjour, nous confirmons notre venue le [date]. Arrivée équipe [heure].
Besoins : prise 230 V, zone 2×3 m, parking proche.
Contact jour J : [Nom + mobile]. Merci pour votre accueil !
Brief site (5 points) : horaires, point d’accès, sécurité, responsable local, contraintes.

8) Sécurité, conformité, données

Assurances : RC pro, matériel transporté, attestation véhicule.
Autorisation/ville : occupation domaine public si nécessaire.
Santé & sécurité : kit premiers secours, plan évacuation, météo (canicule/pluie).
Données (RGPD) : si collecte contacts, information + consentement + durée + support sécurisé.

9) Communication (interne/externe)

Interne : canal unique (ex. groupe WhatsApp/Teams) + règles (OK/KO, urgence = appel).
Externe : annonce J-3 et rappel J-0 (texte court, lieu précis, horaire, visuel).
Crise : message de report standard (météo/panne), nouveau créneau, excuse claire.

10) Exécution “Jour J” (méthode courte)

Check-in véhicule & matériel (inventaire express).
Repérage site : accès, prises, risques, météo.
Installation & tests (checklist technique).
Brief équipe (rôles, timing, messages).
Animation/Opération (timeline visible).
Clôture : rangement, déchets, signatures, photos état des lieux.
Debrief 10 min : incidents, chiffres, enseignements.

Utilisez la Feuille “Jour J” : timeline, incidents, signatures & validation.

11) Gestion des risques (top 10 & parades)

Panne véhicule → Assistance 24/7 + véhicule relais + marge temps 20 %.
Pluie/vent → Tente/ballasts + housses + repli intérieur.
Annulation site → Site alternatif prédéfini (même zone).
Coupure courant → Batteries/UPS + multiprises sécurisées.
Absentéisme → Remplaçant d’astreinte + procédure “à 2”.
Retard trafic → Départ avancé + itinéraire B (éviter chantiers).
Matériel manquant → Bac secours + check départ/retour.
Conflit voisinage → Décibelmètre + amplitude horaire limitée.
Blessure mineure → Trousse + référent SST.
Données mal collectées → Script RGPD + formulaire standardisé.

12) KPI de pilotage (simples & utiles)

Taux de présence = visites réalisées / prévues.
Ponctualité = (arrivées ≤ +10 min) / total.
Coût par visite = total coûts / nb. visites.
Engagement = échanges qualifiés / audience.
Conversion (si commercial) = ventes / interactions.
Incidents / jour et temps perdu (min).
Satisfaction : NPS court (0–10).

Saisissez les KPI jour/debrief en fin de page et cumulez à la semaine.

13) Clôture & capitalisation

Avoirs/factures sites (si locations/prestations).
Rapprochement budget (réel vs prévu, écarts expliqués).
RCA (analyse cause racine) pour 3 incidents majeurs.
Playbook v2 : mettez à jour vos cartes, checklists et gabarits.

14) Annexes (copiables)

A) Checklists départ/retour

Départ : documents véhicule, attestations assurance, inventaire bacs, outils, EPI, chargeurs, consommables, plans B, contacts jour J.
Retour : inventaire retour, recharge batteries, anomalies notées, débrief.

B) Script Brief équipe (2 min)

Objectif du jour, timing (arrivée, test, live, fin), rôles, risques & parades, point sécurité, message client.

C) Mentions “Jour J”

Responsable : Nom + Mobile
Point d’accès : Adresse + consignes
Contraintes : bruit/horaires/météo
Validation : signature site & chef de tournée

15) Comment utiliser vos deux modèles

Conception “Cartes & Board” : idéal pour la préparation (vision globale, kanban, planning hebdo, cartes Étape, budget express).
A4 N&B imprimable : parfait pour le terrain (fort contraste, checklists longues, signatures, photocopies lisibles).

Plan_Tournee_A4_Print_NB_2025 Download

Plan_Tournee_Conception_Cartes_Board_2025 Download

Objectif : passer d’une tournée “bien préparée” à une tournée résiliente, mesurée et améliorable en continu.

1) Gouvernance & rituels (cadence courte, décisions rapides)

Pré-mortem (J-7 / 45 min) : lister ce qui ferait échouer la tournée ; classer par impact/probabilité ; définir parades.
Daily sync (J-1 à J+n / 10 min) : hier (faits, incidents), aujourd’hui (risques, actions), bloquants (qui aide qui).
Hot review (fin de journée / 10 min) : 3 chiffres (ponctualité, incidents, coût/visite), 1 amélioration à tester demain.
Post-mortem (J+2 / 45 min) : causes racines des 3 incidents majeurs, décisions de design pour la V2 du plan.

Règle RAG (Red/Amber/Green)

Green : tout sous contrôle.
Amber : retard ≤ 20 min / ressource manquante non critique.
Red : enjeu sécurité, client/lieu indisponible, véhicule immobilisé → déclenche plan d’escalade (cf. §3).

2) Orchestration & escalade (qui décide, en combien de temps)

Matrice RACI condensée

Chef de tournée (R/A) : arbitrages, sécurité, calendrier.
Logistique (R) : véhicules, hébergements, repas, itinéraires.
Technique (R/C) : matériel, tests, plan B technique.
Relation site (R/I) : confirmations, brief, signatures.

Escalade (délais maxi)

Retard trafic > 20 min → Chef en 5 min (re-calage timeline).
Panne véhicule → Logistique immédiat + Assistance (< 10 min) + Chef (re-routing).
Risque sécurité → Chef instantané + Site (pause/arrêt).

3) Clauses et autorisations (check express)

Accès & horaires (montage/démontage, bruit, charge).
Énergie (prise, puissance, rallonges, conformité).
Assurances (RC pro, matériel, conducteur, attestation).
Données (si collecte : info, consentement, durée, support).
Photos/vidéo (droits image, zones autorisées).

4) Santé & sécurité (EPI + site)

EPI : gants, gilets, lampes, trousse 1ers secours, coupe-feu si applicable.
Site : points d’accès, évacuations, météo (vent/pluie/chaleur), ancrage des structures.
Brief sécurité (2 min) : risques majeurs du jour + parades.

5) Logistique fine (temps standard & densité)

Temps de chargement/déchargement : fixer des standards (ex. 15 min/100 kg, 5 min/caisse de backline).
Densité de chargement : 200–250 kg/m³ (viser la répétabilité).
Buffer déplacements : +15–20 % sur GPS (parking, accès, manutention).
Réserves : consommables critiques (gaffer, batteries, fusibles) x1,5 du besoin.

6) Playbooks “prêts à déclencher”

6.1 Retard trafic (> 20 min)

Déclencheurs : ETA > +20 min / accident / travaux.
Actions : alerter site (nouvelle ETA), permuter mini-séquences dans la timeline, préparer équipe réduite à l’arrivée.
Message (copiable) :

“Trafic dense sur [axe], arrivée estimée [hh\:mm]. Montage réduit 10 min puis reprise planning. Contact : [nom + mobile].”

6.2 Panne véhicule

Actions : assistance, véhicule relais, transfert matériel prioritaire (liste TOP 10), Chef recale programme.
Decision gate : > 60 min d’immobilisation → basculer sur site alternatif si possible.

6.3 Intempéries (pluie/vent/forte chaleur)

Actions : tente/ballasts, housses, repli intérieur, horaires décalés, eau & pauses.
Seuil vent : au-delà du seuil matériel → arrêt + sécurisation.

6.4 Absence / indisponibilité d’un membre

Actions : permutation rôles (matrice de remplaçabilité), réduire set-up non essentiel, Chef couvre relations site.

6.5 Coupure courant

Actions : bascule batterie/UPS, réduire charge (scène “light”), replanifier tests.
Message site :

“Coupure électrique constatée à [hh\:mm]. Passage sur batterie de secours. Reprise partielle prévue [hh\:mm].”

7) Données & conformité (collecte “minimale utile”)

Finalités : contact post-événement, mesure satisfaction, remise d’offre.
Données : prénom, e-mail/tél., consentement explicite (case + phrase claire).
Conservation : durée limitée, accès restreint, export sécurisé.
Scripts (copiables) :

“Vos infos servent à vous confirmer la venue et vous envoyer un récap. Vous pouvez vous désinscrire à tout moment.”

8) Budget & contrôle (express mais solide)

Burn rate (€/jour) = coûts cumulés / jours réalisés.
Coût/visite = coûts cumulés / visites effectuées.
CPI (simple) = budget prévu à date / coût réel à date (≥1 = OK).
SPI (simple) = visites réalisées / visites prévues (≥1 = à l’heure).

Mini-tableau de suivi (à copier)

Jour	Visites prévues	Réalisées	SPI	Coûts cumulés	Burn rate	CPI
1	4	3	0,75	1 200	1 200	0,9
2	4	4	1,00	2 150	1 075	1,02

9) KPI avancés (lead vs lag)

Lead (prédictifs) : confirmations sites (%), readiness matériel (%), délai d’ETA moyen.
Lag (résultats) : coût/visite, satisfaction, conversions, incidents/jour.
Cibles : fixer 3–5 KPI max, lisibles “terrain”.

10) Qualité de service (SLA internes)

Ponctualité : arrivée ≤ +10 min (≥ 90 %).
Disponibilité : set-up fonctionnel ≤ 20 min (≥ 95 %).
Sécurité : 0 incident évitable.
Feedback : débrief client/site sous 24 h.

11) Communication & brand safeguarding

Ton & cohérence : messages courts, positifs, horodatés.
Crise : un seul canal maître (Chef) ; message de report standard ; post de rattrapage avec nouvelles infos.
Visuel : bannir logos dans zones interdites ; autorisations écrites si besoin.

12) Durabilité & accessibilité

Éco-conduite : vitesse stable, pneus à la bonne pression, remplissage optimisé.
Tri & déchets : sacs codés, point de dépôt identifié.
Accessibilité : cheminement PMR, infos en clair + pictos, hauteur comptoir adaptée.

13) Annexes copiables (prêtes à coller dans vos modèles)

13.1 “Pré-départ 15 min”

☐ Carburant / pression pneus • ☐ Inventaire bacs • ☐ EPI • ☐ Itinéraire + Plan B • ☐ Contact site • ☐ Autorisations • ☐ Batteries chargées

13.2 “Arrivée sur site (3 min)”

☐ Point d’accès • ☐ Prises/puissance • ☐ Sécurité locale • ☐ Zone d’implantation • ☐ Météo/vent • ☐ Horaires exacts

13.3 “Clôture (5 min)”

☐ Rangement & propreté • ☐ Signature site • ☐ Photos état des lieux • ☐ Débrief 10’ • ☐ MAJ incidents & KPI

13.4 Fiche incident (à reporter dans le modèle)

Heure — Lieu — Type (sécurité/technique/logistique) — Impact — Action — Clôture (qui/quand) — Leçon

13.5 Gabarit message retard (SMS)

“Bonjour [Prénom], trafic sur [axe]. Arrivée [hh\:mm]. Nous déclenchons la version courte (montage 10’). Contact : [mobile].”

14) Comment intégrer cette suite à vos deux gabarits

Cartes & Board : ajoutez les playbooks en bas de page et remontez la matrice RAG dans l’en-tête.
A4 N\&B : insérez les checklists 13.1–13.3 sous la timeline et la fiche incident en fin de page.