Suivi du Rapprochement Bancaire dans Excel : transactions en devises et les frais associés
Gérer les transactions en devises dans le cadre d’un rapprochement bancaire exige une attention particulière pour convertir correctement les montants et gérer les taux de change. Voici un guide pratique pour effectuer ce processus dans Excel.
1. Préparation des Données
a) Inclure une colonne pour la devise
- Ajoutez une colonne
Devise
pour identifier la monnaie de chaque transaction (ex. USD, EUR, GBP).
b) Ajouter une colonne pour le taux de change
- Si le taux de change varie selon les dates, incluez une colonne
Taux de Change
. Sinon, définissez un taux global dans une cellule spécifique.
c) Colonne pour le montant converti
- Créez une colonne
Montant en Devise Locale
où les montants seront convertis dans la devise principale (ex. USD).
2. Conversion des Montants
Utilisez une formule pour convertir les montants :
=Montant * Taux_de_Change
Exemple :
- Si le montant est en EUR et doit être converti en USD :
=B2 * C2
Où :B2
est le montant en EUR.C2
est le taux de change EUR → USD.
3. Automatisation des Taux de Change
a) Taux de Change Dynamique
- Créez une table de référence contenant les taux pour chaque date et devise.
- Utilisez une formule comme
RECHERCHEV()
pour appliquer automatiquement le bon taux :=RECHERCHEV(Date, Table_Taux_Change, Colonne_Taux, FAUX)
b) Utilisation de Power Query
- Si vous avez accès à des données externes pour les taux de change (via API ou CSV), utilisez Power Query pour importer et mettre à jour automatiquement les taux.
4. Gérer les Différences de Conversion
a) Calcul des écarts
- Ajoutez une colonne
Écart
pour comparer les montants convertis avec ceux enregistrés dans le relevé bancaire :=Montant_Relevé - Montant_Converti
b) Identifier les transactions non équilibrées
- Appliquez une mise en forme conditionnelle pour mettre en évidence les écarts supérieurs à une tolérance définie.
5. Exemple de Structure
Date | Description | Devise | Montant | Taux de Change | Montant en USD | Écart |
---|---|---|---|---|---|---|
01/01/2024 | Vente Client A | EUR | 1,000.00 | 1.1 | 1,100.00 | 0.00 |
01/02/2024 | Achat Fournisseur B | GBP | -500.00 | 1.25 | -625.00 | 5.00 |
6. Gestion Multi-Devises dans le Rapprochement
a) Somme des Transactions par Devise
- Utilisez
SOMME.SI()
ou un tableau croisé dynamique pour additionner les transactions par devise.
b) Rapprochement par Devise
- Réalisez des sous-rapprochements pour chaque devise avant de consolider en devise principale.
c) Rapport Consolidé
- Une fois les montants convertis, appliquez vos processus habituels de rapprochement bancaire dans la devise principale.
7. Automatisation Avancée
a) Macros VBA
Une macro peut être utilisée pour appliquer automatiquement les taux de change, convertir les montants et gérer les écarts.
Exemple :
Sub CurrencyConversion()
Dim ws As Worksheet
Dim lastRow As Long
Set ws = ThisWorkbook.Sheets("Transactions")
lastRow = ws.Cells(ws.Rows.Count, 1).End(xlUp).Row
For i = 2 To lastRow
ws.Cells(i, 6).Value = ws.Cells(i, 4).Value * ws.Cells(i, 5).Value ' Montant * Taux de Change
Next i
End Sub
b) Intégration avec API
Si vous utilisez une API pour les taux de change (ex. Open Exchange Rates, XE), intégrez-la avec Power Query ou un outil externe pour automatiser la mise à jour des taux.
8. Bonnes Pratiques
- Utilisez une devise principale cohérente : Convertissez toutes les transactions dans la même devise avant d’effectuer le rapprochement.
- Documentez les taux de change : Conservez un historique des taux pour audit ou révision.
- Prévoyez une tolérance : Les différences mineures dues à des arrondis sont normales, surtout dans des rapprochements internationaux.
- Mettez à jour régulièrement : Assurez-vous que les taux de change sont actuels pour refléter la réalité des transactions.
🟨 Gérer les frais bancaires associés lors d’un rapprochement bancaire nécessite d’intégrer ces coûts dans vos registres comptables pour s’assurer qu’ils sont correctement pris en compte dans les écarts. Voici comment procéder :
1. Identifier les Frais Bancaires
a) Types de frais courants
- Frais de tenue de compte : Montants fixes mensuels ou annuels.
- Frais de transaction : Liés aux virements, chèques, ou paiements.
- Frais internationaux : Frais de conversion ou de transfert en devises étrangères.
- Frais d’intérêt : Reliés aux découverts ou aux prêts.
b) Localiser les frais sur le relevé bancaire
- Repérez les lignes décrivant les frais et notez la date, le montant et le libellé.
2. Ajouter les Frais au Modèle de Rapprochement
- Créer une catégorie spécifique pour les frais bancaires
- Ajoutez une ligne ou une colonne “Frais bancaires” dans votre modèle Excel pour différencier ces transactions des autres débits/crédits.
- Enregistrer les frais
- Insérez chaque frais comme une transaction avec :
- Date.
- Description (ex. “Frais de tenue de compte”).
- Montant (souvent en débit).
- Insérez chaque frais comme une transaction avec :
3. Intégrer les Frais dans les Calculs
- Ajouter une ligne dédiée aux totaux de frais
- Utilisez une formule comme
SOMME()
pour totaliser tous les frais bancaires :=SOMME(S2:S100) # Si les frais sont dans la colonne S
- Utilisez une formule comme
- Vérifier leur impact sur les écarts
- Calculez les écarts en tenant compte des frais :
=Total_Bancaire - (Total_Comptable + Total_Frais_Bancaires)
- Calculez les écarts en tenant compte des frais :
- Tolérance sur les écarts
- Définissez une tolérance acceptable (ex. $0 ou $1 en cas d’arrondi).
4. Automatisation des Frais
a) Formules pour filtrer automatiquement les frais
- Si les frais bancaires ont des descriptions spécifiques, utilisez des formules comme
SOMME.SI()
pour les identifier :=SOMME.SI(B2:B100, "*Frais*", D2:D100)
Où :B2:B100
contient les descriptions.D2:D100
contient les montants.
b) Utiliser des macros VBA
Automatisez l’identification et la classification des frais avec un script VBA :
Sub IdentifyBankFees()
Dim ws As Worksheet
Dim lastRow As Long
Set ws = ThisWorkbook.Sheets("Reconciliation")
lastRow = ws.Cells(ws.Rows.Count, 1).End(xlUp).Row
For i = 2 To lastRow
If InStr(ws.Cells(i, 2).Value, "Frais") > 0 Then
ws.Cells(i, 5).Value = "Frais Bancaire"
End If
Next i
End Sub
5. Contrôle des Frais
- Créer un tableau pour suivre les frais récurrents
- Comparez les frais facturés avec les montants attendus (ex. contrats bancaires).
- Vérification des frais inhabituels
- Mettez en évidence des frais non prévus avec une mise en forme conditionnelle.
6. Exemple de Modèle Structuré
Date | Description | Type | Montant | Catégorie |
---|---|---|---|---|
01/01/2024 | Débit direct Client A | Virement | -500.00 | Transaction |
01/02/2024 | Frais de tenue de compte | Frais bancaire | -15.00 | Frais Bancaire |
01/03/2024 | Achat fournitures | Débit | -250.00 | Transaction |
- Totaux Frais Bancaires : $15.00
- Écart après frais :
=Total_Bancaire - Total_Comptable - Total_Frais
7. Bonnes Pratiques
- Documentez les frais : Gardez un historique des frais récurrents pour vérifier leur exactitude.
- Auditez les frais inhabituels : Contactez la banque en cas d’anomalie.
- Automatisez la répartition des frais : Si les frais sont répartis entre plusieurs comptes ou projets, utilisez des formules ou des macros pour simplifier.
- Préparez des rapports mensuels : Exportez un résumé des frais bancaires pour analyse ou reporting.
