Suivi Achat : Méthodes et Modèles Excel

Cet article explore en détail les méthodes et modèles Excel pour un suivi d’achat efficace.

💡 Dans un environnement commercial dynamique, le suivi des achats est essentiel pour optimiser la gestion des stocks, réduire les coûts, et assurer une satisfaction client élevée. Le suivi des achats, ou procurement tracking en anglais, est une composante critique de la chaîne d’approvisionnement. Il permet de surveiller, analyser, et optimiser chaque étape du processus d’achat, de la commande à la réception des marchandises. La mise en œuvre de méthodes et de modèles appropriés peut considérablement améliorer la performance globale de l’entreprise.

Méthodes de Suivi des Achats
1. Le Système de Gestion des Achats (SGA)

Un SGA est un logiciel intégré qui centralise toutes les informations liées aux achats. Il permet de :

  • Suivre les commandes : Enregistrer chaque commande, de la création à la réception.
  • Gérer les fournisseurs : Évaluer les performances des fournisseurs en termes de délais, de qualité, et de coût.
  • Analyser les dépenses : Identifier les tendances et les opportunités de réduction des coûts.
2. La Méthode des Points de Commande (PDC)

La méthode des points de commande est basée sur le réapprovisionnement automatique des stocks. Un point de commande est défini pour chaque produit ; lorsque le stock atteint ce point, une nouvelle commande est automatiquement déclenchée. Cette méthode permet de :

  • Éviter les ruptures de stock : Assurer une disponibilité continue des produits.
  • Réduire les coûts de stockage : Minimiser les niveaux de stock tout en répondant à la demande.
Modèle Excel

Le fichier Excel intitulé “Modele_PDC_Enrichi_avec_Graphique.xlsx” a été conçu pour appliquer la Méthode des Points de Commande (PDC) afin de gérer efficacement les stocks de produits. Voici un descriptif détaillé de son contenu et de ses fonctionnalités :

Contenu du Fichier :

Feuille de Données Principale :

  • Produit : Liste des produits.
  • Consommation Moyenne (CM) : Quantité moyenne consommée par unité de temps.
  • Délai de Réapprovisionnement (DR) : Temps nécessaire pour réapprovisionner le stock.
  • Stock de Sécurité (SS) : Stock supplémentaire pour couvrir les imprévus.
  • Point de Commande (PC) : Niveau de stock à partir duquel une nouvelle commande doit être passée, calculé avec la formule (CM * DR) + SS.
  • Stock Actuel : Niveau actuel des stocks (donné à titre d’exemple).
  • Prévision de Rupture de Stock (jours) : Temps estimé avant rupture de stock basé sur la consommation moyenne et le stock actuel.
  • Un graphique à barres est inclus pour visualiser les Points de Commande (PC) par produit. Le graphique est positionné à droite des données principales.
3. L’Analyse ABC

L’analyse ABC classe les articles en trois catégories selon leur valeur et leur fréquence de consommation :

  • Catégorie A : Articles à forte valeur, faible volume (environ 20 % des articles représentant 80 % de la valeur totale des stocks).
  • Catégorie B : Articles de valeur et de volume moyens.
  • Catégorie C : Articles à faible valeur, fort volume (environ 70 % des articles représentant 10 % de la valeur totale des stocks).

Cette méthode permet de concentrer les efforts de gestion sur les articles les plus critiques pour l’entreprise.

4. La Méthode Juste-à-Temps (JAT)

La méthode JAT vise à réduire les stocks au minimum en synchronisant les commandes avec la production ou la demande. Les avantages incluent :

  • Réduction des coûts de stockage : Moins de stocks immobilisés.
  • Amélioration de la flexibilité : Répondre plus rapidement aux changements de la demande.
Modèles Utiles pour le Suivi des Achats
1. Le Modèle EOQ (Economic Order Quantity)

Le modèle EOQ détermine la quantité optimale à commander pour minimiser les coûts totaux d’achat et de stockage. Il se base sur des paramètres tels que la demande annuelle, le coût de commande, et le coût de stockage par unité. La formule EOQ est :

où :

  • ( D ) est la demande annuelle,
  • ( S ) est le coût de commande par commande,
  • ( H ) est le coût de stockage par unité par an.
2. Le Modèle de Wilson

Le modèle de Wilson est une extension du modèle EOQ, prenant en compte les variations de la demande et les délais de livraison. Il permet de déterminer le niveau optimal de stock de sécurité et les points de commande adaptés aux variations du marché.

3. Le Modèle de Prévision de la Demande

Ce modèle utilise des techniques statistiques pour prédire les besoins futurs en fonction des données historiques. Les techniques couramment utilisées incluent :

  • Lissage exponentiel : Pondération décroissante des données passées.
  • Analyse des séries chronologiques : Identification des tendances et des cycles.
  • Régression linéaire : Relation entre la demande et d’autres variables explicatives.
Exemples de Tableaux de Suivi des Achats

Les tableaux de suivi des achats permettent de visualiser et de gérer efficacement les informations cruciales relatives au processus d’achat. Voici quelques exemples de tableaux de suivi couramment utilisés.

1. Tableau de Suivi des Commandes auprès des Fournisseurs
Date de CommandeNuméro de CommandeFournisseurProduitQuantité CommandéePrix UnitaireMontant TotalDate de Livraison PrévueStatut de la Commande
01/06/2024CMD12345Fournisseur AProduit X10010,00 €1 000,00 €10/06/2024En cours
05/06/2024CMD12346Fournisseur BProduit Y20015,00 €3 000,00 €15/06/2024Livré
07/06/2024CMD12347Fournisseur CProduit Z1508,00 €1 200,00 €12/06/2024En attente
2. Tableau de Suivi des Stocks
Référence ProduitNom du ProduitQuantité en StockPoint de CommandeQuantité à CommanderFournisseur PrincipalDernière CommandeDate de Réapprovisionnement
P001Produit X5030100Fournisseur A01/06/202410/06/2024
P002Produit Y12050200Fournisseur B05/06/202415/06/2024
P003Produit Z8040150Fournisseur C07/06/202412/06/2024
3. Tableau de Suivi des Fournisseurs
Nom du FournisseurContactTéléphoneEmailDélai de Livraison MoyenFiabilité (Note sur 10)Commentaires
Fournisseur AMr. Dupont01 23 45 67 89dupont@fournisseura.com7 jours8Bonne réactivité
Fournisseur BMme. Martin02 34 56 78 90martin@fournisseurb.com10 jours7Quelques retards
Fournisseur CMr. Durand03 45 67 89 01durand@fournisseurc.com5 jours9Très fiable
4. Tableau de Suivi des Coûts d’Achat
PériodeMontant Total des AchatsCoût de StockageCoût de TransportCoût Total
Janvier10 000,00 €1 000,00 €500,00 €11 500,00 €
Février8 000,00 €800,00 €400,00 €9 200,00 €
Mars12 000,00 €1 200,00 €600,00 €13 800,00 €

Nous allons créer un modèle Excel pour le suivi des coûts d’achat. Le tableau de suivi des coûts d’achat peut inclure les éléments suivants :

  1. Date d’Achat
  2. Fournisseur
  3. Description du Produit
  4. Quantité
  5. Prix Unitaire
  6. Coût Total (qui est le produit de la quantité et du prix unitaire)
  7. Catégorie de Produit
  8. Mode de Paiement
  9. Commentaire

Voici un exemple de structure pour votre tableau de suivi des coûts d’achat :

Date d’AchatFournisseurDescription du ProduitQuantitéPrix UnitaireCoût TotalCatégorie de ProduitMode de PaiementCommentaire

Télécharger un modèle automatisé d’un tableau de suivi des coûts d’achat que vous pouvez réutiliser :

5. Tableau de Suivi des Performances des Fournisseurs

FournisseurNombre de CommandesLivraisons à TempsTaux de RetardTaux de DéfautNote Globale (sur 10)
Fournisseur A201810%2%8.5
Fournisseur B151220%5%7
Fournisseur C25244%1%9.2
6. Tableau de Suivi des Inventaires

Le suivi des inventaires est essentiel pour éviter les ruptures de stock et gérer efficacement les niveaux de stock. Un tableau de suivi des inventaires pourrait inclure les éléments suivants :

Référence ProduitDescription du ProduitQuantité InitialeQuantité UtiliséeQuantité RestanteDate du Dernier InventaireResponsable de l’Inventaire
P004Produit A50020030001/06/2024Mr. Leroy
P005Produit B30010020001/06/2024Mme. Lefebvre
P006Produit C40015025001/06/2024Mr. Morel

Pour ⭐ créer un Tableau de Suivi des Inventaires dans Excel ⭐ visant à optimiser les achats, nous devons inclure plusieurs éléments clés pour assurer une gestion efficace des stocks. Voici les étapes pour créer ce tableau :

Colonnes essentielles :
  • Référence du produit : Un identifiant unique pour chaque produit.
  • Nom du produit : Description du produit.
  • Catégorie : Type de produit (par exemple, électronique, vêtements).
  • Quantité en stock : Quantité actuelle du produit en stock.
  • Seuil de réapprovisionnement : Niveau de stock minimum avant de passer une commande.
  • Quantité à commander : Quantité recommandée à commander lorsque le seuil de réapprovisionnement est atteint.
  • Date de la dernière commande : Dernière date à laquelle le produit a été commandé.
  • Fournisseur : Nom du fournisseur du produit.
  • Délai de livraison : Temps nécessaire pour que la commande soit livrée.
  • Prix unitaire : Coût unitaire du produit.
  • Valeur totale du stock : Calcul automatique basé sur la quantité en stock et le prix unitaire.

Formules et Calculs :

  • Utiliser des formules pour automatiser les calculs des valeurs totales de stock.
  • Mettre en place des règles de mise en forme conditionnelle pour signaler les produits dont le stock est inférieur au seuil de réapprovisionnement.

Exemples de formules :

  • Valeur totale du stock : =E2*J2 (où E2 est la Quantité en stock et J2 est le Prix unitaire).
  • Alerte de réapprovisionnement : Utiliser la mise en forme conditionnelle pour colorer en rouge les cellules de Quantité en stock inférieure au Seuil de réapprovisionnement.

Création d’un tableau :

  • Convertir les données en tableau Excel pour faciliter le tri, le filtrage et l’analyse.
  • Ajouter des segments (slicers) pour une navigation et un filtrage plus intuitifs.
7. Tableau de Suivi des Réclamations et Retours

Gérer les réclamations et les retours de manière efficace est crucial pour maintenir la satisfaction des clients et améliorer les processus d’achat. Voici un exemple de tableau de suivi des réclamations et retours :

Numéro de RéclamationDate de RéclamationClientProduitMotif de la RéclamationAction PriseStatut
REC12301/06/2024Client AProduit XProduit défectueuxRemplacementRésolu
REC12405/06/2024Client BProduit YLivraison en retardRemboursementEn cours
REC12507/06/2024Client CProduit ZProduit non conformeEnquêteEn attente
8. Tableau de Suivi des Économies Réalisées

Suivre les économies réalisées grâce aux stratégies d’achat permet d’évaluer l’efficacité des mesures mises en place. Un tableau de suivi des économies réalisées pourrait inclure :

PériodeMontant des Achats PrévuMontant des Achats RéelÉconomie RéaliséeStratégie Utilisée
T1 202450 000,00 €45 000,00 €5 000,00 €Négociation de prix
T2 202460 000,00 €55 000,00 €5 000,00 €Achat en gros
T3 202455 000,00 €50 000,00 €5 000,00 €Réduction des frais de transport
9. Tableau de Suivi des Fournisseurs Alternatifs

Avoir une liste de fournisseurs alternatifs peut être crucial en cas de problèmes avec les fournisseurs principaux. Voici un exemple de tableau de suivi des fournisseurs alternatifs :

ProduitFournisseur PrincipalFournisseur AlternatifConditions de LivraisonContact
Produit AFournisseur AFournisseur X7 jourscontactX@fournisseurx.com
Produit BFournisseur BFournisseur Y10 jourscontactY@fournisseury.com
Produit CFournisseur CFournisseur Z5 jourscontactZ@fournisseurz.com
10. Tableau de Suivi des Performances des Catégories de Produits

Analyser les performances par catégorie de produits permet de déterminer les articles les plus et les moins performants. Voici un exemple de tableau de suivi des performances des catégories de produits :

CatégorieVolume des VentesCoût des VentesMarge BénéficiaireTaux de Rotation des Stocks
Catégorie A100 000,00 €60 000,00 €40 000,00 €2.5
Catégorie B80 000,00 €50 000,00 €30 000,00 €3.0
Catégorie C120 000,00 €70 000,00 €50 000,00 €1.8

Ces tableaux de suivi supplémentaires offrent une vue d’ensemble plus complète de divers aspects du processus d’achat, facilitant ainsi la prise de décision et l’optimisation des performances de l’entreprise.

Ces tableaux permettent une gestion précise et organisée des achats, en offrant une vue d’ensemble claire et en facilitant la prise de décision.

Conclusion

Le suivi des achats est une discipline complexe nécessitant des méthodes et des modèles adaptés pour optimiser les processus d’approvisionnement. L’utilisation d’un système de gestion des achats, combiné à des méthodes comme le point de commande ou l’analyse ABC, et des modèles comme l’EOQ, peut transformer la gestion des achats en un avantage concurrentiel significatif.

L’adoption de ces pratiques permet non seulement de réduire les coûts et d’améliorer l’efficacité, mais aussi d’accroître la satisfaction client en assurant une disponibilité continue des produits. Pour toute entreprise cherchant à se développer dans un marché compétitif, investir dans un suivi d’achat rigoureux et bien structuré est essentiel.

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