Sourcing fournisseur : Checklist, critères de présélection, grille de scoring + ( modèles word et Excel à télécharger )

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En présélection et sourcing fournisseur, l’objectif n’est pas de « choisir » mais de réduire l’incertitude : filtrer vite, proprement, et laisser des traces exploitables.
La grille one-page (A4 paysage) concentre en une seule vue :

le cadrage du besoin (ce que vous achetez, volumes, contraintes) ;
les critères (poids, seuils, KO) ;
la grille candidats (notes 1–5, NDA, références, RFI/RFQ) ;
un score final /100, un rang et une décision standardisée (Shortlist / Stand-by / Écarté).

Résultat : un process lisible, défendable en audit, partageable en comité Achat / Qualité / Métiers.

1) Cadrer le besoin (ce que la grille doit refléter)

Avant toute note, verrouillez 6 points :

Fonctionnalité & performance attendues (spécifications essentielles, tolérances, service).
Volumes & variabilité (cadence, mini/maxi, saisonnalité).
Délais & flexibilité (lead time, urgences, ramp-up).
Normes & qualité (ISO 9001 / IATF 16949, PPAP, plans de contrôle).
Logistique & Incoterms (emballage, traçabilité, conditions de livraison).
Contraintes contractuelles (paiement, pénalités, IP, confidentialité / NDA).

Astuce : si le besoin est flou, stoppez la présélection. Les « mauvaises surprises » viennent presque toujours d’un cadrage insuffisant.

2) Choisir des critères utiles pour le sourcing fournisseur (peu, bien pondérés)

Un bon set tient sur 10 critères maximum. Exemple générique :

Prix total (TCO), Qualité & certifs, Capacité & charge, Délais & flexibilité, Localisation & logistique, Innovation & technique, Santé financière (KO), HSE/RSE (KO), Support & SAV, Traçabilité & data.

Pour chacun :

Poids (0–5) : importance relative.
Seuil (1–5) : note minimale acceptable.
KO (Oui/Non) : si « KO », une note sous le seuil peut disqualifier.

Règle d’or : 5–6 critères clés suffisent souvent. Trop de critères diluent la décision.

3) Noter juste (1–5) sans sur-interpréter

1 : insuffisant / non maîtrisé
3 : conforme attendu
5 : excellent / différenciant
Soutenez chaque note par une preuve : référence client, indicateur (ppm, OTD), extrait audit, capture ERP/MES, paragraphe de la RFI/RFQ.

4) Les règles KO (les vrais « garde-fous »)

Deux ruptures nettes stabilisent le process :

NDA : si NDA ≠ “Oui”, KO global → score final = 0.
KO par critère : si un critère marqué KO=Oui est sous son seuil, KO global.

Effet utile : on évite de débattre d’un prix séduisant si la confidentialité n’est pas cadrée ou si la santé financière est dégradée.

5) Le scoring automatisé (transparent et défendable)

Score pondéré (0–5)

Moyenne pondérée qui ignore les cases vides :

=SI(NDA<>"Oui";0;
  SI(SOMMEPROD(Poids*(Scores<>"" ))=0;0;
     SOMMEPROD(Poids;Scores;(Scores<>"")) / SOMMEPROD(Poids*(Scores<>""))
))

(Excel FR — remplacer par IF/SUMPRODUCT et , si Excel EN)

KO compteur

Nombre de critères KO sous seuil :

=SOMMEPROD((KO="Oui")*(Scores<Seuil))

Score final (/100) et décision

=SI(KO_global="Oui";0; Score_pesé/5*100)
Décision = SI(KO="Oui"; "Écarté";
              SI(Score_final≥80; "Shortlist";
                 SI(Score_final≥60; "Stand-by"; "Écarté")))

Pourquoi c’est robuste

Lisible : la formule et les règles sont visibles en tête de grille de scoring fournisseur.
Stable : un seul changement de poids ou seuil se répercute partout.
Audit-proof : chaque note a une preuve, chaque rejet une règle.

6) RFI / RFQ : capter l’essentiel sans noyer les fournisseurs

RFI (information) : maturité technique, capacités, références, conformité (qualité/HSE).
RFQ (prix/délais) : prix unitaire, MOQ, lead time, Incoterms, validité d’offre.
Bon réflexe : limiter les pièces jointes, imposer un format de réponse (tableau), datation claire.

7) Shortlist & comité : décider vite, garder des traces

En fin de présélection :

Top 3 en Shortlist (≥ 80/100) : invites aux échanges techniques / essais.
Stand-by (60–79) : gardez en réserve en cas d’échec technique ou de surcharge.
Écartés : conservez la fiche d’évaluation (motifs, dates), utile en contentieux et pour re-sourcer plus tard.

Indicateurs à suivre : % de dossiers NDA signés, Délai moyen de présélection, Taux de KO par raison (NDA, Financier, HSE), Dérive prix vs TCO cible.

8) Cas particuliers & adaptations sectorielles

Automobile / IATF 16949 : ajoutez PPAP, capabilité process (Cpk), traçabilité série.
Aéronautique : exigence EN 9100, gestion des spécifs client et des diffusions contrôlées.
Chimie / Pharma : RSE/HSE renforcé (REACH, BPF), audits site en amont.
Achats indirects / IT : sécurité des données, clauses SLA, réversibilité.
International : maîtrisez Incoterms, risques de change, conformité sanctions & export control.

9) Gouvernance & rôles (mini-RACI)

Achat (A/R) : pilote la grille de scoring fournisseur, consolide les preuves, anime la shortlist.
Qualité (C) : définit seuils/KO qualité & HSE, challenge les références.
Métier/Technique (C) : valide l’adéquation fonctionnelle et les essais.
Finance (C) : avis sur la santé financière et le risque client unique.
Juridique (I/C) : NDA, IP, clauses sensibles.

10) Comment éviter les pièges

Trop de critères → limitez à l’essentiel, regroupez les doublons.
Poids incohérents → faites une revue croisée (Achat/Qualité/Métier).
Preuves absentes → sans preuve, dégradez la note à 2/5 ou requalifiez en « incomplet ».
NDA ignoré → bloquez la suite tant que non signé.
Comparaisons “prix nu” → raisonnez TCO (transport, conditionnement, qualité, obsolescence).

Mise en œuvre pratique

Renseignez les critères (Poids, KO, Seuils).
Invitez 3 à 10 fournisseurs : NDA d’abord, RFI, puis RFQ.
Notez 1–5 chaque critère avec preuve.
Laissez la grille calculer Score final / KO / Rang / Décision.
Validez la shortlist en comité (Achat/Qualité/Métier) et consignez les motifs.

Checklist_Sourcing_Fournisseur_Preselection_A4_Couleurs Download

Présélection fournisseurs : Mise en œuvre avancée & gouvernance – grille de scoring fournisseur –

1) Calibrer les critères sans débats sans fin

Objectif : verrouiller Poids/Seuils/KO en 45 min.

Échantillon : prenez 3 dossiers passés (un “excellent”, un “moyen”, un “échec”).
Backcast : demandez à Achat/Qualité/Métier : “Quels 5 critères auraient prédit l’issue ?”
Poids express (0–5) : vote silencieux, moyenne tronquée (retirez min & max).
Seuils : fixez 3/5 par défaut, relevez à 4/5 pour critères KO (Financier, HSE).
Test à blanc : rejouez les 3 dossiers ; vérifiez que l’“excellent” ≥ 80/100, l’“échec” < 60/100.

Règle d’or : 6–8 critères suffisent pour 80 % des cas. Le reste va en preuves (notes de bas de ligne), pas dans le scoring.

2) Bonus/Malus pour raffiner sans complexifier

Bonus (+5 pts) si références sectorielles prouvées (contrats, KPIs 12 mois).
Malus (−5 pts) si réponses incomplètes à la RFI/RFQ ou retard > 5 jours.
Implémentez-les après le score pondéré, avant la décision :

Score_final = max(0 ; min(100 ; Score/100 × 100 + Bonus − Malus))

3) Sensibilité : tester la robustesse de la shortlist

Trois leviers rapides :

±1 sur le poids Prix : la shortlist change-t-elle ?
Seuil KO Financier de 3→4 : combien passent KO ?
NDA non signée à J+7 : combien restent éligibles ?

Si votre Top 3 change pour de petites variations, revoyez les seuils ou ajoutez une preuve discriminante (ex. audit flash).

4) Gouvernance : un comité, 20 minutes

Entrants : Achat (lead), Qualité, Métier, Juridique (si clauses sensibles).
Entrées : Grille one-page, RFI/RFQ consolidées, preuves clés (3 slides max).
Sorties : Décisions tracées (Shortlist/Stand-by/Écarté), actions/échéances, risques & plans.
Règle KO : aucun cas KO ne passe “Shortlist” (sauf dérogation signée).

5) Traçabilité (audit-proof)

Provenance des notes : lien vers email, rapport audit, capture ERP, KPI (ppm, OTD…).
Horodatage des changements de poids/seuils (changelog).
Motifs d’écartement standardisés (NDA, Financier, HSE, Technique, Logistique, Prix/TCO).
Versionner la grille (v1.2, date, owner).

6) Modèles d’emails (copier/coller)

Demande NDA (FR court)

Objet : NDA – Projet [Nom]
Bonjour [Nom],
Pour partager le dossier RFI/RFQ, merci de signer la NDA en pièce jointe (validité 3 ans, droit [FR/MA/…]).
Retour attendu [JJ/MM].
Cordialement, [Signature]

Relance RFI/RFQ

Objet : Relance RFI/RFQ – [Réf]
Bonjour,
Nous n’avons pas reçu votre réponse complète. Merci de compléter sections A, C, D avant [JJ/MM].
Sans retour, votre dossier sera classé incomplet.
Merci, [Signature]

7) Indicateurs à suivre (hebdo)

Taux NDA signées = NDA signées / NDA envoyées.
Délai moyen présélection = J(shortlist) − J(démarrage).
Taux KO par cause (NDA, Financier, HSE…).
Écart prix vs TCO cible (%).
Taux de complétude RFI/RFQ (% items remplis).

8) Cas d’usage (mini-étude)

Contexte : 5 fournisseurs, 10 critères, KO = Financier & HSE, Seuil KO = 4/5.
Résultat : deux candidats passent KO HSE (< 4/5), un KO NDA. Top 2 “Shortlist” ≥ 85/100.
Leçon : le KO HSE a évité un “faux bon plan” prix. La preuve (audit 12 mois) a sécurisé la décision.

9) Intégration légère SI (si vous voulez aller plus loin)

Google Forms → RFI/RFQ → Google Sheets → import dans la grille.
Power BI / Looker Studio → tableau de bord (NDA, KO, délais, Top 3 par catégorie).
Drive/SharePoint : arborescence standard “01_RFI, 02_RFQ, 03_Évidences, 04_Comité”.

10) Checklists prêtes à cocher

Avant lancement

Besoin cadré (spécifs, volumes, délais, normes)
Critères/Poids/Seuils/KO validés (vX.X)
NDA prête, modèle RFx allégé
Rôles & calendrier (J0 → J+10 présélection)

Pendant

Envois NDA/RFI/RFQ horodatés
Preuves attachées à chaque note
KO contrôlés (NDA, Financier, HSE)
Synthèse one-page à jour

Après (comité)

Décisions notifiées aux fournisseurs
Actions/échéances affectées
Dossier archivé (grille + preuves + décisions)

Annexes express

Barème de notes (à imprimer dans la grille)

1 : non conforme / non démontré
2 : partiel / risque élevé
3 : conforme attendu
4 : bon niveau / faible risque
5 : excellent / différenciant

Matrice risques “flash”

Financier (notation, dépendance client)
Opérationnel (capacité, redondance, OTD)
Qualité (ppm, capabilités, PPAP)
HSE/RSE (conformités, énergie/CO₂)
Logistique (lead time, Incoterms, douane)
Pour chaque risque : probabilité × impact, plan de mitigation, owner.

Sourcing fournisseur : pourquoi une « one-page » change tout

La one-page condense la présélection sur une seule vue A4 : besoin, critères (poids/KO/seuils), notes 1–5, score final /100, rang et décision. Résultat : décisions plus rapides, traçables et défendables en comité, sans débats infinis.

Ce qu’elle contient (en 5 lignes)

Besoin : périmètre, volumes, délais, normes, Incoterms.
Critères : poids (0–5), seuils, KO (Financier/HSE…).
Candidats : NDA, RFI/RFQ, preuves (OTD, ppm, références).
Scoring auto : moyenne pondérée, KO ⇒ score=0, score /100 + rang.
Décision : Shortlist / Stand-by / Écarté + liens de preuves.

Processus de référencement fournisseurs (0 → 90 jours)

Cadrer le besoin → valider critères/poids/seuils/KO.
NDA → partager RFI, puis RFQ structurée.
Notation 1–5 avec preuves (audit, KPIs, offres).
One-page calcule score / KO / rang → comité (20 min).
Essais/pilotes pour les shortlistés.
Référencement : contrat-cadre, fiche fournisseur, panel catégorie.

Vision intelligente à long terme (SRM)

Segmentation (stratégique, critique, levier, routinier).
KPIs QCDP (Qualité/Coût/Délai/Projet) + TCO.
Risque (financier, HSE, géo-politique) + dual-sourcing.
Plans de progrès & revues trimestrielles (QBR).
Seuils d’alerte (KO, dérive OTD/ppm, hausse TCO) et watchlist.

Indicateurs clés

NDA signées (%), délai de présélection, taux de KO par cause, écart prix vs TCO cible, OTD (%), ppm, part de dépenses couverte par fournisseurs référencés.

Règles d’or : peu de critères mais bien pondérés, preuves obligatoires, KO non négociables, une seule one-page pour décider vite et garder la mémoire.