Modèles Word à télécharger pour l’entreprise : Attestation d’embauche, attestation de salaire, certificat de présence, ordre de mission, bon de sortie

Attestation d’embauche, attestation de salaire, certificat de présence, ordre de mission, bon de sortie ⬇️

Dans la vie d’une entreprise, certains documents « preuves » doivent pouvoir être émis rapidement, sans ambiguïté et dans un format immédiatement acceptable par des tiers (banques, administrations, bailleurs, consulats, clients). Des modèles noir & blanc, sobres et normalisés, répondent parfaitement à cet objectif : ils sont lisibles, économiques à l’impression et cohérents avec les codes administratifs.

Pourquoi privilégier le noir & blanc

La sobriété facilite la validation : contraste fort, hiérarchie visuelle nette, absence d’ornements superflus. Sur le plan opérationnel, cela garantit :

Lisibilité universelle (imprimantes simples, scans, photocopies).
Neutralité (document perçu comme officiel, non promotionnel).
Traçabilité (repères stables : en-tête, corps, signatures, pied).

Les 5 pièces essentielles et leur contenu attendu

Attestation d’embauche

Finalité : prouver l’engagement d’un salarié et les caractéristiques de son poste.
Contenu recommandé : identité complète du salarié, identifiants utiles (CNI/CNSS ; SIREN/SIRET côté employeur selon le pays), intitulé du poste, date de prise de fonction, type de contrat (CDI/CDD/… ), temps de travail, lieu d’affectation, mention que l’attestation est délivrée « pour servir et valoir ce que de droit ». Si une rémunération indicative est indiquée, précisez qu’elle peut évoluer (primes, variables).

Attestation de salaire

Finalité : justifier un niveau de revenus sur une période donnée.
Contenu recommandé : identité du salarié, fonction, période de référence (3/6/12 mois), moyennes brute et nette sur la période, éventuelles primes/variables, rappel que le document ne vaut pas contrat de travail ni bulletin de paie.

Attestation_Travail_Dactylo Download

Certificat de présence

Finalité : attester la présence effective à une date et des horaires précis.
Contenu recommandé : identité, date du jour, plage horaire (de … à …), poste occupé, signature et cachet de l’employeur.

Certificat_Presence_Dactylo Download

Ordre de mission

Finalité : encadrer un déplacement professionnel.
Contenu recommandé : identité et matricule, objet de la mission, lieu(x), dates de départ/retour, modalités de prise en charge (transport, hébergement, per diem), consignes de sécurité/confidentialité, coordonnées du supérieur, zones de signatures (émetteur, bénéficiaire).

Ordre_Mission_Dactylo Download

Bon de sortie d’employé

Finalité : autoriser une sortie ponctuelle durant les heures de travail et cadrer la responsabilité.
Contenu recommandé : identité, service, motif, date, heure de sortie et heure de retour prévue, justificatif éventuel, validation hiérarchique/RH, zone de signature, espace « Tampon/Cachet ».

Bon_de_Sortie_Employe Download

Architecture visuelle conseillée

En-tête : raison sociale, identifiants (SIREN/SIRET le cas échéant), adresse, contacts.
Titre centré : clair et sans ambiguïté (« Attestation de… », « Ordre de mission », etc.).
Bloc “Lieu & Date” : en haut à droite pour cadrer juridiquement le document.
Corps : paragraphes courts ou tableau bicolonne pour les champs clés (libellé / valeur).
Bloc signatures : nom & qualité du signataire, signature, cachet.
Pied de page : discrétion (référence interne, page X/Y, mention « document interne » si nécessaire).

Astuce de mise en page : une bande latérale perforée simulée (suite de pastilles sur la marge gauche) renforce l’allure administrative et facilite le repérage lors du classement physique, tout en restant 100 % noir & blanc.

Mentions légales & conformité (à adapter par pays)

Identifiants : CNI/CNSS pour le salarié ; registre du commerce, ICE/SIREN/SIRET pour l’employeur.
Clauses de confidentialité : éviter les informations superflues (principe de minimisation).
Formulations prudentes : « attestation délivrée à la demande de l’intéressé(e) », « à titre indicatif » pour les montants.
Séparation des tâches : l’émetteur ne doit pas être le bénéficiaire (sauf certificat de présence, à contresigner).
Conservation : archivage numérique (PDF signé) + papier si requis, avec indexation (numéro, date, objet).

Numérotation & traçabilité

Attribuez un numéro unique par document :
[Type]-[Année]-[Séquence] (ex. ATTEST-2025-0047, MISSION-2025-0021).
Tenez un registre (date d’émission, destinataire, motif, signataire, statut) pour faciliter les vérifications ultérieures.

Procédure d’émission recommandée

Demande (RH/manager/salarié) via un formulaire court.
Pré-remplissage à partir d’un modèle standard (contrôle des champs obligatoires).
Validation (RH/hiérarchie) selon le type et la sensibilité du document.
Signature manuscrite ou électronique (si acceptée par le destinataire).
Remise au demandeur + archivage dans le référentiel interne.

Erreurs à éviter

Titres imprécis (« Attestation » sans objet) → préférez « Attestation de salaire », « Attestation d’embauche ».
Absence d’identifiants (CNI/CNSS, SIREN/SIRET) alors que le tiers les exige.
Montants sans période de référence pour les attestations de salaire.
Signature illisible/sans qualité du signataire.
Documents non numérotés, introuvables six mois plus tard.

Personnaliser sans perdre le caractère officiel

Gardez la grille des champs identique d’un document à l’autre : le repérage devient réflexe.
N’ajoutez des logos/décorations que si elles ne nuisent pas au contraste et à la lisibilité.
Préparez des textes standard (« timbres » juridiques) pour les mentions constantes :
« Cette attestation ne vaut pas contrat de travail. »
« Montants communiqués à titre informatif, susceptibles d’évoluer. »
« Délivrée pour servir et valoir ce que de droit. »

Mode d’emploi

Choisissez le bon modèle selon l’usage (embauche, salaire, présence, mission, sortie).
Renseignez les champs obligatoires (identités, dates, références, montants, horaires).
Vérifiez la cohérence (périodes, lieux, fonctions).
Faites valider et signez.
Sauvegardez PDF + source (pour réémission ou correction).

Rendre vos modèles vraiment opérationnels

Cette suite transforme vos trames noir & blanc en un système documentaire fiable et rapide, accepté par des tiers (banques, bailleurs, administrations, consulats) et simple à faire vivre.

1) Champs obligatoires par document (grille synthèse)

Attestation d’embauche

Employeur : Raison sociale, identifiant (ICE/SIREN/SIRET), adresse, contact.
Salarié : Nom, prénom, CNI, CNSS/AMO, date et lieu de naissance.
Poste : intitulé exact, date d’entrée, type de contrat (CDI/CDD/Autre), temps de travail, lieu d’affectation.
Mentions : « délivrée à la demande de l’intéressé(e) », réserves sur les montants si indiqués.
Signatures : nom et qualité du signataire + cachet.

Attestation de salaire

Période de référence (3/6/12 mois), brut moyen et net moyen (préciser les variables).
Rappel : « ne vaut pas contrat de travail ni bulletin de paie ».
Le reste identique (identités, signature, cachet).

Certificat de présence

Date/horaires précis (de … à …), site, fonction.
Finalité : « pour servir et valoir ce que de droit ».

Ordre de mission

Objet, lieu(x), dates départ/retour, modalités de prise en charge (transport, hébergement, per diem), consignes.
Zones de signatures (émetteur, bénéficiaire).

Bon de sortie d’employé

Motif, date, heure de sortie, heure de retour prévue, justificatif éventuel, validation hiérarchique/RH.

2) Paragraphes types (prêts à copier)

Attestation d’embauche — texte court

« Nous, [Nom de l’entreprise] (ICE/SIREN/SIRET : []), certifions que M./Mme [Nom Prénom], CNI n° [], CNSS n° [___], est embauché(e) en qualité de [Intitulé du poste] à compter du [JJ/MM/AAAA], dans le cadre d’un [CDI/CDD/Autre] à temps [plein/partiel], au lieu d’affectation [Adresse]. La présente attestation est délivrée à la demande de l’intéressé(e) pour servir et valoir ce que de droit. »

Attestation de salaire — texte court

« Nous certifions que M./Mme [Nom Prénom] perçoit, sur la période [MM/AAAA → MM/AAAA], une rémunération moyenne mensuelle de [] € brut et [] € net (montants indicatifs susceptibles d’évoluer selon variables). La présente ne vaut ni contrat de travail ni bulletin de paie. »

Certificat de présence

« Nous attestons la présence effective de M./Mme [Nom Prénom] le [JJ/MM/AAAA] de [HH:MM] à [HH:MM], au poste de [Fonction] sur le site [Adresse]. »

Ordre de mission

« M./Mme [Nom Prénom], matricule [], est mandaté(e) pour une mission à [Ville/Pays] du [JJ/MM/AAAA] au [JJ/MM/AAAA]. Objet : []. Frais & modalités : [___]. Le(la) collaborateur(trice) demeure soumis(e) aux règles de sécurité et de confidentialité. »

Bon de sortie

« Autorisation ponctuelle accordée à M./Mme [Nom Prénom], service [], le [JJ/MM/AAAA] de [HH:MM] à [HH:MM], motif : []. Retour impératif à l’horaire indiqué. »

3) Workflow standard en 5 étapes (avec délais cibles)

Demande (formulaire interne) → 10 min
Champs requis, pièce justificative si nécessaire.
Pré-remplissage (service émetteur) → 10 min
Contrôle des champs obligatoires, numéro unique.
Validation (RH / hiérarchie / direction selon le type) → 24 h ouvrées max
Signature (manuscrite ou électronique selon l’usage) → 10 min
Remise & Archivage (PDF + source) → immédiat
Index : type, numéro, date, destinataire, finalité, signataire.

4) Matrice d’acceptation par destinataire (utile pour éviter les retours)

Destinataire	Exige souvent	Tolère	Refuse souvent
Banque	Identifiants exacts, montants moyens, signature & cachet	PDF signé	Montants sans période, signature illisible
Bailleurs	Identité + salaire net moyen, employeur joignable	Copie CNI jointe	Attestation sans numéro/coordonnées
Consulats	Intitulé de poste, dates précises, contrat/mission	PDF clair	Formulations ambiguës, ratures
Administrations	Numérotation, identité complète, dates	Version FR claire	Manque d’identifiants légaux

5) Contrôles qualité avant émission (checklist 12 points)

Titre précis (ex. « Attestation de salaire » — pas « Attestation »).
Numéro unique (ex. ATTEST-2025-0047).
Identité employeur complète (adresse + identifiant).
Identité bénéficiaire complète (CNI + CNSS/AMO).
Dates & périodes cohérentes.
Montants (si présents) avec période.
Lieu & date d’émission (en haut à droite).
Paragraphe final « pour servir et valoir ce que de droit ».
Nom lisible & qualité du signataire.
Cachet de l’entreprise (si requis).
Zéro rature, alignements propres, contraste suffisant.
Export PDF + archivage du fichier source.

6) Numérotation, conservation, confidentialité

Schéma : [TYPE]-[ANNÉE]-[Séquence] (p. ex. MISSION-2025-0021).
Registre : table simple (numéro, date, objet, destinataire, signataire, statut).
Conservation : PDF signé (illimité), source DOCX (au moins 3 ans).
Confidentialité : limiter les montants aux stricts besoins ; supprimer champs non requis ; protéger les PDF (lecture seule si nécessaire).

7) Gérer corrections, duplicatas, annulations

Correction : émettre une nouvelle version (v2) avec motif de correction, référencer le numéro d’origine.
Duplicata : réimpression à l’identique, mention « duplicata conforme » + date.
Annulation : barrer/“Annulé(e)” sur la source, conserver la trace dans le registre, ne pas transmettre le document annulé.

8) Rôles & responsabilités

Étape	Demandeur	Hiérarchie	RH	Direction
Demande	R	C	I	I
Pré-remplissage	I	C	R	I
Validation	I	R (selon type)	C	C (si sensible)
Signature	I	C	R	C
Archivage	I	I	R	I

(R = Responsible, C = Consulted, I = Informed)

9) Questions fréquentes

Doit-on toujours indiquer le salaire ?
Non. N’indiquer les montants que si le destinataire l’exige. Préciser la période et le caractère indicatif s’il y a des variables.

Signature électronique acceptée ?
Souvent oui pour banques/bailleurs si le PDF est clair et traçable. Vérifier le cas échéant la préférence du destinataire.

Peut-on émettre le document en anglais ?
Préférer une version française pour les usages nationaux ; joindre une traduction simple si nécessaire (conservant les mêmes champs).

À retenir

Des modèles épurés, bien numérotés et systématiquement revus/validés avant émission créent de la confiance et font gagner du temps. En adoptant la grille de champs, le workflow en 5 étapes, la matrice d’acceptation et la checklist qualité, vous sécurisez vos documents officiels et évitez les retours — dès le premier envoi.