Modèle de fiche d’inventaire sur Excel et word : Un outil essentiel pour la gestion des stocks

Bienvenue dans ce tutoriel où nous décryptons un modèle de fiche d’inventaire sur Excel et Word.

Gestion de stock

La gestion des stocks est une composante essentielle pour de nombreuses entreprises, qu’elles soient petites ou grandes. Disposer d’une vision claire et à jour de l’inventaire est essentiel pour garantir la disponibilité des produits, éviter les pénuries, et optimiser la chaîne d’approvisionnement. Dans cet article, nous explorerons l’importance d’utiliser un modèle de fiche d’inventaire sur Word, son utilité pratique, et comment en créer un efficace.

Pourquoi utiliser une fiche d’inventaire ?

La fiche d’inventaire est un document qui répertorie tous les articles ou produits détenus par une entreprise à un moment donné. Elle permet de suivre les entrées, les sorties, et les niveaux actuels de chaque produit. Voici quelques raisons pour lesquelles l’utilisation d’une fiche d’inventaire est cruciale :

Prévention des pénuries et des surstocks :

En ayant une visibilité sur les niveaux de stock actuels, une entreprise peut éviter les pénuries en réapprovisionnant les articles à temps.
Évite également les surstocks, ce qui peut entraîner des coûts de stockage inutiles.

Optimisation de la gestion de la chaîne d’approvisionnement :

La fiche d’inventaire aide à planifier les commandes en fonction des besoins réels, améliorant ainsi l’efficacité de la chaîne d’approvisionnement.
Permet d’identifier les fournisseurs les plus fiables et de rationaliser le processus d’approvisionnement.

Réduction des risques de pertes :

La traçabilité des produits via la fiche d’inventaire réduit les risques de pertes, de vols, ou de produits périmés.

Prise de décisions stratégiques :

Les données de la fiche d’inventaire sont essentielles pour prendre des décisions stratégiques, telles que l’introduction de nouveaux produits, l’arrêt de la production d’articles moins performants, ou l’optimisation de l’espace de stockage.

Modèle de fiche d’inventaire sur Word : création et utilité

1. Sections clés d’une fiche d’inventaire :

Identification de l’Article : Nom, code, ou référence unique.
Quantité en Stock : Nombre d’unités disponibles.
Date d’Entrée et de Sortie : Suivi chronologique des mouvements.
Emplacement dans l’Entrepôt : Facilite la localisation physique.

2. Création d’un modèle sur Word :

Ouvrez un Nouveau Document Word : Commencez avec une page vierge.
Créez des Sections Claires : Utilisez des titres et des sous-titres pour organiser les informations.
Utilisez des Tableaux : Pour une mise en page structurée avec des colonnes (Article, Quantité, Date, Emplacement, etc.).
Ajoutez des Formules de Calcul : Si nécessaire, pour calculer automatiquement les totaux ou les variations de stock.

3. Utilisation pratique du modèle :

Mise à Jour Régulière : Chaque entrée ou sortie doit être enregistrée dès qu’elle se produit.
Accès Partagé : Partagez électroniquement la fiche pour permettre un accès rapide à tous les membres de l’équipe concernée.
Utilisation de Couleurs ou de Codes : Facilitez la lecture en utilisant des codes de couleurs pour indiquer les niveaux critiques ou les actions nécessaires.

4. Avantages de l’utilisation de Word :

Accessibilité : Word est largement accessible, facilitant la collaboration.
Personnalisation : Vous pouvez ajuster le modèle en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise.
Intégration facile : La fiche peut être intégrée à d’autres documents Word, tels que des rapports ou des présentations.

Conclusion

En conclusion, l’utilisation d’un modèle de fiche d’inventaire sur Word est un moyen efficace de gérer et de contrôler les stocks d’une entreprise. En organisant clairement les informations essentielles, en facilitant la mise à jour régulière, et en offrant une accessibilité facile, ce modèle devient un outil précieux pour optimiser la gestion des stocks et contribuer à la réussite globale de l’entreprise.

Cas pratique

Imaginons une entreprise de vente en ligne qui utilise un modèle de fiche d’inventaire sur Word pour gérer ses stocks de produits électroniques. Voici un exemple chiffré avec un tableau illustrant les entrées et les sorties :

Fiche d’Inventaire – Produits Électroniques

Article	Quantité Initiale	Entrée (Achat)	Sortie (Vente)	Nouvelle Quantité
Smartphone X	50	20	15	55
Ordinateur Y	30	10	5	35
Casque sans fil	40	5	8	37
Tablette Z	25	12	10	27

Dans cet exemple :

Smartphone X :

Quantité initiale : 50 unités.
Entrée de 20 unités suite à un achat.
Sortie de 15 unités suite à des ventes.
Nouvelle quantité en stock : 55 unités.

Ordinateur Y :

Quantité initiale : 30 unités.
Entrée de 10 unités suite à un achat.
Sortie de 5 unités suite à des ventes.
Nouvelle quantité en stock : 35 unités.

Casque sans fil :

Quantité initiale : 40 unités.
Entrée de 5 unités suite à un achat.
Sortie de 8 unités suite à des ventes.
Nouvelle quantité en stock : 37 unités.

Tablette Z :

Quantité initiale : 25 unités.
Entrée de 12 unités suite à un achat.
Sortie de 10 unités suite à des ventes.
Nouvelle quantité en stock : 27 unités.

Cette fiche d’inventaire permet de suivre de près les mouvements de stocks, de détecter rapidement les produits nécessitant une réapprovisionnement, et d’ajuster les commandes en conséquence pour maintenir des niveaux optimaux.

Modèle de Fiche d’Inventaire – Produits Électroniques (Excel)

Pour faciliter la gestion des stocks de produits électroniques, un modèle de fiche d’inventaire sur Excel peut être utilisé. Voici un exemple de tableau illustrant les colonnes clés :

Article	Quantité Initiale	Entrée (Achat)	Sortie (Vente)	Nouvelle Quantité
Smartphone X	50	20	15	55
Ordinateur Y	30	10	5	35
Casque sans fil	40	5	8	37
Tablette Z	25	12	10	27

Dans ce modèle Excel :

La colonne “Article” identifie les produits.
“Quantité Initiale” représente la quantité en stock au début.
“Entrée (Achat)” indique les nouvelles unités ajoutées.
“Sortie (Vente)” représente les unités vendues.
“Nouvelle Quantité” calcule la quantité restante en stock après les mouvements.

Ce modèle Excel offre une interface conviviale pour mettre à jour facilement les informations d’inventaire, effectuer des calculs automatiques et générer des rapports précis sur l’état des stocks.

Formules à utiliser dans ue fiche d’inventaire

Dans une fiche d’inventaire sur Excel, vous pouvez utiliser différentes formules pour calculer les nouvelles quantités, le total des entrées, le total des sorties, etc. Voici quelques formules couramment utilisées :

Calcul de la nouvelle quantité :

Si la colonne des “Entrées” est dans la colonne B, la colonne des “Sorties” dans la colonne C, et la “Quantité Initiale” dans la colonne D, vous pouvez utiliser la formule suivante pour calculer la nouvelle quantité dans la colonne E :
=D2 + B2 - C2
Assurez-vous d’ajuster les réfé
rences de cellules en fonction de l’emplacement réel de vos données.

Si les entrées sont dans la colonne B (de la ligne 2 à la ligne 100 par exemple), utilisez la formule :
=SUM(B2:B100)

Calculer le total des sorties :

Si les sorties sont dans la colonne C (de la ligne 2 à la ligne 100 par exemple), utilisez la formule :
=SUM(C2:C100)

Calcul du solde :

Si la colonne des “Nouvelles Quantités” est dans la colonne E (de la ligne 2 à la ligne 100 par exemple), utilisez la formule :
=SUM(E2:E100)

Ces formules sont basées sur un exemple de disposition de données. Assurez-vous de personnaliser les références de cellules selon la disposition réelle de votre feuille d’inventaire.