Maîtriser la facturation avec RECHERCHEV Excel
Bienvenue dans ce cours Excel qui vous montre simplifier la facturation avec RECHERCHEV EXCEL.
Lire aussi: comment faire une facture avec Excel
Factures avec la fonction VLOOKUP
De plus, l’utilisation de la fonction RECHERCHEV peut grandement simplifier et accélérer les tâches de facturation lorsque vous travaillez avec des tables de tarifs de produits ou des bases de données de clients. Pour simplifier davantage la syntaxe de RECHERCHEV, il est recommandé d’attribuer un nom à la plage de la matrice contenant les produits.
La fonction RECHERCHEV permet de rechercher le code produit dans la colonne de gauche de la matrice.
Une fois le code identifié, il sera possible d’avoir toutes les données sur la ligne saisie sur la facture.
Attention : La fonction RECHERCHEV, après avoir trouvé une valeur dans la matrice, ne peut retourner que les données de la même ligne qui se trouvent à droite de la cellule trouvée ! C’est pourquoi il est essentiel que le code unique du produit soit positionné dans la première colonne à gauche de la matrice.
Exemple
Bien sûr, voici un exemple de facture illustrant l’utilisation de la fonction RECHERCHEV pour simplifier le processus de facturation :
| Code Produit | Nom du Produit | Prix Unitaire | Quantité | Total |
|---|---|---|---|---|
| 101 | Produit A | 10.00€ | 5 | 50.00€ |
| 102 | Produit B | 15.00€ | 3 | 45.00€ |
| 103 | Produit C | 20.00€ | 2 | 40.00€ |
Dans cet exemple, la fonction RECHERCHEV est utilisée pour rechercher le code produit dans la colonne de gauche (Code Produit) de la matrice. De plus, une fois le code identifié (par exemple, le code produit 102 pour “Produit B”), la fonction RECHERCHEV permet d’extraire automatiquement toutes les données liées à ce produit, y compris le nom du produit et le prix unitaire.
De plus, ainsi, lors de la facturation, il suffit d’entrer le code produit dans la colonne appropriée, et les informations telles que le nom du produit, le prix unitaire, la quantité et le total sont automatiquement extraites à l’aide de la fonction RECHERCHEV, ce qui simplifie et accélère le processus de facturation. Cela permet d’éviter les erreurs manuelles et garantit que les informations sont précises.
Appliquer la fonction RECHERCHEV dans la feuille de facture
Dans l’exemple ci-dessus, les données que vous pouvez extraire de la matrice en utilisant le code sont la description et le prix unitaire. Pour mettre en place cette fonction, vous pouvez utiliser la syntaxe suivante dans la cellule C23 :
=RECHERCHEV(B12, liste de prix, 2, FAUX)
Dans cette formule, B12 est la cellule contenant le code, “liste de prix” est le nom de la matrice dans laquelle vous recherchez la valeur de B12, et la valeur d’index 2 indique que vous souhaitez extraire le contenu de la deuxième colonne de la ligne où le code est trouvé. Enfin, l’option FAUX à la fin de la formule garantit une recherche exacte, sans approximation.
Pour saisir le prix du produit dans la cellule E19, la formule à saisir est tout à fait similaire à la précédente à l’exception de l’indice qui cette fois prendra la valeur 3, le prix se trouvant dans la troisième colonne de la matrice des tarifs. = RECHERCHEV (B12, liste, 3, FAUX)
Pour compléter la facture, quelques opérations de multiplication sont nécessaires entre la quantité des produits et le prix unitaire et le montant imposable par le pourcentage de TVA.
Enfin, une sommation verticale est requise dans la cellule F19 pour totaliser le montant de la facture.
Utilisez la RECHERCHE VERTICALE pour saisir les données du client sur la facture
Même pour les données relatives à la fiche client, il est possible d’organiser l’insertion de toutes les informations par l’attribution du code uniquement. Comme pour les produits, il est pratique de donner à la matrice un nom auquel se référer dans la syntaxe de la fonction de recherche verticale.
Contrairement à l’exemple du produit, dans ce cas il est possible d’exploiter les concaténations pour créer une sorte d’étiquette contenant toutes les données du client.
La fonction CONCATENER vous permet de joindre plusieurs chaînes de texte, ou les résultats de plusieurs fonctions, dans une seule cellule.
Au lieu d’utiliser la fonction de concaténation, vous pouvez utiliser le caractère “e” esperluette “&”.
Exemple pratique sur Excel
Supposons que vous gérez une entreprise de vente de produits et que vous avez une liste de clients avec leurs informations stockées dans une feuille Excel. Vous avez attribué un code unique à chaque client pour simplifier le suivi. Voici comment vous pouvez utiliser la fonction RECHERCHEV pour extraire les informations d’un client à partir de son code :
Feuille Excel : Données Clients
| Code Client | Nom du Client | Adresse | Téléphone |
|---|---|---|---|
| C101 | Client A | Adresse A | 12365383089 |
| C102 | Client B | Adresse B | 98749232101 |
| C103 | Client C | Adresse C | 68388080901 |
Dans une autre feuille Excel où vous créez des factures, vous entrez le code du client pour chaque facture. Vous souhaitez que les informations du client (nom, adresse, téléphone) soient automatiquement remplies en fonction du code du client entré.
Feuille Excel : Factures
| Code Client | Nom du Client | Adresse | Téléphone | Montant Facture |
|---|---|---|---|---|
| C101 | =RECHERCHEV(A2, ‘Données Clients’!A2:D4, 2, FAUX) | =RECHERCHEV(A2, ‘Données Clients’!A2:D4, 3, FAUX) | =RECHERCHEV(A2, ‘Données Clients’!A2:D4, 4, FAUX) | 250.00 |
Dans cette feuille de facturation, lorsque vous entrez le code client (par exemple, “C101” dans la cellule A2), les fonctions RECHERCHEV dans les cellules B2, C2 et D2 récupèrent automatiquement le nom du client, l’adresse et le numéro de téléphone correspondants à ce code dans la feuille “Données Clients”. Vous pouvez ensuite saisir le montant de la facture, par exemple, 250.00 €.
Cela simplifie considérablement le processus de facturation, car les informations du client sont extraites automatiquement en fonction du code client, évitant ainsi les erreurs manuelles et garantissant que les informations sont précises.
Autres articles
