Le Tableau de bord de la maintenance préventive sur Excel

Cette page a été pensée comme un repère clair pour celles et ceux qui veulent piloter la maintenance préventive avec des données qui parlent. Elle réunit au même endroit l’essentiel pour bâtir un tableau de bord de maintenance préventive sur Excel qui serve vraiment, aussi bien sur le terrain qu’en réunion de pilotage. L’idée n’est pas de déposer un modèle “à télécharger et oublier”, mais de rendre lisible la logique complète : le plan de maintenance, l’exécution des interventions, puis la lecture des résultats pour décider ce qui doit être consolidé.

Excel reste, dans beaucoup d’organisations, l’outil le plus simple à déployer et le plus souple à adapter, surtout quand on travaille en atelier, sur plusieurs zones, ou sur des sites différents. Mais un tableau de bord n’a de valeur que s’il est construit avec discernement. Quels KPI méritent d’être suivis en priorité ? Comment structurer les données pour éviter les calculs fragiles ? Comment interpréter un report, une dérive de charge, ou une conformité qui “fait illusion” ? Cette page déroule ces points pas à pas, avec une approche progressive, pour aller du cadre au concret sans perdre la clarté.

Pensée comme un point d’entrée central, elle s’appuie sur des sections pédagogiques qui approfondissent les fondamentaux, puis oriente vers des contenus plus ciblés : indicateurs de maintenance, planification préventive, ordonnancement, fiches d’intervention, suivi des pannes, et tableaux de bord plus avancés. L’objectif est simple : passer d’un suivi descriptif à un pilotage continu, basé sur des données propres, des indicateurs utiles et des décisions plus sûres.

Modèle Excel de Tableau de bord de la maintenance préventive

Le rôle du responsable de la maintenance préventive est déterminant pour garantir l’efficacité opérationnelle de l’entreprise et éviter les interruptions imprévues. Sa mission est complexe en raison de la diversité de ses tâches. Un défi clé est de mettre en place un modèle de maintenance préventive pour minimiser les temps d’arrêt. C’est pourquoi la responsabilité du responsable maintenance est d’autant plus grande que ses métiers sont divers. Le défi du responsable de maintenance : Améliorer l’efficacité, réduire les arrêts imprévus via la maintenance préventive.

C’est quoi la maintenance préventive ?

La maintenance préventive intervient régulièrement ou selon des critères prédéfinis pour maintenir les équipements en bon état de fonctionnement. Son objectif principal est de réduire les risques de pannes des biens, des machines et des équipements, mais il contribue également à atteindre des objectifs plus globaux de l’entreprise industrielle.

L’industrie diversifiée favorise la prévalence de la maintenance préventive dans les usines et entreprises en pleine croissance.

Maintenance préventive informatique:

Dans le cas de l’informatique, la maintenance préventive couvre à la fois le fonctionnement des logiciels et du matériel informatique, puisque les deux aspects ont une influence décisive sur le fonctionnement du système, qui se traduit à son tour par la rapidité et l’agilité du système.

En ce qui concerne les logiciels, il existe des programmes de maintenance préventive qui analysent le système pour déterminer et corriger les erreurs et les débris laissés par l’utilisation quotidienne, tels que les entrées de registre invalides, les raccourcis manquants, etc.

La défragmentation de l’équipement est également courante, qui consiste à réorganiser les informations sur le disque dur de manière à ce qu’elles ne prennent pas plus de temps à lire que ce qui est strictement nécessaire. Au niveau du matériel, en revanche, la maintenance préventive de ces équipements se réduit avant tout au nettoyage de l’extérieur et des abords, pour éviter l’accumulation de saletés et de poussières à l’intérieur de l’équipement et de ses périphériques. Le personnel technique spécialisé effectue généralement le nettoyage interne de l’ordinateur.

Le rôle d’un Responsable de Maintenance 

Le responsable de la maintenance est d’une première importance et joue une fonction transverse au sein de l’entreprise. Nous éclairons ci-après le rôle d’un responsable de la maintenance:

Gestion et anticiper les imprévus

Même avec une maintenance préventive et prédictive, la gestion des imprévus reste un défi pour le responsable de maintenance. Par conséquent, la réactivité restera toujours nécessaire pour toute entreprise. 

En ce sens, les responsables de la maintenance doivent avoir la capacité d’improvisation et la rapidité de réponse nécessaires, et en même temps, avec la prévoyance d’avoir à portée de main les instruments, outils, matériaux et fournitures nécessaires pour résoudre, le plus rapidement possible, les pannes et les pannes qui peuvent survenir de manière inattendue.

Maîtrise le budget de la maintenance

Un autre des défis pour les responsables de la maintenance se présente lors du calcul du budget de leur service, où la gestion des stocks y est pour beaucoup. Il est vital de disposer de toutes les pièces de rechange et matériels nécessaires pour effectuer les tâches de maintenance, sans prolonger inutilement les temps d’arrêt programmés pour l’entretien courant, ou pour les réparations dues à des pannes imprévues.

Cependant, il est tout aussi important de ne pas trop acheter et stocker ces unités, car avec le temps, elles deviennent un gaspillage de capital et de ressources pour l’organisation.

Lorsqu’il s’agit de budgétiser, les responsables de la maintenance doivent également prendre en compte tous les types de coûts, qu’ils soient fixes, variables, directs ou indirects, et prendre en compte des aspects tels que la négociation des prix avec les fournisseurs ou la réflexion sur l’investissement dans de nouveaux outils technologiques capables de générer de la valeur. 

Coordination du travail en équipe

L’organisation des tâches de maintenance nécessite un leadership et des compétences en planification. Ceci dans le but d’intégrer correctement les groupes de travail, et de les affecter à l’exécution des tâches selon leurs compétences, préparation et niveau d’expérience.

Les connaissances, l’expérience et la préparation varient selon le profil technique, le travail collaboratif est donc d’une importance vitale. Il est crucial que le responsable de la maintenance contribue à faciliter les canaux de communication, favorisant ainsi le travail intégré. Cela s’applique à la collaboration entre les membres de l’équipe, entre les équipes de travail et même entre les départements impliqués dans la gestion de la maintenance.

 Gestion efficace du temps

La coordination et le suivi des groupes de travail, l’attribution des tâches, les réunions avec les fournisseurs et les distributeurs, la réponse aux questions, aux doutes et aux e-mails, l’élaboration des plans de travail et de maintenance, et même la réaction à toutes sortes de situations imprévues, ne sont que quelques-unes des nombreuses tâches. que tout responsable de maintenance doit gérer au quotidien.

L’organisation, la priorisation et l’exécution de chacune de ces activités impliquent la manipulation de grandes quantités d’informations, l’accès immédiat aux documents, schémas et photos, et la possibilité de les partager avec les différents membres de l’équipe de travail, facilitant le fonctionnement de chacun un, et garantissant la qualité et l’efficacité du travail. Tout cela fait de la gestion efficace du temps un défi quotidien pour le responsable de la maintenance.

Établir une stratégie et un plan de maintenance préventive

Vous pouvez établir une stratégie de maintenance préventive pour suivre vos contrôles réglementaires, entreprendre des actions de maintenance récurrentes ou des interventions programmées après vérification de l’usure naturelle de vos équipements. Nous étudierons ci-dessous les trois cas évoqués pour mener à bien votre plan de maintenance préventive:

Pour élaborer une stratégie de maintenance préventive, comprenez ses aspects clés et les outils nécessaires.

Pour créer un plan de maintenance préventive, comprenez les trois types de maintenance et leur mise en œuvre.

En résumé, la maintenance corrective résout les problèmes, tandis que la maintenance préventive tente de les éviter. Ainsi, la maintenance corrective intervient en cas de panne soudaine sur un équipement. La maintenance préventive, quant à elle, cherche, par des contrôles et des vérification régulière, à vérifier le bon fonctionnement d’un bien et à identifier toute défaillance dans son fonctionnement avant qu’une panne ne se produise.

Les prérequis nécessaire à connaître avant d’établir une stratégie de maintenance préventive

La maintenance préventive adopte une approche proactive de la maintenance et implique quatre éléments d’action clés qui doivent être pris en compte lors de l’élaboration d’un plan : inspection, détection, correction et prévention.

Nous examinons ci-après chacune de ces étapes essentielles au succès de la réalisation d’un plan de maintenance préventive.

Inspection:

Les inspections sont une partie nécessaire de l’entretien préventif, et elles aident les entreprises de deux façons.

Premièrement, les inspections des installations et de l’équipement garantissent que l’équipement peut être utilisé en toute sécurité. Des inspections régulières aident à prévenir les blessures au travail et offrent aux entreprises une meilleure protection contre la responsabilité potentielle.

Deuxièmement, des inspections régulières protègent les machines. En bref, les inspections garantissent que l’équipement fonctionne comme le fabricant l’a prévu.

Détection:

Opérer avec une approche run-to-failure peut finir par coûter cher à l’entreprise, c’est pourquoi de nombreux services de maintenance industrielle choisissent d’utiliser une approche préventive de la maintenance.

La maintenance préventive aide les responsables du service de maintenance à détecter les problèmes à un stade précoce, lorsqu’il est encore relativement facile et peu coûteux de les résoudre.

Correction:

La maintenance préventive encourage les techniciens de maintenance à adopter une approche proactive de l’entretien de l’équipement et à corriger les problèmes avant qu’ils ne surviennent.

Si un problème (ou un problème potentiel) est détecté, les techniciens prennent des mesures pour résoudre rapidement le problème avant qu’il ne s’aggrave ou n’interrompe les opérations.

La prévention:

Les responsables de la maintenance peuvent combiner les enregistrements d’inspection et les notes de maintenance pour apprendre des erreurs passées et corriger les problèmes d’équipement répétés. La prévention des pannes d’actifs réduit le stress et augmente la productivité des équipes des installations.

Lorsque l’équipement fonctionne conformément à l’inspection, le personnel technique peut se concentrer sur les tâches de maintenance proactives (plutôt que réactives).

Les avantages de la maintenance préventive:

La maintenance préventive permet d’anticiper les pannes, évitant ainsi les arrêts de production imprévus. Ses avantages sont multiples : elle prolonge la durée de vie des équipements, réduit les temps d’arrêt, assure la qualité du service client, et économise des ressources. Lors de la conception d’un plan de maintenance préventive, il est essentiel de prendre en compte les spécificités de vos installations et équipements.

La maintenance corrective seule peut mettre une entreprise en danger en maintenant l’équipement hors service pendant un certain temps, et dans les cas d’urgence les standards d’une maintenance correcte ne sont pas respectés.

Les éléments d’un tableau bord de maintenance préventive 

La liste de contrôle de maintenance dans Excel est une liste avec toutes les actions à effectuer dans le plan de maintenance préventive sous Excel. Une check-list de maintenance est utilisée pour garantir un :

Suivi constant des KPI.
temps moyen de réparation.
Pourcentage de maintenance planifiée.
Temps moyen entre pannes.

Quels sont les principaux indicateurs de maintenance ?

Il existe plusieurs approches à suivre pour créer un tableau de bord de la maintenance préventive sur Excel, mais nous citons ci-après ce que nous considérons les principaux indicateurs de maintenance utilisés par les professionnels de l’industrie :
Pourcentage de maintenance planifiée (PMP) : pourcentage de temps consacré aux activités de maintenance planifiées par rapport aux activités de maintenance non planifiées.
Efficacité globale de l’équipement (GEE) : mesure de la productivité d’un équipement. Fournit des données informées sur l’efficacité des processus de maintenance en fonction de facteurs. Certains d’entre eux sont : la qualité, la performance et la disponibilité de l’équipement.
Temps moyen de réparation (TMR) : C’est la mesure de la maintenabilité des éléments réparables. Cela comprend le temps de réparation, la période d’essai et le retour à des conditions normales de fonctionnement .
Temps moyen entre pannes (TMEF) : c’est la mesure du temps attendu entre une panne et la suivante pendant le fonctionnement normal.
Conformité de la maintenance préventive (CMP) : La conformité de la maintenance préventive est définie comme le pourcentage de travaux préventifs planifiés et réalisés dans un temps donné.

Il est possible, comme beaucoup d’autres choses, d’obtenir des modèles pré-établis pour gérer les plans de maintenance, en l’occurrence préventifs. C’est une solution idéale pour de nombreux chefs de projets chargés de la planification et d’ordonnancement de la maintenance. La meilleure option dans ce cas est Macro dans Excel, où vous pouvez obtenir les modèles les plus appropriés dans ce cas.

Lire aussi : Le Tableau de Bord de Maintenance Préventive dans la Pratique – Modèles dans Excel

Ceux-ci vous permettront notamment d’automatiser la gestion de tous vos actifs, d’avoir une bonne trace des variables dans les plans et le contrôle de la maintenance de chaque équipement, entre autres.

Application

Voici un exemple avec des chiffres pour illustrer ces indicateurs de maintenance préventive :

Supposons que dans une usine, au cours d’un mois donné, les activités de maintenance ont été suivies et mesurées comme suit :

• Temps total de maintenance planifiée : 120 heures
• Temps total de maintenance non planifiée : 30 heures
• Efficacité globale de l’équipement (GEE) : 85%
  Cela signifie que l’équipement était opérationnel 85 % du temps pendant le mois. Les 15 % restants correspondent au temps d’arrêt pour maintenance.
• Temps moyen de réparation (TMR) : 2 heures
  En moyenne, il faut 2 heures pour réparer les équipements pendant les activités de maintenance.
• Temps moyen entre pannes (TMEF) : 200 heures
  En moyenne, il s’écoule 200 heures entre deux pannes pendant le fonctionnement normal de l’équipement.
• Conformité de la maintenance préventive (CMP) : 90%
  Sur l’ensemble des travaux de maintenance préventive planifiés, 90 % ont été effectués à temps.

Ces chiffres fournissent une vue d’ensemble de la performance de la maintenance préventive dans l’usine au cours du mois en question. Ils permettent de mesurer l’efficacité de la maintenance et d’identifier des domaines d’amélioration potentiels.

Tableau de bord de Maintenance Préventive – Modèle de base

Ce tableau de bord de maintenance préventive présente de manière concise les principaux indicateurs. Ces données sont régulièrement actualisées en fonction des informations de maintenance. Les objectifs définis servent de point de référence pour évaluer l’efficacité de la maintenance préventive.

👉 Améliorer le plan de maintenance préventive au fil des jours

Avoir une liste de contrôle de maintenance préventive est essentiel. De cette façon, vous suivrez en permanence les KPI tels que le temps moyen de réparation, le pourcentage de maintenance planifiée et le temps moyen entre les pannes.

L’analyse de ces statistiques et leur comparaison avec les chiffres du plan précédent devraient vous donner une bonne idée de la façon dont votre programme affecte l’efficacité de votre opération de maintenance.

{pratique} : Créer un tableau de bord de maintenance préventive pour une propriété de vacances

Pour créer un tableau de bord de maintenance préventive pour une propriété de vacances, voici une approche structurée qui combine à la fois la gestion des tâches courantes et un planning prévisionnel. Ce tableau de bord vous permettra de suivre les maintenances nécessaires pour garder votre propriété en excellent état, d’anticiper les besoins de réparation, et d’assurer une expérience optimale pour vos invités.

1. Identification des Zones Clés

Commencez par identifier les zones clés de votre propriété qui nécessitent une surveillance et une maintenance régulières, telles que:

• Extérieurs (jardin, façade, toiture, piscine)
• Intérieurs (salles de bains, cuisine, chambres)
• Systèmes (chauffage, ventilation, plomberie, électrique)

2. Liste des Tâches de Maintenance

Pour chaque zone identifiée, dressez une liste des tâches de maintenance préventive. Cette liste peut inclure, par exemple:

• Inspection de la toiture et nettoyage des gouttières
• Vérification et entretien des systèmes de chauffage et de climatisation
• Entretien du jardin et des équipements extérieurs
• Vérification de l’état des serrures, des fenêtres et des portes

3. Planification Temporelle

Attribuez une fréquence à chaque tâche (mensuelle, trimestrielle, semestrielle, annuelle) et planifiez-les sur l’année. Utilisez un calendrier ou un logiciel de gestion de projet pour visualiser et suivre ces tâches.

4. Assignation des Responsabilités

Identifiez qui sera responsable de chaque tâche : vous-même, un membre de votre équipe, ou un prestataire externe. Assurez-vous que chaque personne connaisse ses responsabilités et les délais.

5. Suivi et Mise à Jour

Mettez en place un système pour suivre l’avancement des tâches de maintenance, noter les réparations effectuées et les coûts associés. Cela peut être réalisé à l’aide d’un tableau de bord numérique, d’une feuille de calcul ou d’une application dédiée à la gestion immobilière.

Exemple de Tableau de Bord

Outils et Ressources

• Logiciels de gestion de projet comme Trello, Asana, ou un simple calendrier Google peuvent être utilisés pour planifier et suivre les tâches de maintenance.
• Applications de gestion immobilière offrent des fonctionnalités spécifiques pour la maintenance des propriétés.

{pratique} : Créer un tableau de bord de maintenance préventive sur Excel dans un environnement industriel

Pour créer un tableau de bord de maintenance préventive sur Excel, automatiser les indicateurs de performance clés (KPI) et fournir une feuille de synthèse, suivez les étapes suivantes. Ce guide vous aidera à mettre en place un système efficace pour suivre et gérer la maintenance préventive de vos propriétés de vacances ou de tout autre actif nécessitant un entretien régulier.

1. Définir les KPIs

Avant de commencer, identifiez les KPIs pertinents pour votre maintenance préventive. Voici quelques exemples courants :

• Pourcentage d’interventions réalisées à temps : mesure la ponctualité des interventions de maintenance.
• Coût moyen de maintenance par actif : évalue l’efficacité des coûts de maintenance.
• Taux de panne : indique la fréquence des défaillances d’équipements.
• Durée moyenne de réparation : évalue l’efficacité des processus de réparation.

2. Structurer le tableau de bord sur Excel

Créez une nouvelle feuille Excel et divisez-la en sections clés :

• Inventaire des actifs : Liste de tous les actifs avec des détails comme le nom, l’emplacement, le type, et la date d’achat.
• Planification de la maintenance : Tableau avec des colonnes pour l’actif, la date prévue, la description de la tâche, la fréquence, et le statut (planifié, en cours, terminé).
• Suivi des KPIs : Section dédiée aux KPIs avec des formules pour calculer chaque indicateur automatiquement.
• Feuille de synthèse : Résumé des KPIs, des interventions en retard, et des recommandations pour améliorer la maintenance.

3. Automatiser les calculs des KPIs

Utilisez des formules et des fonctions Excel pour automatiser les calculs des KPIs. Par exemple :

• Pourcentage d’interventions réalisées à temps : =NB.SI(PlageStatut; "Terminé") / NBVAL(PlageStatut)
• Coût moyen de maintenance par actif : =SOMME(PlageCoûts) / NBVAL(PlageActifs)
• Les fonctions telles que SOMME.SI.ENS, MOYENNE.SI.ENS, et NB.SI.ENS peuvent être très utiles.

4. Configurer les mises à jour automatiques

Pour que les données soient actualisées automatiquement, vous pouvez :

• Utiliser des tableaux Excel pour gérer vos données. Les tableaux offrent des avantages tels que l’expansion automatique et la mise à jour des formules.
• Employer des macros VBA pour des tâches plus complexes, comme la mise à jour automatique des données à partir de sources externes ou l’envoi de notifications pour les maintenances en retard.

5. Créer une feuille de synthèse

La feuille de synthèse doit fournir un aperçu rapide de l’état de la maintenance :

• Intégrez des graphiques pour visualiser les KPIs, comme des graphiques à barres pour le coût moyen de maintenance ou des graphiques en secteur pour la répartition des statuts de maintenance.
• Créez un tableau de bord dynamique pour filtrer les données et afficher uniquement les informations pertinentes.

6. Conseils supplémentaires

• Validation des données : Utilisez la validation des données pour assurer que les entrées dans les champs de date, statut, et coût sont conformes aux formats attendus.
• Sécurité : Protégez votre feuille de calcul pour empêcher les modifications accidentelles des formules et des configurations.

En suivant ces étapes, vous pourrez créer un tableau de bord de maintenance préventive robuste sur Excel, permettant de suivre efficacement vos actifs et d’optimiser vos opérations de maintenance. Pour des tâches plus complexes ou une personnalisation avancée, l’apprentissage des macros VBA d’Excel peut être très utile.

KPIs à Développer

1. Taux de Fiabilité de l’Équipement (Equipment Reliability Rate) :
   • Formule : (Nombre total de périodes sans défaillance / Nombre total de périodes d'observation) * 100
   • Objectif : Mesurer la proportion de temps pendant lequel l’équipement fonctionne sans défaillance.
2. MTBF (Mean Time Between Failures) pour chaque équipement :
   • Formule : Temps total de fonctionnement / Nombre total de défaillances
   • Objectif : Évaluer la durée moyenne de fonctionnement entre les pannes.
3. MTTR (Mean Time To Repair) pour chaque équipement :
   • Formule : Temps total de réparation / Nombre total de réparations
   • Objectif : Calculer la durée moyenne nécessaire pour réparer un équipement après une défaillance.
4. Taux de Disponibilité de l’Équipement :
   • Formule : (MTBF / (MTBF + MTTR)) * 100
   • Objectif : Évaluer le pourcentage de temps où l’équipement est disponible et opérationnel.

Graphiques et Dashboard

• Créez des graphiques pour visualiser les tendances des KPIs, comme des graphiques en barres pour le MTBF et le MTTR par équipement.
• Intégrez ces graphiques dans un tableau de bord dédié, offrant une vue d’ensemble des performances de maintenance.

Modèle Excel Tableau de bord de la maintenance préventive sur Excel + calendrier

Ce modèle Excel a été conçu pour une chose très concrète : rendre la maintenance préventive lisible. Il ne se contente pas d’aligner des interventions dans un planning. Il aide à voir, d’un coup d’œil, ce qui était prévu, ce qui a été fait, ce qui a été reporté, et surtout si la maintenance tient son rythme ou commence à dériver.

L’idée est volontairement simple : une base de données claire, des statuts standardisés, puis une page Accueil qui résume l’essentiel en indicateurs. On obtient ainsi un outil qui sert autant au suivi quotidien qu’au pilotage mensuel, sans alourdir le travail.

Mode d’emploi

1) Les onglets, à quoi ils servent

• Accueil : la vue synthèse. Les KPI du mois s’affichent automatiquement (prévues, réalisées, reportées, conformité, alerte) avec un aperçu graphique.
• Planning général : le “référentiel” du parc. On y décrit les équipements, les opérations et la périodicité.
• Planification du préventif : le suivi réel du mois. Chaque ligne correspond à une intervention, avec son statut et sa durée.
• Listes : les choix utilisés dans les menus déroulants (types, statuts, périodicité), pour garder une saisie propre.

2) Démarrer rapidement

1. Ouvre Listes et ajuste si besoin (types d’intervention, statuts, périodicité).
2. Remplis Planning général avec ton parc : équipement, opération, périodicité, dernière date.
3. Saisis le mois en cours dans Planification du préventif : date, durée, statut, mois.

3) Lire le tableau de bord

Dans Accueil, choisis le mois dans la cellule de période. Le fichier calcule automatiquement :

• la conformité (réalisées / prévues hors annulation),
• le nombre de reports,
• l’écart de charge en heures,
• et un niveau d’alerte simple (stable / à consolider / critique).

4) Ce qui fait vraiment la différence

• Garde les statuts tels quels (Planifié, Réalisé, Reporté, Annulé) : c’est ce qui garantit des calculs fiables.
• Utilise des noms d’équipements stables : on pilote mieux quand on compare dans le temps.
• Renseigne au minimum date + équipement + statut + durée : c’est la base qui “fait tourner” le tableau de bord.

SOUTENEZ LA CRÉATION D’UNE PLATEFORME DE COURS VIDÉO GRATUITS

Nous voulons offrir des cours vidéo gratuits, des ressources de qualité et des outils interactifs pour un apprentissage accessible à tous.