Fiche « Consultation & participation » — Comités SST (Canada — Québec, compétence fédérale)

La fiche « Consultation & participation » documente, de manière lisible et opposable, l’implication des instances prévues par la réglementation fédérale en santé et sécurité du travail : Policy Committee pour les organisations d’au moins 300 employé·e·s, Work Place Committee(s) au niveau de chaque lieu de travail, ou Health & Safety Representative lorsqu’un comité n’est pas requis. Elle relie un projet concret – modification de procédé, nouvel équipement, plan de prévention, politique interne – aux avis formulés, aux réponses de l’employeur et aux actions décidées. Son intérêt est double : rendre traçables les échanges et garantir que les recommandations trouvent une traduction opérationnelle avec des responsables et des échéances.

Périmètre canadien et ancrage québécois

Le cadre décrit s’applique aux employeurs de compétence fédérale présents au Québec (transport interprovincial, télécommunications, banques, pipelines, postes, etc.). La fiche ne remplace pas les procès-verbaux des comités, mais les référence et concentre l’information utile à la conduite des projets. Elle peut être tenue en bilingue FR/EN afin de faciliter la circulation entre sites et fonctions.

Quand ouvrir une fiche

On ouvre une fiche dès qu’un changement significatif touche la SST : installation d’une machine, réaménagement d’un atelier, substitution de produit, évolution d’une procédure critique, plan d’action consécutif à un incident ou à une inspection, programme de prévention ergonomique, directives de travail en espace clos, politique télétravail ayant un volet SST. La fiche devient le fil rouge : elle suit le dossier, des premières consultations à la vérification d’efficacité.

Les blocs essentiels et la logique d’ensemble

L’ossature proposée suit un déroulé constant qui évite les retours en arrière.
Identification du projet. Un objet clair, un site/unité, une référence interne, un promoteur identifié. Un paragraphe de synthèse décrit le périmètre, les étapes et l’échéance cible. Le déclencheur est explicité : incident, audit, exigence réglementaire, plainte, investissement, changement d’organisation. La population concernée est précisée (employé·e·s, sous-traitants, visiteurs).
Corps consultés (bodies consulted). On coche l’instance requise (Policy Committee, Work Place Committee, H&S Representative), on note la base juridique, la date de saisine, le canal (réunion, consultation écrite), et la référence au point traité dans le PV correspondant.
Preuve de consultation. La fiche recueille la liste des participants (nom/fonction), les documents remis (note de cadrage, études, fiches techniques), ainsi que les commentaires et réserves. Les pièces jointes sont signalées et archivées selon les règles internes.
Avis et recommandations. Chaque organe formule un avis (favorable, défavorable, favorable sous conditions) et des recommandations pratiques. La colonne “Réponse de l’employeur” consigne la suite donnée : acceptation, aménagement, motifs d’un refus, calendrier de mise en œuvre.
Décision, actions, jalons. La décision est reformulée en termes exécutables et assortie d’actions : propriétaire, échéance datée, critère de succès observable.
Avis minoritaires. Les divergences sont couchées noir sur blanc, avec un traitement proposé (complément d’étude, essai limité, arbitrage).
Attestations & signatures. Promoteur du dossier, représentant de l’employeur, représentant des employé·e·s et secrétaire du comité signent et datent, afin de clore la version et d’autoriser la mise en œuvre.
Notes de conformité. Un mémo interne rappelle la tenue des registres, la conservation des preuves et les déclencheurs de révision.

Méthode de rédaction : claire, brève, actionnable

Chaque section se rédige avec des phrases complètes et un vocabulaire stable. L’objectif est d’offrir, à une personne qui n’a pas assisté aux échanges, assez d’éléments pour comprendre la décision et sa traduction sur le terrain. On bannit les ellipses (“à voir plus tard”), on date les jalons (AAAA-MM-JJ) et on nomme les propriétaires par leur fonction et, si possible, par leur nom. Les recommandations doivent être vérifiables : un prototype installé, un plan de circulation mis à jour, un test de cadenassage passé sans écart, une mesure d’exposition comparée à un seuil interne.

Traçabilité et articulation avec les comités

La fiche ne se substitue pas au PV du Policy Committee ou des Work Place Committees ; elle renvoie à leurs références et concentre ce qui fait avancer : quoi a été demandé, qui a répondu, quand cela se réalise et comment on jugera du succès. En pratique, la fiche circule en amont pour préparer la saisine, pendant pour noter les positions, après pour suivre l’exécution. Elle peut être jointe aux dossiers de formation ciblée quand la décision implique de nouveaux gestes critiques ou de nouveaux équipements.

Exemples de formulations prêtes à l’emploi

Pour l’avis : « Le Work Place Committee émet un avis favorable sous réserve de l’installation d’un capotage additionnel et d’un arrêt d’urgence sur la ligne 3. »
– la réponse employeur : « L’employeur accepte la recommandation ; commande du kit de capotage au 2025-10-05, installation prévue semaine 46 ; test fonctionnel et inspection conjointe programmés au 2025-11-20. »
Pour la décision : « Déploiement de la signalétique de circulation interne en zone expédition, périmètre A–C, responsable Opérations, échéance 2025-11-05 ; succès constaté par inspection conjointe et absence d’écart critique à J+30. »
– un avis minoritaire : « Un membre formule une réserve relative à la hauteur de stockage en allée 12 ; une étude ergonomique complémentaire est intégrée au plan d’action avec rendu au 2025-10-28. »

Ergonomie de la fiche et bonnes pratiques

La version fournie adopte des en-têtes bilingues FR/EN afin de fluidifier la lecture et d’éviter les ambiguïtés de terminologie (Opinion/Avis, Recommendations/Recommandations, Employer response/Réponse employeur). Les tableaux sont tracés et zébrés pour se lire en diagonale ; le pied de page rappelle la date et la version. L’impression en noir et blanc reste lisible, car le contenu textuel n’utilise pas de couleurs pour porter le sens. La colonne “Pièces jointes” centralise la preuve documentaire : plan annoté, photos datées, note technique, extrait du PV d’instance.

Gouvernance simple et cycles de révision

Un projet ne s’arrête pas le jour de la signature. La fiche prévoit un retour d’expérience : observation terrain à J+15 ou J+30, vérification de l’efficacité d’une mesure d’ingénierie, contrôle d’usage d’un EPI, mesure d’exposition, entretien ergonomique bref. Toute évolution substantielle (nouvel équipement, incident, non-conformité, plainte) déclenche une mise à jour. La trace des révisions garde l’historique des décisions et renforce la défendabilité du programme de prévention.

Comment exploiter la fiche au quotidien

Avant la saisine d’un comité, le promoteur remplit l’identification et joint les documents essentiels. Lors de la réunion, les positions sont notées dans les colonnes Avis/Recommandations et Réponse employeur pour conserver la précision des échanges. Après la réunion, la décision est reformulée en action(s) vérifiable(s), avec des dates cibles et des responsables. À l’échéance, la colonne Preuve/Evidence reçoit la confirmation de réalisation (inspection signée, mesure enregistrée, module de formation déployé). La fiche est alors archivée avec les références des PV et réutilisée lors de l’évaluation annuelle du programme de prévention.

Ce que gagne l’organisation

Une fiche bien tenue fait gagner du temps et de la clarté. Les comités voient où leurs recommandations ont produit des effets ; l’employeur dispose d’une preuve structurée de consultation et d’exécution ; les équipes terrain reçoivent des décisions concrètes assorties d’un mode de vérification. Au fil des projets, la prévention cesse d’être une somme d’intentions : elle devient une suite de gestes prouvés, documentés et partagés.

Fiche Word « Consultation & participation » — Comités SST

Le document est en A4 portrait avec des marges adaptées à la reliure : gauche 3 cm, droite 2 cm, haut 2 cm, bas 2 cm. La typographie par défaut est Calibri (corps 11), avec des styles intégrés pour les titres et les en-têtes de tableau afin d’assurer une hiérarchie visuelle nette à l’écran comme à l’impression N&B.

Palette et styles visuels

La fiche utilise une palette lisible et sobre : Emerald pour les bandeaux principaux, Indigo pour les entêtes alternées, Amber pour les filets de séparation, et un zébrage très clair des lignes pour faciliter le balayage. Les titres de section sont posés dans des bandeaux pleins (rubans) avec texte blanc, et les tableaux possèdent des bordures fines gris doux pour rester propres en sortie imprimante.

Bandeau de titre

En ouverture, un bandeau plein présente le titre bilingue : FICHE « CONSULTATION & PARTICIPATION » — COMITÉS SST / H&S. Un sous-titre précise l’usage : traçabilité du Policy Committee, des Work Place Committees et/ou du Health & Safety Representative au Canada / Québec. Un fin filet couleur Amber sépare ce bandeau du corps du document.

Styles internes disponibles

Le style TitreDoc gère le grand titre. SousTitre sert aux mentions contextuelles. H2Ribbon est utilisé pour les bandeaux de section. TH stylise les en-têtes de colonnes (texte blanc sur fond coloré). Un style Small est présent pour les notes de conformité ou apartés techniques.

Sections et contenu (ordre de lecture)

Identification du projet / Project identification. Deux tableaux successifs. Le premier capte l’objet, le site/unité, la référence interne et le promoteur. Le second précise la description synthétique, le déclencheur et la population concernée. Les champs sont pré-remplis par des placeholders entre crochets.

Corps consultés / Bodies consulted. Un tableau bilingue avec cases à cocher (caractère “☐”) pour sélectionner : Policy Committee (≥300), Work Place Committee(s) par site, ou H&S Representative. Chaque ligne comporte la base juridique, la date de saisine, le mode de consultation (réunion, visio, écrit) et la référence au PV de l’instance.

Preuve de consultation / Evidence of consultation. Un tableau destiné à consigner les participants (noms et fonctions), les documents remis, les commentaires ou réserves, et les pièces jointes. Le zébrage aide à distinguer rapidement chaque entrée.

Avis & recommandations / Opinions & recommendations. Un tableau qui recueille l’avis de l’instance (favorable, défavorable, favorable sous conditions), les recommandations, la réponse de l’employeur et le lien vers le plan d’action pour garantir la traçabilité décisionnelle.

Décision & suivi / Decision & follow-up. Un tableau de pilotage pour convertir les avis en actions : libellé décisionnel, action, responsable, échéance datée, indicateur de succès, statut et preuve attendue. Cette section sert de passerelle naturelle vers vos outils de suivi (kanban, registre d’actions).

Avis minoritaires / Minority views (if any). Un tableau court pour consigner toute divergence argumentée et le traitement proposé (complément, essai limité, arbitrage).

Attestations & signatures. Un tableau à cinq cellules pour clore la version : promoteur, représentant employeur, représentant salarié, secrétaire du comité et date.

Notes de conformité / Compliance notes. Un encadré de rappel éditorial (sans liens externes) sur la tenue des registres, la référence croisée aux PV, l’horodatage et les déclencheurs de révision.

Pied de page et versionnage

Le pied de page indique le nom de la fiche, la date du jour et peut accueillir la pagination standard Word. Cette mention facilite l’archivage et l’audit interne.

Ergonomie et impression

La structure favorise la lecture diagonale grâce aux rubans de section et au zébrage. Les couleurs ne portent pas d’information critique afin que la fiche reste parfaitement lisible en noir et blanc. Les largeurs de colonnes sont équilibrées pour réduire les retours à la ligne et garder des tableaux compacts.

Utilisation recommandée

Remplir l’Identification avant toute saisine. Compléter Corps consultés dès l’envoi aux comités ou au représentant. Renseigner Preuve, Avis et Réponses pendant ou juste après la réunion. Transformer immédiatement les décisions en actions dans Décision & suivi avec responsable, date et critère de succès. Finaliser par Attestations & signatures pour figer la version.