Excel: Validation des données/organiser une liste déroulante
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Bienvenue dans ce cours Excel qui vous montre comment valider des données et organiser une liste déroulante
Validation des données Excel : créer des listes déroulantes pour saisir les valeurs par défaut dans les cellules
Excel Data Validation est un excellent outil pour contrôler la saisie de valeurs (textuelles ou numériques) dans les cellules de la feuille de calcul.
Grâce à la validation des données, il est possible de créer une liste déroulante (menu déroulant), ou de définir des formules et des tests logiques qui permettent ou non d’accepter l’insertion d’une valeur.
La liste déroulante vous permet de gérer un ensemble d’éléments prédéfinis qui peuvent être insérés dans une ou plusieurs cellules de la feuille de travail. La source de ces listes peut être directement programmée dans la validation elle-même ou importée à partir de listes ou de plages nommées sur la feuille de travail.
Le but d’une validation de données n’est pas seulement d’accélérer l’insertion des valeurs mais aussi d’éviter les erreurs d’imputation.
Ce didacticiel explique étape par étape comment créer une liste de validation des données présentant les différentes configurations et paramètres de l’instrument.
Considérations de base pour la validation des données Excel
Les validations de données Excel sont destinées à définir des restrictions sur ce qui peut être saisi dans une cellule (ou une plage de cellules) de la feuille de calcul.
La validation de données la plus simple et la plus appliquée est certainement la création d’une liste déroulante d’éléments.
La création d’une liste déroulante peut avoir plusieurs objectifs : simplifier la saisie de données, empêcher la saisie d’erreurs ou limiter la saisie de données à des valeurs spécifiques définies par l’utilisateur.
Créer une liste déroulante en programmant directement la liste de données dans l’outil de validation
Valeurs séparées par des points-virgules.
C’est probablement le moyen le plus rapide de créer une validation de données de liste, surtout si la liste de données n’est pas particulièrement longue.
Il s’agit de définir, avec un point-virgule entre les deux, la liste des éléments à proposer dans la validation.
Pour procéder à la création d’une validation de données de liste, sélectionnez la plage de cellules ou la cellule individuelle à laquelle vous souhaitez appliquer la validation.
Ensuite, dans l’onglet Données, groupe de boutons Outils de données, cliquez sur le bouton Validation des données.
En cliquant sur Validation des données, une boîte de dialogue organisée en 3 onglets s’ouvre : Paramètres ; Message d’entrée ; Message d’erreur.
Dans le premier onglet (Paramètres), ouvrez le menu déroulant Autoriser : et dans celui-ci, sélectionnez l’élément de liste
Une fois que vous avez choisi Liste, un champ de saisie Source apparaît : dans lequel, séparés par un point-virgule, vous pouvez définir les entrées de la liste déroulante de validation.
Dans l’exemple illustré dans l’image ci-dessous dans le champ Origine : les capitales provinciales de la Vénétie ont été insérées entre elles.
Lors de la définition de la liste, aucun espace n’a été inséré entre les éléments.
Définir les options pour une validation des données de liste
La case à cocher Ignorer les cellules vides permet d’accepter la présence de cellules vides. A l’inverse, en décochant la case, l’insertion d’une valeur est obligatoire.
Une fois que vous avez défini que le type de validation que vous souhaitez créer est une liste, l’option Liste dans la cellule est disponible dans la boîte de dialogue de validation des données. (voir image ci-dessus)
Si vous souhaitez obtenir une liste déroulante, il est essentiel que cette option soit sélectionnée. A l’inverse, les règles de validation restent actives mais la liste déroulante n’est pas rendue disponible dans la cellule.
Créer une validation des données de liste basée sur les valeurs décrites dans une plage de cellules
Si vous avez une liste sur votre feuille de calcul (ou d’autres feuilles dans votre dossier Excel), vous pouvez l’utiliser comme base de données pour créer une validation.
Dans l’exemple illustré dans l’image ci-dessous, les noms des villes vénitiennes sont saisis dans la plage de cellules H2 : H7.
Pour créer une validation de données basée sur une plage de cellules, sélectionnez d’abord la cellule dans laquelle vous souhaitez créer la validation (cellule A1 dans l’exemple). Ensuite, dans l’onglet Données, cliquez sur Valider les données.
Dans la boîte de dialogue Validation des données, (voir image) dans le champ Autoriser : sélectionnez Liste, et quelle source : définissez la plage de cellules $ H $ 2 : $ H $ 7
La plage de cellules sur laquelle baser la liste déroulante peut également être définie sur d’autres feuilles de calcul. Pour sélectionner les cellules, il est pratique de cliquer avec la souris à l’intérieur du champ Source : puis, toujours avec la souris, cliquez sur la feuille de calcul, sélectionnez la plage de cellules contenant la liste et appuyez sur Entrée.
Créer une validation de données de liste basée sur une plage nommée
Une plage nommée (souvent appelée nom défini) est représentée par un nom choisi par l’utilisateur pour indiquer une plage spécifique de cellules.
Exemple : la liste des villes de Vénétie décrite dans l’image précédente, au lieu de l’identifier par la plage de cellules $ H $ 2 : $ H $ 7, pourrait être décrite en définissant un nom.
:: Pour plus d’informations sur les plages nommées, voir : Plages nommées (Noms définis) ce qu’elles sont, comment les créer et les gérer
Si un nom (plage nommée) a été attribué à la plage de cellules contenant une liste de valeurs, vous pouvez l’utiliser pour définir la validation de liste.
Pour créer la plage nommée, sélectionnez la plage de cellules concernée, dans l’onglet Formules, groupe de boutons Noms définis, cliquez sur Définir le nom.
Dans la prochaine boîte de dialogue Nouveau nom, dans le champ Nom : décrivez l’étiquette que vous souhaitez attribuer à la plage de cellules. (dans l’exemple proposé dans l’image suivante : Veneto)
Pour passer à la construction de la validation des données, à l’aide de la liste contenue dans la plage appelée “Veneto”, sélectionnez la plage de cellules ou la cellule unique à laquelle vous souhaitez appliquer la validation. (Dans l’exemple sous la cellule D2)
Dans l’onglet Données, cliquez sur Valider les données et dans la boîte de dialogue du même nom, choisissez Autoriser : Liste.
En tant que source de données, pour faire référence à la plage nommée, entrez = Veneto
Mise en garde. Fondamental pour imputer = Veneto, si le symbole “=” est omis, une liste est créée avec uniquement l’entrée Veneto !
Le résultat final de la validation des données est visible dans la cellule D2 de l’image.
Le message d’erreur de validation des données
Si une valeur non conforme aux règles est saisie dans la cellule contenant Validation des données, Excel propose un message d’erreur. “Cette valeur ne correspond pas aux restrictions de validation des données définies pour cette cellule”
Le message, bien qu’il fasse directement référence à la validation des données, n’est pas clair et ne fournit aucune information sur les règles.
Pour aider l’utilisateur à comprendre ce qui peut être saisi dans une cellule, il est possible de définir à la fois un message d’entrée et de personnaliser et rendre plus clair le message d’erreur.
Le message d’entrée et la personnalisation du message d’erreur de validation des données
Dans Excel Data Validations, vous pouvez afficher automatiquement un message lorsqu’une cellule contenant une validation est sélectionnée.
Des messages d’entrée sont créés pour indiquer aux utilisateurs ce qui doit ou peut être saisi dans la cellule.
Lorsque vous cliquez sur une cellule contenant la Validation, le texte apparaît dans une petite fenêtre jaune très similaire aux notes (ex versions commentaires antérieures à Microsoft 365).
Le message (qui peut être déplacé) reste affiché jusqu’à ce que vous sélectionniez une autre cellule ou appuyiez sur la touche ESC.
En plus de la définition d’un Message d’entrée, dans une cellule (ou plage de cellules) contenant la validation il est possible de définir un message d’erreur qui s’affiche si une donnée erronée est saisie et non conforme aux règles de validation (donnée invalide).
Créer un message d’entrée pour la validation des données
Dans l’onglet Message d’entrée de Validation des données, vous pouvez saisir du texte pour décrire ce qui doit être saisi dans la cellule.
Pour définir un message, dans la boîte de dialogue de validation des données, cliquez sur l’onglet Message d’entrée.
Dans le champ Titre : attribuez un en-tête au texte et dans l’espace suivant Message d’entrée définissez le contenu du message.
Lorsque la cellule contenant la validation est sélectionnée, le message s’affiche (voir image ci-dessous).
Personnaliser un message d’erreur de validation des données
Si une valeur saisie n’est pas cohérente avec la validation des données définie pour cette cellule, dans l’onglet Message d’erreur, il est possible de définir un texte à afficher lorsque la saisie d’une valeur n’est pas acceptée.
En ce qui concerne les erreurs, la validation des données considère trois actions différentes : Interruption ; Avis et informations.
Pour définir un message d’erreur, dans la boîte de dialogue de validation des données, cliquez sur l’onglet Message d’erreur.
Dans le champ Style : choisissez le type d’action (interruption ; avertissement ; information)
Dans le champ Titre : attribuez un nom au message et enfin dans la case Message d’erreur : définissez le contenu du message.
Interruption : elle sert à empêcher l’utilisateur de saisir des données invalides et ne permet en aucun cas d’imputer des données non validées par le contrôle de validation.
Avertissement : avertit que les données saisies ne sont pas valides.
Lorsque l’Avis s’affiche, la question est posée de savoir si vous souhaitez continuer ou non. Vous pouvez cliquer sur Oui pour confirmer l’entrée non valide, sur Non pour passer à une autre valeur ou sur Annuler pour la supprimer. (Voir l’image ci-dessous). dessous). dessous). dessous). dessous). dessous). dessous). dessous). dessous). dessous). dessous).
Information : Il avertit simplement que les données saisies sont invalides, sans autre contrôle sur la saisie des valeurs.
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