Checklist WMS logistique : modèle Excel pour une mise en œuvre rapide et fiable

Une checklist WMS logistique bien conçue transforme un fichier en méthode d’exécution. Celle que nous avons implémentée en “one-page Excel” (et sa Vue triée Priorité → Échéance) sert à sécuriser les fondamentaux — paramétrage, référentiel, emplacements, inventaire, réceptions, mouvements, préparation/expédition, qualité, gouvernance — tout en visibilisant l’avancement par codes couleurs et un pourcentage global % Fait. Voici comment l’utiliser, l’animer et l’améliorer.

1) Pourquoi une checklist WMS ?

Standardiser les étapes critiques pour éviter les trous de process.
Piloter visuellement l’avancement (vert/ambre/rouge/gris) et les retards.
Orchestrer les priorités (Haute/Normale/Basse) et tenir les jalons.
Industrialiser la transition d’un pilotage artisanal vers un WMS léger cohérent.

2) Anatomie de la checklist “one-page”

La feuille Checklist_WMS comporte 9 colonnes :

# – Numéro de ligne (pour le suivi).
Domaine – Cadrage, Paramètres, Articles, Emplacements, Inventaire, Réceptions, Mouvements, Préparation & Expédition, Qualité & DLC, Journal, Rituels, Données & Audits, Formation, Sécurité.
Tâche – Intitulé court, actionnable.
Détails – Critères d’acceptation / livrable attendu.
Responsable – Nom ou rôle.
Échéance – Date cible.
Statut – À faire / En cours / Fait / Blocant (liste déroulante).
Priorité – Haute / Normale / Basse (liste déroulante).
Commentaires – Notes de contexte (risques, décisions, liens).

Barre KPI en tête

Total = nombre de tâches, Fait = statut “Fait”, % Fait = progression.
Code couleur automatique :
- % Fait ≥ 80 % → vert ; 50–80 % → ambre ; < 50 % → rouge.

Mise en couleurs des lignes

Fait → vert (valide, archivable).
En cours → ambre (suivi actif).
Blocant → rouge (escalade).
À faire → gris (backlog organisé).

Alerte d’échéance

La cellule Échéance passe en rouge si la date est dépassée et le statut ≠ Fait.

3) La “Vue triée” (Priorité → Échéance)

L’onglet Vue_Tri reprend automatiquement la checklist, triée d’abord par Priorité (Haute → Normale → Basse), puis par Échéance croissante (les échéances vides vont en bas).
Objectif : présenter instantanément ce qu’il faut faire maintenant.

Bonnes pratiques

Travailler au quotidien dans Vue_Tri pour dérouler les actions.
Renseigner/mettre à jour Statut et Échéance dans la feuille source (Checklist_WMS).
Ne jamais laisser une tâche “Blocant” sans responsable ni prochaine étape.

4) Les domaines clés (et les erreurs à éviter)

4.1 Cadrage & Gouvernance

À faire : RACI (responsable, référents, admin fichier), conventions d’ID (SKU/emplacement), plan de sauvegarde.
À éviter : rôle flou, absence de versioning → risque de fichiers corrompus et de perte d’historique.

4.2 Paramètres

À faire : listes verrouillées (unités, zones, types d’emplacement, statuts doc/ligne, transporteurs, ABC, classe T°, type/statut picking).
À éviter : valeurs libres (“Pick”, “picking”, “PICKING”) qui détruisent la qualité des KPIs.

4.3 Articles

À faire : compléter poids/volume/dimensions, codes-barres ; marquer Actif=NON pour l’obsolète.
À éviter : supprimer des SKUs (perte de traçabilité) ; doubles et incohérences d’unités.

4.4 Emplacements

À faire : zones (Réception, Picking, Réserve, Quarantaine, Expédition), codification allée/travée/niveau, capacités U/kg.
À éviter : zones floues, capacités non renseignées → placement aléatoire et goulots.

4.5 Inventaire

À faire : stock initial par emplacement, lots et DLC ; règle FEFO si DLC.
À éviter : ajustements sauvages ; oublier les contrôles DLC (dépassements, D+7).

4.6 Réceptions

À faire : prévu vs reçu avec statuts (REÇU/ÉCART), emplacement suggéré ; gestion des écarts.
À éviter : clôturer un doc si des écarts sont non traités (KPIs trompeurs).

4.7 Mouvements

À faire : toute rotation = 1 ligne (IN/OUT/MVT/ADJ), source/destination + référence doc.
À éviter : transferts “silencieux” qui sabotent le stock théorique.

4.8 Préparation & Expédition

À faire : Ordres_Picking (vagues/priorités/créneaux), prévu vs préparé, transporteur, statuts.
À éviter : zones de prélèvement non stabilisées ; pas de créneaux → loupés transport.

4.9 Qualité & DLC

À faire : alertes rouge (DLC dépassée) et ambre (≤ 7 jours), actions documentées.
À éviter : mettre en picking un lot à DLC courte pour des commandes longues.

4.10 Journal, Rituels, Données & Audits, Formation, Sécurité

À faire : journal horodaté, points matin/midi/soir, audit hebdo (10 lignes/onglet), formation 1 h, verrous de feuilles sensibles.
À éviter : pas d’audits (la dérive s’installe), pas de formation (hétérogénéité de saisie).

5) Rythme d’animation (RUN)

Quotidien (15–20 min)
- Lancer Vue_Tri ; traiter Blocants, puis Haute priorité par échéance.
- Mettre à jour Statut et Échéance en fin de stand-up.
Hebdomadaire (30–45 min)
- Revue % Fait et principaux écarts ; replanifier les glissants ; ajuster les responsabilités si besoin.
Mensuel
- Rétro : ce qui a bloqué, ce qui a accéléré ; faire évoluer la checklist (ajouts/suppressions).

6) Mesurer le succès

% Fait hebdomadaire ≥ 80 % (objectif réaliste en phase de déploiement).
Blocants résolus en < 48 h.
Ajustements stock (ADJ) sous un seuil défini (ex. ≤ 0,5 % du volume mensuel).
DLC dépassées = 0, DLC ≤ 7 jours traitées en < 48 h.
Qualité de données (mini-audits) ≥ 98 %.

7) Trucs & astuces d’exploitation

Une action = une tâche (éviter les “fourre-tout”).
Détails = critères d’acceptation concrets (preuve, capture, document).
Priorité Haute limitée (sinon plus de priorité réelle).
Blocant = escalade (nom, date, prochaine étape).
Duplication : créer une checklist par site ou par vague de déploiement si multi-entrepôts.
Archivage : quand un domaine est “Fait”, exporter en PDF pour jalonner la mise en œuvre et garder la trace.

8) Évolutions possibles

Filtres automatiques (masquer “Fait” pour ne garder que le restant).
Segmentations (par Domaine, Responsable) si tu bascules en Table Excel dynamique.
Sous-checklists par domaine (réceptions, inventaire) liées à la master-checklist.
Intégration : importer des listes (Articles, Emplacements) depuis le WMS/ERP, exporter le Journal.

La checklist WMS : la page qui met l’entrepôt en mouvement

Cette checklist est un levier d’exécution. Elle ordonne, alerte, et entraîne l’équipe vers la livraison du système. Quand le vert domine, l’entrepôt respire mieux ; quand l’ambre s’étire, on réalloue ; quand le rouge surgit, on tranche. Une page, et tout avance.

Sur une seule page, la checklist trace la route : que faire, par qui, pour quand. Elle remplace le bruit par un ordre d’attaque. Chaque ligne est une promesse d’action, chaque couleur un signal à suivre.

I. L’ossature — Neuf colonnes pour tout raconter

# : le rythme, la pulsation des tâches.
Domaine : Cadrage, Paramètres, Articles, Emplacements, Inventaire, Réceptions, Mouvements, Préparation & Expédition, Qualité & DLC, Journal, Rituels, Audits, Formation, Sécurité.
Tâche : un verbe clair, une action précise.
Détails : les critères d’acceptation, la preuve attendue.
Responsable : un nom, donc un engagement.
Échéance : la date qui donne l’impulsion.
Statut : À faire, En cours, Fait, Blocant.
Priorité : Haute, Normale, Basse.
Commentaires : le contexte, les risques, les décisions.

II. La barre KPI — Voir l’ensemble en un coup d’œil

En tête, la synthèse : Total, Fait, % Fait.
Le pourcentage se colore : vert quand la vague porte (≥ 80 %), ambre quand il faut pousser (50–80 %), rouge quand on rame (< 50 %). C’est la météo de la mise en œuvre.

III. La grammaire des couleurs — Une langue sans ambiguïté

Fait → vert : on peut archiver et passer à la suite.
En cours → ambre : sous contrôle, mais à surveiller.
Blocant → rouge : escalade immédiate.
À faire → gris : backlog organisé, à déclencher.
Une alerte traverse la page : échéance dépassée et tâche non Fait → date en rouge. Personne ne peut l’ignorer.

IV. La “Vue triée” — L’ordre d’attaque

La vue secondaire réordonne la liste par Priorité, puis par Échéance. Les Haute s’alignent en tête, les dates vides glissent en bas. Résultat : ce qui doit partir maintenant remonte naturellement. La décision devient un déroulé.

V. Les domaines — Les chantiers qui structurent le terrain

Cadrage & Gouvernance : rôles, RACI, sauvegardes, conventions d’identifiants.
Paramètres : listes verrouillées (unités, zones, statuts, transporteurs), fin du texte libre.
Articles : poids/volume/dimensions, codes-barres, statut Actif.
Emplacements : zones, codification, capacités U/kg, classes T°.
Inventaire : lots, DLC, règle FEFO ; pas d’ajustement sans motif.
Réceptions : prévu vs reçu, écarts visibles, clôture disciplinée.
Mouvements : chaque déplacement journalisé (IN/OUT/MVT/ADJ).
Préparation & Expédition : vagues, créneaux, prévu vs préparé, transporteur.
Qualité & DLC : rouge si dépassée, ambre à J+7, actions tracées.
Journal / Rituels / Audits / Formation / Sécurité : l’hygiène qui rend tout le reste fiable.

VI. Le tempo — Rituels courts, effet long

Chaque matin : ouvrir la Vue triée, traiter les Blocants, lancer les Haute priorités.
À midi : ajuster les échéances, redistribuer les charges.
En fin de journée : mettre à jour Statut et % Fait, noter les décisions.
La cadence crée la qualité, et la qualité accélère tout.