Bail professionnel SCI – modèle Word gratuit à télécharger et guide complet pour le remplir sans se tromper

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Un bail professionnel, c’est souvent le moment où une relation “simple” (un local, un loyer, une remise de clés) bascule dans quelque chose de beaucoup plus concret. Un cabinet qui ouvre, une activité libérale qui se stabilise, une SCI qui sécurise ses loyers, un preneur qui veut de la visibilité pour travailler sereinement. Dans ce contexte, le contrat n’est pas un papier de plus. Il devient la règle du jeu, celle qui évite les quiproquos sur la durée, les charges, les travaux, la révision du loyer, l’usage des locaux, ou la manière de partir le jour où le besoin change.

Sur lecoursgratuit.com, vous pouvez proposer un modèle Word gratuit de bail professionnel (SCI bailleur) prêt à compléter, avec annexes pratiques (état des lieux, inventaire, répartition charges, check-list de signature). Le but n’est pas seulement de “télécharger un modèle Word de bail professionnel”, mais de signer un document cohérent, compréhensible, et adapté à un local à usage exclusivement professionnel.

Le bail professionnel, c’est quoi exactement

Le bail professionnel s’applique quand un local est loué uniquement pour un usage professionnel. Il vise en pratique les activités libérales et, plus largement, les activités qui ne relèvent pas du statut des baux commerciaux. Le cadre légal de base est posé par l’article 57 A de la loi du 23 décembre 1986.

Cette règle est simple à retenir, mais elle entraîne des conséquences très concrètes. Le bail doit être écrit, il est conclu pour une durée minimale de 6 ans, et il se reconduit en principe tacitement à son terme si rien n’est fait.

Bail professionnel ou bail commercial, comment choisir sans se tromper

La bonne question n’est pas “quel bail est le plus avantageux”, mais “quel bail correspond réellement à l’activité exercée”. Le bail commercial vise les activités commerciales, artisanales ou industrielles, et il est plus encadré. Le bail professionnel est généralement plus souple, parce qu’il s’adresse à des activités différentes et laisse davantage de place à la liberté contractuelle.

Dans la pratique, un cabinet médical, une activité d’avocat, de kinésithérapeute, d’architecte, de consultant, ou un bureau d’études se prêtent souvent au bail professionnel, dès lors que l’usage reste strictement professionnel. Si l’activité bascule dans la vente, l’accueil commercial continu, ou l’exploitation d’un fonds, il faut revalider le type de bail.

Quand le bailleur est une SCI, ce qui change vraiment

Une SCI peut louer un local professionnel comme n’importe quel propriétaire, mais sa nature “société” oblige à être carré sur quelques points.

D’abord, il faut identifier proprement le bailleur. Une SCI, ce n’est pas “Monsieur X”, c’est une personne morale, avec une dénomination, une adresse de siège, un numéro d’immatriculation, et un représentant (souvent le gérant). Ensuite, le signataire doit avoir le pouvoir de signer. Dans un dossier bien monté, on joint souvent un extrait récent (ou un justificatif d’immatriculation) et, si besoin, la décision interne qui autorise la mise en location (selon ce que prévoient les statuts).

Enfin, une SCI a souvent une logique patrimoniale. Elle cherche de la stabilité, des garanties, une clause d’indexation claire, une répartition nette des charges, et un suivi propre des travaux. C’est précisément l’intérêt d’un modèle Word structuré, avec des clauses “à trous” et des annexes.

Durée, reconduction, résiliation, le cœur du bail professionnel

C’est la partie qui sécurise le plus la relation.

Durée minimale

Le bail professionnel est conclu pour une durée au moins égale à 6 ans. Ce minimum est prévu par la loi.

Reconduction

Au terme prévu, le bail est généralement reconduit tacitement pour la même durée, si aucune des parties ne met fin au contrat selon les règles prévues.

Résiliation et préavis

Le locataire peut résilier en respectant un préavis de 6 mois, et le bailleur ne peut mettre fin qu’à l’échéance, avec le même esprit de préavis. Le site officiel de l’administration résume clairement ce fonctionnement et le délai de préavis.

Cette mécanique doit apparaître noir sur blanc dans votre modèle, parce que c’est souvent là que naissent les tensions. Certains contrats “copiés-collés” ajoutent des contraintes incompatibles avec le régime du bail professionnel. Mieux vaut rester sobre et conforme.

Ce que votre bail doit dire sur l’usage du local

La clause de destination n’est pas décorative. C’est elle qui fixe ce qui est autorisé et ce qui ne l’est pas. Un usage “cabinet d’ostéopathie” ne recouvre pas forcément “vente de produits” ou “accueil de public à grande échelle”. Plus l’activité est décrite précisément, plus on limite les zones grises.

Dans un modèle SCI, on a intérêt à prévoir aussi les règles de copropriété si le local est dans un immeuble, les horaires si nécessaire, et la question des nuisances. Cela ne protège pas seulement le bailleur. Cela protège aussi le preneur, qui sait dès le départ ce qu’il peut organiser.

Loyer, dépôt de garantie, charges, la partie qui évite 80 % des disputes

Un bail professionnel échoue rarement sur la “bonne volonté”. Il échoue sur des détails mal écrits.

Le loyer

Indiquez clairement le montant, la périodicité de paiement, le mode de règlement, et la date d’exigibilité. Précisez aussi si le loyer est soumis ou non à TVA (cas particuliers) et comment le quittancement est géré.

Le dépôt de garantie

Rien n’impose un montant unique. Ce qui compte, c’est la cohérence. Le modèle doit préciser quand il est versé, à quelles conditions il est restitué, et dans quels cas une retenue est possible (dégradations, sommes dues, remise en état).

Charges et taxes

C’est la zone la plus sensible. Le bail doit dire qui paie quoi, comment c’est justifié, comment c’est régularisé, et sur quelle base. En pratique, on distingue.

Les charges récupérables au preneur (entretien courant, certaines consommations, parfois certains services).
Les charges restant au bailleur (gros travaux, charges structurelles selon le cas).
Les taxes, dont la taxe foncière, qui peut être refacturée si le contrat le prévoit clairement.

L’objectif n’est pas de charger une partie. L’objectif est que chacun sache ce qu’il signe, et qu’il puisse le gérer sans conflit.

Révision du loyer et indice ILAT, comment le faire proprement

La clause d’indexation doit être compréhensible. Une bonne clause répond à trois questions.

Quel indice.
À quelle date de référence.
Avec quelle formule.

Pour les activités tertiaires, l’ILAT est un indice de référence largement utilisé. L’INSEE décrit sa logique et sa composition.

Dans votre modèle Word, vous pouvez intégrer une formule simple du type.

Nouveau loyer = Loyer actuel × (Indice du trimestre de révision / Indice du trimestre de référence).

Et vous précisez le trimestre “de référence” (souvent celui de signature) et le trimestre “de révision” (souvent celui publié le plus récemment à la date anniversaire). Si vous voulez rester très carré, vous pouvez aussi rappeler que l’indice est publié trimestriellement par l’INSEE.

Travaux, entretien, assurance, les clauses qui évitent les surprises

Dans un local professionnel, les travaux sont inévitables. La question est de savoir qui fait quoi.

Un bail propre distingue.

L’entretien courant et les réparations locatives, généralement à la charge du preneur.
Les grosses réparations structurelles, plutôt à la charge du bailleur, sauf clauses spécifiques et contexte.
Les aménagements du preneur (cloisons, peinture, mobilier fixe), avec une règle sur la remise en état en fin de bail.

Ajoutez une clause d’assurance simple.

Le preneur assure son activité et ses biens, et fournit une attestation.
Le bailleur assure l’immeuble en tant que propriétaire, selon son contrat.

Ce duo paraît évident, mais l’écrire évite des mois de flou en cas de sinistre.

Documents et annexes à prévoir, pour un dossier propre dès la signature

Un modèle Word “utile” n’est pas seulement un contrat. C’est un petit dossier.

État des lieux

Indispensable dans la pratique. Il fixe l’état du local à l’entrée. Votre modèle peut inclure une annexe “État des lieux d’entrée” avec compteurs, clés, photos, remarques, signatures.

Diagnostics

Pour la location de tout ou partie d’un bâtiment, le DPE est, en principe, joint au contrat de location, avec certaines exceptions prévues par les textes.
Pour les baux commerciaux, l’administration rappelle aussi l’annexion du DPE, ce qui donne une ligne directrice utile sur les pratiques documentaires en location de locaux.

Selon la nature du bien, sa date de construction et sa localisation, d’autres documents peuvent être nécessaires (état des risques, amiante dans certains cas, etc.). Le plus sûr consiste à préparer une check-list “diagnostics” et à valider selon votre situation exacte.

Inventaire et répartition des charges

Si le local est loué avec du mobilier, un inventaire évite les discussions à la sortie. Et une annexe “Répartition charges et taxes” évite surtout les disputes mensuelles.

Comment remplir le modèle Word, étape par étape

Renseignez l’identité complète de la SCI et du preneur, avec les coordonnées exactes.
Décrivez le local, son adresse, sa superficie, ses dépendances, et ce qui est inclus (parking, cave, réserve).
Fixez une destination précise de l’activité.
Définissez le loyer, les modalités de paiement, le dépôt de garantie, et les pénalités en cas de retard si vous en mettez.
Choisissez l’indice de révision et indiquez le trimestre de référence.
Détaillez les charges et les taxes, et ajoutez l’annexe de répartition.
Ajoutez les annexes. État des lieux, inventaire, diagnostics, règlement de copropriété si applicable.
Relisez comme si vous étiez l’autre partie. Si une clause vous paraît floue, elle le sera encore plus dans 18 mois.

Exemple concret, SCI bailleur et cabinet paramédical

Imaginez une SCI familiale qui loue un local de 52 m² à un kinésithérapeute. Le contrat est conclu pour 6 ans, avec reconduction.
Le loyer est payé mensuellement, avec dépôt de garantie de deux mois. Les charges récupérables sont listées, la taxe foncière est refacturée selon une base annuelle avec justificatifs, et le preneur prend à sa charge l’entretien courant. Une clause d’indexation ILAT est posée, avec un trimestre de référence clair et une formule de calcul simple.

Le jour où le praticien déménage parce que son activité grandit, il résilie avec un préavis de 6 mois. Le cadre légal du bail professionnel permet ce type de sortie, à condition d’avoir écrit la résiliation proprement.

Les erreurs fréquentes qui transforment un bail en problème

Une destination trop vague, qui ouvre la porte à des usages non souhaités.
Une clause de charges floue, sans liste, sans justificatifs, sans règle de régularisation.
Une indexation mal rédigée, avec un indice non identifié ou une formule absente.
Une confusion entre bail professionnel et bail commercial, surtout quand l’activité évolue.
L’absence d’annexes pratiques, alors que ce sont elles qui “prouvent” l’état initial et la répartition des responsabilités.

FAQ – les questions que tout le monde se pose avant de signer

La durée doit être de 6 ans exactement

La loi impose une durée au moins égale à 6 ans. Vous pouvez prévoir plus, mais pas moins.

Le locataire peut partir quand il veut

Il peut résilier à tout moment, mais avec un préavis de 6 mois.

Le bailleur peut résilier quand il veut

En pratique, le bailleur est engagé pendant la durée et met fin à l’échéance en respectant le cadre prévu. L’administration rappelle le principe d’engagement et le préavis.

Quel indice choisir pour l’indexation

L’ILAT est adapté aux activités tertiaires et publié par l’INSEE.

Synthèse

Un bail professionnel signé par une SCI peut être simple, lisible, et solide à la fois. Le secret n’est pas d’empiler des clauses “juridiques”. Le secret est d’écrire les points qui comptent vraiment, avec des annexes qui rendent le contrat vivant et vérifiable.