WMS sous Excel : mode d’emploi terrain – Du suivi au pilotage

Un WMS “léger” sous Excel peut devenir un véritable système d’exécution quand il est structuré par feuilles métiers, des données propres et des KPIs colorés qui attirent l’œil au bon endroit. Cet article explique l’architecture, les logiques de contrôle, la mise en couleurs des indicateurs et les bonnes pratiques pour passer d’un suivi artisanal à un pilotage opérationnel fiable—sans lourdeur logicielle.

Pourquoi un WMS léger a du sens

Dans bien des entrepôts, les besoins réels tiennent en quatre verbes : recevoir, stocker, préparer, expédier. Avant d’intégrer un WMS “lourd”, un classeur structuré permet de :

Standardiser les formats (articles, emplacements, inventaire, mouvements) ;
Sécuriser la saisie via des listes de valeurs (zones, unités, statuts) ;
Rendre visibles les risques immédiatement (DLC, écarts, retards) ;
Donner un langage commun à l’équipe (les mêmes codes, les mêmes règles).

Le résultat n’est pas “juste un Excel” : c’est un petit WMS avec des garde-fous, des couleurs qui signalent les priorités et des KPIs par feuille qui posent un diagnostic rapide.

L’architecture par feuilles : un flux clair, des données propres

Parametres : la grammaire commune

Cette feuille alimente toutes les listes déroulantes (Unités, Zones, Types d’emplacement, Statuts ligne/doc, Transporteurs, Familles, Oui/Non, Classe de température, Type/Statut picking).
Intérêt : la cohérence. On évite les variantes de saisie (“Pick”, “picking”, “PICKING”) qui polluent l’analyse.

Articles : le référentiel produit

SKU, désignation, famille (A/B/C), unité (U, colis, palette…), poids/volume, dimensions, code-barres, actif.
Bonnes pratiques :

Renseigner systématiquement poids/volume (utile pour charge camion et cubage).
Désactiver les références obsolètes (Actif = NON) au lieu de les supprimer (traçabilité).

Emplacements : la carte de l’entrepôt

Zone (Réception, Picking, Réserve, Quarantaine, Expédition), allée/travée/niveau, type (Pick/Reserve/Cross-dock), classe T°, capacités (U, kg), actif.
Objectif : rendre explicite la stratégie de rangement et les contraintes (température, capacité).

Inventaire : la vérité de stock

SKU, emplacement, quantité, unité, lot/série, DLC, dernière mise à jour.
Points de contrôle intégrés :

DLC dépassée → cellule rouge ;
DLC ≤ 7 jours → cellule ambre.
Vous voyez immédiatement ce qui risque un rebut ou une rupture qualité.

Mouvements : la traçabilité des flux

IN/OUT/MVT/ADJ, date, SKU, quantité, unité, source/destination, référence doc, utilisateur, commentaire.
Intérêt : reconstituer un audit trail et expliquer un écart d’inventaire en 30 secondes.

Réceptions & Expéditions : la promesse client/fournisseur

Réceptions : ASN/PO, quantités prévues vs reçues, lot/DLC, statut de ligne (PRÉVU/REÇU/ÉCART), statut doc (NOUVEAU/EN COURS/CLOTURÉ). Les écarts sont surlignés (ambre).
Expéditions : ordre, quantités prévues vs préparées, transporteur, statuts. Les écarts de préparation ressortent immédiatement.

Ordres_Picking : l’ordonnancement

Vague, ordre, priorité, créneau (début/fin), type (unitaire/colis/palette), statut (PLAN/EN COURS/TERMINE).
Utilité : lisser la charge, prioriser les urgences, sécuriser les créneaux transport.

Utilisateurs & Journal : gouvernance et traçabilité

Utilisateurs : rôle, actif/inactif.
Journal : qui a fait quoi, quand, avec quel document. Indispensable pour les audits.

Les KPIs par feuille : le “checkup” qui tient en une ligne

KPI_Articles

SKUs actifs/inactifs ; répartition par famille.
Lecture : une hausse d’inactifs peut signaler du sur-catalogue ou une rotation dégradée.

KPI_Emplacements

Nb emplacements actifs, capacités (U, kg), répartition par zone.
Lecture : anticipez l’engorgement de la zone Picking et ajustez les réappros.

KPI_Inventaire

Références en stock, quantité totale, lots actifs, DLC dépassées, DLC ≤ 7 jours.
Couleurs : rouge si dépassement, ambre si seuil 7 jours.
Lecture : pilotez la qualité et l’ordre de préparation (FEFO/FIFO).

KPI_Mouvements

Décompte et volumes IN/OUT/MVT/ADJ.
Lecture : une poussée d’ajustements (ADJ) révèle un problème de discipline de saisie ou de comptage.

KPI_Réceptions

Lignes REÇUES, lignes en ÉCART, % de complétion (reçue/prévue), docs CLOTURÉS.
Couleurs :
% complétion — 🟩 ≥ 95 % ; 🟨 90–95 % ; 🟥 < 90 %
Écarts — 🟥 si > 0
Lecture : un taux de complétion qui flanche signale un défaut fournisseur ou un mauvais booking.

KPI_Expéditions

Lignes LIVRÉES, % complétion préparation, docs EN COURS/CLOTURÉS.
Couleurs :
% complétion — 🟩 ≥ 95 % ; 🟨 90–95 % ; 🟥 < 90 %
EN COURS — 🟨 si > 0 (retard potentiel)
Lecture : suivez la promesse client et la tenue des créneaux.

KPI_Picking

PLAN / EN COURS / TERMINÉ.
Couleurs : EN COURS en 🟨 (> 0), TERMINÉ en 🟩 (> 0).
Lecture : voyez en un coup d’œil si la vague du jour est sous contrôle.

KPI_Utilisateurs

Actifs vs inactifs, magasiniers actifs.
Couleurs : Inactifs en 🟥 (> 0), magasiniers en 🟩 (> 0).
Lecture : capacité disponible vs. charge.

KPI_Global (synthèse)

SKUs actifs, emplacements actifs, stock total, % complétion réceptions, lignes livrées, % complétion préparation, picking en cours, utilisateurs actifs.
Couleurs : mêmes seuils tri-band pour les pourcentages ; picking en cours en 🟨 s’il y a de la charge.

Les couleurs : plus qu’un décor, un système d’alerte

Tri-band des pourcentages (95/90 %) : normaliser la lecture, uniformiser les seuils.
Ambre pour les risques (écarts, ordres en cours, DLC proche) : on surveille et on agit.
Rouge pour les écarts avérés (DLC dépassée, complétion très basse, documents bloqués) : on priorise la résolution.
Cette linguistique visuelle réduit le temps d’analyse et accélère la décision.

Mise en œuvre : cinq gestes pour réussir

Figer la nomenclature (Parametres) : codes zones, statuts, unités.
Charger le référentiel Articles (poids/volume/dimensions) pour crédibiliser la planification.
Cartographier les emplacements et renseigner capacités (U/kg).
Discipliner la saisie : toute entrée/sortie doit produire un Mouvement.
Rythmer le pilotage :
- Matin : KPI_Réceptions & KPI_Picking (préparer la journée),
- Midi : KPI_Expéditions (tenue des créneaux),
- Soir : KPI_Inventaire & KPI_Mouvements (qualité & discipline).

Évolutions possibles (sans perdre la légèreté)

Slicers/segments (par transporteur, client, zone) pour filtrer visuellement.
Graphes additionnels : retards par transporteur, complétion par fournisseur, charge par vague.
Règles avancées : seuils différenciés par famille ABC ou classe T°.
Connecteurs (CSV/TXT) pour importer/exporter des flux ERP/TMS sans saisie manuelle.

Un WMS logistique sous Excel, structuré par feuilles métiers, listes contrôlées et KPIs colorés, est un outil d’exécution pragmatique qui améliore la qualité des données, raccourcit le temps de décision et met l’équipe sur la même longueur d’onde.
Quand viendra le moment d’un WMS industriel, vous migrerez avec un modèle de données propre, des règles éprouvées et une culture du KPI déjà en place—gains à l’appui.

👇

WMS_Logistique_Complet_KPIcolors Download

Fiabiliser l’entrepôt : le WMS en 15 chantiers

Ici un plan opérationnel décomposé (tâches, livrables, priorités, critères d’acceptation) pour “assurer” ton WMS Excel et le faire tourner au quotidien, sans trous dans la raquette.

1) Cadrage & gouvernance (Semaine 0–1)

1.1 Nommer les rôles
- Responsable WMS, Référent Données (Articles/Paramètres), Référent Réception, Référent Préparation/Expédition, Qualité (DLC), Admin Fichier.
- ✅ Acceptation : RACI partagé, remplaçants désignés.
1.2 Définir règles communes
- Formats d’ID (SKU, emplacements), conventions d’unités, statuts autorisés, fuseaux/horodatage.
- ✅ Règles écrites dans l’onglet README.
1.3 Sécurité & sauvegardes
- Stockage réseau avec versioning, nommage de fichiers (ex : WMS_JJ-MM-AAAA_vX.xlsx), plan de sauvegarde quotidien.
- ✅ Sauvegarde automatique testée + procédure de restauration.

2) Paramétrage du classeur (S1)

2.1 Compléter “Parametres”
- Unités, Zones, Types d’emplacement, Statuts ligne/doc, Transporteurs, Familles ABC, Classes T°, Types/Statuts picking.
- ✅ Listes finalisées, plus de valeurs “libres”.
2.2 Geler la nomenclature
- Bloquer les colonnes de paramètres, protéger la feuille (mot de passe admin).
- ✅ Protection active, mot de passe connu des admins.

3) Référentiel Articles (S1–S2)

3.1 Nettoyage & enrichissement
- Import liste produits → dédoublonner, normaliser libellés, unités, compléter poids/volume/dimensions/code-barres.
- ✅ Taux de complétude > 95 %, zéro doublon SKU.
3.2 Statut des articles
- Marquer Actif = NON pour obsolètes (ne pas supprimer).
- ✅ KPI_Articles cohérent (actifs/inactifs).

4) Cartographie des emplacements (S1–S2)

4.1 Définir structure physique
- Zones (Réception, Picking, Réserve, Quarantaine, Expédition), codification Allée–Travée–Niveau, classes T°.
4.2 Capacités
- Renseigner capacité U et kg par emplacement.
- ✅ KPI_Emplacements affiche capacités totales réalistes.

5) Stock initial & règles d’inventaire (S2)

5.1 Chargement inventaire
- Affecter chaque SKU à un emplacement réel, renseigner lots/DLC si applicable.
- ✅ Zero ligne “Quantité négative”, 100 % d’emplacements existants.
5.2 Politique d’écart
- Tolérances de comptage, procédure d’ajustement (motif obligatoire, double validation si > X unités).
- ✅ Procédure écrite + tests d’ajustement documentés.

6) Processus “Réceptions” (S2–S3)

6.1 Flux opérationnel
- Avant arrivée : créer ASN/PO avec quantités prévues + EmpSuggéré si connu.
- À réception : saisir Qté reçue, Lot, DLC ; statut ligne (REÇU/ÉCART), statut doc (EN COURS/CLOTURÉ).
6.2 Contrôles & couleurs
- Mise en évidence des ÉCARTS (amber), KPI_Receptions coloré (complétion % : vert ≥95 %, jaune 90–95 %, rouge <90 %).
- ✅ Au moins 3 réceptions testées, écarts visibles, KPI cohérent.

7) Processus “Mouvements internes” (S3)

7.1 Discipline de saisie
- Tout déplacement = 1 ligne Mouvements (IN/OUT/MVT/ADJ), source/destination renseignées, référence doc (MVT-xx).
7.2 Règles d’ADJ
- Ajustement uniquement par Référent Stock, justification obligatoire.
- ✅ KPI_Mouvements : ADJ ≤ seuil hebdo défini.

8) Processus “Préparation & Expédition” (S3)

8.1 Ordonnancement (Ordres_Picking)
- Créer vague/ordre, priorité, créneau ; statut (PLAN/EN COURS/TERMINE).
8.2 Préparation
- Saisir Qté préparée vs prévue, transporteur, statut ligne ; doc Expé (EN COURS/CLOTURÉ).
- ✅ KPI_Expeditions & KPI_Picking colorés ; complétion préparation ≥95 % objectif.

9) Qualité & DLC (continu)

9.1 Contrôles FEFO/FIFO
- Règle d’affectation à la préparation : FEFO si DLC, FIFO sinon.
9.2 Alertes
- DLC dépassée (rouge), ≤7j (ambre) → actions : relabelling, don, destruction, promo (selon politique).
- ✅ KPI_Inventaire : B5/B6 > 0 déclenchent actions documentées.

10) Journal & traçabilité (continu)

10.1 Journaliser
- Horodatage, action, utilisateur, détails pour réceptions, transferts, expéditions, ajustements.
- ✅ Journal exhaustif sur les événements majeurs.

11) Rituels de pilotage (RUN)

Quotidien (15–20 min)
- 08:30 — KPI_Receptions (préparer la journée), KPI_Picking (vagues/priorités).
- 12:00 — KPI_Expeditions (tenue des créneaux).
- 17:00 — KPI_Inventaire & KPI_Mouvements (écarts, discipline).
Hebdo (30–45 min)
- Revue KPI_Global, tendances (écarts, ADJ, DLC), actions correctives, mise à jour Parametres si besoin.
Mensuel
- Revue ABC (familles), adéquation capacités, bilan litiges/qualité.

12) Qualité des données & audits

12.1 Règles
- Champs obligatoires (surbrillance si vide), valeurs via listes, interdiction de “texte libre” hors commentaires.
12.2 Mini-audits
- 10 lignes/onglet au hasard chaque semaine : complétude, cohérence (SKU existant, emplacement existant, unité autorisée).
- ✅ Score qualité ≥ 98 %.

13) Formation & support

13.1 Parcours express (1h)
- 15’ navigation & règles, 20’ réceptions, 15’ préparation, 10’ mouvements/ajustements.
13.2 Fiches réflexe
- 1 page par processus (captures + étapes), stockées avec le fichier.
13.3 Onboarding
- Compte Utilisateur créé, rôle attribué, test de saisie supervisé.

14) Intégrations & exports (optionnel)

14.1 Imports CSV
- Articles, commandes, ASN : gabarits CSV figés (colonnes/format).
14.2 Exports
- Mouvements/Inventaire/Expé vers ERP/TMS ; mapping défini.
- ✅ Jeu d’essai import/export validé.

15) Sécurité & continuité

15.1 Droits d’accès
- Lecture/écriture selon rôle ; verrouiller feuilles sensibles (Parametres, KPI_*).
15.2 Plan B
- Copie locale d’urgence, contact admin, procédure “fichier corrompu” (restauration J-1).

Plan de mise en œuvre (jalons)

J+7 : Parametres figés, Articles 95 % complets, Emplacements cartographiés.
J+14 : Inventaire initial chargé, Réceptions en production, Journal actif.
J+21 : Mouvements disciplinés, Préparation/Expédition en production, KPIs stables.
J+30 : Rituels quotidiens opérationnels, audit qualité ≥ 98 %, sauvegardes vérifiées.

Kanban (exemple de colonnes → cartes)

À faire : RACI, Parametres, Articles enrichis, Carto emplacements, Procédures Réception/Expé.
En cours : Chargement inventaire, Tests réceptions, Mouvements/Transferts.
À valider : KPI couleurs, Sauvegardes & restauration, Rituels RUN.
Fait : Formation utilisateurs, Audit mini hebdo, Procédures écrites.