Création d’un Tableau de Suivi des Risques – Modèle Excel à Télécharger

Télécharger un Modèle Excel Tableau de Suivi des Risques 👇

Le tableau de suivi des risques est un outil essentiel pour identifier, évaluer, surveiller et atténuer les risques auxquels une organisation ou un projet peut être confronté. Il permet de suivre l’évolution des risques et de s’assurer que des actions correctives sont prises en temps opportun. Ce guide présente les étapes pour concevoir et utiliser un tableau de suivi des risques efficace.

1. Objectifs du Tableau de Suivi des Risques

Le tableau de suivi des risques a pour objectif de :

• Identifier les risques susceptibles d’affecter les objectifs de l’entreprise ou du projet.
• Évaluer la probabilité d’occurrence et l’impact des risques.
• Suivre l’évolution des risques au fil du temps.
• Assigner des responsables pour gérer et atténuer les risques.
• Surveiller l’efficacité des actions correctives mises en place.

2. Structure d’un Tableau de Suivi des Risques

Un tableau de suivi des risques doit contenir les éléments suivants :

3. Étapes de Création d’un Tableau de Suivi des Risques

a) Identification des Risques

• Revue documentaire : Examiner les documents stratégiques, financiers, opérationnels, et autres pour identifier les risques potentiels.
• Réunions d’équipe : Organiser des séances de brainstorming avec les membres de l’équipe pour identifier les risques liés aux processus et aux activités.
• Audit et analyse historique : Analyser les rapports d’audit et les risques passés pour identifier des menaces récurrentes.

b) Évaluation des Risques

• Probabilité : Déterminer la probabilité d’occurrence de chaque risque. Par exemple :
  • Élevée : Le risque est très probable.
  • Moyenne : Le risque est possible.
  • Faible : Le risque est peu probable.
• Impact : Évaluer l’impact potentiel du risque sur les opérations ou les finances de l’organisation :
  • Élevé : Le risque pourrait avoir des conséquences graves sur l’organisation.
  • Moyen : Le risque pourrait causer des perturbations notables.
  • Faible : Le risque aurait un impact mineur.
• Niveau de Risque : Une matrice d’évaluation des risques peut être utilisée pour combiner la probabilité et l’impact, ce qui aide à déterminer si le risque est critique, modéré ou faible.

c) Développement des Mesures d’Atténuation

• Décrire les actions spécifiques à mettre en place pour réduire la probabilité d’apparition du risque ou atténuer son impact.
• Définir des mesures à court et long terme, si nécessaire.
• Exemples de mesures : formation du personnel, renforcement des contrôles internes, acquisition d’assurances.

d) Assignation des Responsables

• Assigner une personne ou une équipe responsable du suivi de chaque risque.
• Il est essentiel que la responsabilité soit claire pour garantir que les mesures sont suivies et mises en œuvre.

e) Mise à Jour et Surveillance

• Le tableau doit être mis à jour régulièrement pour refléter l’évolution des risques.
• Définir une fréquence de révision (mensuelle, trimestrielle, etc.) et inclure cette information dans le tableau.

4. Suivi et Révision des Risques

Le suivi des risques est une activité continue. Voici quelques points à prendre en compte pour garantir un suivi efficace :

• Revue périodique : Programmer des réunions régulières pour revoir les risques ouverts et évaluer l’efficacité des actions d’atténuation.
• Indicateurs de performance : Utiliser des indicateurs pour suivre l’évolution des risques. Par exemple, un pourcentage des risques fermés ou une réduction de la probabilité d’un risque.
• Mise à jour du statut : Le statut du risque (ouvert, en cours, fermé) doit être mis à jour en fonction des progrès réalisés dans la gestion du risque.

5. Exemple de Tableau de Suivi des Risques

6. Utilisation d’Outils Numériques pour le Suivi des Risques

• Excel : Un tableau Excel peut facilement être utilisé pour créer un tableau de suivi des risques. Utiliser des formules pour automatiser le calcul des niveaux de risque et des couleurs conditionnelles pour alerter sur les risques critiques.
• Logiciels de gestion de projet : Des outils comme Microsoft Project, Trello ou des logiciels spécialisés dans la gestion des risques peuvent automatiser et faciliter la mise à jour et le suivi des risques.
• Outils de Business Intelligence (BI) : Les outils de BI tels que Power BI peuvent générer des tableaux de bord interactifs qui suivent les risques en temps réel et offrent une vue d’ensemble visuelle de l’état des risques.

Automatiser le suivi des risques permet de surveiller les menaces de manière continue, de minimiser les interventions manuelles et de garantir que les mesures d’atténuation sont appliquées rapidement. Voici quelques étapes pour automatiser un tableau de suivi des risques dans Excel ou via d’autres outils numériques :

1. Création d’un Tableau Automatisé dans Excel

a) Formules Automatiques pour l’Évaluation des Risques

Vous pouvez utiliser des formules pour automatiser le calcul de la probabilité, de l’impact et du niveau de risque. Par exemple :

• Probabilité et Impact : Attribuer des valeurs numériques pour chaque niveau (par exemple, Faible = 1, Moyen = 2, Élevé = 3).
• Calcul du Niveau de Risque : Utiliser une formule pour multiplier la probabilité par l’impact, par exemple :

  =B3*C3

où B3 est la probabilité et C3 l’impact.

• Niveau de Risque Automatique : Une fois la valeur calculée, une colonne pourrait classer automatiquement les risques en fonction du score obtenu (par exemple, faible, modéré, critique).

b) Mise en Place de Mise en Forme Conditionnelle

La mise en forme conditionnelle dans Excel peut automatiquement colorer les risques en fonction de leur niveau.

1. Sélectionnez la colonne ou la plage contenant le niveau de risque.
2. Allez dans Accueil > Mise en forme conditionnelle > Nouvelle règle.
3. Utilisez une règle personnalisée pour colorer les cellules en fonction de la valeur :

• Rouge pour les niveaux critiques.
• Jaune pour les niveaux modérés.
• Vert pour les niveaux faibles.

Cela permet d’avoir une visualisation instantanée des risques les plus préoccupants.

c) Alertes Automatiques avec Excel

Vous pouvez configurer des alertes dans Excel en utilisant des règles de validation de données ou des notifications par email (avec VBA, par exemple) pour prévenir les utilisateurs lorsqu’un risque dépasse un certain seuil.

Voici une simple approche avec VBA :

• Créez un script VBA qui envoie un e-mail lorsque le niveau de risque dépasse un seuil critique.
• Utilisez cette macro pour déclencher l’envoi automatique d’un email lorsque certains critères sont remplis.

Exemple VBA pour envoi d’email :

Sub AlerteRisques()
    Dim niveauRisque As Range
    For Each niveauRisque In Range("D3:D10")
        If niveauRisque.Value > 6 Then ' par exemple, un risque critique
            Call EnvoiEmail
        End If
    Next niveauRisque
End Sub

Sub EnvoiEmail()
    ' Code pour envoyer un email via Outlook
    Dim OutlookApp As Object
    Dim MailItem As Object
    Set OutlookApp = CreateObject("Outlook.Application")
    Set MailItem = OutlookApp.CreateItem(0)

    With MailItem
        .To = "email@example.com"
        .Subject = "Alerte : Niveau de risque critique"
        .Body = "Un risque critique a été détecté."
        .Send
    End With
End Sub

d) Suivi des Dates et Alertes de Retard

Les risques nécessitent souvent une réévaluation à des intervalles réguliers. Vous pouvez configurer des rappels automatiques pour cela en suivant les dates de réévaluation dans une colonne spécifique. Par exemple, vous pouvez utiliser une formule conditionnelle pour colorer les cellules si une date d’évaluation approche ou est dépassée :

Formule Excel pour vérifier si une date est dépassée :

=AUJOURD'HUI()>G3

Cela colorera les cellules si la date actuelle dépasse la date prévue pour l’évaluation du risque.

2. Utilisation d’Outils de Gestion des Risques et de Projets

Des outils comme Microsoft Project, Jira ou Trello peuvent être utilisés pour automatiser le suivi des risques en gérant des workflows automatisés, des notifications et des alertes pour les tâches à risque élevé.

a) Trello et Automatisation (Butler)

Trello permet de configurer des automatisations via l’outil intégré Butler :

• Vous pouvez créer des déclencheurs basés sur des échéances, des actions (comme le déplacement d’une carte représentant un risque), ou des commentaires ajoutés.
• Par exemple, si une carte “risque” atteint sa date d’échéance sans avoir été déplacée dans une colonne “Résolu”, un e-mail automatique peut être envoyé au responsable.

b) Microsoft Project

Microsoft Project permet de planifier et de suivre les risques en automatisant l’allocation des ressources, la gestion des dépendances et les alertes en cas de retard. Vous pouvez utiliser des diagrammes de Gantt pour visualiser les échéances de gestion des risques, et des alertes peuvent être configurées pour notifier les équipes lorsque les risques sont en phase critique.

3. Automatisation à l’aide de Outils de BI (Business Intelligence)

Les outils de BI comme Power BI ou Tableau peuvent être utilisés pour automatiser la collecte, l’analyse, et la visualisation des risques en temps réel.

a) Power BI

• Connectez Power BI à vos feuilles Excel ou bases de données pour suivre automatiquement les risques.
• Créez des tableaux de bord interactifs qui suivent les risques en fonction de la probabilité et de l’impact, et génèrent des alertes lorsque certains seuils sont dépassés.
• Utilisez des visuels dynamiques pour afficher les tendances des risques, les comparer à des périodes précédentes, et observer l’évolution des niveaux de risque.

b) Tableau

Tableau permet d’intégrer plusieurs sources de données et de créer des rapports automatisés qui se mettent à jour en temps réel. Des graphiques et tableaux de bord peuvent être configurés pour suivre l’état des risques, les répartitions par catégorie, ou les taux d’atténuation.

4. Alertes Automatiques Basées sur les KPI de Risques

Configurer des KPI (indicateurs clés de performance) pour suivre automatiquement les risques et déclencher des alertes en fonction des résultats obtenus. Ces KPI peuvent inclure :

• Pourcentage de risques critiques ouverts.
• Nombre de risques atténués dans un délai donné.
• Taux de conformité des actions correctives.

Vous pouvez définir des seuils critiques pour chaque KPI et configurer des alertes (via email, SMS, ou autres systèmes de notifications) lorsque ces seuils sont atteints.

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