Rétrospective 30’ — Modèle Word

Trouver le problème racine, tester une solution en 2 semaines, décider sur données.

1) Pourquoi une rétro courte de 30 minutes ?

Parce qu’elle force l’essentiel : faits → diagnostic → expérimentation → décision. En 30’, l’équipe aligne ses observations, converge vers une cause racine plausible, choisit un pari mesurable sur 2 semaines, et s’engage sur 3 actions maximum. Résultat : moins de blabla, plus d’apprentissage.

Objectifs à la sortie :

Un problème formulé en 1–2 phrases (factuel, sans jugement).
Une cause racine pressentie (via 5 Pourquoi / Ishikawa light).
Une expérimentation de 2 semaines, avec métrique, baseline, cible et critère de décision J+14.
≤ 3 actions datées et un owner par action.

2) Cadre de la séance (timebox 30’)

Agenda suggéré

Ouverture & règles (2’)
Faits & signaux (6’)
Problème + causes (7’)
Idées & pari (5’)
Design de l’expérience 2 semaines (7’)
Clôture & actions (3’)

Rôles

Facilitateur : protège la timebox, recentre sur le problème et les données.
Scribe : remplit la fiche (Word/PDF), lit les formulations à voix haute.
Timekeeper : annonce “⏳ 2 min restantes” à chaque étape.

Règles

Un seul problème à la fois ; le reste va au parking lot.
Chaque point se conclut par un objet écrit (phrase, tableau, critère).
Pas de décision “à la sensation” : on préfère une petite mesure imparfaite à une opinion parfaite.

3) Faits & signaux : partir de la réalité

Collectez 3–5 éléments objectifs :

KPI (throughput, cycle time médian, âge du WIP p95, % expedite).
Événements (incidents, pics de charge, absentéisme).
Symptômes (retours QA, attente en revue/test, dérive des délais).
Impact (retard jalon, dette accrue, plaintes utilisateurs).

Astuce : affichez un scoreboard simple (baseline vs semaine en cours) — pas besoin de graphiques sophistiqués.

4) Formuler le problème (1–2 phrases)

Clair, neutre, mesurable :

“Le cycle time médian est passé de 5,5 j à 8,2 j en 3 semaines, principalement à cause d’un stock en Revue/Test.”

Anti-modèles : “la QA n’avance pas” (jugement), “on manque de monde” (vague).
Mieux : “la bande Revue/Test grossit de +35 % sur 2 semaines ; 60 % des cartes y restent > 3 jours.”

5) Chercher la cause racine (7’)

Combinez 5 Pourquoi + Ishikawa light (Procédures, Outils, Compétences, Flux/WIP, Externes).

Exemple 5 Pourquoi (résumé)

Pourquoi le stock en Test augmente ? → Tests en rafale le vendredi.
Pourquoi en rafale ? → Peu de créneaux de revue dans la semaine.
Pourquoi peu de créneaux ? → Conflits réunions / personne dédiée.
Pourquoi conflit ? → Planning équipe non aligné sur la charge de revue.
Pourquoi non aligné ? → Pas de politique ni créneaux fixes affichés.

Sortie : cause pressentie = manque de créneaux fixes de revue/test + WIP mal limité en amont.

6) Idées → un pari à tester

Listez vite 3–5 idées, choisissez le pari le plus “petit et testable”.
Critères de choix : coût faible, impact plausible, mesure facile en 2 semaines.

Exemple de pari

Hypothèse : “Deux créneaux de revue quotidiens (11h, 16h) + limite WIP en ‘En cours’ réduisent le cycle médian de 20 %.”
Risques/garde-fous : si goulot persiste, pairing sur slots 16h ; pas d’urgences hors créneaux sauf Expedite.

7) Concevoir l’expérience (7’) — check complet

Remplir la carte Expérimentation 2 semaines :

Design

Changement : 2 créneaux fixes/jour (revue), WIP “En cours” = équipe–1.
Scope : cartes Standard & Fixed Date (hors Expedite).
Fenêtre : du 22/09 au 06/10.
Capacité : pas d’embauche ni outil nouveau.
Risques : files en amont ; garde-fous : gel de tirage si WIP atteint.

Mesure

Métrique principale : cycle time médian Start→Done.
Baseline : 8,2 j (3 sem. précédentes).
Cible : 6,6 j (–20 %).
Source : dates de cartes (extraction vendredi).
Owner & rituels : TL + review data chaque vendredi 11h.
Critère J+14 : si médian ≤ 6,6 j ET stock Revue/Test –30 %, alors Garder ; sinon Ajuster.

8) Actions immédiates (≤ 3)

Publier les créneaux fixes (board + Slack) — Owner : Ana — Échéance : 23/09.
Mettre WIP “En cours” = équipe–1 — Owner : Oussama — Échéance : 23/09.
Script stand-up : commencer par blocages + cartes les plus anciennes — Owner : Sam — Échéance : 24/09.

Règle d’or : 0 carte active sans “prochaine étape datée”.

9) Décision J+14 (3 issues possibles)

Garder : l’effet est au rendez-vous (critère atteint). Stabilisez la règle, documentez.
Ajuster : effet partiel → modifiez heure/volume des créneaux, ou limite WIP.
Jeter : pas d’effet → apprenez (ce qui n’a pas marché, pourquoi) et choisissez un nouveau pari.

Trace écrite minimale : résultat (∆ vs baseline), décision, justification (chiffres), prochaines étapes.

10) Indicateurs utiles (seuils par défaut)

Throughput (Done/sem.) : +20 % en 8 semaines (indicatif).
Cycle time médian : –30 % en 8 semaines (indicatif).
Âge WIP (p95) : alerte si > 2× le médian.
% Expedite : < 10 % (au-delà : revoir critères d’urgence).
% cartes sans next step : 0 % (contrôle chaque stand-up).

11) Variantes de format

Style “paysage” : idéal pour mur physique / grand écran, tables larges (5 Pourquoi + Ishikawa côte à côte).
Style “portrait” cartes & bandes : lecture rapide en visio, mise en couleur par blocs (Humeur/KPI, Problème, Diagnostic, Start/Stop/Continue, Expérience).

12) Pièges fréquents → Parades

Rétro = défouloir → revenir aux faits (scoreboard), bannir les jugements de personnes.
Trop d’actions → ≤ 3, datées, avec owner ; le reste au parking lot.
Expérience floue → forcer Baseline / Cible / Fenêtre / Critère J+14.
Règle non respectée → publier, rappeler au stand-up, mesurer avant/après.
Dépendances fantômes → créer cartes Intangible avec date d’obtention.

13) Scripts prêts à lire

Ouverture (30 secondes)

“Objectif : un problème, une expérience, trois actions. On reste factuels. Timebox stricte, hors-sujets au parking lot.”

Relance diagnostic

“Quelle donnée appuie ce point ? Quelle cause plausible, pas le symptôme ?”

Clôture

“Nous testons X pendant 2 semaines. Baseline = …, Cible = …, Critère J+14 = ….
Actions : 1) … 2) … 3) … (owners + dates).”

14) Après la rétro : rituels minces

Stand-up 10’ : blocages d’abord ; cartes les plus anciennes ; re-dater la prochaine étape.
Review data hebdo (15’) : extraire cycle time & stock par colonne ; décider si l’expérience tient ou pivote.
Post-mortem 10’ pour toute Expedite : apprendre, réduire le flux d’urgences.

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Fiche « Rétrospective 30’ — Expérimentation 2 semaines »

But : identifier un problème racine, lancer une expérience de 2 semaines mesurable, puis décider à J+14 (Garder / Ajuster / Jeter) sur la base de données.
En-tête : équipe/projet, période couverte, date, facilitateur, participants, humeur, focus.
Faits & signaux : tableau des KPI (throughput, cycle time, âge WIP, % expedite), événements, symptômes, impact.
Problème (1–2 phrases) : formulation factuelle et mesurable.
Diagnostic : 5 Pourquoi + “Ishikawa light” (procédures, outils, compétences, flux/WIP, externes) pour isoler la cause pressentie.
Idées → Pari : 3–5 idées rapides, choix d’un pari petit et testable.
Expérimentation 2 semaines :
- Design : changement testé, scope, fenêtre (dates), risques & garde-fous, capacité.
- Mesure : métrique principale, baseline, cible, source de mesure, owner/rituels, critère J+14.
Plan d’action immédiat (≤ 3) : action, prochaine étape datée, owner, échéance, statut.
Décision J+14 : résultat vs baseline, décision (G/A/J), justification par les données, prochaines étapes.
Annexes : parking-lot (hors-sujets) et kudos.

Mode d’emploi express (2 semaines)

J+14 : comparer à la baseline, décider, mettre à jour SLE/règles et planifier la suite.

Semaine 0 : remplir la fiche en 30’, publier les règles/slots, lancer l’expérience.

Chaque semaine : extraire les métriques (15’), tenir le stand-up “blocages d’abord”.

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Rétrospective 30’ — Cas particuliers (et quoi faire dans chaque cas)

1) Pas de données fiables / incomplètes

Symptôme : metrics manquantes, extraction KO, bruit.
Traitement (D+0)

Utiliser des proxys visuels (âge des cartes les plus anciennes, stock par colonne).
Formuler le problème sur faits observables (ex. “Revue/Test grossit de +X cartes”).
Correctif (D+14)
Action J+1 : “Script d’extraction simple, vendredi 11h” (owner, date).
Critère de sortie : 2 semaines sans trou de mesure.

2) Trop de sujets / dispersion

Symptôme : on liste 10 problèmes.
Traitement

Timebox 3’ pour prioriser : impact × contrôlabilité.
Règle : 1 seul problème traité ; parking lot pour le reste (+ owner).
Astuce : “si on ne peut pas l’expérimenter en 2 semaines → hors scope”.

3) Climat sensible / tensions entre personnes

Symptôme : reproches, personnalisation.
Traitement

Recentrer sur faits & processus (“où bloque le flux ?”).
Utiliser Start/Stop/Continue (comportements, pas personnes).
Si besoin, rétro anonyme (formulaire 5’ avant séance).
Expé 2 sem. : règle d’interaction (ex. “questions de clarification avant avis”).

4) 100 % à distance / fuseaux horaires

Symptôme : lenteur de tour de parole, fatigue.
Traitement

Format portrait (cartes & bandes), collecte muette 3’ (doc partagé).
Stand-up “chat-first”, vote emoji pour prioriser.
Expé : créneaux de revue adaptés aux TZ (2 slots par jour, 20’).

5) Semaine incident / urgences (Expedite) en rafale

Symptôme : >30 % d’Expedite, flux normal asphyxié.
Traitement

Travailler la politique Expedite (critères, WIP=1, post-mortem 10’).
Expé : pare-feu 1 personne/jour en rotation ; reste de l’équipe protège le flux standard.
SLE : séparer SLE “standard” vs “Expedite”.

6) Goulot QA/Revue structurel

Symptôme : bande “Revue/Test” s’épaissit.
Traitement

Deux créneaux fixes/jour ; binômage en revue ; WIP “En cours” = équipe−1.
Definition of Done renforcée (tests, check simples).
Mesure : stock moyen en Revue/Test ; cible −30 % en 2 semaines.

7) Dépendance externe (équipe/partenaire) non levée

Symptôme : cartes en attente longue.
Traitement

Créer cartes Intangible “Dépendance X (date d’obtention)”.
Expé : contrat de service léger (SLE inter-équipes) + point 2×/semaine.
Escalade T+48/72 h si critique.

8) Capacité réduite (congés, maladie, pics support)

Symptôme : throughput en chute, WIP gonfle.
Traitement

Réduire WIP (équipe−2 si besoin), scinder les gros items.
Expé : SLE ajustée + mise en place d’un buffer Ready stable (≈10).

9) Projet naissant / équipe nouvelle

Symptôme : peu d’historique, DoR/DoD flous.
Traitement

Rétro centrée DoR/DoD et WIP (installer les “barres de qualité”).
Expé : 2 semaines de “petites cartes S” pour calibrer SLE initiale.

10) “Pas de problème” / silence radio

Symptôme : personne n’amène de sujet.
Traitement

Afficher scoreboard (baseline vs semaine) → poser 3 questions :
1. Où la bande s’épaissit ? 2) Quelle carte est la plus ancienne ? 3) Où attend-on le plus ?
Utiliser Start/Stop/Continue pour amorcer.
Expé : “ancienne carte d’abord” au stand-up (script 2 sem.).

11) Leader hiérarchique présent (auto-censure)

Symptôme : peu de contradictions, consensus mou.
Traitement

Demander au leader de parler en dernier ; tour de table inverse.
Collecte muette 3’ (post-its/digital), lecture par le facilitateur.
Expé : “1 idée par personne” obligatoire.

12) Produits avec dates dures (Fixed Date)

Symptôme : stress sur jalons, qualité dégrade.
Traitement

Séparer classes de service (Standard vs Fixed Date) avec WIP dédiés.
Expé : freeze de démarrage à J−10 (on finit, pas de nouveaux starts).
Mesure : respect SLE par classe.

13) Migration technique / dette prioritaire

Symptôme : peu de valeur visible court terme.
Traitement

Rendre la valeur-risque mesurable (ex. incidents ↓, temps MTTR, sécurité ↑).
Expé : lotir la migration en tranches ≤ 5 jours ; demo/checkpoint chaque semaine.

14) Conflit d’outillage (Jira/Trello/Notion…)

Symptôme : dispersion des infos.
Traitement

Source unique pour le flux (un board), le reste = reporting.
Expé : synchronisation hebdo semi-auto + check “aucune carte sans prochaine étape datée”.

15) Qualité “ça marche chez moi”

Symptôme : retours post-déploiement.
Traitement

DoD inclut observabilité (logs/alertes) + rollback.
Expé : check-list de sortie (10 items) collée au board ; pair-review obligatoire >2j.

Mini-recettes d’expériences (prêtes à coller)

Créneaux fixes de revue : 11h & 16h, 20’ ; KPI : stock Revue/Test, cycle médian ; cible : −30 % stock, −20 % cycle.
WIP “équipe−1” : plafond dynamique ; KPI : âge WIP p95 ; cible : −25 %.
Ancienne-d’abord : ordre stand-up par âge des cartes ; KPI : p95 âge ; cible : −30 %.
Pare-feu urgences : 1 personne/jour sur Expedite ; KPI : % Expedite ; cible : <10 %.
DoR express : gabarit en 5 puces ; KPI : % retours en Revue/Test ; cible : −40 %.