Planning de roulement hospitalier Excel (FR) — guide détaillé + modèle automatisé

Objectif : bâtir un planning 24/7 conforme, équitable et pilotable (couverture vs. besoins), en quelques minutes, avec un classeur Excel prêt à l’emploi.

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1) Pourquoi un planning « pro » change tout

Dans un service hospitalier, un bon planning ne se résume pas à « remplir des cases ». Il doit concilier en permanence :

Sécurité des soins & continuité 24/7 (effectifs présents aux heures critiques).
Réglementation & accords d’établissement (repos, charge horaire, nuits, week-ends).
Équité & QVCT (répartition des nuits/WE, temps partiel, contraintes individuelles).
Lisibilité & pilotage (couleurs, listes déroulantes, tableaux de bord, alertes).

Le modèle fourni installe cette « colonne vertébrale » : des codes de roulement standardisés, des besoins par shift (semaine / week-end), un planning coloré avec totaux instantanés, une couverture quotidienne (requis vs planifié) et un tableau de bord de synthèse.

2) Vue d’ensemble du modèle

Paramètres : codes de roulement (M, J, S, N, R, CP, RTT, MAL, F), horaires, heures calculées, couleur de chaque code, besoins par shift en semaine et week-end.
Équipe : identité, service, qualification (IDE/AS/ASH…), contrat hebdo, temps partiel, aptitude nuit, limites (ex. max nuits/mois).
Absences : CP/RTT/Maladie/Formation par agent (listes déroulantes).
Règles (référence FR, à adapter) : repos min. entre deux postes, durées max quotidiennes/hebdomadaires, nuits consécutives, WE de repos minimaux, etc.
Planning : une cellule = un code (liste déroulante) + couleur auto ; totaux par agent : heures, nuits, WE travaillés, écart vs contrat.
Couverture : par jour, comparaison requis vs planifié pour M/J/S/N ; mise en évidence des sous-couvertures.
Tableau de bord : couverture moyenne du mois, total d’heures, écart global vs contrats, dispersion des nuits, courbe de couverture.

3) Paramétrer pour votre établissement

Codes & horaires. Dans Paramètres, ajustez ou ajoutez des codes (ex. G = Garde 24 h). Les heures associées se calculent automatiquement à partir des horaires début/fin (gestion du passage minuit).
Couleurs. Assignez une couleur par code : la mise en forme conditionnelle du planning suit automatiquement.
Besoins par shift. Fixez pour chaque code le requis en semaine (Lun-Ven) et week-end (Sam-Dim). C’est la base du contrôle Couverture.
Règles de référence. Renseignez/ajustez les plafonds usuels (repos min., max hebdo/mensuels, nuits consécutives, WE de repos/4 sem.). Ce sont des repères pour l’animation et les alertes.

Astuce : si vous avez plusieurs unités (Urgences, Médecine, Chirurgie…), commencez par un « référentiel commun » (mêmes codes & couleurs), puis dupliquez le classeur par service si besoin.

4) Construire l’équipe & gérer les absences

Équipe. Complétez les colonnes : Service, Qualification, Contrat (h/sem), Temps partiel (%), Compétence Nuit, Max nuits/mois, Repos à protéger. Ces champs alimentent le calcul des heures attendues (contrat × 4,33) et vos analyses d’équité.
Absences. Saisissez CP/RTT/MAL/F par agent, avec début/fin. Dans le planning, vous inscrirez le code d’absence (ex. CP) aux jours concernés : ils n’augmentent pas la couverture et ne comptent pas dans les heures planifiées.

5) Composer le planning : rapide, lisible, sécurisé

Listes déroulantes : chaque cellule jour/agent propose uniquement vos codes (erreurs évitées).
Couleurs : les postes (M/J/S/N), repos (R) et absences (CP, RTT, MAL, F) se distinguent d’un coup d’œil.
Week-ends surlignés : utile pour contrôler la rotation des WE.
Totaux par agent (à droite) :
- Heures planifiées (somme des heures des codes),
- Nuits (compte N),
- Week-ends travaillés (hors repos/absences),
- Écart vs contrat (sur le mois).
Alertes visuelles : écart d’heures fort (±10 h par défaut) mis en évidence.

Conseil pratique : pour les mois à 30/28 jours, laissez vides les colonnes de fin ou masquez-les pour garder un rendu propre.

6) Mesurer la couverture : la feuille de contrôle quotidienne

Couverture calcule, pour chaque jour, le requis vs planifié par shift (M/J/S/N) :

Sous-couverture en rouge (ex. requis 6 IDE le matin, planifié 4 → alerte).
% de couverture (capé à 100 %) = moyenne des ratios M/J/S/N, pour une lecture directe (≥ 95 % très bon ; < 90 % à investiguer selon contexte).
Usage : identifiez vos jours faibles, réallouez (R → M, S → N, etc.), ou appelez du renfort (intérim, heures sup., permutation inter-service).

7) Piloter « au tableau de bord »

Couverture moyenne du mois : indicateur « santé » de votre planification.
Total d’heures planifiées & écart global vs contrats : suivez l’atterrissage global et anticipez les déficits (heures à combler) ou sur-charges (risque fatigue / coûts).
Dispersion des nuits (écart-type) : plus c’est faible, plus la répartition des nuits est équitable ; un écart-type élevé signale des déséquilibres à corriger.

8) Règles & contraintes : points de vigilance (référence FR)

Ces repères sont non exhaustifs et doivent être adaptés à vos accords d’établissement / situations particulières :

Repos minimum entre deux postes (souvent 11 h).
Durée maximale : quotidienne (ex. 12 h), hebdomadaire (48 h max), moyenne sur période glissante (ex. 44 h/12 sem.).
Nuits consécutives : limitez les séries longues (ex. 3 max).
Week-ends de repos : ciblez un nombre minimal (ex. 2 WE de repos / 4 sem.).

Recommandation : utilisez le planning et la couverture comme tableau de pilotage des contraintes ; alertez précocement si un agent cumule nuits/WE.

9) Équité & QVCT : des arbitrages visibles

Partage des nuits et WE : visez un écart-type bas et surveillez le nombre de nuits/mois par agent (vs. limite fixée).
Temps partiel : adaptez les quotas d’heures et veillez à ne pas hyper-concentrer les nuits sur les temps pleins.
Repos « à protéger » : renseignez des jours bloquants (étudiants, parents solos, contraintes médicales), et stabilisez les cycles quand c’est possible (M-M-R, S-S-R, etc.).

10) Personnalisations avancées (sans macros)

Créer un nouveau code (ex. G = Garde 24 h) :
1. Ajoutez-le dans Paramètres, précisez début/fin → l’heure totale se calcule ;
2. Choisissez une couleur ;
3. Le code arrive automatiquement dans les listes du planning et la Couverture en tient compte si vous le classez dans un des 4 shifts principaux (M/J/S/N) ou créez une variante de suivi.
Sous-couverture « ciblée » : ajustez les besoins par shift (semaine vs week-end) pour refléter vos flux (ex. matinée plus chargée en Médecine).
Contrôle repos 11 h : mettez une mise en forme conditionnelle « alerte » si un N est suivi d’un M chez un même agent (règle sur la ligne).
Max nuits consécutives : alertez lorsqu’on dépasse votre seuil (ex. ≥ 4 N de suite).
Rendu par service : filtrez l’onglet Équipe et dupliquez le classeur pour disposer d’un tableau de bord par unité.

11) Scénarios d’usage

Urgences 24/7 : besoins élevés en N et M. Utilisez la Couverture pour lisser les trous de nuit et balancer les WE entre IDE/AS.
Médecine : charge plus forte en journée (M/J), vigilance sur la prise et restitution des repos.
Chirurgie : orientation M/S avec pics programmés. Testez une rotation courte pour limiter la fatigue.
Maternité : renforts N lors de périodes à volume plus incertain ; prévoyez un tampon d’astreinte si vos règles internes le permettent.

12) Exploitation & communication

Diffusion : exportez en PDF la vue Planning par service / semaine, ou partagez le classeur en lecture seule.
Brief d’équipe : partez de la Couverture (jours rouges) pour expliquer les arbitrages, puis ouvrez – si possible – un espace d’échanges pour les permutations volontaires.
Traçabilité : conservez une copie mensuelle (nommage standard) pour l’historique et l’audit interne.

FAQ

Puis-je perdre des données en cas d’erreur ? Non : les saisies sont dans le fichier. Travaillez sur une copie si vous testez des variantes.
Comment changer de mois ? Le fichier livré est pré-configuré pour un mois courant. Pour un autre mois, dupliquez le fichier, mettez à jour la date de référence dans Paramètres et masquez les jours en trop si nécessaire.
Les heures ne correspondent pas au contrat ? Vérifiez les codes saisis et les horaires des codes dans Paramètres. Ajustez les temps partiels et contrôlez les absences (elles ne comptent pas en couverture).
Couverture au vert, mais équipe fatiguée ? Regardez la dispersion des nuits, l’équilibre des WE, et les écarts d’heures par agent.

Bonnes pratiques d’animation

Planifiez tôt, puis stabilisez (barrières anti-erreurs : listes déroulantes, couleur auto).
Lisez la feuille Couverture avant diffusion ; corrigez les « rouges » critiques.
Suivez 3 indicateurs simples : couverture moyenne ≥ 95 % ; dispersion des nuits basse ; écart d’heures par agent dans une fourchette raisonnable.
Documentez les arbitrages sensibles (équité / contraintes personnelles) pour transparence interne.

Prochaines améliorations (si vous le souhaitez)

Vue multi-services avec filtres et mini-tableaux de bord par unité.
Alertes repos 11 h et nuits consécutives plus fines (formules dédiées).
Page « Équité » récapitulant Nuits/WE/Écarts d’heures par agent avec feux R/A/V.

Planning de roulement hospitalier (FR) : méthodes avancées, contrôles qualité et équité

1) Paramétrez les codes de roulement (onglet « Paramètres ») : horaires, couleurs et besoins par shift en semaine et week-end.
2) Renseignez votre équipe (onglet « Équipe ») puis les absences (onglet « Absences »).
3) Allez dans « Planning » : chaque cellule propose une liste déroulante de codes (M, J, S, N, R, CP, RTT, MAL, F).
• Les week-ends sont surlignés.
• Les couleurs s’appliquent automatiquement selon le code.
• Les totaux (heures, nuits, WE travaillés) se calculent automatiquement par agent.
4) L’onglet « Couverture » compare chaque jour les besoins requis et le planifié ; les écarts apparaissent en rouge.
5) Le « Tableau de bord » synthétise la couverture moyenne, les heures planifiées, l’écart vs contrats et la dispersion des nuits.

Bonnes pratiques (FR) : vérifiez le repos minimum de 11 h, limitez les nuits consécutives (ex. 3 max), ciblez 2 week-ends de repos par période de 4 semaines et répartissez équitablement nuits et week-ends entre agents selon l’équité interne et les accords d’établissement.

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16) Choisir (et documenter) une architecture de rotation

16.1 Rotations « 8 heures »

Cycle court 6 jours (équilibrage simple) :
M – M – R – S – S – R → limite les successions M→S.
Cycle mixte 14 jours (évite les ruptures circadiennes) :
M – M – M – R – J – J – R – S – S – R – N – N – R – R.
Nuits en blocs courts : privilégier des séries de 2–3 N max, suivies d’un repos renforcé.

16.2 Rotations « 12 heures »

Alternance 2–2–3 (dit « Panama ») sur 14 jours, avec 12 h jour/nuit :
J – J – R – R – J – J – J – R – R – N – N – R – R – N
(adapter pour viser 2 WE de repos / 4 semaines).
Bascule progressive : éviter le passage direct N → M le lendemain ; prévoir R.

16.3 Skill-mix par shift (IDE/AS/ASH)

Définissez des minima de compétences par shift (ex. M : 1 IDE sénior + 3 IDE + 2 AS). Dans le modèle, vous pouvez :

Ajouter dans Paramètres un mini-tableau « Exigences compétences » par shift.
En Couverture, compléter les contrôles par des COUNTIFS() filtrant l’onglet Équipe (Qualification = IDE, Sénior = Oui, etc.) croisés avec le Planning.

Bon réflexe : documenter le cycle retenu (intitulé, objectifs, limites), puis vérifier la Couverture et l’équité (nuits/WE).

17) Contrôles qualité — 12 tests simples (sans macros)

Ci-dessous, des « recettes » prêtes à coller en mise en forme conditionnelle ou en cellules d’alerte. Le principe : on sélectionne une plage et on applique une formule qui renvoie VRAI/FAUX.

17.1 Passage interdit N → M (repos < 11 h)

Idée : surligner le M si la veille était N.
Action : sélectionnez C5:AF100 (à adapter) > MFC > « Utiliser une formule… » : =ET(C5="M"; B5="N") Choisir un remplissage d’alerte.

17.2 Quatre nuits consécutives (ou plus)

Idée : détecter « NNNN » dans la ligne agent.
Action : créer une MFC appliquée à B5:AF5 (puis « Dupliquer la règle » pour les autres lignes) : =ESTNUM(CHERCHE("NNNN";TEXTEJOINDRE("");VRAI;$B5:$AF5)) Variante : remplacez « NNN » si votre seuil est 3.

17.3 Trop de jours consécutifs sans repos

Idée : surligner si l’agent dépasse, par ex., 6 jours consécutifs non R/CP/RTT/MAL.
Formule (logique sur « chaîne ») : =ESTNUM(CHERCHE(REPT("X";7);SUBSTITUE(SUBSTITUE(SUBSTITUE(SUBSTITUE(TEXTEJOINDRE("");VRAI;$B5:$AF5);"R";"");"CP";"");"RTT";"");"MAL";""))) Ici, on remplace les repos/absences par vide ; tout le reste vaut « X ».

17.4 Plafond « nuits par mois »

Idée : alerter si N > seuil (ex. colonne « Max nuits/mois » de Équipe).
En fin de ligne agent (cellule « Nuits » déjà calculée) : MFC « Valeur de cellule > » =IndexParamSeuil.

17.5 Plafond « heures hebdo » — contrôle glissant

Option simple : faites une ligne auxiliaire heures/jour par agent (VLOOKUP du code vers les heures).
Test glissant 7 jours (dans une cellule d’audit) : =SOMME(C_heures5:I_heures5)>48 Dupliquez la fenêtre sur la ligne (C→I, D→J, …) ; MFC si dépassement.

17.6 Week-ends de repos insuffisants

Idée : comparer le comptage de WE travaillés vs objectif (ex. ≤ 2/4 sem.).
Action : en fin de ligne (WE travaillés), MFC si > seuil.

17.7 Sous-couverture chronique d’un shift

Déjà présent : en Couverture, rouge si planifié < requis.
Aller plus loin : ajoutez une somme des jours rouges par shift pour identifier les récurrents.

17.8 Répartition déséquilibrée des nuits

Indicateur simple : l’écart-type (déjà au Tableau de bord).
Seuil d’alerte : colorez en rouge si Écart-type > seuil défini (ex. 1,5).

17.9 Heures trop éloignées du contrat (agent)

Déjà présent : « Écart vs contrat ».
MFC : rouge si > +10 h, beige si < −10 h (réglages livrés).

17.10 Enchaînement S → M à surveiller

Formule MFC (appliquée à C5:AF100) : =ET(C5="M"; B5="S")

17.11 Respect de « repos à protéger »

Idée : si vous notez des jours protégés par agent (colonne dédiée), colorez la cellule quand un code ≠ R.
Formule (ex. si la liste des jours protégés est dans une ligne auxiliaire binaire « 1 = protégé ») : =ET(C_protégé5=1; C5<>"R")

17.12 Ratio senior / junior par shift

Idée : au niveau Couverture, ajoutez des lignes calculant COUNTIFS() par Qualification/Grade. MFC rouge si planifié < requis.

18) Équité : mesurer, visualiser, corriger

18.1 Indice d’équité (nuits) — version simple

Entrées : la colonne Nuits par agent.
Règle d’or : viser des écarts faibles entre agents à contraintes comparables (CDD/temps partiel = traitement spécifique).

18.2 Indice de Gini (Excel 365)

Pour un diagnostic synthétique (0 = équitable, 1 = très inégal) :

=LET(
  x; Planning!$[ColNuits]; 
  n; LIGNES(x);
  mu; MOYENNE(x);
  SUMABS; SOMMEPROD(ABS(TRANSPOSE(x)-x));
  SUMABS/(2*n^2*mu)
)

Si vous n’avez pas LET, un graphique en barres des nuits par agent + l’écart-type suffisent à piloter.

18.3 Répartition des week-ends

Créez un histogramme « WE travaillés par agent ».
Fixez des bornes (p. ex. 2–3 WE/mois selon unité) et surlignez les excès (MFC).

18.4 Boucle d’amélioration

Identifiez les agents en haut/bas de classement (Nuits/WE).
Permutez sur les jours « flexibles » (écart faible de couverture).
Conservez une trace des arbitrages pour transparence interne.

19) Gestion des absences et remplacements

Banque de remplaçants : onglet ou mini-table indiquant, par service, les agents polyvalents mobilisables.
Astreintes (si prévues par vos accords) : codez-les (ex. A), mais ne les comptabilisez pas comme présence en Couverture.
Back-fill : résorbez d’abord les sous-couvertures nuit & matin, puis les soirs.

20) Scénarios de charge — stress tests

20.1 Pic saisonnier (épidémie)

Besoins : +1 sur M et N (semaine + week-end) sur 3 semaines.
Vérification : Couverture au vert ≥ 95 % ; écart d’heures global contenu ; dispersion des nuits stable.

20.2 Fermeture temporaire d’unité voisine

Transfert de 2 IDE/jour vers votre service : simulez par copie du planning ou code dédié (X) exclu de Couverture, mais compté en heures.

20.3 Intégration d’un temps partiel

Ajustez Contrat (h/sem) × % ; vérifiez l’écart vs contrat et la répartition des nuits (ne pas concentrer les nuits sur les temps pleins).

21) Déploiement opérationnel — plan en 10 étapes

Référentiel codes (Paramètres) commun à l’établissement.
Besoins semaine/WE par unité.
Équipe (contrat, % temps partiel, compétences nuit).
Absences connues.
Ébauche planning (semaine 1) → Couverture.
Boucle d’équilibrage (nuits/WE, repos protégés).
Propagation aux semaines suivantes (cycles choisis).
Stress test (pics, remplacements).
Validation (cadres, représentants si applicable).
Diffusion + export PDF par service/semaine.

22) Annexes — recettes Excel utiles

22.1 Heures/jour par agent (ligne auxiliaire)

Sous chaque ligne agent, calculez les heures du code du jour via RECHERCHEV sur Paramètres!Codes (colonne « Heures ») ; cachez ensuite ces lignes. Cela facilite :

Les sommations glissantes 7 jours,
Des graphes « charge journalière par agent ».

Exemple (pour la cellule B_heures5) :

=SIERREUR(RECHERCHEV(B5;Paramètres!$A$9:$E$17;5;FAUX);0)

Recopiez jusqu’à AF_heures5.

22.2 Comptage par qualification dans « Couverture »

Ajoutez des colonnes :

IDE planifié = NB.SI.ENS(Planning!ColJour; "M") croisé avec Équipe!Qualification= »IDE » (via une clé agent si vous séparez les tableaux).
Comparez à IDE requis pour ce jour.

22.3 Masquer les jours inactifs

Pour un mois à 30 jours, masquez la dernière colonne ; pour 28/29, masquez les deux/trois dernières. Cela conserve un rendu net.

23) Communication, traçabilité, amélioration continue

Note de diffusion : explicitez les règles (repos, nuits, WE), la méthode d’équité, le canal de permutation.
Rétro mensuelle : trois graphiques suffisent — couverture moyenne, nuits par agent, écarts vs contrat.
Archivage : un fichier par mois et par service (nommage standard), pour audit interne.