Modèle PV AG mise en sommeil association + Exemple rédigé

Une association traverse rarement une période de creux par hasard. Le scénario est souvent le même : une équipe bénévole qui s’essouffle, des activités qui perdent en rythme, un partenaire qui se retire, un local plus difficile à obtenir, une trésorerie qui reste saine… mais un fonctionnement qui n’a plus l’énergie d’avancer. Dans ce moment-là, la mise en sommeil association devient une décision de pilotage : elle permet de suspendre temporairement les activités tout en conservant l’existence juridique de l’association, afin de préparer une relance propre et crédible, plutôt que d’installer une inertie confuse.

La mise en sommeil association se joue en deux actes : d’abord une décision collective (souvent en Assemblée Générale) ; ensuite une organisation minimale pendant la période d’inactivité (banque, assurance, courriers, obligations, partenaires). Le document pivot de cette décision reste le procès-verbal (PV) : c’est lui qui prouve le vote, fixe la date d’effet, encadre la durée, et sécurise la gestion pendant “le silence”.

1) La mise en sommeil association : ce que cela signifie réellement

La mise en sommeil association correspond à une cessation temporaire d’activité : l’association n’organise plus (ou presque plus) d’actions, n’engage plus de nouveaux projets, et limite ses actes aux stricts besoins de conservation. L’objectif est clair : mettre l’activité sur pause sans dissoudre.

Ce point est important, car une association “endormie” reste une association :

elle conserve son identité (nom, objet, siège, RNA),
elle garde une gouvernance (dirigeants en place),
elle peut conserver des comptes, archives, contrats (selon les cas),
elle se prépare à reprendre, prolonger la mise en sommeil, ou décider d’une dissolution.

En France, l’administration rappelle qu’aucune déclaration en préfecture n’est à effectuer si la mise en sommeil association ne conduit pas à une modification des statuts.
Autrement dit : la mise en sommeil se décide d’abord “en interne”, par une décision régulière, conforme aux statuts.

2) Pourquoi passer par une AG (et pourquoi le PV compte autant)

Dans beaucoup d’associations, les statuts confient les grandes orientations à l’Assemblée Générale (AG) et les actes de gestion au bureau. La mise en sommeil association touche à l’essentiel : l’association annonce qu’elle suspend son action. Même si certains statuts permettent au conseil d’administration ou au bureau de décider, la solution la plus robuste reste souvent une AGE (Assemblée Générale Extraordinaire) : elle limite les contestations et clarifie le mandat donné aux dirigeants.

Le PV joue ici un rôle “juridique” et “opérationnel” à la fois :

il prouve la régularité de la décision (convocation, quorum, vote),
il encadre les risques (qui gère quoi pendant le sommeil),
il protège l’équipe dirigeante en traçant une décision collective,
il prépare la suite (conditions de reprise, durée, méthode de revalidation).

Point de vigilance : l’administration souligne que si la mise en sommeil n’est pas prévue par les statuts, la décision peut engager la responsabilité des dirigeants en cas de faute de gestion causant un préjudice à l’association.
En pratique, cela pousse à une règle simple : vérifier les statuts, et écrire un PV précis.

3) Préparer la décision : une mise en sommeil réussie se construit avant le vote

Une AG de mise en sommeil n’est pas seulement un “oui/non”. C’est un temps où l’on met des mots sur la situation, où l’on évite les ambiguïtés, et où l’on transforme une difficulté en décision maîtrisée.

Construire un contexte solide (sans dramatiser)

Dans le rapport oral du président (et dans le PV), il est utile d’expliquer :

les raisons concrètes (baisse de bénévoles, rupture de local, fatigue d’équipe, changement de priorités),
la situation financière (trésorerie maîtrisée, engagements limités),
les actions déjà tentées (relances, appels à bénévoles, recherche de partenaires),
l’intention : protéger l’association et préparer une reprise.

Plus le contexte est clair, plus la mise en sommeil paraît légitime, et plus il sera simple d’expliquer la pause à la banque, à l’assureur, aux partenaires… et même aux adhérents qui reviennent “un an plus tard”.

Préparer les pièces

Avant l’AG, réunir :

la convocation et l’ordre du jour,
la feuille de présence + procurations,
une synthèse financière simple (même courte),
la liste des contrats/engagements en cours (assurance, local, abonnements, outils).

Ces éléments alimentent le PV et deviennent des annexes utiles.

4) Comment rédiger un PV de mise en sommeil : la structure qui sécurise

Un PV efficace doit être lisible, complet, et exploitable. On évite les formules vagues du type “mise en pause jusqu’à nouvel ordre”. L’AG doit fixer des repères.

a) En-tête et informations d’identification

Nom, siège, RNA (si disponible), date, lieu, heure
Nature de l’assemblée : AGE (souvent préférable)
Rappel du mode de convocation

b) Présence, quorum, bureau de séance

nombre de membres votants
présents / représentés / pouvoirs
quorum atteint (ou non)
président de séance, secrétaire de séance, scrutateur

c) Ordre du jour

Il doit contenir explicitement : “Décision de mise en sommeil” et “Conditions de la mise en sommeil”.

d) Exposé du contexte

Un paragraphe riche, concret, sans procès d’intention.

e) Résolutions votées (le cœur du PV)

Les résolutions doivent préciser :

Décision : mise en sommeil
Date d’effet : à partir de quand la suspension s’applique
Durée : période initiale (ex. 12 mois)
Conditions de reprise : qui décide, sur quelle base, et sous quel format (AG, CA, bureau selon statuts)
Gestion minimale : banque, assurance, courrier, limites d’engagement
Pouvoirs : mandat donné au président pour formalités et exécution

La force d’un PV réside dans les détails pratiques : pendant le sommeil, qui peut signer ? quelles dépenses sont autorisées ? comment gère-t-on les abonnements ? que fait-on des adhésions ?

5) Déclarations et formalités : ce qui est obligatoire, ce qui est prudent

La règle administrative la plus citée est simple : si la mise en sommeil ne modifie pas les statuts, aucune déclaration en préfecture n’est requise.
En revanche, la mise en sommeil entraîne parfois des changements “autour” de l’association.

Quand déclarer quelque chose ?

Dès qu’il y a modification : dirigeants, siège, statuts, etc., une déclaration devient nécessaire selon la nature du changement. Par exemple, un changement de dirigeants doit être déclaré via les démarches dédiées.

C’est une logique de cohérence : l’administration n’a pas un formulaire “mise en sommeil” à déposer systématiquement, mais elle attend que les informations officielles (dirigeants, adresse, statuts) restent à jour.

6) Gérer l’association pendant le sommeil : une activité minimale, mais réelle

La mise en sommeil ne veut pas dire “on oublie tout”. Elle implique une vigilance à bas bruit.

Banque et trésorerie

conserver le compte bancaire (souvent utile)
limiter les mouvements aux dépenses indispensables (frais bancaires, assurance, boîte postale, hébergement web…)
interdire toute dépense “projet” sans décision explicite

Assurance

Même sans activité, une association peut conserver une responsabilité (matériel stocké, local, événements passés, stockage d’archives). Il est souvent pertinent d’adapter l’assurance plutôt que de la supprimer brutalement, en expliquant le passage en inactivité.

Comptabilité et AG

La loi de 1901 n’impose pas une comptabilité type à toutes les associations, mais une tenue comptable peut s’imposer par la pratique, les financeurs, la vie interne et les flux.
Concrètement : si des flux existent (même minimes), garder une trace et présenter une situation annuelle reste un réflexe sain, surtout si l’association veut reprendre un jour avec une base propre.

Communication

Une mise en sommeil mal expliquée crée des rumeurs (“l’asso est morte”, “l’argent a disparu”). Une mention simple sur le site / réseau social, avec une adresse de contact, évite bien des malentendus.

7) Préparer la reprise : la mise en sommeil sert un retour, pas une disparition

Un sommeil réussi contient déjà sa sortie. Dans le PV, prévoir :

un horizon (ex. 12 mois)
un déclencheur (équipe reconstituée, budget, local, partenaire)
un mode de validation (AG de reprise, CA… selon statuts)
un plan minimal : relance, calendrier, communication, remise à niveau administrative

Ce cadrage transforme une pause subie en pause structurée.

8) Cas particuliers à traiter (souvent oubliés)

Salariés ou prestations en cours

Si l’association emploie ou a des contrats actifs, la mise en sommeil ne suffit pas à “faire disparaître” les obligations : il faut sécuriser juridiquement la situation (fin de mission, suspension contractuelle, résiliation). Dans ces cas, le PV doit mentionner les décisions (mandat au président pour négocier, résilier, solder).

Subventions et conventions

Une subvention est souvent liée à une action. Si l’action s’arrête, il faut vérifier les conditions de reversement, de justification et d’avenant. Une mise en sommeil bien gérée assume un dialogue propre avec les partenaires.

Local, matériel, abonnements

Bail, stockage, outils numériques : ce sont souvent les dépenses qui continuent “toutes seules”. Un tableau annexé au PV, listant ce qui est maintenu / résilié / renégocié, fait gagner du temps.

9) Checklist “PV + mise en sommeil” (pratique)

Avant l’AG :

statuts relus (qui décide ? quorum ? majorité ?)
convocation envoyée + ordre du jour clair
feuille de présence + pouvoirs prêts
synthèse financière + liste contrats

Dans le PV :

date, lieu, nature de l’assemblée
quorum, bureau, ordre du jour
contexte rédigé
résolutions : date d’effet, durée, gestion minimale, reprise, pouvoirs
résultats de vote
signatures + annexes

Après l’AG :

information banque / assurance / partenaires
mise à jour communication (si nécessaire)
déclaration uniquement si changement (dirigeants, siège, statuts)

FAQ rapide

Peut-on mettre une association en sommeil sans le prévoir dans les statuts ?
Cela peut se faire, mais cela augmente le risque de contestation ; l’administration rappelle que l’absence de prévision statutaire peut engager la responsabilité des dirigeants en cas de faute de gestion.

Faut-il déclarer la mise en sommeil en préfecture ?
Pas systématiquement : si elle ne modifie pas les statuts, aucune déclaration n’est requise.

Et si les dirigeants changent pendant le sommeil ?
Le changement de dirigeants est une modification à déclarer via les démarches dédiées.

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Modèle Word Vierge – PV d’AG de mise en sommeil d’association

Ce modèle Word propose une trame complète et structurée pour formaliser, dans de bonnes conditions, la décision de mise en sommeil d’une association. Il a été conçu pour produire un procès-verbal clair, cohérent et directement exploitable, en réunissant sur un même document les éléments attendus lors d’une Assemblée Générale (souvent Extraordinaire) : identification de l’association, régularité de la convocation, preuves de présence, résolutions, résultats de vote et signatures.

Une mise en page prête à l’emploi

Le document est présenté comme un PV “prêt à signer” : titres hiérarchisés, sections bien séparées, zones à compléter visibles et logiques. La lecture suit le déroulé réel d’une AG, ce qui facilite autant la rédaction que la relecture (membres, bureau, partenaires, banque, assureur).

Des champs essentiels déjà cadrés

Le modèle inclut des rubriques complètes pour :

Les informations d’identification : nom, siège, RNA, objet, date/heure/lieu, nature de l’assemblée.
La convocation : date et mode d’envoi, rappel de conformité aux statuts.
La feuille de présence et les pouvoirs : synthèse chiffrée (présents, représentés, total de voix), mention du quorum et validité des délibérations.
La constitution du bureau : président de séance, secrétaire de séance, scrutateur.

Un bloc “résolutions” robuste (le cœur du PV)

Le modèle contient un ensemble de résolutions déjà structurées pour sécuriser la décision :

Résolution de mise en sommeil avec date d’effet.
Durée de la mise en sommeil et modalités de prolongation éventuelle.
Conditions de reprise (reconstitution d’équipe, plan de relance, validation en AG/CA selon statuts).
Mesures de gestion minimale pendant la période d’inactivité (banque, assurances, engagements, communication).
Pouvoirs donnés au Président pour exécution et formalités.

Chaque résolution comprend un espace prévu pour consigner :

le résultat du vote (pour/contre/abstention),
la mention d’adoption,
les éléments pratiques indispensables (limites d’engagement, gestion des dépenses, contrats).

Un modèle pensé pour la preuve et la continuité

Le PV intègre des mentions utiles pour préserver la solidité du dossier : annexes prévues (convocation, ordre du jour, feuille de présence, pouvoirs, synthèse financière, liste des contrats), ce qui permet de constituer un “pack” complet, facile à archiver et à présenter en cas de besoin.

Une fin de document orientée “signature & archivage”

La partie finale prévoit :

la clôture de séance (heure de fin),
le lieu et la date de rédaction,
les signatures du président et du secrétaire (et scrutateur si souhaité),
la liste des annexes à joindre.

Branding discret et cohérent

Le modèle intègre un pied de page avec la mention lecoursgratuit.com, afin d’assurer une cohérence de marque dans votre bibliothèque de documents, tout en restant sobre et compatible avec un usage institutionnel.