Modèle de CONVENTION DE FORMATION PROFESSIONNELLE — OPCO / SUBROGATION

Guide détaillé de cadrage, de financement et de conformité

La convention de formation formalise les engagements entre l’organisme de formation, le bénéficiaire (entreprise ou participant) et, lorsque la formation est financée, l’OPCO. En cas de subrogation de paiement, l’OPCO règle directement l’organisme au lieu de l’entreprise. Ce guide propose une trame complète, les pièces requises, les clauses sensibles et un mode opératoire “terrain”.

1) Finalité de la convention

Juridique : encadrer la prestation (objet, programme, durée, prix), préciser les responsabilités, sécuriser les annulations et la propriété intellectuelle.
Financement : consigner les références OPCO (type de dispositif, n° de décision, taux/plafond) et, si applicable, la subrogation.
Traçabilité : décrire l’évaluation des acquis, l’assiduité, les justificatifs transmis au financeur.

2) Les parties et leurs rôles

Organisme de formation (OF) : délivre la formation conforme au programme, tient les émargements/relevés, produit les justificatifs et facture.
Entreprise bénéficiaire : commande la prestation, garantit l’assiduité, fournit les informations nécessaires à la prise en charge, reste débitrice du reste à charge (hors subrogation totale).
OPCO (financeur) : instruit la demande, notifie la décision (taux/plafond), précise les pièces et règle l’OF en cas de subrogation.

3) Structure recommandée d’une convention “OPCO/Subrogée”

Identification des parties (OF, Entreprise, OPCO) : coordonnées, SIREN, n° d’activité, contact facturation.
Objet : intitulé de l’action, finalités, référence au cadre légal de la formation professionnelle.
Programme & objectifs : compétences visées, publics & prérequis.
Organisation : dates, durée, lieu/modalités (présentiel, distanciel), horaires.
Références OPCO & subrogation :
- Dispositif (Plan, Alternance, Pro-A, CPF, autre),
- N° dossier / décision, taux ou plafond,
- Mention explicite “Subrogation : Oui/Non”,
- Flux de facturation (OPCO en cas d’accord ; entreprise si refus).
Prix & financement : coût HT, TVA, TTC, reste à charge éventuel.
Modalités de règlement : virement, délai de paiement, délais d’envoi des pièces (ex. sous 10 jours ouvrés).
Assiduité & évaluations : émargements/relevés de connexion, attestation d’assiduité/réalisation, évaluation finale, évaluation à froid (J+30 si prévue).
Accessibilité : contact référent handicap, aménagements possibles.
Annulation/Report/Remplacement : barème (J-10/J-3), force majeure, remplacement nominatif.
Obligations réciproques : moyens fournis, règlement intérieur, prérequis techniques, confidentialité HSE/IT.
PI, Confidentialité, RGPD : droits d’auteur, usage des supports, base légale de traitement, durée de conservation, droits des personnes.
Assurance & responsabilité : RC des parties, limites.
Droit applicable & litiges : juridiction compétente.
Signatures : OF, Entreprise, OPCO (si subrogation).
Annexes : programme détaillé, devis/BC, feuille d’émargement type, règlement intérieur, grille d’évaluation, RIB, justificatifs spécifiques OPCO.

4) Subrogation : mécanisme et précautions

Principe : l’OPCO se substitue à l’entreprise pour payer l’OF à hauteur du montant accordé.
À sécuriser dans la convention :

Formule claire : “Les parties conviennent de la subrogation de paiement au bénéfice de l’OF, l’OPCO réglant directement la part prise en charge dans la limite de sa décision.”
Scénarios d’exception : refus partiel/tardif, dossier incomplet → facturation du solde à l’entreprise.
RIB/coordonnées de facturation OPCO + contacts gestionnaires.
Délais de transmission des pièces et numéro de décision.

5) Dossier OPCO : pièces typiquement demandées

Avant l’entrée en formation : devis/BC signé, programme, planning, fiches participants, n° SIREN/activité, parfois CV formateur.
Pendant : émargements (par demi-journée) ou relevés de connexion (classe virtuelle), suivi des évaluations.
Après : attestation d’assiduité/réalisation, attestation de fin / résultats, facture, RIB, récapitulatif des heures, feuille de présence finale.
Spécifiques (selon OPCO/dispositif) : contrats/avenants alternance, justificatifs handicap, devis normalisé, code action, etc.

6) Chronologie opérationnelle (exemple)

J-30 → J-10 : montage dossier OPCO (entreprise/OF), émission du devis et signature de la convention.
J-10 : verrouillage des inscrits, envoi du planning, consignes d’accès & prérequis.
J0 → Jn : animation, relevés d’assiduité, évaluations formatives.
J+1 → J+10 : clôture administrative : attestation d’assiduité/réalisation, attestation de fin, facture, envoi au financeur (délais conventionnels).
J+30 : évaluation à froid (si prévue) et mise à jour du dossier.

7) Clauses sensibles (exemples réutilisables)

Reste à charge

“Si le montant effectivement pris en charge par l’OPCO est inférieur au coût TTC, l’entreprise s’acquitte du différentiel à réception de facture.”

Annulation/Report

“Annulation notifiée à J-10 : sans frais ; de J-10 à J-3 : 50 % ; < J-3 ou absence : 100 %. En cas de force majeure dûment justifiée, report sans frais à une date convenue.”

Assiduité

“La délivrance des attestations et la facturation sont conditionnées à l’assiduité, matérialisée par des feuilles d’émargement co-signées ou des relevés de connexion.”

RGPD

“Les données sont traitées pour la gestion et la traçabilité de l’action (base légale : exécution contractuelle). Droits d’accès/rectification via le référent RGPD.”

8) Checklists express

Pour l’Organisme de formation

☐ Programme détaillé et objectifs alignés sur la demande OPCO
☐ Convention signée (OF/Entreprise/OPCO si subrogation)
☐ N° décision OPCO, taux/plafond, subrogation Oui/Non
☐ Feuilles d’émargement (modèle standard) / relevés de connexion
☐ Attestations assiduité/réalisation + attestation de fin
☐ Facture + RIB + récapitulatif des heures
☐ Archivage : dossier complet (numérique) + versionnage

Pour l’Entreprise

☐ Dossier de prise en charge déposé à temps
☐ Pré-requis & logistique (salle, accès, matériel)
☐ Présence des salariés & relais manager
☐ Vérification des reste(s) à charge éventuels

Pour l’OPCO (interactions)

☐ Contact gestionnaire identifié (mail/téléphone)
☐ Modalités spécifiques de pièces & délais confirmés
☐ Format de facture/numérotation conforme aux exigences

9) Indicateurs utiles (pilotage qualité)

Taux d’assiduité (% heures réalisées / prévues)
Délai de paiement (réception pièces → règlement)
% dossiers complets du premier coup
Satisfaction apprenants / commanditaires
Écart coût pris en charge vs. coût TTC

10) Modèle de paragraphes “prêts à coller”

Subrogation
“Les Parties conviennent que l’OPCO [Nom] règle directement l’Organisme de formation, dans la limite de sa décision n° [_], pour un montant plafonné à [ €] ou un taux de [ %]. Le solde non pris en charge demeure à la charge de l’Entreprise.”

Flux de facturation
“La facture est adressée à : [OPCO / Entreprise]. En cas de refus ou de dossier incomplet, l’Entreprise règle l’intégralité des sommes dues.”

11) Bonnes pratiques de mise en œuvre

Standardisez vos modèles (convention, émargement, attestation) et vos noms de fichiers.
Versionnez vos documents (réf, date, owner) et retirez les versions périmées.
Anticipez les pièces spécifiques par OPCO (fichier “exigences par financeur”).
Contrôlez la complétude du dossier avec une checklist avant envoi.
Tracez chaque étape (J-10/J+10) dans un tableau de bord simple.

12) Annexes à joindre (rappel)

Programme détaillé • Devis/BC • Convention signée • Feuilles d’émargement / relevés de connexion • Attestation d’assiduité & de fin • Facture • RIB • N° d’activité & TVA • Justificatifs spécifiques OPCO.

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Opérationnaliser la convention OPCO/Subrogation

Plan d’action, modèles prêts à coller, contrôles & pilotage

Voici la suite promise pour passer du texte à l’exécution, réduire les allers-retours avec l’OPCO et sécuriser les délais de paiement.

1) Playbook J-30 → J+30 (timeline terrain)

J-30 à J-15 — Cadrage & dossier OPCO

Valider : objectifs, public, prérequis, format (présentiel/distanciel).
Émettre devis/BC + programme détaillé.
Déposer la demande de prise en charge (DPC) sur le portail OPCO.
Créer le dossier numérique (réf. unique) et réserver les dates/salle.

J-14 à J-3 — Contractualisation

Échanger la convention signée (OF/Entreprise + OPCO si subrogation).
Recevoir la décision OPCO (n° dossier, taux/plafond, subrogation Oui/Non).
Diffuser les convocations (prérequis, horaires, accès, contact référent handicap).

J0 à Jn — Réalisation & traçabilité

Feuilles d’émargement par demi-journée OU relevés de connexion (distanciel).
Évaluations formatives + évaluation finale.
Journal des incidents/absences (remplacements, reports, force majeure).

J+1 à J+10 — Clôture & facturation

Produire : attestation d’assiduité/réalisation, attestation de fin, relevé d’heures.
Émettre la facture (flux OPCO/Entreprise selon décision) + RIB.
Envoyer le lot de pièces à l’OPCO dans le délai convenu (ex. 10 j ouvrés).

J+30 — Suivi

Évaluation à froid (si prévue/dispositif).
Vérifier règlement et relancer si besoin (script ci-dessous).
Archiver et marquer le dossier “clos” dans le registre.

2) Modèles d’e-mails (copier-coller)

A. Demande de prise en charge (entreprise → OPCO)
Objet : Demande de prise en charge — [Intitulé] — [Dates] — Dossier [Réf]
Bonjour,
Vous trouverez ci-joints le devis signé, le programme détaillé et la convention de formation pour l’action « [INTITULÉ] » du [DATES].
Participants : [Noms]. Coût TTC : [€].
Merci de nous confirmer la prise en charge et de communiquer le n° de décision, taux/plafond et la subrogation (Oui/Non).
Cordialement,
[Nom, fonction, contacts]

B. Notification subrogation (OF → Entreprise)
Objet : Subrogation OPCO confirmée — [Intitulé] — [Dossier]
Bonjour,
L’OPCO [Nom] a confirmé la subrogation (décision n° [XXX]) à hauteur de [%]/[ €].
La facture sera émise à l’OPCO ; tout reste à charge éventuel fera l’objet d’une facture distincte à votre entreprise.
Cordialement,
[Nom, OF]

C. Relance règlement (OF → OPCO)
Objet : Relance règlement — Dossier [Réf] — Facture [n°]
Bonjour,
Pour l’action « [INTITULÉ] » (du [DATES]), nous avons transmis le lot complet le [DATE ENVOI] : convention signée, émargements, attestations, facture, RIB.
Pouvez-vous nous indiquer le statut de paiement et la date prévisionnelle de règlement ?
Cordialement,
[Nom, OF]

3) Matrice de risques & parades

Risque	Symptôme	Impact	Parade immédiate	Prévention
Décision OPCO tardive	Pas de n° dossier à J-3	Retard de facturation	Émettre convention avec clause « refus/retard → entreprise débitrice »	Dépôt DPC à J-15 min. + check hebdo
Émargements incomplets	Cases vides, signatures manquantes	Refus de prise en charge	Attestation complémentaire + relevés de connexion	Brief formateur + QR code émargement
Subrogation non cochée	Décision « sans subrogation »	Facture mal adressée	Réémettre facture à l’entreprise	Script e-mail type A (demander explicitement subrogation)
Plafond < coût	Solde impayé	Reste à charge non anticipé	Facture “reste à charge”	Clause reste à charge + devis clair
Absences	Heures manquantes	Minoration / refus	Feuille d’assiduité détaillée	Convocation + rappel manager J-2

4) Tableau des pièces par dispositif

Dispositif	Avant	Pendant	Après
Plan / Pro-A	Devis/BC, Programme, Convention	Émargements, Évals	Attestation assiduité/réalisation, Attestation de fin, Facture, RIB
Alternance	Contrat/avenant, Programme	Suivi heures, Émargements	Relevé d’heures, Attestations, Facture, RIB
CPF	Devis/Programme sur plateforme	Traçabilité présence	Attestation de réalisation, Facture, RIB

(Adapter aux exigences spécifiques de votre OPCO.)

5) Nommage & versionnage (zéro perte)

Dossier racine : 2025-09_CONV_[ENTREPRISE]_[ACTION]_[DATES]_[REF]
Fichiers :
- 01_Convention_[ENT]_v1.2_2025-09-22.docx
- 02_Programme_[ACTION]_v1.0.pdf
- 03_Emargements_[J1-Jn]_signes.pdf
- 04_Attestations_Assiduite_2025-10-02.pdf
- 05_Facture_[n°]_2025-10-03.pdf
- 06_RIB_OF.pdf
Index.txt (checklist cochée + dates d’envoi).

6) RACI minimal

Tâche	OF	Entreprise	OPCO
Programme & devis	R	C	I
Demande de prise en charge	C	R	A
Convention & signatures	R	R	C (si subrogation)
Émargements / Relevés	R	C	I
Attestations	R	I	I
Facturation	R	C	A (si subrogation)
Paiement	I	C (si pas de subrogation)	A

(R responsable, A décideur, C consulté, I informé)

7) Contrôles qualité (avant envoi OPCO)

✅ Convention signée (toutes parties requises) + n° décision OPCO et subrogation Oui/Non.
✅ Émargements par demi-journée lisibles et complets (ou relevés connexion).
✅ Attestations assiduité/réalisation + attestation de fin + résultats.
✅ Facture adressée au bon payeur (OPCO ou entreprise), RIB joint.
✅ Références croisées identiques sur tous les documents (intitulé, dates, n° dossier).

8) Indicateurs & seuils (pilotage simple)

% dossiers complets du 1er coup ≥ 95 %
Délai envoi pièces (J+ en jours ouvrés) ≤ 10
Délai de paiement (réception pièces → règlement) ≤ 45 jours
Taux de subrogation (Si souhaitée) ≥ 90 %
Taux d’assiduité ≥ 90 %

Tableau de bord : 1 ligne par dossier, 5 colonnes ci-dessus, statut couleur (vert/ambre/rouge).

9) Clauses “prêtes à coller” (affinables)

Subrogation & flux financier

« L’OPCO [Nom] règle directement l’Organisme dans la limite de la décision n° [___]. Le reste à charge non pris en charge par l’OPCO demeure dû par l’Entreprise. En cas de refus ou dossier incomplet, la facture est émise à l’Entreprise. »

Émargements / distanciel

« La présence est justifiée par des feuilles d’émargement cosignées par demi-journée ou, en distanciel, par des relevés de connexion issus de la plateforme. »

Délais d’envoi

« Les pièces justificatives (convention signée, émargements/relevés, attestations, facture, RIB) sont transmises dans un délai de 10 jours ouvrés à compter de la fin de la session. »

10) FAQ avancée

Que faire si la décision OPCO arrive après la formation ?
Facturer l’entreprise (clause reste à charge) puis avoir et refacturer l’OPCO si décision favorable avec subrogation.

Comment traiter une absence partielle ?
Reporter les heures effectuées sur l’attestation ; minoration de la prise en charge possible. Proposer un rattrapage.

L’OPCO refuse une signature illisible ?
Ajouter une attestation nominative signée + pièce d’identité à vue (si exigé) ou relevé de connexion.

Changement de dates de dernière minute ?
Émettre un avenant (dates, lieu, participants) et lier l’avenant à la décision OPCO.

11) Avenant type (extrait)

« Les Parties conviennent de modifier la convention n° [Réf] comme suit : Dates : du [anc.] au [nouv.] ; Lieu/modalité : [..] ; Liste participants : [..]. Toutes les autres stipulations demeurent inchangées. Fait à [ville], le [date]. »