Formulaire de digitalisation d’entreprise à télécharger

Définition, structure, exemples et mode d’emploi

La digitalisation est un alignement méthodique entre besoins métier, données, processus et gouvernance. Un formulaire de digitalisation d’entreprise sert précisément à cadrer cet alignement : il transforme une intention diffuse (“digitaliser le service X”) en un dossier exploitable qui permet de décider, prioriser et piloter.

Ce guide propose :

une structure prête à l’emploi du formulaire,
un barème de scoring pour prioriser,
un exemple renseigné,
un mode d’animation en équipe,
des variantes par taille d’entreprise et secteur,
des pièges à éviter et des KPI de suivi.

1) À quoi sert le formulaire ?

Qualifier la demande : quel processus, quel périmètre, quelle douleur mesurable.
Cartographier l’existant : données, systèmes, documents, rôles, contraintes réglementaires.
Formuler les exigences : résultats attendus, indicateurs, SLA, sécurité, intégrations.
Chiffrer et arbitrer : coûts estimés, gains espérés, risques, dépendances, lotissement.
Décider : “go/no go”, quick wins, feuille de route, responsables, jalons.

2) Structure type du formulaire (sections & champs clés)

A. En-tête & périmètre

Intitulé du projet
Sponsor / Owner (direction, pilote)
Processus ciblé (ex. “Gestion des bons de livraison”)
Unité / Site / Pays
Motif principal (qualité, délai, coûts, compliance, expérience utilisateur)
Contexte (enjeux, audits, incidents, stratégie)

B. Diagnostic éclair de maturité (Likert 1–5)

Processus & Qualité (standardisation, ISO 9001)
Données & Référentiels (propreté, unicité, traçabilité)
Systèmes & Intégrations (ERP/CRM, API, interopérabilité)
Sécurité & Conformité (RGPD, ISO 27001, e-signature/eIDAS)
Compétences & Adoption (formation, support, change)
Gouvernance & Mesure (RACI, revues, KPI)

C. Cartographie du processus cible (As-Is → To-Be)

Acteurs / rôles
Entrées / Sorties (documents, données, déclencheurs)
Étapes & temps de passage (goulots, retouches)
Exceptions / Contournements
Documents et formats (PDF, Excel, papier, EDI…)

D. Données & Systèmes

Sources de données (ERP, CRM, MES, fichiers)
Qualité actuelle (doublons, champs manquants)
Sensibilités RGPD (données perso, base légale, DPA)
Systèmes concernés (versions, connecteurs disponibles)
API / Échanges (fréquence, protocole, volumétrie)

E. Exigences métier

Objectifs chiffrés (ex. -30 % lead time, -50 % erreurs)
SLA & contraintes (horaires, pics saisonniers)
Règles de gestion (validations, seuils, tolérances)
UX attendue (web/mobile, accessibilité, langues)
Reporting & KPI (tableaux de bord, periodicité)

F. Exigences techniques & sécurité

Architecture cible (cloud/on-prem/hybride)
Intégrations (connecteurs natifs, ETL, RPA)
Contrôles de sécurité (auth SSO/MFA, chiffrement, journalisation)
Continuité & sauvegardes (RTO/RPO)
Tests & recettes (jeu d’essai, critères d’acceptation)

G. Coûts, gains, risques

Charges (licences, intégration, formation, MCO)
Gains (heures économisées, erreurs évitées, conformité)
Risques (techniques, organisationnels, réglementaires)
Dépendances (projets parallèles, données non prêtes)

H. Gouvernance & change

RACI (qui décide, qui exécute, qui consulte, qui est informé)
Plan de conduite du changement (communication, formation, support)
Parties prenantes (DSI, métiers, DPO, Qualité, Achats, IRP)

I. Feuille de route & critères Go/No Go

Lots & jalons (MVP → itérations)
Critères de succès (avant/après, seuils)
Planning cible
Décision (Go / No Go / Rework) + motivations

3) Barème de priorisation (simple et robuste)

Calculez une priorité par opportunité :

Valeur (1–5) : impact attendu sur coûts/qualité/délais/compliance.
Faisabilité (1–5) : complexité technique + disponibilité des données.
Urgence (1–5) : contraintes légales, incidents, saisonnalité.
Risque (1–5) : inverse de la sérénité (plus le risque est élevé, plus on pénalise).

Score de priorité = (Valeur × Faisabilité × Urgence) ÷ (1 + Risque)

Classez les items (A/B/C) et lotissez : quick wins (haut score, faible effort) en premier.

4) Exemple renseigné (PME – France)

Processus : Bons de livraison (BL) — préparation & signature client
Sponsor : Direction des Opérations
Douleur : 18 % de BL perdus ou incomplets, retards de facturation (D+12 → D+30)
Objectifs : -50 % erreurs BL, DSO -10 jours, signature numérique eIDAS

Cartographie (As-Is)

Étapes : picking → contrôle → impression BL papier → signature → scan → saisie ERP.
Goulots : papier illisible, scans en retard, re-saisies, doublons.
Exceptions : livraisons multi-sites, retours partiels.

Données & Systèmes

ERP Sage X3, répertoire partagé scans, Excel suiveur.
Données clients RGPD (coordonnées, signatures).
Intégration souhaitée : génération BL depuis ERP + signature électronique + dépôt auto.

Exigences métier

BL 100 % numériques, signature eIDAS qualifiée, horodatage.
Recherche en 1 clic, envoi auto au client, archivage 10 ans.

Exigences techniques

Connecteur ERP ↔ API e-signature, dépôt S3, SSO.
Journalisation, traçabilité, export légal.

Coûts & gains (ordre de grandeur)

Licences e-signature + intégration : XX k€.
Gains : fin des ressaisies, facturation avancée, litiges réduits.

Priorisation (ex.)

Valeur = 5, Faisabilité = 4, Urgence = 4, Risque = 2 → Score ≈ (5×4×4)/(1+2)=80/3≈26,7 → Lot 1 (MVP).

Feuille de route

Lot 1 : BL numériques + signature + dépôt (8 sem.).
Lot 2 : portail client + suivi en temps réel (6 sem.).
Go/No Go : Go (ROI < 12 mois).

5) Mode d’emploi (animation & preuves)

Cadrer (1 h) : sponsor + responsable métier + DSI + DPO/Qualité. Valider le périmètre.
Atelier terrain (2–3 h) : remplir les sections B–E avec les opérationnels. Collecter copies d’écran, échantillons de fichiers, exemples d’exceptions.
Consolider (1 h) : DSI/DPO complètent F (sécurité) et D (données).
Chiffrer (1–2 h) : charges, licences, quick wins.
Arbitrer (1 h) : scoring, lotissement, critères de succès, décision.
Tracer : joindre annexes (RACI, cartographies, maquettes, matrices de risques).
Suivre : reporter mensuellement KPI avant/après (voir §8).

Bonnes pratiques

Un formulaire par processus ou use-case (évitez l’“usine à gaz” unique).
Preuves attachées (captions d’écran, gabarits de fichiers).
Un résumé exécutif en 1 page (problème → solution → ROI → décision).

6) Variantes utiles

PME / ETI

PME : formulaire compact, très orienté opérations et quick wins.
ETI/Grand Groupe : rajouter architecture cible, interopérabilité entre filiales, modèle d’autorisation et contrôles SOX si applicable.

Par secteur

Industrie : lier à la qualité (ISO 9001), à la traçabilité (lot/OF), à l’HSE (ISO 45001).
Santé : journal d’audit, hébergement HDS, gestion des consentements patients.
Retail : omnicanal, stocks temps réel, anti-perte, prix intelligents.
Services B2B : CRM, devis-contrats, commandes, facturation, SLA.

7) Pièges à éviter

Digitaliser un processus mal défini : standardisez avant d’automatiser.
Ignorer la qualité des données : sans nettoyage ni référentiels, l’automate amplifie le bruit.
Sous-estimer le change : le meilleur outil échoue sans formation, support et sponsor visible.
Oublier la conformité : RGPD (bases légales, minimisation, DPA), ISO 27001 (contrôles), eIDAS (signature).
Tout faire d’un coup : privilégier un MVP mesuré, puis itérer.

8) KPI de suivi (avant / après)

Délai de bout en bout (lead time) par processus.
Taux d’erreurs / retouches.
Taux d’adoption (utilisateurs actifs / ciblés).
Taux d’automatisation (étapes sans intervention humaine).
DSO / Cash (si processus finance/vente).
SLA tenus (%) et incidents (nb/mois).
Conformité : audits passés, non-conformités levées, preuves tracées.

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Passer du cadrage à l’exécution, sans perdre la mesure ni la maîtrise

Cette suite transforme votre formulaire en dispositif d’exécution : un enchaînement d’ateliers, de preuves et de décisions qui rendent la digitalisation pilotable. Vous y trouverez un playbook en sprints, une grille ROI opérationnelle, une check-list “prêt-à-digitaliser” des données, des critères d’acceptation, un mini-kit RGPD/sécurité, un plan de conduite du changement, trois mini-cas sectoriels, et des gabarits prêts à copier.

1) Playbook d’exécution (4 sprints courts)

Sprint 0 — Cadrage affûté (1 semaine)

Atelier “terrain” (2 h) pour rejouer le processus As-Is avec vrais fichiers et exceptions.
Remplir/mettre à jour les sections B–E du formulaire.
Décider du périmètre MVP (1 cas nominal + 2 exceptions max).
Sorties : périmètre MVP, critères de succès (quantifiés), risques majeurs, RACI.

Sprint 1 — Maquette & données (2 semaines)

Maquette fonctionnelle (papier → Figma → démonstrateur).
Nettoyage minimal des données (voir §3).
Définition des critères d’acceptation (voir §4).
Sorties : maquette validée, lot de données “Silver”, jeux d’essai.

Sprint 2 — Intégrations & sécurité (2 semaines)

Connexions API/ETL, gestion des identités (SSO/MFA), journalisation.
Preuves RGPD (registre, DPA, base légale, PIA si nécessaire, §5).
Sorties : intégrations stables, dossier de preuves.

Sprint 3 — Recette & go-live contrôlé (1 semaine)

Recette avec scénarios Gherkin (nominal + exceptions).
Formation “10–60–180” (10 min teaser, 60 min prise en main, 180 min avancé).
Sorties : PV de recette, go/no go, plan d’hypercare (2–4 semaines).

2) ROI opérationnel : calculez sans illusion d’optique

L’objectif est d’obtenir un ordre de grandeur crédible en 30 minutes.

Hypothèses à capter dans le formulaire

Temps actuel par dossier/transaction (min)
Volume mensuel (nb)
Taux d’erreur/reprise (%) et temps moyen d’une reprise (min)
Coût chargé moyen (€/h)
Gains non-temps (litiges, DSO, pénalités évitées)

Formules (pas à pas)

Temps direct économisé / mois = (temps actuel − temps cible) × volume
Temps retouches évité / mois = (taux d’erreur actuel − cible) × volume × temps reprise
Heures économisées / mois = (1 + 2) ÷ 60
Économie € / mois = Heures économisées × coût chargé
Bénéfices annexes = DSO gagné × (CA/jour × coût du capital) + pénalités évitées
ROI 12 mois = (12 × (4 + 5) − (licences + intégration + MCO + formation)) ÷ investissement

Astuce : fixez une fourchette (prudente / médiane / ambitieuse) plutôt qu’un point.

3) Check-list “prêt-à-digitaliser” des données (Bronze → Silver → Gold)

Bronze : champs obligatoires définis, glossaire, sources connues, propriétaires désignés.
Silver : doublons éliminés, formats normalisés (dates, unités), identifiants uniques, règles de qualité automatiques (ex. champs vides = blocage).
Gold : contrats de données entre systèmes (schéma, fréquence, volumétrie), surveillance (alertes), historisation, masquage des PII en non-prod.

Dans le formulaire, cochez le niveau atteint et notez les écarts critiques (à traiter en Sprint 1).

4) Critères d’acceptation — modèle Gherkin (copiable)

Feature: BL numériques conformes
Scenario: Signature qualifiée eIDAS avec archivage 10 ans
Given un BL généré depuis l’ERP avec métadonnées complètes
When le client signe via le portail
Then la signature doit être qualifiée eIDAS et horodatée
And le PDF signé est archivé automatiquement dans le coffre pendant 10 ans
And une preuve d’intégrité (hash) est stockée et consultable en 1 clic

Scenario: Exception – livraison multi-sites
Given une commande éclatée sur 3 sites
When la préparation est validée partiellement
Then 3 BL distincts sont générés et rattachés à la même commande
And la facturation n’est déclenchée qu’à complétude des livraisons

Insérez 3–5 scénarios par MVP (1 nominal, 2–3 exceptions courantes, 1 sécurité).

5) RGPD & sécurité — le pack minimal de preuves

Base légale (contrat/intérêt légitime/obligation légale) documentée.
Minimisation : seuls les champs nécessaires sont collectés.
DPA signé avec tout sous-traitant + liste des sous-traitants ultérieurs.
Registre de traitement mis à jour (finalité, durée, droits).
PIA déclenchée si données sensibles/profilage/monitoring à grande échelle.
Contrôles : SSO/MFA, chiffrement au repos/en transit, journalisation inviolable, sauvegardes (RTO/RPO), plan de révocation.

Ajoutez une case “Preuves jointes” dans la section F du formulaire.

6) Conduite du changement — plan express et efficace

Cibles : cartographiez 3 personas (opérateur, manager, support).
Messages : “Ce qui change pour vous”, “ce qui ne change pas”, “où obtenir de l’aide”.
Formation 10–60–180 : micro-capsules vidéo + ateliers mains-sur.
Support : canal dédié, SLA de réponse, FAQ vivante, champions locaux.
Adoption : suivez utilisateurs actifs / ciblés, taux d’usage des fonctionnalités clés, temps de réalisation réel vs cible.

Intégrez un tableau d’adoption à la section H du formulaire.

7) Trois mini-cas sectoriels (exemples prêts à adapter)

Industrie (maintenance corrective → bons d’intervention numériques)

Douleur : fiches papier perdues, MTTR élevé, pièces mal référencées.
MVP : déclaration panne mobile + workflow validation + stock pièces.
KPI : MTTR, taux de récurrence, pièces non conformes.
Gherkin : “quand l’équipement est critique, alors la priorité passe auto en P1”.

Retail (approvisionnement → réassort assisté)

Douleur : ruptures en weekend, Excel locaux divergents.
MVP : règles mini/maxi + génération commandes + confirmation magasin.
KPI : taux de disponibilité linéaire, démarque inconnue, couverture stock (jours).
Gherkin : “si promo active, alors seuil réassort × coefficient de campagne”.

Services B2B (onboarding client → dossier unique contractuel)

Douleur : pièces manquantes, DSO qui dérive, multi-emails.
MVP : portail dépôt pièces + validations séquencées + e-signature + facturation auto.
KPI : délai T0→T1 (contrat), T1→T2 (première facture), litiges.
Gherkin : “si KYC incomplet, alors blocage facturation avec motif explicite”.

8) Gabarits compacts à copier dans votre outil

A. One-pager exécutif (résumé)

OnePager:
Probleme: «  »
Solution_MVP: «  »
Benefices_Clés: [« – % lead time », « – % erreurs », « DSO – j »]
ROI_12mois: {Prudent: «  », Median: «  », Ambitieux: «  »}
Risques_Majors: [«  », «  »]
Decision: « Go | NoGo | Rework »
Prochain_Jalon: « Date + livrable »

B. Fiche “Opportunité de digitalisation”

Opportunite:
Processus: « »
Owner: « »
Valeur(1-5): 0
Faisabilite(1-5): 0
Urgence(1-5): 0
Risque(1-5): 0
Score: « (Valeur×Faisabilite×Urgence)/(1+Risque) »
Lot: « Quick win | Standard | Complexe »

C. Matrice d’adoption (mois 1 → mois 3)

Adoption:
Mois1: {Actifs: 0, Cibles: 0, %: « =(Actifs/Cibles)*100 », Incidents: 0}
Mois2: {Actifs: 0, Cibles: 0, %: « », Incidents: 0}
Mois3: {Actifs: 0, Cibles: 0, %: « », Incidents: 0}

FAQ

Comment gérer les multi-sites ?
Un formulaire par site si les variantes dépassent 20 % des règles ; sinon, un champ “spécificités locales” + scénarios d’exception.

Peut-on piloter plusieurs MVP en parallèle ?
Oui, si vous avez une cellule d’orchestration (1 PMO + 1 Data Steward + 1 SecOps) et des dépendances cartographiées.

Que faire des macros Excel historiques ?
Inventoriez, isolez ce qui relève du référentiel de vérité, et planifiez une migration progressive (ETL/API) avec garde-fous.