Fiche Word Non-Conformité Fournisseur : le guide pratique « one page » + registre Excel

Lorsq’une pièce, une matière ou un document arrive non conforme chez vous, chaque minute compte. Il faut bloquer, qualifier, informer le fournisseur, puis documenter la cause et agir pour éviter la récidive. Le tout en gardant une trace lisible pour l’audit, la direction et… votre tranquillité d’esprit.
Ce guide explique, pas à pas, comment piloter la Non-Conformité Fournisseur (NCR) à partir d’une fiche “one page” (Word) et d’un registre (Excel) afin de conjuguer réactivité terrain et gouvernance qualité.

1) Définition rapide et périmètre

On parle de Non-Conformité Fournisseur dès qu’un écart est constaté par rapport à vos exigences d’achat (spécifications, plans, normes, certificats, emballage/étiquetage, conditions logistiques). Les sources typiques :

Produit : dimensions hors tolérances, matière non conforme, défaut d’aspect, performance insuffisante.
Process / logistique : emballage inadapté, traçabilité lacunaire, erreur d’étiquetage, avarie transport.
Documentaire : certificat matière absent/erroné, FDS non à jour, marquage CE manquant.

Objectif : protéger le client interne/externe, sécuriser les stocks, corriger, apprendre — et réduire le coût de non-qualité (CoNQ).

2) La chaîne d’actions en 6 étapes

Détection & blocage : mise en quarantaine (physique + statut ERP), information courte aux Achats/Qualité/Logistique.
Ouverture NCR : attribution d’un ID unique, collecte des données (PO, lot, quantité, constat, gravité).
Contention immédiate : tri 100 %, retouche si possible, relivraison si nécessaire, décision MRB si enjeux forts.
Analyse cause racine (RCA) : 5 Pourquoi / Ishikawa (Main d’œuvre, Méthode, Matière, Milieu, Machine, Mesure).
CAPA : actions correctives (supprimer la cause) & préventives (empêcher la récidive ailleurs), responsables, échéances.
Vérification d’efficacité & clôture : contrôle/audit ciblé, preuve jointe, clôture formelle avec date et signature.

3) Gravité & délais cibles (SLA)

Pour arbitrer vite, adoptez une échelle simple :

Critique : risque sécurité/client, impact fort → SLA 3 jours pour contention, 7 jours pour plan d’actions.
Majeure : impact qualité/coûts non négligeables → SLA 7 jours.
Mineure : écart faible/documentaire → SLA 14 jours.

Votre registre Excel calcule l’âge (jours) et peut mettre en surbrillance les dossiers en retard par rapport aux échéances.

4) Comment remplir la fiche Word “One Page”

La fiche est pensée pour tenir en A4 sans sacrifier la rigueur. Remplissez-la dans l’ordre d’apparition du réel.

4.1 Ouverture

NCR ID (unique), Date, Acheteur, Fournisseur + code, PO + Réf. article, Lot, Détection (contrôle entrant, production, client, transport).
Clé d’or : soyez factuels (numéros, références, quantités). C’est ce qui rend l’enquête efficace.

4.2 Écart constaté

Type (dimensions, doc, emballage, étiquetage, matière, autre), Gravité (mineure/majeure/critique), Description factuelle, Référence norme/spéc.
Évitez les jugements (« mauvaise qualité »). Décrivez l’écart mesuré.

4.3 Quantités & impacts

Quantité reçue / non conforme, Coût estimé (rebuts, tri, rework, transport), Traçabilité (lot/série).
Même approximatif au départ, un ordre de grandeur du coût oriente les priorités.

4.4 RCA (5 Pourquoi / 5M)

Renseignez brièvement par famille 5M : la cause racine sera plus solide et auditable qu’un « incident isolé ».

4.5 Contention immédiate

Mesure prise, Responsable, Date. C’est votre “pare-feu” pour protéger la production et le client.

4.6 CAPA

Action #1/#2/#3 avec Type (corr./prév.), Responsable, Échéance, Statut.
Une bonne CAPA modifie le système (standard, outillage, contrôle, formation), pas seulement le lot incriminé.

4.7 Vérification & Clôture

Contrôle d’efficacité (OK/NOK + commentaire), Date de vérif.
Clôture par la Qualité (nom & signature, date).
Joignez les preuves (photos, certificats mis à jour, rapports de mesure).

5) Comment utiliser le registre Excel

Le registre centralise toutes les NCR et offre une vue synthèse :

5.1 Feuille « NCR_Fournisseur »

Colonnes clés : ID, dates, fournisseur, lot, type d’écart, gravité, détection, description, action, responsable, échéance, clôture, statut, âge (jours), coût estimé.
Listes déroulantes pour homogénéiser les saisies (gravité, statut, etc.).
Mise en forme conditionnelle : échéances dépassées en surbrillance, statut colorisé.

5.2 Feuille « Résumé »

Total NCR, Ouverts vs Clôturés, Âge moyen.
C’est la slide prête pour le comité hebdo.

5.3 Feuille « Dashboard »

Répartition par statut (barres) & par gravité (camembert).
Avec quelques filtres, vous obtenez un Pareto fournisseur/écart en deux clics.

5.4 Feuille « OnePage »

Un sélecteur d’ID remonte la fiche condensée (ouverture, écart, actions, RCA notes) mise en page pour impression en 1 page.
Parfait pour un dossier MRB ou un échange SCAR avec le fournisseur.

6) Indicateurs utiles (qualité & achats)

PPM fournisseur = (pièces non conformes / pièces reçues) × 10⁶.
% NCR dans le SLA (par gravité).
Lead time médian d’ouverture → clôture.
Coût de non-qualité fournisseur (rebut + rework + transport + immobilisation + tri).
Taux de récidive à 90 jours par type d’écart.
Top 5 fournisseurs contributeurs aux NCR (nombre et coût).

Astuce : rattachez ces KPI à un score fournisseur (avec pondérations Achats/Qualité/Logistique) pour objectiver la performance.

7) Gouvernance et rôles (RACI)

Détecteur / Réception (R) : bloque, qualifie, ouvre la NCR.
Qualité (A) : arbitre la gravité, instruit la RCA, approuve/clôture.
Fournisseur (R/C) : propose CAPA, met à jour la doc, relivre si besoin.
Achats (C) : pilote la relation fournisseur, escalade commerciale/contractuelle.
Logistique/Production (C/I) : organise tri/retour/rework, ajuste le planning.

Rituels simples et cadencés :

Point quotidien 10 minutes : nouvelles NCR, blocages.
Comité hebdo Qualité/Achats (30–45 min) : décisions MRB, relances SCAR, priorités CAPA.
Revues mensuelles avec les fournisseurs clés : tendances, PPM, récurrences, plan d’amélioration.

8) Cas particuliers & lignes jaunes

Avarie transport : distinguez défaut fournisseur vs dommage transport (photos à réception, réserves au transporteur).
Doc manquante mais produit conforme : gravité mineure si la preuve arrive sous 48–72 h ; sinon blocage.
Retouche interne : autorisée si risque maîtrisé, process validé, traçabilité tenue. Sinon retour fournisseur.
Dérogation/Concession : n’engagez jamais seul le client ; formalisez une dérogation avec limites claires (quantités, lots, délai).
Lot déjà consommé : enclenchez une analyse d’impact (Client / Process / Sécurité) et communiquez proactivement.

9) Ce qu’il faut à éviter

Sauter l’étape de contention : on “discute” pendant que le stock circule. Mauvaise idée.
Rédiger sans mesures : rien ne remplace un chiffre (tolérance, couple, masse, dureté).
CAPA “cosmétiques” : si on ne change rien dans le système, la NCR reviendra.
Clôtures hâtives : toujours une vérif d’efficacité + preuve jointe.
Rôles flous : pas de CAPA sans responsable nommé et échéance précise.

10) SCAR, MRB, contrat : bien articuler les leviers

SCAR (Supplier Corrective Action Request) : votre demande formelle de CAPA. Joignez la fiche one page et les évidences ; fixez des deadlines.
MRB (Material Review Board) : arbitrages multi-métiers sur rebut/retouche/rebut conditionnel ; consignez décisions et coûts.
Contractuel : alignez vos conditions d’achat (qualité attendue, doc, pénalités, coûts de non-qualité refacturables). Cela évite les débats stériles.

11) Mise en route en 30 minutes

Diffusez la fiche one page (Word) auprès des réceptions/contrôleurs.
Ouvrez le registre Excel : renseignez vos premiers dossiers (12 exemples fournis).
Réglez vos SLA par gravité (3/7/14 jours ou votre référentiel).
Planifiez un point hebdo Achats/Qualité ; utilisez la feuille Résumé en support.
Proposez aux 3 fournisseurs les plus “sensibles” une revue mensuelle avec Pareto & CAPA.

Modele_Non_Conformite_Fournisseur Download

Fiche_Retour_Fournisseur_Comptabilite_OnePage Download

Votre fichier Excel « Non-Conformité Fournisseur »

1) Le fichier Excel, en bref

NCR_Fournisseur (registre)
Champs normalisés (ID, dates, fournisseur, type d’écart, gravité, détection, actions, coûts), listes déroulantes, calcul Âge (jours), MEP conditionnelle (échéances dépassées).
Résumé (KPI prêts réunion)
Total NCR, Ouverts/Clôturés, âge moyen—formules automatiques.
Dashboard (lecture visuelle)
Graph barres par statut, camembert par gravité, base pour vos Pareto fournisseurs/causes.
OnePage (impression 1 page)
Sélecteur d’un NCR_ID → fiche condensée (ouverture, écart, actions, CAPA, notes RCA) mise en page pour A4.

NCR_Fournisseur_Tracker Download

2) Cas où la loi impose la conformité « fournisseur » (France/UE)

(Sélection pratique — pensez à vos produits/secteurs. Liens officiels en sources.)

Vente à un consommateur (B2C) – Garantie légale de conformité
Le vendeur doit délivrer un bien conforme au contrat et aux critères légaux ; il répond des défauts qui apparaissent dans les 24 mois (présomption).
Tous produits non alimentaires mis sur le marché de l’UE – Sécurité générale des produits
Depuis le Règlement (UE) 2023/988, les opérateurs (fabricants/importateurs/distributeurs) ne peuvent mettre sur le marché que des produits sûrs, avec obligations de traçabilité, information, rappel (remplace l’ancienne directive). Entrée en application 13 décembre 2024.
Produits soumis au marquage CE (machines, EPI, etc.)
Le marquage CE est obligatoire lorsqu’un texte le prévoit ; il atteste la conformité aux exigences essentielles et procédures d’évaluation.
Marchés publics (achats de l’État/collectivités)
Les spécifications techniques définies par l’acheteur public sont d’emploi obligatoire ; les offres et les fournitures doivent y être conformes (cadre Code de la commande publique).
Substances chimiques / articles contenant des SVHC – REACH, art. 33
Tout fournisseur d’article contenant une substance de très haute préoccupation (SVHC) > 0,1 % (m/m) doit informer gratuitement le destinataire/consommateur (nom de la substance, conditions d’usage sûr) — dans les 45 jours sur demande du consommateur.
Denrées alimentaires – Hygiène & sécurité alimentaires (CE 852/2004)
Les opérateurs doivent mettre sur le marché des denrées conformes et maîtriser l’hygiène via HACCP sur l’ensemble de la chaîne.

Selon vos produits, d’autres textes sectoriels peuvent s’appliquer (dispositifs médicaux, jouets, cosmétique, basse tension/EMC, construction, etc.). On peut vous dresser la check-list réglementaire par famille produit si vous me donnez vos références.

Une NCR fournisseur est un système de maîtrise. L’essentiel sur une page pour l’action rapide est de consolider les données dans un registre exploitable. En effet, vous gagnez en vitesse, en précision, et en mémoire organisationnelle. La recette est simple : faits mesurés, responsables clairement nommés, CAPA système, vérification d’efficacité — et une gouvernance cadencée qui transforme l’incident en progrès durable.

Vous pouvez également améliorer le fichier existant avec ces actions :

Ajoutez un Top 5 fournisseurs dans le Dashboard.
Suivez la récurrence à 90 jours par type d’écart.
Reliez votre registre aux scorecards fournisseurs et aux revues de performance.
Alimentez un retour d’expérience (REX) trimestriel : quelles CAPA ont vraiment “tenu” dans le temps ?