Gestion de projetModèles et formulaires

Exemple de Charte de Projet de Construction : Organisation des Documents – Modèle à Imprimer et Excel

La charte de projet d’organisation des documents est un outil essentiel dans la gestion des projets de construction. Elle garantit une gestion structurée et cohérente de l’information tout au long du cycle de vie du projet. Cette charte définit les règles, méthodes et outils pour organiser, stocker et partager les documents liés au projet. Voici une présentation détaillée des éléments clés à inclure dans une charte d’organisation des documents pour un projet de construction.


Objectifs de la Charte

  • Centralisation de l’information : Mettre en place un système unique et partagé pour regrouper tous les documents du projet.
  • Facilitation de l’accès : Garantir que tous les intervenants disposent des informations nécessaires, à jour et accessibles.
  • Conformité légale et contractuelle : Assurer le respect des normes, réglementations et exigences contractuelles.
  • Traçabilité : Garantir une documentation historique complète pour les décisions et modifications effectuées au cours du projet.

Périmètre et Application

Cette charte s’applique à :

  • Tous les documents produits ou reçus dans le cadre du projet (plans, études, rapports, correspondances, contrats, etc.).
  • Tous les acteurs impliqués : maître d’ouvrage, maître d’œuvre, entrepreneurs, sous-traitants, consultants, fournisseurs et autorités locales.

Structure de Classement

Une classification cohérente est primordiale pour retrouver rapidement un document. Voici une organisation recommandée :

1. Catégories Principales

  • Administratif : contrats, permis, correspondances officielles.
  • Technique : plans, spécifications, études techniques.
  • Suivi et contrôle : comptes rendus, rapports d’avancement, plannings.
  • Financier : budgets, factures, bordereaux de prix.
  • Sécurité : fiches de prévention, rapports d’incidents.

2. Nommage des Documents

Les noms des fichiers doivent être standardisés pour garantir leur identification rapide. Une méthode type pourrait inclure :

  • Numéro du projet.
  • Type de document.
  • Date (au format AAAA-MM-JJ).
  • Version ou révision.
  • Exemple : 1234_PlanStructure_2024-01-15_V02.pdf.

3. Arborescence

Créer une arborescence claire dans les systèmes de gestion documentaire :

  • Dossier principal par phase du projet (Étude, Conception, Construction, Réception).
  • Sous-dossiers par catégorie.

Outils de Gestion Documentaire

La charte recommande l’utilisation d’un système de gestion documentaire (SGD) adapté au projet. Parmi les solutions courantes :

  • Logiciels spécialisés : Procore, Aconex, Autodesk BIM 360.
  • Partages sécurisés en ligne : SharePoint, Google Drive, Dropbox.
  • Serveurs locaux ou intranet pour les projets nécessitant un contrôle strict de la sécurité.

Règles de Gestion et Mise à Jour

  • Création et validation : Chaque document doit être validé avant d’être diffusé.
  • Versioning : Une numérotation claire des versions (V1, V2, etc.) pour éviter les confusions.
  • Archivage : Les documents obsolètes sont archivés avec une date de fin de validité.
  • Durée de conservation : Respecter les obligations légales sur la durée de conservation des documents.

Rôles et Responsabilités

  • Responsable documentaire : Assure la gestion globale, le suivi et la mise à jour des documents.
  • Intervenants du projet : Respectent les règles définies par la charte.
  • Responsables métiers : Valident les documents techniques ou spécifiques à leur domaine.

Sensibilisation et Formation

Un projet efficace repose sur l’implication des équipes. Il est essentiel de :

  • Former les utilisateurs aux outils de gestion documentaire.
  • Sensibiliser aux bonnes pratiques (nomenclature, stockage, partage).
  • Mettre en place un référent pour répondre aux questions.

Suivi et Évaluation

Pour garantir l’efficacité de la charte, des audits réguliers doivent être organisés :

  • Vérification de la conformité au système établi.
  • Identification des axes d’amélioration.
  • Mise à jour de la charte selon les retours d’expérience.

Assurer la traçabilité des documents est essentiel pour garantir que chaque étape d’un projet est correctement documentée et que l’historique des décisions et des modifications est accessible. Voici les bonnes pratiques et outils pour garantir une traçabilité efficace des documents :


1. Mise en place d’un Système de Gestion Documentaire (SGD)

Un SGD centralisé permet de stocker, organiser et suivre les documents. Il offre des fonctionnalités pour :

  • Enregistrer les versions des documents avec des numéros de révision.
  • Historiser les modifications (date, auteur, contenu changé).
  • Tracer les accès et actions (qui a vu, modifié, téléchargé un document).

Exemples de solutions :

  • Procore, Aconex, SharePoint, Autodesk BIM 360.

2. Nommage Standardisé des Documents

Adopter une convention de nomenclature rigoureuse facilite l’identification et le suivi des documents :

  • Exemple de structure : [Numéro Projet]_[Type Document]_[Date AAAA-MM-JJ]_[Version].ext
    • Exemple concret : 1234_PlanStructure_2024-01-15_V01.pdf.

3. Gestion des Versions

Chaque document doit être versionné pour conserver un historique clair :

  • Numéroter les versions : V1, V2, V3, etc.
  • Inclure une section “Historique des modifications” dans les documents pour décrire :
    • La date de modification.
    • L’auteur.
    • Les changements effectués.

4. Contrôle des Accès et Permissions

Limiter et tracer les accès garantit que seuls les utilisateurs autorisés peuvent :

  • Modifier un document.
  • Accéder à des versions spécifiques.
  • Approuver ou rejeter un document.

Les SGD modernes offrent des fonctionnalités de journalisation pour savoir :

  • Qui a modifié un document.
  • Quand et comment les modifications ont été apportées.

5. Workflow d’Approbation

Mettre en place un système d’approbation avant diffusion d’un document :

  • Un workflow avec des étapes claires : création, validation, publication.
  • Un statut pour chaque document : En cours, Validé, Obsolète.

Cela garantit que seuls les documents approuvés sont diffusés.


6. Journal des Modifications

Tenir un journal séparé ou intégré dans le système documentaire pour consigner :

  • Les ajouts, suppressions et mises à jour.
  • Les dates et les auteurs de chaque modification.

7. Archivage des Documents Obsolètes

Pour éviter la confusion avec des documents non valides :

  • Marquer les documents obsolètes comme tels.
  • Les déplacer dans un dossier d’archivage dédié, avec une date de fin de validité.

8. Audits Réguliers

Planifier des audits périodiques pour vérifier :

  • La conformité des pratiques de gestion documentaire.
  • La cohérence entre les versions et les documents utilisés sur le projet.

9. Documentation de Référence

Créer une liste maîtresse des documents (LMD), souvent appelée registre des documents, qui :

  • Recense tous les documents du projet.
  • Indique leur statut, version actuelle, responsable et emplacement.

10. Utilisation de Métadonnées

Associer des métadonnées aux documents pour les identifier facilement :

  • Numéro de projet.
  • Date de création.
  • Auteur ou responsable.
  • Phase du projet.
  • Type de document.

11. Formation et Sensibilisation

Former les équipes pour qu’elles adoptent les bonnes pratiques :

  • Importance de respecter la nomenclature et les workflows.
  • Utilisation des outils documentaires.
  • Sensibilisation aux risques liés à une mauvaise gestion de la traçabilité.

Charte d’Organisation des Documents pour un Projet de Construction : Modèle Word à Imprimer

Guide d’Utilisation du Modèle Excel pour l’Organisation des Documents

Ce guide vous explique comment utiliser efficacement le fichier Excel intitulé “Charte d’Organisation des Documents pour un Projet de Construction”.


1. Structure du Fichier

Le fichier contient plusieurs onglets pour organiser vos documents :

  1. Charte d’Organisation : Une structure de base pour organiser vos catégories et types de documents.
  2. Processus d’Audit : Des instructions détaillées pour auditer vos documents.
  3. Modèle Vierge : Une version vide prête à être remplie avec vos données spécifiques.

2. Onglet : Charte d’Organisation

  • Colonnes disponibles :
    • Catégorie : Identifiez la nature du document (ex. Administratif, Technique).
    • Type de Document : Spécifiez le type de fichier (ex. Contrat, Plan).
    • Convention de Nommage : Insérez une règle de nommage standard pour le document.
    • Responsable : Attribuez la responsabilité de la gestion du document.
    • Statut : Indiquez si le document est “Validé”, “En cours”, ou “Obsolète”.
    • Commentaire : Ajoutez des notes ou des observations spécifiques.
  • Instructions :
    • Remplissez chaque ligne avec des informations spécifiques à votre projet.
    • Respectez la convention de nommage pour garantir une organisation uniforme.

3. Onglet : Processus d’Audit

  • Objectif : Suivez ce guide pour vérifier et garantir la conformité des documents.
  • Étapes :
    1. Préparation : Identifiez les documents à auditer.
    2. Vérification : Comparez les documents avec les conventions établies.
    3. Analyse : Relevez les anomalies et proposez des corrections.
    4. Rapport : Documentez vos résultats et recommandations.
    5. Correction : Implémentez les ajustements nécessaires.
    6. Suivi : Programmez des audits réguliers.

Utilisez cet onglet comme une référence pour planifier et exécuter vos audits.


4. Onglet : Modèle Vierge

  • Objectif : Ce modèle vierge est conçu pour saisir vos données spécifiques.
  • Colonnes disponibles : Identiques à celles décrites dans l’onglet “Charte d’Organisation”.
  • Instructions :
    • Utilisez cet onglet pour démarrer un nouveau projet.
    • Ajoutez les documents étape par étape dans les colonnes respectives.

5. Conseils pour une Utilisation Efficace

  • Respectez la nomenclature : Cela simplifie le classement et la recherche des documents.
  • Utilisez des filtres : Activez les filtres dans Excel pour trier ou rechercher rapidement les informations.
  • Archivez les documents obsolètes : Déplacez-les dans un répertoire distinct ou marquez-les comme “Obsolètes”.
  • Planifiez des audits réguliers : Utilisez le processus d’audit pour maintenir la conformité des documents.

6. Sauvegarde et Partage

  • Sauvegardez le fichier régulièrement pour éviter les pertes de données.
  • Partagez le fichier via des outils sécurisés comme SharePoint ou Google Drive si plusieurs équipes doivent y accéder.

Ce fichier vous aide à structurer et maintenir vos documents de projet de manière organisée et conforme.

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