Exercices Corrigés sur Outlook 2016

Ce guide propose des exercices pratiques pour améliorer vos compétences sur Microsoft Outlook 2016, notamment dans la gestion des e-mails, des calendriers, des tâches et des contacts. Chaque exercice est accompagné de la solution pour une compréhension complète.

1. Organiser les E-mails avec des Dossiers

Exercice :

Créez un nouveau dossier nommé « Projets » dans votre boîte de réception.
Déplacez tous les e-mails contenant le mot « Rapport » dans leur objet vers ce dossier.

Solution :

Créer un dossier :
- Allez dans Boîte de réception.
- Faites un clic droit sur la boîte de réception > Nouveau dossier.
- Entrez « Projets » comme nom et appuyez sur Entrée.
Déplacer les e-mails :
- Utilisez la recherche pour trouver les e-mails contenant « Rapport » dans leur objet :
  - Tapez objet:Rapport dans la barre de recherche.
- Sélectionnez les e-mails trouvés (CTRL + clic pour plusieurs).
- Faites un clic droit > Déplacer vers le dossier > Sélectionnez « Projets ».

2. Créer une Règle Automatique

Exercice :

Configurez une règle pour déplacer automatiquement tous les e-mails provenant de l’adresse manager@entreprise.com vers le dossier « Important ».

Solution :

Allez dans Fichier > Gérer les règles et alertes.
Cliquez sur Nouvelle règle.
Sélectionnez Appliquer une règle aux messages que je reçois.
Configurez les critères :
- De personnes ou d’un groupe public : Entrez manager@entreprise.com.
- Déplacer dans le dossier : Sélectionnez le dossier Important.
Enregistrez et activez la règle.

3. Planifier une Réunion dans le Calendrier

Exercice :

Créez une réunion intitulée « Réunion Équipe Projet ».
Ajoutez les participants suivants : alice@entreprise.com, bob@entreprise.com.
Planifiez-la pour le vendredi prochain à 14h.
Ajoutez une note : « Préparez vos rapports trimestriels. »

Solution :

Allez dans le Calendrier.
Cliquez sur Nouveau rendez-vous > Réunion.
Entrez le titre « Réunion Équipe Projet ».
Ajoutez les adresses e-mail des participants dans le champ À.
Sélectionnez la date du vendredi prochain et l’heure 14h.
Ajoutez la note dans le champ Corps du message.
Cliquez sur Envoyer.

4. Créer une Signature Automatique

Exercice :

Créez une signature intitulée « Professionnelle ».
Incluez les informations suivantes :
- Votre nom complet.
- Votre poste.
- Le nom de votre entreprise.
- Votre numéro de téléphone.
Configurez cette signature pour qu’elle soit automatiquement ajoutée aux nouveaux e-mails.

Solution :

Allez dans Fichier > Options > Courrier > Signatures.
Cliquez sur Nouvelle et nommez-la Professionnelle.
Dans l’éditeur, ajoutez : [Votre Nom] [Votre Poste] [Nom de l'entreprise] Téléphone : [Votre Numéro]
Sous Choisir une signature par défaut :
- Nouveaux messages : Sélectionnez « Professionnelle ».
- Réponses/Transferts : (optionnel) sélectionnez « Professionnelle ».
Cliquez sur OK.

5. Configurer une Réponse Automatique (Hors du Bureau)

Exercice :

Activez une réponse automatique pour informer que vous êtes absent jusqu’au 10 septembre.
Ajoutez le texte suivant :
- « Je suis absent jusqu’au 10 septembre. Pour toute urgence, contactez alice@entreprise.com. »

Solution :

Allez dans Fichier > Réponses automatiques (Hors du bureau).
Cochez Envoyer des réponses automatiques.
Définissez une période : du jour actuel jusqu’au 10 septembre.
Dans le champ de réponse pour les personnes de votre organisation, entrez : Je suis absent jusqu'au 10 septembre. Pour toute urgence, contactez alice@entreprise.com.
Cliquez sur OK.

6. Ajouter et Partager un Contact

Exercice :

Ajoutez un nouveau contact nommé « Jean Dupont » avec l’adresse e-mail jean.dupont@exemple.com et le numéro de téléphone +33 6 12 34 56 78.
Partagez ce contact avec manager@entreprise.com.

Solution :

Ajouter le contact :
- Allez dans Contacts > Nouveau contact.
- Remplissez les champs :
  - Nom : Jean Dupont.
  - E-mail : jean.dupont@exemple.com.
  - Téléphone : +33 6 12 34 56 78.
- Cliquez sur Enregistrer et fermer.
Partager le contact :
- Sélectionnez le contact Jean Dupont.
- Cliquez sur Transférer > En tant que carte de visite.
- Adressez l’e-mail à manager@entreprise.com et envoyez-le.

7. Créer une Liste de Distribution

Exercice :

Créez une liste de distribution nommée « Équipe Projet ».
Ajoutez les membres suivants :
- alice@entreprise.com
- bob@entreprise.com
- charlie@entreprise.com

Solution :

Allez dans Contacts > Nouveau groupe de contacts.
Nommez le groupe : Équipe Projet.
Cliquez sur Ajouter des membres > À partir du carnet d’adresses.
Sélectionnez les adresses e-mail et cliquez sur OK.
Cliquez sur Enregistrer et fermer.

8. Créer une Tâche et Définir un Rappel

Exercice :

Créez une tâche intitulée « Préparer rapport trimestriel ».
Fixez une échéance pour le 15 septembre.
Ajoutez un rappel pour le 13 septembre à 10h.

Solution :

Allez dans Tâches > Nouvelle tâche.
Entrez le titre « Préparer rapport trimestriel ».
Fixez une échéance au 15 septembre.
Cochez Rappel et définissez-le pour le 13 septembre à 10h.
Cliquez sur Enregistrer et fermer.

9. Exporter les E-mails vers un Fichier PST

Exercice :

Exportez tous les e-mails de la boîte de réception dans un fichier « backup.pst ».

Solution :

Allez dans Fichier > Ouvrir et exporter > Importer/Exporter.
Choisissez Exporter vers un fichier > Fichier de données Outlook (.pst).
Sélectionnez la Boîte de réception.
Définissez l’emplacement et le nom du fichier : backup.pst.
Cliquez sur Terminer.

10. Configurer un Alias d’E-mail

Exercice :

Ajoutez un alias e-mail à votre compte principal (par exemple, projet@entreprise.com).
Envoyez un e-mail à un collègue en utilisant cet alias comme expéditeur.

Solution :

Allez dans Fichier > Paramètres du compte > Modifier.
Ajoutez l’alias dans le champ Adresse e-mail.
Enregistrez les modifications.
Lors de la rédaction d’un e-mail, cliquez sur De et sélectionnez l’alias.

Exercices Corrigés sur Outlook 2016

1. Organiser les E-mails avec des Dossiers

Exercice :

Créez un nouveau dossier nommé « Projets » dans votre boîte de réception.
Déplacez tous les e-mails contenant le mot « Rapport » dans leur objet vers ce dossier.

Solution :

Créer un dossier :
- Allez dans Boîte de réception.
- Faites un clic droit sur la boîte de réception > Nouveau dossier.
- Entrez « Projets » comme nom et appuyez sur Entrée.
Déplacer les e-mails :
- Utilisez la recherche pour trouver les e-mails contenant « Rapport » dans leur objet :
  - Tapez objet:Rapport dans la barre de recherche.
- Sélectionnez les e-mails trouvés (CTRL + clic pour plusieurs).
- Faites un clic droit > Déplacer vers le dossier > Sélectionnez « Projets ».

2. Créer une Règle Automatique

Exercice :

Configurez une règle pour déplacer automatiquement tous les e-mails provenant de l’adresse manager@entreprise.com vers le dossier « Important ».

Solution :

Allez dans Fichier > Gérer les règles et alertes.
Cliquez sur Nouvelle règle.
Sélectionnez Appliquer une règle aux messages que je reçois.
Configurez les critères :
- De personnes ou d’un groupe public : Entrez manager@entreprise.com.
- Déplacer dans le dossier : Sélectionnez le dossier Important.
Enregistrez et activez la règle.

3. Planifier une Réunion dans le Calendrier

Exercice :

Créez une réunion intitulée « Réunion Équipe Projet ».
Ajoutez les participants suivants : alice@entreprise.com, bob@entreprise.com.
Planifiez-la pour le vendredi prochain à 14h.
Ajoutez une note : « Préparez vos rapports trimestriels. »

Solution :

Allez dans le Calendrier.
Cliquez sur Nouveau rendez-vous > Réunion.
Entrez le titre « Réunion Équipe Projet ».
Ajoutez les adresses e-mail des participants dans le champ À.
Sélectionnez la date du vendredi prochain et l’heure 14h.
Ajoutez la note dans le champ Corps du message.
Cliquez sur Envoyer.

4. Créer une Signature Automatique

Exercice :

Créez une signature intitulée « Professionnelle ».
Incluez les informations suivantes :
- Votre nom complet.
- Votre poste.
- Le nom de votre entreprise.
- Votre numéro de téléphone.
Configurez cette signature pour qu’elle soit automatiquement ajoutée aux nouveaux e-mails.

Solution :

Allez dans Fichier > Options > Courrier > Signatures.
Cliquez sur Nouvelle et nommez-la Professionnelle.
Dans l’éditeur, ajoutez : [Votre Nom] [Votre Poste] [Nom de l'entreprise] Téléphone : [Votre Numéro]
Sous Choisir une signature par défaut :
- Nouveaux messages : Sélectionnez « Professionnelle ».
- Réponses/Transferts : (optionnel) sélectionnez « Professionnelle ».
Cliquez sur OK.

5. Configurer une Réponse Automatique (Hors du Bureau)

Exercice :

Activez une réponse automatique pour informer que vous êtes absent jusqu’au 10 septembre.
Ajoutez le texte suivant :
- « Je suis absent jusqu’au 10 septembre. Pour toute urgence, contactez alice@entreprise.com. »

Solution :

Allez dans Fichier > Réponses automatiques (Hors du bureau).
Cochez Envoyer des réponses automatiques.
Définissez une période : du jour actuel jusqu’au 10 septembre.
Dans le champ de réponse pour les personnes de votre organisation, entrez : Je suis absent jusqu'au 10 septembre. Pour toute urgence, contactez alice@entreprise.com.
Cliquez sur OK.

6. Ajouter et Partager un Contact

Exercice :

Ajoutez un nouveau contact nommé « Jean Dupont » avec l’adresse e-mail jean.dupont@exemple.com et le numéro de téléphone +33 6 12 34 56 78.
Partagez ce contact avec manager@entreprise.com.

Solution :

Ajouter le contact :
- Allez dans Contacts > Nouveau contact.
- Remplissez les champs :
  - Nom : Jean Dupont.
  - E-mail : jean.dupont@exemple.com.
  - Téléphone : +33 6 12 34 56 78.
- Cliquez sur Enregistrer et fermer.
Partager le contact :
- Sélectionnez le contact Jean Dupont.
- Cliquez sur Transférer > En tant que carte de visite.
- Adressez l’e-mail à manager@entreprise.com et envoyez-le.

7. Créer une Liste de Distribution

Exercice :

Créez une liste de distribution nommée « Équipe Projet ».
Ajoutez les membres suivants :
- alice@entreprise.com
- bob@entreprise.com
- charlie@entreprise.com

Solution :

Allez dans Contacts > Nouveau groupe de contacts.
Nommez le groupe : Équipe Projet.
Cliquez sur Ajouter des membres > À partir du carnet d’adresses.
Sélectionnez les adresses e-mail et cliquez sur OK.
Cliquez sur Enregistrer et fermer.

8. Créer une Tâche et Définir un Rappel

Exercice :

Créez une tâche intitulée « Préparer rapport trimestriel ».
Fixez une échéance pour le 15 septembre.
Ajoutez un rappel pour le 13 septembre à 10h.

Solution :

Allez dans Tâches > Nouvelle tâche.
Entrez le titre « Préparer rapport trimestriel ».
Fixez une échéance au 15 septembre.
Cochez Rappel et définissez-le pour le 13 septembre à 10h.
Cliquez sur Enregistrer et fermer.

9. Exporter les E-mails vers un Fichier PST

Exercice :

Exportez tous les e-mails de la boîte de réception dans un fichier « backup.pst ».

Solution :

Allez dans Fichier > Ouvrir et exporter > Importer/Exporter.
Choisissez Exporter vers un fichier > Fichier de données Outlook (.pst).
Sélectionnez la Boîte de réception.
Définissez l’emplacement et le nom du fichier : backup.pst.
Cliquez sur Terminer.

10. Configurer un Alias d’E-mail

Exercice :

Ajoutez un alias e-mail à votre compte principal (par exemple, projet@entreprise.com).
Envoyez un e-mail à un collègue en utilisant cet alias comme expéditeur.