Élaborer et maîtriser le plan de maintenance préventive  

Dans ce tutoriel, nous allons aborder le plan de maintenance préventive sur Excel.

Qu’est-ce que la maintenance préventive? 

La maintenance préventive anticipe la survenue de pannes d’appareils, d’équipements électroniques, de véhicules à moteur, de machinerie lourde, etc.

Parmi les actions de maintenance préventive nous citons:

• Analyse
• Nettoyage
• Réglages
• lubrification 
• Étalonnage 
• Réparation 
• Changements de pièces. 

Un plan ou de maintenance préventive est un document qui regroupe les procédures, les moyens et la planification des interventions de maintenance sur un équipement ou une machine. Un plan de maintenance doit être établi sur la base des 3 critères suivants : les recommandations du fabricant de la machine en question, qui doivent être suivies pour appliquer la garantie ou l’assurance qualité,les dispositions réglementaires et réglementations auxquelles sont soumis certains équipements, et les observations des utilisateurs et des techniciens de maintenance pendant le fonctionnement de la machine.

Lire aussi :

9 Exemples de plan de maintenance préventive dans Excel

Guide simple d’élaboration d’un plan de maintenance préventive

Le Plan de Maintenance Préventive : Guide Complet ( 6 Modèles de la maintenance préventive)

Établir un plan d’entretien préventif

Pour établir un plan de maintenance préventive, vous devez répondre et examiner toutes les étapes suivantes: 

Connaître et valoriser vos points forts

La plus importante étape que vous devez entreprendre pour améliorer un plan de maintenance préventive est d’évaluer correctement vos actifs. Pour ce faire, vous devez prendre des notes détaillées sur chaque aspect de ces actis: emplacement, état, combien de temps il a été utilisé, etc.

Auditer vos actifs

Ici, Il s’agit de répondre à toutes ces questions:

Combien d’efforts sont nécessaires pour entretenir chaque pièce d’une machine ?

Est-ce que le fait de changer une pièce revient moins cher que de la maintenir ?

Est-ce que l’entreprise dispose des équipements suffisants pour bien gérer l’atelier et répondre aux objectifs de l’usine ?

L’entreprise a-t-elle des stocks excédentaires, et comment en profiter ?

 Augmenter l’effectif technique

Dans cette étape, vous devez contrôler le workforce nécessaire à votre plan de maintenance préventive: les techniciens de maintenance industrielle.

Vérifier les qualifications des équipes pour effectuer l’entretien régulier et préventif de chaque pièce d’équipement de l’entreprise.

Avoir un outil de contrôle et de suivi pour s’assurer que toutes les machines reçoivent les travaux préventifs… 

Assurer la continuité en cas de congé d’un technicien.

 Dès que vous comprenez mieux votre capacité en termes de ressources humaines et vos actifs, vous pouvez commencer à finaliser votre plan de maintenance préventive.

Finaliser le plan de maintenance préventive

Une partie de l’exécution du plan consiste à attribuer des tâches et des équipements spécifiques aux membres de l’équipe. De cette façon, vous garantissez 

Une agilité du travail

Il n’y aura aucune sorte de confusion pendant le planning hebdomadaire de la maintenance préventive, et le plan de travail se déroule dans les meilleures conditions.

L’inspection visuelle du premier niveau peut vous aider à repérer les petits problèmes avant qu’ils ne conduisent à de gros soucis. 

En effet, l’expérience montre que la plupart des machines affichent des signes d’usure imminente bien avant la fin de leur durée de vie théorique. De ce fait, il faut développer l’attitude de repérer ces signes et anticiper les problèmes que peuvent poser. 

Après avoir été informés de tous ces prérequis, il faut maintenant concrétiser et développer des outils de suivi :

Il s’agit de créer des listes de contrôle pour améliorer l’efficacité de votre plan de maintenance préventive. Cette tâche judicieuse consiste à créer des checklists pour les pièces courantes de machines et d’équipements. Assurez-vous que les techniciens de maintenance suivent ces listes de contrôle pour s’assurer qu’ils ne manquent aucune étape vitale pendant le processus de maintenance.

Gagner en knowledge et améliorer l’intelligence au sein de l’entité dans laquelle vous travaillez. Essayez donc de conserver la documentation de tout : guides d’équipement, manuels d’utilisation, historiques de bons de travail et d’entretien, normes de sécurité et prévention des risques professionnels. Il est essentiel d’avoir un système de documentation organisé et facile à trouver.

Formation technique

Il y a toujours de bonnes raisons d’investir dans la formation technique et d’en faire bénéficier le maximum possible du personnel. La formation continue apporte en effet des avantages à l’entreprise et au personnel technique chargé de la maintenance.

Toutefois, il faut entreprendre un politique de formation aboutie, cela vous permet de :

S’assurer que tout le personnel de maintenance technique est à jour et en veille sur les dernières tendances de l’industrie de la maintenance.

De se targuer sur le niveau des connaissances des équipes et leur capacité à maintenir les installations dans des conditions optimales, ainsi que la capacité de s’adapter aux nouvelles technologies, parfois complexes, et pouvant être mis en place dans votre entreprise.

Auditer votre plan de maintenance préventive

Examiner votre plan d’entretien d’un œil neuf, comme si c’était votre premier jour de travail. 

Étudier les rapports et les ordres de travail antérieurs pour trouver des domaines à améliorer et ne vous souciez pas des faiblesses.

Si vous détecter un effet générateur des problèmes, étouffez-le en amont avant qu’elle ne devienne trop délicat.  

Enfin, La gouvernance est la règle d’or. Il faut donc avoir à disposition un système de gestion de la maintenance industrielle. Un bon système de gestion de la maintenance assistée par ordinateur (GMAO) peut vous aider à réduire les coûts et à augmenter l’efficacité de votre entreprise.

Exemple

 Ce modèle de plan de maintenance préventive comprend :

• Calendrier de maintenance préventive excel
• maintenance des macros excel
• Plan d’entretien du bâtiment
• formulaire de maintenance informatique
• Maintenance préventive et corrective
• liste de contrôle de maintenance préventive
• Il faut dire que l’importance d’Excel dans ce cas est donc grande, car ces modèles utilisés dans la maintenance préventive sont essentiels pour maintenir un bon ordre dans la planification et le développement des structures et leur utilisation correcte.

Décryptage d’un plan de maintenance préventive sur Excel : 

Choisir un plan de maintenance adapté vous permettra de :

• prévenir les inconvénients ou les anomalies qui pourraient générer des problèmes plus coûteux, en économisant sur les coûts directs et indirects.
• économiser sur les opérations, jusqu’à 25 % des coûts.
• économisez de l’énergie, car l’entretien programmé garantit une efficacité maximale de votre groupe frigorifique.
• En prévenant les pannes soudaines, vous pouvez éviter des réparations coûteuses ou des arrêts imprévus du système, simplement en effectuant des activités de contrôle et de maintenance constantes adéquates.  

Le responsable de maintenance préventive quand il procède à la création d’un tableau de bord maintenance préventive, il doit créer principalement un planning d’intervention des technicien, responsabiliser des intervenants, lister les équipements, créer un tableau de suivi 

Les responsables de la maintenance ne peuvent pas prévenir ou prévoir toutes les pannes, quelle que soit la qualité du plan de maintenance préventive. Toutefois, un bon plan de maintenance préventive contribue à l’amélioration du processus.  

Un plan de maintenance préventive le plus équilibré possible, est un plan qui protège les actifs clés de l’entreprise, réduit les coûts de maintenance et assure le bon déroulement de tout.

 Les étapes pour créer un plan de maintenance préventive 

Définir les objectifs et les priorités

Il s’agit ici de définir l’objectif final:

• Économiser de l’argent et optimiser les coûts.
• Éviter au maximum les pannes probables lors du fonctionnement normal de l’entreprise par le passé. 
• Protéger les équipements coûteux qui ne peuvent pas être facilement remplacés.

Faire une liste de tâches

Établir un inventaire des actifs et des machines, répartie par familles d’équipements. Il est plus facile de créer une carte visuelle si vous utilisez une PIM (Intelligent Maintenance Platform, ou IMMP) avec cette fonctionnalité.

Il faut surtout veiller aux :

• Périodes de garantie et la fréquence d’entretien d’un équipement, et sa durée de vie théorique.
• Les conditions optimales de l’utilisation de l’équipement

 Gérer les priorités et les ressources

 C’est l’étape où vous faîtes face à la réalité de notre plan d’entretien préventif. Vous devez réaliser vos objectifs à court terme, en fonction du temps et des ressources dont vous disposez.

Pendant la première étape, vous saurez déjà quels actifs prioriser, et à la deuxième étape vous repérez les équipements les plus critiques.

Vous adaptez donc la liste au plan de maintenance :

Maintenir dans le cadre des actions préventif des machines critiques (1a), même si une éventuelle panne n’affecte pas les objectifs.

Maintenir dans le cadre des actions préventif des machines importantes pour l’entreprise, mais dont la panne éventuelle impacte moins le fonctionnement normal  (1b)

Dans le cadre de R&D, faire des tests et vérifications de pannes sur les actifs critiques

Créer des KPI pour le plan de maintenance préventive

Maintenant, vous devez savoir si vous avez atteint vos objectifs. Vous devez définir des indicateurs de performance (KPI) pour suivre l’avancement et l’efficacité du plan de maintenance. Ci-après es indicateurs les plus utilisés :

Taux

• des interventions maintenance préventive
• de conformité de la maintenance préventive 
• maintenance planifiée critique 
• Temps moyen entre la survenue des pannes 
• Coût total avec la maintenance préventive

Guide complet pour créer un plan de maintenance

Créer un plan de maintenance est essentiel pour assurer le bon fonctionnement et la longévité de l’équipement dans les espaces de bureaux et les cuisines commerciales. Voici une approche étape par étape pour élaborer un plan de maintenance efficace:

1. Inventaire de l’équipement et des installations

• Lister tout l’équipement: Cela inclut les systèmes HVAC, les appareils de cuisine, les systèmes d’éclairage, les filtres à eau, et les systèmes d’irrigation. Notez les modèles, les numéros de série, et les emplacements.

2. Consultation des manuels d’utilisation

• Rechercher les recommandations du fabricant pour la maintenance préventive, y compris les fréquences de service et les procédures spécifiques.

3. Évaluation des besoins

• Identifier les exigences spécifiques de chaque pièce d’équipement ou installation. Prenez en compte l’utilisation quotidienne, l’importance pour les opérations, et les conditions environnementales.

4. Planification de la maintenance préventive

• Établir un calendrier de maintenance pour chaque élément, en intégrant les recommandations du fabricant et les besoins spécifiques de votre opération.
• Incluez des vérifications quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles, et annuelles.
• Planifiez des inspections approfondies pour détecter les problèmes potentiels avant qu’ils ne deviennent critiques.

5. Plan de nettoyage

• Définir des routines de nettoyage régulières pour maintenir l’équipement et les installations en bon état.
• Cela inclut le nettoyage quotidien des espaces de travail et des équipements, ainsi que des nettoyages plus profonds à intervalles réguliers.

6. Gestion de l’éclairage et de l’irrigation

• Ajuster les minuteries d’éclairage et d’irrigation en fonction des saisons et des besoins environnementaux pour optimiser l’efficacité énergétique et l’utilisation de l’eau.

7. Formation et responsabilisation du personnel

• Former le personnel sur l’importance de la maintenance et les procédures correctes pour l’entretien et le nettoyage.
• Assurez-vous que tout le monde connaît son rôle dans le maintien de l’équipement et des installations.

8. Suivi et évaluation

• Mettre en place un système de suivi pour enregistrer toutes les activités de maintenance et de nettoyage effectuées.
• Révisez régulièrement le plan de maintenance pour l’ajuster en fonction de l’usure observée de l’équipement, des retours du personnel, et des changements dans les opérations.

9. Planification d’urgence et de réparation

• Préparer des procédures pour les pannes d’équipement et autres urgences.
• Identifiez les fournisseurs de services et les techniciens qualifiés pour les réparations rapides.

10. Révision annuelle

• Revoir et ajuster le plan de maintenance annuellement ou plus fréquemment si nécessaire, en tenant compte des nouvelles acquisitions d’équipement, des changements dans les pratiques opérationnelles, ou des mises à jour technologiques.

Un plan de maintenance bien conçu est dynamique; il s’adapte aux changements dans l’environnement d’exploitation et aux retours d’expérience. L’objectif est de minimiser les temps d’arrêt, prolonger la durée de vie de l’équipement, et assurer un environnement de travail sûr et efficace.

Modèle standard de plan de maintenance préventive

Un modèle standard de plan de maintenance préventive est conçu pour aider les entreprises à organiser et exécuter des programmes de maintenance réguliers pour leurs équipements et infrastructures. Ce modèle vise à prévenir les pannes, prolonger la durée de vie des équipements, et maintenir un fonctionnement efficace et sûr. Voici les éléments clés à inclure dans un tel modèle :

I. Informations Générales

• Nom de l’entreprise : [Nom de l’entreprise]
• Adresse : [Adresse complète]
• Responsable de la maintenance : [Nom, Contact]
• Date de création du plan : [JJ/MM/AAAA]
• Date de dernière révision : [JJ/MM/AAAA]
• Périodicité de révision : [Annuelle, Semestrielle, etc.]

II. Objectifs du Plan

• Assurer un fonctionnement continu et efficace des équipements.
• Minimiser les risques de pannes imprévues et les temps d’arrêt.
• Optimiser la durée de vie des équipements et des installations.
• Garantir la sécurité des opérations et du personnel.

III. Inventaire des Équipements et Installations

Pour chaque équipement ou installation :

• Nom/Description :
• Numéro de série/ID :
• Emplacement :
• Fabricant/Modèle :
• Date d’achat/Installation :
• Garantie : [Expiration de la garantie]
• Fournisseur/Service après-vente : [Contact]

IV. Programme de Maintenance Préventive

Pour chaque équipement ou installation, détailler :

• Fréquence de maintenance : [Quotidienne, Hebdomadaire, Mensuelle, Trimestrielle, Semestrielle, Annuelle]
• Tâches de maintenance :
• Inspection visuelle
• Nettoyage
• Lubrification
• Remplacement de pièces d’usure
• Tests de fonctionnement
• Calibrages
• Mises à jour logicielles
• Responsable : [Nom du technicien ou de l’équipe]

V. Procédures et Instructions

• Détails des procédures de maintenance : [Instructions spécifiques, précautions, outils nécessaires]
• Consignes de sécurité : [Équipements de protection individuelle (EPI), mesures d’urgence]

VI. Documentation et Suivi

• Registre des maintenances : [Historique des interventions, observations, remplacements de pièces]
• Logiciel de gestion de la maintenance : [Nom, Version, Fournisseur]

VII. Formation et Compétences

• Formation requise : [Formations techniques spécifiques, formations de sécurité]
• Compétences du personnel : [Certifications, expériences]

VIII. Évaluation et Amélioration

• Indicateurs de performance : [Disponibilité des équipements, nombre de pannes, coûts de maintenance]
• Processus de retour d’expérience : [Analyse des incidents, réunions de revue, mises à jour du plan]

IX. Annexes

• Fiches techniques des équipements :
• Registres de maintenance antérieure :
• Coordonnées des fournisseurs et services d’urgence :

Ce modèle peut être adapté et personnalisé selon les besoins spécifiques de chaque entreprise, en tenant compte de la variété et de la complexité de ses équipements et installations. La mise en œuvre d’un plan de maintenance préventive structuré aide à optimiser les opérations, à réduire les coûts à long terme, et à garantir la sécurité au travail.

Plan de Maintenance pour Cuisine Commerciale

1. Inventaire de l’Équipement

• Systèmes HVAC
• Fours, grilles, et cuisinières
• Réfrigérateurs et congélateurs
• Lave-vaisselle
• Systèmes d’éclairage
• Système d’irrigation pour l’espace vert extérieur

2. Maintenance Préventive

Systèmes HVAC

• Mensuel: Vérifier et remplacer les filtres à air si nécessaire.
• Trimestriel: Inspecter et nettoyer les bobines et les ventilateurs.
• Annuellement: Vérification complète par un professionnel, incluant les conduits, les niveaux de fluide réfrigérant, et les systèmes électriques.

Équipements de Cuisine (Fours, Grilles, Cuisinières)

• Quotidien: Nettoyage de surface pour enlever les résidus et prévenir l’accumulation.
• Mensuel: Vérification des joints et des éléments chauffants, nettoyage en profondeur.
• Semestriel: Inspection et nettoyage professionnels des conduits de ventilation.

Réfrigérateurs et Congélateurs

• Mensuel: Nettoyage des serpentins de refroidissement, vérification de la température et des joints de porte.
• Annuellement: Vérification du système de refroidissement et des performances par un professionnel.

Lave-vaisselle

• Quotidien: Nettoyage des filtres et vérification des bras de lavage.
• Trimestriel: Détartrage et vérification des joints et des raccordements.

Systèmes d’Éclairage

• Mensuel: Vérification du fonctionnement de toutes les lumières, remplacement des ampoules défectueuses.
• Annuellement: Inspection des systèmes électriques et ajustement des minuteries en fonction des saisons.

Système d’Irrigation

• Début de saison: Vérification et nettoyage des têtes d’irrigation, ajustement des calendriers d’arrosage.
• Fin de saison: Vidange pour prévenir le gel, inspection générale.

3. Plan de Nettoyage

• Quotidien: Nettoyage des surfaces de travail, des sols, et des équipements utilisés.
• Hebdomadaire: Nettoyage en profondeur de la cuisine, incluant les zones sous les équipements.
• Mensuel: Nettoyage des zones difficiles d’accès et vérification de l’ordre et de la propreté des zones de stockage.

4. Formation du Personnel

• Semestriel: Formation sur les meilleures pratiques de maintenance et de nettoyage, mise à jour des procédures et des responsabilités.

5. Suivi et Évaluation

• Logiciel de Gestion de Maintenance: Utilisation d’un logiciel pour suivre toutes les activités de maintenance, les problèmes rencontrés, et les résolutions. Révision trimestrielle du plan de maintenance pour ajustements.

6. Planification d’Urgence et de Réparation

• Liste de Contacts d’Urgence: Création d’une liste de techniciens et de services de réparation pour interventions rapides.

7. Révision Annuelle du Plan

• Réunion d’Équipe Annuelle: Pour discuter des améliorations possibles du plan basées sur l’expérience de l’année écoulée.

Ce plan de maintenance est un guide général qui peut être adapté et ajusté en fonction des besoins spécifiques de l’établissement. La clé du succès réside dans la régularité des inspections, la diligence du nettoyage, et l’engagement du personnel à suivre les procédures établies.